氣象部門如何做好紙質檔案數(shù)字化的幾點建議

鄭芳

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術的不斷發(fā)展，檔案從紙質快速向數(shù)字化方向的轉變，這對檔案的利用、查詢帶來了諸多便利。氣象檔案數(shù)字化處理是檔案信息化發(fā)展的要求，是氣象業(yè)務現(xiàn)代化建設中的一個重要內容，在氣象現(xiàn)代化建設中，為地方領導決策提供服務提供重要參考。本文就探索檔案數(shù)字化的基本原則和氣象專業(yè)檔案數(shù)字化管理，結合本單位實際分析當前檔案數(shù)字化建設存在的主要問題，提出幾點建議。

關鍵詞：氣象部門;檔案;數(shù)字化;建議

數(shù)字化是采用掃描儀設備對紙質檔案進行數(shù)字化加工，使其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像的處理過程簡稱檔案數(shù)字化。近些年來，隨著信息技術的飛速發(fā)展，為氣象檔案數(shù)字化發(fā)展奠定了堅實的技術條件。檔案工作人員采用先進的技術手段快速獲取相關的數(shù)字化檔案信息，這一方式的應用雖然大大減輕了檔案工作人員的勞動強度，并顯著提升了檔案管理的效率，但是在此過程中也難免會出現(xiàn)各種各樣的問題，不僅會導致紙質氣象檔案出現(xiàn)破損、丟失，還會導致數(shù)字化氣象檔案信息出現(xiàn)被修改、遺漏等現(xiàn)象，嚴重影響了氣象檔案信息的質量。因此，如何做好紙質檔案數(shù)字化管理工作逐漸引起氣象部門的高度關注?；诖耍疚闹攸c針對紙質檔案數(shù)字化過程中存在的問題提出科學、有效的處理應對措施，以期能夠為我國氣象檔案事業(yè)的穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展提供一定的借鑒與參考。

1 檔案數(shù)字化建設的優(yōu)勢

數(shù)字化與紙質化檔案方式，具有如下特點：方便查找。進入檔案系統(tǒng)軟件，登錄用戶名和密碼后，在數(shù)據(jù)搜索關鍵字，可以快速搜索自己需要的資料。減輕了檔案人員的負擔。人工查詢需要進本單位檔案室查找相關年代、題名、保管期限、機構類別、件號，查看相關目錄等，流程繁瑣，而檔案數(shù)字化極大的簡化了流程和工作量，快速、高效的為本單位服務。

2 紙質檔案數(shù)字化中遇到的問題

2.1 檔案掃描件破損或出現(xiàn)偏斜

1）檔案數(shù)字化掃描規(guī)定：依據(jù)DA/T-31-2017紙質檔案數(shù)字化規(guī)范，數(shù)字化紙質檔案全部掃描，不宜進行挑掃，但有些檔案由于年代舊遠，紙質泛黃，有些掃描件是粘上去的，需要小心的撕下來，撕下來后紙張有破損，根據(jù)紙質檔案搶求與修復規(guī)范第3部分修復質量要求，對破損或老化檔案采取修裱、去污、去酸、加固、字跡恢復等技術，使其可能恢復原貌，需要花費大量的精力去完成，且需要人才和技術支撐去滿足需要，就周期長檔案部門就加大檔案技術修補的培訓，縮短修復周期。

2）檔案掃描件的偏斜：如年代久遠的紙質檔案本身就是偏斜，本人認為不應為了方便閱讀而做糾偏處理，應遵守檔案掃描原始面貌。數(shù)據(jù)目錄：數(shù)字化圖像處理結束后應建立的相應文件夾，為了檔案安全，應將相關檔案數(shù)據(jù)備份3份。建立數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)，數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)應采用PDF固化，應另存份電子數(shù)字化目錄，以方便

