談醫(yī)院工程建設(shè)項目檔案管理

張曉璐

摘 要：本篇文章講述了工程建設(shè)項目檔案在醫(yī)院管理中的作用，肯定了檔案資料科學(xué)管理工作的重要性以及意義，明確開展工程項目建設(shè)檔案管理所需其他工作，分析為了完善檔案工作體制，需要對檔案管理進行規(guī)范的相關(guān)內(nèi)容。通過對相關(guān)項目文件的過程加大控制力度，嚴格規(guī)范項目檔案的收集、整理、保管工作，希望可以進一步的完善醫(yī)院工程建設(shè)項目檔案的管理。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;工程建設(shè)項目

檔案屬于信息資源，是醫(yī)院無形的財富，可以為領(lǐng)導(dǎo)在做決策的時候提供科學(xué)依據(jù)，規(guī)范、科學(xué)地管理檔案資料能夠更好地服務(wù)于醫(yī)院的管理及各項工作，有效保障單位的利益，除此之外，也有利于為社會提供更加全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。為了提高醫(yī)院整體的管理水平，需要提高醫(yī)院檔案的工作水平，隨著醫(yī)院檔案管理體制改革的不斷深入，醫(yī)院越來越重視工程建設(shè)項目的檔案管理工作。

1 工程建設(shè)項目檔案在醫(yī)院管理中的作用

醫(yī)院工程建設(shè)項目檔案是醫(yī)院建設(shè)活動中的第一手資料，檔案管理工作的目的就是為了可以對醫(yī)院工程項目建設(shè)整個過程進行記錄，以便于了解整個工程建設(shè)的技術(shù)和現(xiàn)狀。檔案中會通過表格、圖片、文字等等形式對醫(yī)院的工程項目建設(shè)情況進行記錄。檔案管理工作的核心目的就是可以及時的對工程建設(shè)的具體情況進行了解，可以獲得相關(guān)合同、報批文件、洽商變更等等一系列內(nèi)容。工程建設(shè)項目檔案管理工作具有一定的可追溯性，其中會包括一些基礎(chǔ)建設(shè)隱蔽的工程標(biāo)志，檔案管理工作在開展的過程當(dāng)中，一定要確保這些工程標(biāo)志可以做到圖物相符。

工程建設(shè)項目檔案管理包括工程的具體規(guī)劃、圖紙設(shè)計、施工情況等，任何一個施工環(huán)節(jié)，如果沒有得到有效的記錄，就會使得相關(guān)的工作環(huán)節(jié)缺乏技術(shù)參數(shù)的支撐，使得建設(shè)的使用情況和改造現(xiàn)狀缺乏科學(xué)依據(jù)。檔案可以從靜態(tài)上反映醫(yī)院建筑物的變化和發(fā)展，為后來的工作者了解醫(yī)院整體的規(guī)劃、建設(shè)以及具體的管理工作細節(jié)提供歷史數(shù)據(jù)依據(jù)，系統(tǒng)性的檔案管理工作也有利于醫(yī)院的未來發(fā)展。醫(yī)院工程建設(shè)項目檔案管理工作可以為交叉工程設(shè)計提供相應(yīng)的條件，作為歷史查找、經(jīng)濟分歧、產(chǎn)權(quán)糾紛以及相應(yīng)的科學(xué)研究數(shù)據(jù)支持，醫(yī)院檔案管理工作不僅僅是服務(wù)于現(xiàn)下醫(yī)院的發(fā)展，也有利于醫(yī)院未來更加長遠的發(fā)展。醫(yī)院工程建設(shè)項目檔案管理工作是一件百年大計，因此對于醫(yī)院整體的發(fā)展來說非常重要。

2 開展醫(yī)院工程項目建設(shè)的檔案管理，需做好以下幾方面的工作

2.1 工程項目建設(shè)立項前期的可行性論證

工程項目建設(shè)的前期準(zhǔn)備主要是為了醫(yī)院工程后期建設(shè)的質(zhì)量做好保障，確?？梢员４嫱暾臋n案資料。醫(yī)院工程項目建設(shè)開展前期準(zhǔn)備工作的過程當(dāng)中，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)該參加全過程的活動，以確保可以收集到齊全的檔案資料，為后期的歸檔工作做好準(zhǔn)備。

開展工程立項申請之后，在計劃任務(wù)書沒有下達之前，醫(yī)院相關(guān)決策人員、各個職能科室、項目的規(guī)劃設(shè)計部門的人員需要對項目的建設(shè)進行可行性的論證。在論證的過程當(dāng)中需要根據(jù)醫(yī)院的特點，有效劃分功能區(qū)，實現(xiàn)對整體布局的分流，設(shè)定規(guī)模的標(biāo)準(zhǔn)，確定資金的投入力度，有效實現(xiàn)全面統(tǒng)籌，從而制定出最佳的可行方案。在開展建設(shè)工程的過程當(dāng)中，其中最為重要的就是確定建設(shè)規(guī)模以及決定整體的建設(shè)比例，在開展可行性論證之后，需要進一步的將各種資料形成書面材料。

2.2 工程勘察設(shè)計

加大力度控制醫(yī)院建設(shè)設(shè)計方案的標(biāo)準(zhǔn)，在選擇設(shè)計方案的過程當(dāng)中，既要考慮到資金的承受力，也要考慮到不同層次病人的需求，設(shè)計出更加美觀和舒適的醫(yī)院環(huán)境。選擇優(yōu)秀的設(shè)計單位，選擇時需要考慮到設(shè)計單位的資質(zhì)、技術(shù)水平，選擇具有設(shè)計資格的相關(guān)單位，做好投標(biāo)以及比較工作，支付設(shè)計費時應(yīng)按照國家建設(shè)部的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

