試論新時代如何做好人事檔案工作

李新敏?李雁男

摘 要：人事檔案是在人事管理活動中形成的，是單位管理工作的一個重點。文章從人事檔案工作的基本內(nèi)容入手，指出人事檔案管理工作存在的問題，闡述了新時代做好人事檔案工作的措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：新時代;人事檔案;工作內(nèi)容;改進措施

單位運行中，人事、組織、勞資部門工作的開展，會形成人事檔案資料，記錄了職工的個人經(jīng)歷、教育情況、社會關(guān)系，以及對業(yè)務(wù)、工作、思想品質(zhì)的評價結(jié)果[1]。單位的人力資源管理中，人事檔案是一個重要依據(jù)，只有不斷提高管理水平，才能適應(yīng)新時代的需求，為單位發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。

1 人事檔案工作的基本內(nèi)容

第一，歸檔。新的檔案資料形成，要及時歸檔處理，流程是：1）鑒別材料，看是否滿足歸檔條件;2）根據(jù)材料內(nèi)容和屬性，確定歸檔位置;3）補充目錄名稱;4）將新的材料放在檔案內(nèi)。第二，核對。通過核對，能確定檔案是否安全完整，核對項目既包括檔案本身有無損壞，也包括保管環(huán)境是否合規(guī)，一般采用定期核對的方法。但是，在突發(fā)事件后，要及時進行核對，例如遺失、被盜、水災(zāi)、火災(zāi)等。第三，轉(zhuǎn)遞。職工出現(xiàn)工作調(diào)動，人事檔案就會轉(zhuǎn)遞，轉(zhuǎn)遞過程要求保密，通過機要接通轉(zhuǎn)遞，而不是本人攜帶。收檔單位收到檔案后及時核對，無誤就在回執(zhí)上簽字蓋章。第四，保密。規(guī)模較大的單位，會配置專門的存檔設(shè)備，設(shè)置專人保管檔案[2]。常見要求是：庫房內(nèi)和檔案柜要清潔，設(shè)置防火防潮設(shè)施，不能將人事檔案帶到公共場合，無關(guān)人員不得進入庫房等。第五，統(tǒng)計。針對人事檔案進行統(tǒng)計工作，包括檔案數(shù)量、材料收集情況、檔案整理、檔案保管、庫房設(shè)備、工作人員等內(nèi)容。第六，利用。人事檔案的利用，一般分為三種情況：1）在閱覽室內(nèi)查閱，方便指導(dǎo)和監(jiān)督，能避免資料丟失泄露。2）借出使用，借出者一般是單位領(lǐng)導(dǎo)、公安保衛(wèi)部門，有明確的借出時間限制。3）出具證明材料，常用在招工、入黨、職務(wù)提升、出國等情況。

2 人事檔案管理工作存在的問題

2.1 管理思想問題

單位在發(fā)展過程中，人事檔案管理工作形成了一套固有的體系，管理理論、管理方法、管理經(jīng)驗已經(jīng)固化。新時代背景下，單位的內(nèi)部和外部環(huán)境均發(fā)生改變，傳統(tǒng)的管理體系不再適用，必須進行改進和創(chuàng)新。然而，傳統(tǒng)管理體系根深蒂固，在特定的時間段內(nèi)發(fā)揮了重要作用，因此一時間難以徹底完成變革。而且，管理人員在這一體系的影響下，對新的管理理念和方法難以接受，必須有一個緩慢適應(yīng)的過程。

2.2 管理權(quán)限問題

單位的管理體制以行政化為主導(dǎo)，單位內(nèi)不同的部門之間，如果存在級別上的差異，那么人事檔案管理的權(quán)限也是不一樣的[3]。從單位本身來看，人事檔案的管理主體不明確，除了綜合檔案部門以外，人事部門、組織部門也可能插手。在此影響下，正常的管理工作變得復(fù)雜化，檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，均會出現(xiàn)阻礙，容易出現(xiàn)管用分離的矛盾。

2.3 管理人員問題

管理人員是人事管理工作的經(jīng)手人，管理人員存在的問題，集中在以下幾點：第一，管理人員并非專業(yè)出身，可能身兼數(shù)職，也可能從其他崗位借調(diào)而來，管理崗位本身不穩(wěn)定，繼而影響人事檔案工作的開展。第二，管理人員的年齡差異大，老員工經(jīng)驗豐富，但管理思想保守陳舊;新員工具有開創(chuàng)性和積極性，但缺少成功的管理經(jīng)驗。第三，人事檔案管理是重復(fù)性操作，管理人員每天面對相同的工作內(nèi)容，容易產(chǎn)生疲倦感，降低了工作責(zé)任心，就容易在具體工作中出現(xiàn)人為誤差，甚至是檔案丟失、損壞等現(xiàn)象。

