關(guān)于企業(yè)人事檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策

羅婉瑩

摘 要：本文從企業(yè)人事檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行探討，并以此為依據(jù)，提出創(chuàng)新人事檔案管理理念，提升管理人員專(zhuān)業(yè)水平、創(chuàng)新完善的人事檔案管理制度、保證人事檔案信息安全性的有效對(duì)策。讓企業(yè)能夠重視人事檔案的管理，提倡以人為本的宗旨，為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展鋪平基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;創(chuàng)新管理制度;檔案信息;安全性

人事檔案管理是對(duì)員工學(xué)習(xí)、工作和生活等相關(guān)信息的基本記錄，能夠反映企業(yè)不同階段的發(fā)展情況，在現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的大好形勢(shì)下，能為企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展提供一定的借鑒作用。企業(yè)也會(huì)以此作為重要的憑證，對(duì)于員工的工作行為進(jìn)行考察。如果哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問(wèn)題，相關(guān)人員能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并制定相關(guān)的解決措施，讓企業(yè)發(fā)展的更加順利，融入現(xiàn)代化信息化的技術(shù)，使企業(yè)的人事檔案管理更加高效化，將員工的工作價(jià)值發(fā)揮到最大化，為企業(yè)創(chuàng)造出更高的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

1 存在的問(wèn)題

1.1 人事檔案管理缺乏多樣化的

由于企業(yè)受到傳統(tǒng)人事檔案管理理念的影響，許多企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，普遍存在缺乏多樣性的問(wèn)題，沒(méi)有緊跟時(shí)代的發(fā)展腳步。在實(shí)際的運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中，許多人事檔案都是一次入檔的，沒(méi)有立足于實(shí)際情況進(jìn)行完善，企業(yè)不能夠良好的發(fā)展。此外，企業(yè)人事檔案的流動(dòng)性不強(qiáng)，沒(méi)有安排專(zhuān)門(mén)的工作人員，沒(méi)有將內(nèi)部資源的使用效益發(fā)揮到最大化。

1.2 人事檔案管理方式滯后

在管理過(guò)程中，人事檔案量大，但又保密性比較強(qiáng)。基于此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)安排專(zhuān)門(mén)的管理人員，有效提升人事檔案管理水平。但就實(shí)際情況進(jìn)行分析，大部分企業(yè)都沒(méi)有合理的利用現(xiàn)代化信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，導(dǎo)致企業(yè)的人事檔案管理出現(xiàn)滯后的問(wèn)題，在一定程度上增加了企業(yè)管理人員的工作量，沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)化管理，阻礙企業(yè)的綜合性發(fā)展。

1.3 人事檔案的利用率不高

由于企業(yè)的人事檔案管理流動(dòng)性不強(qiáng)，都是存在于檔案室中，大多數(shù)的人力資源管理人員都是在需要查閱信息的時(shí)候才會(huì)進(jìn)行整理，實(shí)際的利用效率不高。另外，人事檔案信息存在一定的不完整性，會(huì)在一定程度上對(duì)人事檔案管理的利用產(chǎn)生直接影響。基于此，企業(yè)的工作人員應(yīng)當(dāng)采取適當(dāng)?shù)毓芾泶胧訌?qiáng)對(duì)于工作人員的約束與管理，使企業(yè)能夠在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利地位。

2 企業(yè)人事檔案管理的有效創(chuàng)新路徑

2.1 創(chuàng)新人事檔案管理理念，提升管理人員專(zhuān)業(yè)水平

擴(kuò)大宣傳，增加工作人員歸檔意識(shí)。通過(guò)大家日常接觸的媒介，比如網(wǎng)絡(luò)、電視、廣播、微信，授課等多樣化的形式向工作人員宣講檔案管理知識(shí)，讓公眾了解人事檔案的重要性、內(nèi)容等等，比如有些大學(xué)畢業(yè)生不知檔案不經(jīng)個(gè)人手中，便自己攜帶、存放個(gè)人檔案。人事檔案與每個(gè)人工作、學(xué)習(xí)等都息息相關(guān)，是一個(gè)人參與正常社會(huì)生活的有效印記，更是維護(hù)個(gè)人利益的法律憑證。只有讓大家都知道了人事檔案的重要性，明白檔案管理，檔案存放等基礎(chǔ)知識(shí)，這樣讓檔案管理工作更加順利，讓大家都能夠主動(dòng)的去進(jìn)行歸檔的工作。

在企業(yè)的實(shí)際管理過(guò)程中，企業(yè)人事檔案管理的工作環(huán)境更加復(fù)雜，基于新形勢(shì)背景下，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員要?jiǎng)?chuàng)新管理模式，增強(qiáng)人員的素質(zhì)。最重要的就是要提高檔案管理的意識(shí)，企業(yè)要從本公司開(kāi)始進(jìn)行宣傳，增強(qiáng)宣傳力度，建立責(zé)任制，使相關(guān)的管理人員都能夠明確自身基本職責(zé)，并制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制與激勵(lì)機(jī)制。企業(yè)的管理者要根據(jù)企業(yè)對(duì)檔案管理的要求，逐步強(qiáng)化教育與定期培訓(xùn)，對(duì)于管理人員的能力提出相應(yīng)的要求，使人事管理工作不出錯(cuò)，順利的開(kāi)展