查找。

2.2 缺乏相應的管理標準

紙質檔案數(shù)字化的系統(tǒng)性較強，因此必須具備相應的技術標準才能逐漸規(guī)范該項工作。但是在實際的紙質檔案數(shù)字化管理工作卻呈現(xiàn)出“參差不齊”的模式。目前，《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》等雖然為紙質檔案數(shù)字化工作提供了一定的技術支持，但是在實際工作當中相關的技術規(guī)范并未完全覆蓋紙質檔案數(shù)字化工作的方方面面。突出表現(xiàn)在掃描紙質檔案作為紙質檔案數(shù)字化工作的一項重要環(huán)節(jié)，掃描設備的分辨率對圖像的清晰度起到?jīng)Q定性作用，圖像的清晰度越高其占據(jù)的存儲空間也更大。但是人們對以上過程的關注度卻有所不同，有人傾向于關注容量空間，還有人比較重視圖像的清晰度，并未制定相應的技術標準對其進行規(guī)范與規(guī)定。

2.3 紙質檔案數(shù)字化過程不夠協(xié)調

紙質檔案數(shù)字化工作與檔案管理的各個部門均密切相關。然而在實際工作當中，極易出現(xiàn)檔案管理部門無法高效協(xié)調，各部門之間未能明確分工，也無法嚴格落實到位等多種問題，最終導致無法高效開展紙質檔案數(shù)字化工作。另外，紙質檔案數(shù)字化管理包含檔案的領取、記錄、掃描等多個環(huán)節(jié)，而且各個環(huán)節(jié)之間均緊密相關，一旦各環(huán)節(jié)無法有效銜接也直接影響到紙質檔案數(shù)字化管理質量。

3 氣象部門做好紙質檔案數(shù)字化的幾點建議

3.1 建立相關技術標準，以規(guī)范各項工作流程

省氣象主管部門應當出臺氣象專業(yè)檔案技術規(guī)范，使全省的氣象專業(yè)檔案編號能夠合理性、穩(wěn)定性和一致性，使氣象專業(yè)檔號不再是“不整齊”。由于各種紙質檔案門類的技術標準有所不同，因此必須針對各種技術標準進行統(tǒng)一規(guī)定。另外，氣象部門也應當結合氣象檔案數(shù)字化工作的實際情況，對各部門的工作職責進行明確規(guī)定，同時各部門還要加強溝通與交流，并制定出一套與自身工作特點相適應的科學、有效的工作流程，以確保高效開展紙質檔案數(shù)字化管理工作。

3.2 重視人員培養(yǎng)

紙質檔案數(shù)字化工作的高效開展必須具備高質量的人才與技術支撐，因此，人才培養(yǎng)與技術突破必須引起氣象部門的高度重視。首先，氣象部門應當從各大高校積極引進專業(yè)的氣象檔案管理人員，以充實氣象檔案管理隊伍，還要從其他部門積極引進先進的技術，為高效開展檔案管理工作提供有效的技術保障;其次，還要定期組織工作人員參加綜合素質、專業(yè)技能等培訓活動，以實現(xiàn)其專業(yè)技能水平的顯著提升。就檔案員自身而言，也要不斷學習氣象檔案管理相關知識，重視數(shù)字化檔案利用，服務于廣大人民群眾和本局干部職工; 除此之外，還要形成積極向上的機制和力量，共同推進各項工作向前發(fā)展。領導重視支持是做好氣象專業(yè)檔案數(shù)字化管理工作的關鍵，提升檔案管理人員素質是提高檔案管理工作的基礎，只有這樣單位的檔案質量才能有效保障。

3.3 地方政府應當增加氣象經(jīng)費支撐力度

地方政府應增加氣象經(jīng)費力度，確保在數(shù)字化基礎設施齊全和人才技術支撐。氣象部門單位小，檔案種類不多，對外利用率不高，主要服務于本局干部職工，但氣象資源豐富，因氣象部門屬于公屬類單位，資金不足的問題，建議地方政府和上級主管部門應加大資金投入力度，在地方政府統(tǒng)一使用辦公系統(tǒng)上增加氣象專業(yè)檔案數(shù)字化查詢功能，合理、安全開發(fā)氣象資料，將氣象專業(yè)檔案數(shù)字化的利用率擴大化，合理化，為政府領導提供了科學的決策依據(jù)，為防災減災工作起到?jīng)Q策指導作用。

4 結語

綜上所述，檔案數(shù)字化是走向現(xiàn)代化是必然趨勢，但同時也存在一定的問題，這種問題的解決需要在軟硬件上技術支撐中不斷加強管理，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理工作上的有效發(fā)展。

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作者簡介

鄭芳（1980-）女，漢族，湖北省鐘祥市人，本科，助理工程師，從事防雷檢測工作。