2.4 管理方法問題

當(dāng)前時代是信息技術(shù)時代，以計算機、大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)，已經(jīng)走進各行各業(yè)。人事檔案管理中，雖然也引入了信息技術(shù)，但是信息化程度低。舉例來說，人事檔案的信息化管理，多是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，資料收集和整理效率提高，也方便了查詢工作。但是，工作人員并未深入挖掘信息技術(shù)的潛力，沒有通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進行資源分析整合，因此人事檔案的利用程度有限，沒有完全發(fā)揮出人事檔案的功能價值。

3 新時代做好人事檔案工作的措施

3.1 提高認識，重視檔案管理

人事檔案管理是一項長期的、基礎(chǔ)性的工作，對單位其他業(yè)務(wù)的開展具有輔助作用，而且和職工個人的發(fā)展密切相關(guān)。對于檔案管理者，應(yīng)該認識到人事檔案的重要性，和各個業(yè)務(wù)部門加強溝通，通過宣傳講解，營造出良好的工作氛圍。對于基層職工，應(yīng)該積極配合人事檔案管理工作，提供真實準(zhǔn)確的個人資料，自覺遵守相關(guān)管理制度，并發(fā)揮出監(jiān)督作用。對于單位領(lǐng)導(dǎo)，要樹立榜樣精神，帶頭學(xué)習(xí)檔案管理知識，為人事檔案管理提供支持，實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的目標(biāo)。

3.2 完善制度，規(guī)范操作行為

第一，人事檔案的管理，要遵循保密性、檔隨人走的原則，突出檔案資料的真實性、流動性、全面性，采用動態(tài)管理模式，保證檔案工作的規(guī)范化，最大程度上提高利用程度[4]。第二，根據(jù)國家政策變化，結(jié)合單位自身的發(fā)展情況，對人事檔案管理制度進行改進，從細節(jié)入手，貫穿在歸檔、保管、利用全過程。具體操作上，可以借鑒國內(nèi)外成功的管理經(jīng)驗，聽取職工的意見和建議，或者咨詢專家，保證管理制度和管理需求相適應(yīng)。

3.3 適應(yīng)形勢，推行信息技術(shù)

信息技術(shù)的應(yīng)用，能加快人事檔案管理的信息化進程，進一步提高工作效率和質(zhì)量。其一，單位要加大資金投入，用于信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，用于專業(yè)人才的選拔和培養(yǎng)，通過科學(xué)運行和維護管理，發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢。其二，合理配置資源，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，應(yīng)該分步驟、分層次開展，逐漸建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息共享。其三，信息技術(shù)的應(yīng)用，也要關(guān)注安全管理工作，為了防御黑客攻擊、病毒侵入，應(yīng)采用防火墻、殺毒軟件，設(shè)置訪問權(quán)限，提高人事檔案數(shù)據(jù)庫的安全等級。

3.4 轉(zhuǎn)變意識，突出服務(wù)功能

只有利用人事檔案，才能發(fā)現(xiàn)破損、丟失、材料不全等問題，才能發(fā)揮出服務(wù)功能。一方面，落實檢查核對工作，將定期檢查、突擊檢查相結(jié)合，及時發(fā)現(xiàn)疏漏和不足，并采取補救措施，推動管理工作良性循環(huán)。另一方面，人事檔案在利用過程中，也要處理好保密事宜，尤其是查閱和借閱時，嚴格執(zhí)行審批程序，出現(xiàn)問題追究當(dāng)事人的責(zé)任[5]。

3.5 培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提升人員素質(zhì)

對管理人員進行培訓(xùn)，首先要提升服務(wù)意識，增強工作責(zé)任心，樹立甘于奉獻、樂于助人的精神，發(fā)揮出主觀能動性。其次注重業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，掌握檔案管理方法和技巧，尤其要嫻熟使用計算機、掃描儀等設(shè)備，滿足日常工作需求。最后要通過思想政治活動，幫助管理人員樹立職業(yè)理想，將工作重點從實體管理，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒑椭R管理，為單位提供高質(zhì)量的人事檔案服務(wù)。

4 結(jié)語

綜上所述，人事檔案工作的內(nèi)容，主要包括歸檔、核對、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計、利用六個方面，是人事管理的重要依據(jù)。文章分析了目前人事檔案管理存在的問題，新時代背景下，必須重視檔案管理，規(guī)范操作行為、推行信息技術(shù)、突出服務(wù)功能、提升人員素質(zhì)，才能滿足實際工作需求。

參考文獻

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