新時(shí)期鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理策略探析

張瑩

摘 要：鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案作為鐵路建設(shè)與運(yùn)營管理的依據(jù)，在鐵路勘察、設(shè)計(jì)、維修和改擴(kuò)建等方面發(fā)揮著重要作用。只有不斷提升鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平，才能防止工作發(fā)生重復(fù)性與盲目性等問題，也促使社會效益與經(jīng)濟(jì)效益不斷提升。本文將簡述鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性，并結(jié)合鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)，提出了具體可行的應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：鐵路建設(shè)項(xiàng)目;檔案;管理

鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案主要形成于項(xiàng)目規(guī)劃、管理和建設(shè)等環(huán)節(jié)，并以文字、圖紙、圖表和音像等為載體，能夠?yàn)殍F路開通運(yùn)營后的維護(hù)、養(yǎng)護(hù)、改造和管理提供可靠依據(jù)。但是很多時(shí)候建設(shè)單位只關(guān)注保工期、保進(jìn)度和保開通上，在一定程度上忽視了鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作。對此我們要充分認(rèn)識到鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的價(jià)值，不斷改進(jìn)管理方法，不斷提升鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量與效率。

1 鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性

鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案有著不可再生的特點(diǎn)，是價(jià)值極高的信息資源，在鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目中占有重要地位。鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目包括了多個(gè)方面的事項(xiàng)，參建單位也多，會形成大量的技術(shù)文件與資料，鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案有著單一獨(dú)立性、來源分散性、記錄多樣性、成果系統(tǒng)性和材料實(shí)用性等特征，能夠?qū)㈣F路工程項(xiàng)目建設(shè)情況如實(shí)反映出來，為鐵路工程竣工驗(yàn)收、日常維護(hù)提供可靠依據(jù)與憑證，也為鐵路工程改造、改建和擴(kuò)建等提供重要的技術(shù)資料。因此我們要做好鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、整理、保管和利用工作，促使鐵路工程項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量不斷提升。

2 鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)

第一，成套性。在鐵路項(xiàng)目建設(shè)中會形成大量文件資料，且各環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)、承上啟下，共同構(gòu)建起完整、成套性的建設(shè)項(xiàng)目。第二，專業(yè)性。鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案是對建設(shè)過程的真實(shí)記錄，在各工程專業(yè)、地質(zhì)條件來說，會運(yùn)用相應(yīng)施工工藝、材料和機(jī)械等開展施工活動，并結(jié)合各專業(yè)施工質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)開展驗(yàn)收工作[1]。第三，動態(tài)性。鐵路建設(shè)項(xiàng)目在竣工后運(yùn)營過程中，也與病害整治、維修、技術(shù)改造等密切相關(guān)，并形成各種項(xiàng)目檔案。第四，周期長。鐵路建設(shè)項(xiàng)目需要經(jīng)歷可行性研究、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、竣工、靜動態(tài)驗(yàn)收、試運(yùn)營等環(huán)節(jié)，需要在經(jīng)歷數(shù)年到十幾年時(shí)間才能進(jìn)行驗(yàn)收。此時(shí)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案最初形成階段質(zhì)量高低，對今后查考利用效果與社會效益影響很大。

3 鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的策略

1）強(qiáng)化檔案管理意識，完善規(guī)章制度。通過對檔案管理制度的完善，才能將工作人員需要遵守的辦事規(guī)程與行為準(zhǔn)則明確下來。應(yīng)該采取統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的措施，將檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制落到實(shí)處。在鐵路建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)階段，應(yīng)該形成健全的規(guī)章制度，將檔案管理各方面規(guī)定明確下來，并嚴(yán)格做到依規(guī)管檔，這樣鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理才能有章可循、有法可依[2]。要做好鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集與整理工作，雖然鐵路建設(shè)項(xiàng)目工期很緊，涉及多個(gè)程序，規(guī)模也很龐大，但是也要將檔案日常收集與管理工作做到位。在鐵路建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程中，要在管理人員職責(zé)范圍內(nèi)納入檔案收集、整理、立卷和歸檔等工作，確保責(zé)任清晰，獎(jiǎng)罰分明，用制度約束鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作高效進(jìn)行。

2）制定收集清單，增加投入。為了讓鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案更加完整，應(yīng)該考慮到參與施工的各專業(yè)管理人員情況，在檔案形成源頭加強(qiáng)管理工作。項(xiàng)目文件在施工中的積累，應(yīng)該結(jié)合項(xiàng)目文件形成的自然規(guī)律，從項(xiàng)目現(xiàn)場施工流程出發(fā)，建設(shè)單位與參建單位一起協(xié)商與研究，將歸檔文件范圍確定下來。對各專業(yè)工程技術(shù)人員來說，要保證項(xiàng)目文件的準(zhǔn)確性與完善性，當(dāng)項(xiàng)目文件形成后，要結(jié)合歸檔時(shí)間開展預(yù)歸檔工作，讓歸檔文件得到動態(tài)化管理。此外，要在鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中增加人力、物力和財(cái)力等投入，施工現(xiàn)場要配置專職資料員、資料室和保管裝具，并由專門的檔案庫房存儲項(xiàng)目檔案。對臨時(shí)機(jī)構(gòu)暫存與固定檔案庫房存放來說，應(yīng)該將防火、防盜、防潮、防光、防塵、防高溫、防有害氣體和防有害生物等工作做到位。當(dāng)技術(shù)人員發(fā)生變動后，要將項(xiàng)目文件移交工作做到位，增強(qiáng)參建人員檔案意識，并定期開展項(xiàng)目資料整理評比活動，樹立先進(jìn)典型，為全線項(xiàng)目檔案工作產(chǎn)生引領(lǐng)作用。