3 完善檔案工作體制，強化規(guī)章制度的執(zhí)行力及規(guī)范檔案管理

項目籌備一開始，建立直屬項目的建設(shè)項目指揮部，建立領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、檔案管理崗位責(zé)任制以及工程相關(guān)人員崗位責(zé)任制，明確項目檔案的主要負責(zé)人，選拔具有檔案專業(yè)知識的人員擔(dān)任項目文件的控制和項目檔案管理的工作。項目檔案工作應(yīng)該和項目的建設(shè)開展同步管理，確保統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一規(guī)范。與此同時，醫(yī)院需要將檔案管理工作歸入到醫(yī)院整體的發(fā)展計劃中，給予檔案管理工作足夠的重視，優(yōu)化和完善醫(yī)院的檔案工作管理制度，將檔案部門的干部歸入到相應(yīng)的年終考核之中，只有從制度上強化檔案管理的重要性，才能夠真正的去解決檔案管理工作在醫(yī)院不受重視的問題。醫(yī)院應(yīng)該開展檔案管理工作的教育宣傳，強化工作人員的檔案管理意識，利用每一個機會向工作人員強調(diào)檔案的重要性。

4 切實抓好項目文件的過程控制

檔案管理會包含工程項目的每一個環(huán)節(jié)，需要檔案管理人員充分與設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位等做好溝通，以便于可以掌握一手的檔案資源。確保檔案資料的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性，需要強化參建單位人員的檔案意識，各單位人員要互相配合共同的參與檔案收集工作之中，在建設(shè)初期，項目所涉及的數(shù)據(jù)內(nèi)容非常繁多，需要管理人員做好有效的歸類和匯總。項目在開始的過程當(dāng)中需要和各方簽訂“竣工文件編制移交協(xié)議”，有效對文件的編制提出規(guī)范要求，掌握工程文件的要求可以起到預(yù)先控制的作用。杜絕出現(xiàn)簽署不完備的現(xiàn)象，在施工方案的報審方面，需要有批準(zhǔn)人、編制人、審核人的共同簽名。杜絕出現(xiàn)試驗檢測報告滯后于報驗時間，如果報驗單只有材料合格證和相關(guān)的材料清單，很容易造成測驗報告脫離報驗單，使文件歸檔系統(tǒng)不完整。

5 項目檔案的收集、整理、保管工作

項目檔案文件從最初收集工作一直到項目竣工之后，相關(guān)的信息需要以電子文件的形式入網(wǎng)，以確保后期方便瀏覽。開展檔案工作的過程當(dāng)中，為了消除盲點和失控點，需要嚴格的按照國家建設(shè)項目文件歸檔范圍開展工作。電子文件和紙質(zhì)文件同時收集、整理、歸檔是檔案工作的一項重要任務(wù)。社會經(jīng)濟和科技在快速的向前發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)下醫(yī)院的發(fā)展需求，檔案管理工作人員不僅要掌握專業(yè)的檔案管理技能，還需要熟悉掌握相關(guān)工程建設(shè)方面的知識。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息管理逐漸和網(wǎng)絡(luò)進行了融合，醫(yī)院增設(shè)了檔案資源信息服務(wù)，這也為檔案工作人員提出了更多的挑戰(zhàn)。光盤、磁帶等電子檔案在管理的過程當(dāng)中，需要及時的和計算機網(wǎng)絡(luò)專業(yè)平臺進行交流與合作，對相關(guān)內(nèi)容進行邏輯和物理歸檔。檔案管理平臺在整體建設(shè)的過程當(dāng)中，對相關(guān)工作人員進行整編模塊，將檔案材料匯集成部門，在模塊系統(tǒng)當(dāng)中有效對項目文件進行歸檔、編號、錄入歸檔文件名。

6 結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院工程建設(shè)項目檔案管理工作是醫(yī)院管理當(dāng)中的重要內(nèi)容，能夠充分的體現(xiàn)醫(yī)院基本建設(shè)的水平。對醫(yī)院的檔案工作進行完善與優(yōu)化，可以確保醫(yī)院在擴建的過程當(dāng)中具備一個良好的基礎(chǔ)，有利于推動醫(yī)院檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，保障醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)基建資料的完整性。強化醫(yī)院工程建設(shè)項目檔案管理工作的科學(xué)性、制度性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，順應(yīng)市場經(jīng)濟的發(fā)展，不斷增強檔案管理工作的服務(wù)意識，讓工作人員積極主動地融入到醫(yī)院的檔案建設(shè)之中。

參考文獻

[1]王春霞.綜合性醫(yī)院工程建設(shè)項目檔案管理的現(xiàn)狀與發(fā)展對策研究[J].中國管理信息化，2016，19（18）：184.

[2]張喜英.信息化背景下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對策探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（11）：64.

[3]劉英杰，方友華，錢森強.淺談分析醫(yī)院工程建設(shè)項目的檔案管理[J].卷宗，2015，5（9）：80.

[4]劉淑慧，秦志強，胡芬華.談醫(yī)院工程建設(shè)項目檔案管理[J].醫(yī)院工程項目檔案管理，2015（3）：64-68.