下去。

2.2 創(chuàng)新完善的人事檔案管理制度

根據(jù)單位實(shí)際情況，完善基礎(chǔ)設(shè)施。首先，增加檔案管理資金，完善相關(guān)的硬件設(shè)施，比如設(shè)備齊全的檔案室，尤其是在互聯(lián)網(wǎng)+的環(huán)境下，電腦、完善的存檔系統(tǒng)、搜索系統(tǒng)等等，既要設(shè)備齊全，又要專(zhuān)業(yè)配置，并且定期檢驗(yàn)、更新系統(tǒng)，以確保檔案管理的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。在紙質(zhì)檔案存放的庫(kù)房定期整理、防潮、除蟲(chóng)等確保檔案的完好無(wú)誤。最后，檔案管理具有保密性和專(zhuān)業(yè)性，決定了從事該工作的人員需要很高的思想素質(zhì)、道德水平和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。

人事檔案的內(nèi)容比較相似，存在較多的共同點(diǎn)。需要注意的事項(xiàng)：不同類(lèi)別人員因?yàn)楣ぷ餍再|(zhì)、責(zé)任、職業(yè)特點(diǎn)素質(zhì)、考核內(nèi)容、薪資待遇等有較大差異性，因此人事檔案的內(nèi)容也有一定的不同。公路工程檔案管理，需要重點(diǎn)關(guān)注技術(shù)人員的技術(shù)創(chuàng)新，公路工程有關(guān)部門(mén)在組織人員檔案時(shí)，要盡量突顯個(gè)人誠(chéng)信。同人事檔案相比，公路工程具有特殊性，如，有些信息可以直接從公共系統(tǒng)中調(diào)取，有些資源信息屬于保密信息。綜上所述可知，檔案服務(wù)呈現(xiàn)出信息化態(tài)勢(shì)。市場(chǎng)化條件下，需對(duì)人事檔案實(shí)行分類(lèi)管理。根據(jù)類(lèi)別的差異構(gòu)建不同的管理機(jī)制，重新定位檔案的功能，以此確保人事檔案滿足用人企業(yè)的實(shí)際要求和需求，并提高人事檔案的管理質(zhì)量。

基于新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)背景下，企業(yè)在開(kāi)展人事檔案管理工作中，從實(shí)際出發(fā)，建立相關(guān)的管理機(jī)制，完善人事檔案管理制度，強(qiáng)化員工的創(chuàng)新意識(shí)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)將人事檔案管理制度作為基礎(chǔ)內(nèi)容，優(yōu)化內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)，將重心放在人事檔案管理的信息收集過(guò)程中，并將傳統(tǒng)的人事檔案存儲(chǔ)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，給企業(yè)在人事方面做決策提供有效的信息。人事檔案信息的科學(xué)性和真實(shí)性得到保障后，在企業(yè)內(nèi)部建立健全完善的管理制度，并將人才的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮到最大化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

2.3 保障安全性

企業(yè)在管理過(guò)程中不但要形成資源共享的模式，還要保障人事檔案的安全性。第一，要保證信息的安全性，就要從根源上入手，要求各個(gè)部門(mén)加強(qiáng)對(duì)人事信息核查的管理力度，讓人事檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性得到保證，增設(shè)相關(guān)的工作人員負(fù)責(zé)這一塊，要求相關(guān)的管理人員嚴(yán)以律己，嚴(yán)格遵守國(guó)家規(guī)定的法律法規(guī)，不幫助任何人對(duì)人事檔案信息弄虛作假。另外，將人事信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)上進(jìn)行保存。相關(guān)的工作人員可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)找尋自己所需要的信息，不但節(jié)省了查詢時(shí)間，還在一定程度上對(duì)原始檔案進(jìn)行了保護(hù)。通過(guò)計(jì)算機(jī)的防護(hù)技術(shù)的有效應(yīng)用，進(jìn)而制定企業(yè)的防火墻，相關(guān)工作人員還需要掌握數(shù)據(jù)恢復(fù)、抵抗網(wǎng)絡(luò)攻擊等技術(shù)，進(jìn)而制定科學(xué)的管理模式，為人事檔案工作提供有力的保障。

3 結(jié)論

綜上所述，在企業(yè)的實(shí)際發(fā)展過(guò)程中，相關(guān)的管理人員逐步加大了對(duì)于人事檔案管理的重視程度，與時(shí)代接軌，將傳統(tǒng)的人事檔案存儲(chǔ)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。利用這種方式不僅能夠有效提升員工的工作效率，還能夠在一定程度上保證檔案的準(zhǔn)確性與實(shí)效性，給員工塑造良好的發(fā)展環(huán)境。轉(zhuǎn)變管理理念和方法，明確人事檔案管理中的不足。完善相關(guān)規(guī)定，每項(xiàng)工作進(jìn)行結(jié)構(gòu)化管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略性發(fā)展目標(biāo)。

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