3）發(fā)揮各個(gè)審查環(huán)節(jié)的作用，提高歸檔文件質(zhì)量。鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目參建單位多，項(xiàng)目文件量大，要保證歸檔文件的質(zhì)量，就要發(fā)揮各個(gè)審查環(huán)節(jié)的作用。施工單位文件組卷完畢后要先進(jìn)行自查，然后由監(jiān)理單位、建設(shè)單位工程管理及安全質(zhì)量管理部門、建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查;監(jiān)理單位和第三方檢測文件組卷完畢并自查后，由建設(shè)單位安全質(zhì)量管理及工程管理部門進(jìn)行審查。每個(gè)審查環(huán)節(jié)要形成記錄。本級審查完畢后報(bào)上級檔案主管部門檔案專家進(jìn)一步進(jìn)行審查，審查內(nèi)容包括以下幾點(diǎn)：第一，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案工作組織管理工作，對分管領(lǐng)導(dǎo)、人員配備和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)狀況等進(jìn)行細(xì)致檢查，對庫房、設(shè)備進(jìn)行檢查。要對規(guī)章制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，確保檔案工作與鐵路建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)程保持一致[3]。第二，檢查鐵路建設(shè)項(xiàng)目文件材料審核情況，確保有施工單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位的審核記錄。檢查文件簽章是否完善、各個(gè)階段文件是否齊備、文件之間的邏輯順序是否正確等。第三，要對鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的案卷質(zhì)量進(jìn)行檢查，其內(nèi)容涉及前期文件的收集、隱蔽工程檔案、工程重要結(jié)構(gòu)部分與竣工圖、重要材料和設(shè)備檔案等。第四，對鐵路項(xiàng)目文件的著錄情況及整理情況進(jìn)行檢查，檢查卷內(nèi)目錄及案卷標(biāo)題等信息是否完整、內(nèi)容是否準(zhǔn)確、著錄文字是否規(guī)范，互見號或卷內(nèi)文件的問題是否在備考表中有說明，檔案盒刷制是否清晰、整潔，裝訂是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等。發(fā)現(xiàn)問題后要第一時(shí)間查漏補(bǔ)缺，將錯(cuò)誤盡快改正，這樣鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性與完整性及查閱利用高效性才能得到保障。

4）加快數(shù)字信息化建設(shè)。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，對檔案信息化建設(shè)愈發(fā)重視，信息化建設(shè)是提升檔案工作現(xiàn)代化的有效途徑。針對后期數(shù)字化工作量及其繁重的問題，我認(rèn)為在鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中，應(yīng)該結(jié)合“存量數(shù)字化、增量電子化”等原則，在立項(xiàng)階段與各參建單位簽訂合同與協(xié)議，移交檔案時(shí)紙質(zhì)檔案、電子檔案一起移交寫入合同協(xié)議內(nèi)，這樣才能促使檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行，并大幅度減輕存量數(shù)字化工作勞動強(qiáng)度。鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案內(nèi)容較多，來源也非常廣，有著數(shù)量大與存量大等特點(diǎn)，利用也極為頻繁，通過數(shù)字信息化建設(shè)，能夠保證工作效率實(shí)現(xiàn)提升，改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量與水平，保證鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的價(jià)值真正得到體現(xiàn)。同時(shí)也能讓檔案原件得到有效保護(hù)，不僅保證其使用壽命得到延長，也能在今后得到充分利用。

5）加強(qiáng)培訓(xùn)，嚴(yán)格監(jiān)管。要想防止歸檔項(xiàng)目文件出現(xiàn)重復(fù)返工與勞動的情況，鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案接收單位應(yīng)該加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，保證檔案管理人員業(yè)務(wù)能力實(shí)現(xiàn)提升。要通過采取有力監(jiān)管措施，嚴(yán)格檢查歸檔文件收集、整理與立卷等狀況，針對出現(xiàn)的問題要盡快糾正。要對建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理和施工等單位的項(xiàng)目文件收集歸檔范圍、整理要求、組卷標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行明確，保證鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的案卷格式更加規(guī)范，為檔案管理人員、施工技術(shù)人員操作創(chuàng)造有利條件，這樣檔案的完整性與真實(shí)性才能得到保障[4]。在鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案收集過程中，應(yīng)該體現(xiàn)檔案的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和連貫性，尤其是對部分重要原件、變更依據(jù)性文件來說，應(yīng)該采取逐件確認(rèn)的方法，這樣才能避免項(xiàng)目文件丟失。

4 結(jié)語

總之，對鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案來說，對工程建設(shè)科學(xué)組織與管理具有重要意義，是一項(xiàng)技術(shù)基礎(chǔ)工作。我們要充分認(rèn)識到鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的價(jià)值，要注重提升檔案歸檔的規(guī)范化與同步性，將現(xiàn)代管理技術(shù)的作用充分發(fā)揮出來，做好鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案監(jiān)管工作。同時(shí)也要結(jié)合鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀，不斷優(yōu)化各項(xiàng)工作措施，不斷提升檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化水平，讓檔案為我國鐵路建設(shè)發(fā)展提供更好的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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