探討社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理的規(guī)范化

霍艾玲

摘 要：在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的管理中，辦公檔案管理是一個(gè)重要內(nèi)容。文章從辦公檔案的主要類型出發(fā)，指出檔案管理存在的問(wèn)題，闡述了檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)途徑，以供參考。

關(guān)鍵詞：社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心;辦公檔案;規(guī)范化管理;實(shí)現(xiàn)途徑

檔案管理，包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等環(huán)節(jié)。在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心內(nèi)，對(duì)辦公檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范管理，能指導(dǎo)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展，提高衛(wèi)生服務(wù)水平[1]。但是調(diào)查發(fā)現(xiàn)，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心在檔案管理上，存在不重視、不規(guī)范等現(xiàn)象，成為急需解決的

問(wèn)題。

1 社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心辦公檔案的主要類型

1）人事檔案。在人事檔案中，包含了在編人員的所有資料信息，例如個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷、家庭情況等。對(duì)于衛(wèi)生服務(wù)人員，人事檔案非常重要，關(guān)系到職稱評(píng)級(jí)、崗位調(diào)整、薪酬獎(jiǎng)勵(lì)，具有法律效用。如果沒(méi)有建立個(gè)人檔案，或者檔案丟失，就會(huì)影響職工的正常工作。

2）財(cái)務(wù)檔案。財(cái)務(wù)檔案是財(cái)務(wù)收支的憑證，財(cái)務(wù)檔案中的內(nèi)容包括：①每一筆收入的來(lái)源，每一筆支出的金額、用途、目的，均要做好登記;②年度預(yù)算、決算，以及預(yù)算調(diào)整情況，為預(yù)算執(zhí)行打下基礎(chǔ);③季度和年度財(cái)務(wù)報(bào)告，通過(guò)分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，提高資金的使用效率，還會(huì)涉及稅費(fèi)征繳、資金收支和執(zhí)行[2]。財(cái)務(wù)檔案是財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)，關(guān)系到社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的健康運(yùn)營(yíng)。

3）業(yè)務(wù)檔案。業(yè)務(wù)檔案主要是業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)考核、會(huì)議記錄等內(nèi)容，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是記錄了社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心每天在干什么。近年來(lái)，單位招考比較流行，招考時(shí)使用的教材、大綱、資料等，也成為業(yè)務(wù)檔案的一部分。此外，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心針對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)時(shí)，購(gòu)買的圖書、雜志，也是業(yè)務(wù)檔案的組成。實(shí)踐證實(shí)，這些資料記錄越詳細(xì)、越全面，后續(xù)工作的開展越順利。

2 社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理存在的問(wèn)題

1）管理意識(shí)薄弱。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心屬于基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)，主要開展保健和常見疾病的防治工作。日常運(yùn)行中，管理者將重點(diǎn)放在了業(yè)務(wù)上，并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到辦公檔案管理的重要性。在一些管理者的眼中，辦公檔案就是一堆沒(méi)有價(jià)值的資料，簡(jiǎn)單保管就好。此外，由于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心內(nèi)的人力配置不合理，檔案管理人員可能身兼數(shù)職，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范，存在安全隱患，容易發(fā)生損壞、丟失等情況。

2）管理制度缺失。檔案管理工作的開展，需要有完善的管理制度進(jìn)行引導(dǎo)，減少人為因素的干擾，避免管理的隨意性和盲目性。在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心，辦公檔案制度缺失的表現(xiàn)是：第一，制度本身比較陳舊，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，缺少歸檔、借閱、使用制度，數(shù)據(jù)收集效率低，無(wú)法提供真實(shí)可靠的管理依據(jù)。第二，檔案目錄不全，沒(méi)有歸類處理，影響查詢工作。例如：醫(yī)療服務(wù)中需要查找資料時(shí)，由于目錄不全、分類不規(guī)范，就會(huì)延長(zhǎng)查找時(shí)間，影響相應(yīng)的業(yè)務(wù)開展。第三，安全保密工作不到位，例如紙質(zhì)檔案的存取沒(méi)有詳細(xì)記錄，重要的檔案保管時(shí)沒(méi)有加鎖。

3）設(shè)施條件較差。受到環(huán)境、資金因素的影響，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心在檔案管理方面，相關(guān)設(shè)施條件差，一般只購(gòu)買了不可或缺的辦公用品，例如檔案袋、檔案柜，整體上軟件和硬件設(shè)施不全。在硬件上，檔案管理室的空間小，不同類型的檔案沒(méi)有分類堆放，采光、通風(fēng)、溫濕度不達(dá)標(biāo)，缺少防火、防潮措施[3]。在軟件上，依然采用人工手動(dòng)模式，不僅工作效率低，而且容易出現(xiàn)誤差，無(wú)法為業(yè)務(wù)開展提供準(zhǔn)確的支持。

4）人員素質(zhì)不足。檔案管理人員，是辦公檔案的經(jīng)手人，人員素質(zhì)不足主要表現(xiàn)為三個(gè)方面：一是缺乏專業(yè)知識(shí)，多數(shù)管理人員并非專業(yè)出身，對(duì)檔案管理的理論、技能了解不多，難以滿足實(shí)際管理需求。二是管理態(tài)度不端正，將檔案管理等同于整理裝訂，沒(méi)有看到潛在價(jià)值，經(jīng)常出現(xiàn)字跡潦草、信息不全、管理流程不規(guī)范等問(wèn)題。三是信息技術(shù)能力差，對(duì)于計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等設(shè)備的使用不熟練，電子檔案的管理和紙質(zhì)檔案的管理采用相同方法，不利于檔案管理水平的提高。

3 社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)途徑

1）完善檔案管理制度。構(gòu)建一套完善的、科學(xué)的檔案管理制度，是管理工作開展的基礎(chǔ)，能保證實(shí)際工作有章可循，從人治轉(zhuǎn)變?yōu)榉ㄖ巍５谝?，?yīng)該從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用六個(gè)環(huán)節(jié)入手，制定詳細(xì)的管理細(xì)則，合理配置工作人員，既職責(zé)明確、又相互監(jiān)督。第二，檔案管理中，必須嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，按照標(biāo)準(zhǔn)流程操作，減少人為誤差。輔助利用信息技術(shù)，對(duì)紙質(zhì)檔案、電子檔案同時(shí)歸檔，提高資料查找效率。第三，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的各個(gè)科室，均要參與到辦公檔案管理中，積極配合檔案的收集、整理工作，查詢、借閱、利用檔案時(shí)，自覺(jué)遵守制度要求，增強(qiáng)檔案管理

意識(shí)。

2）更新軟件硬件設(shè)施。隨著人們的醫(yī)療保健需求增加，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的業(yè)務(wù)規(guī)模擴(kuò)大，相應(yīng)的辦公檔案數(shù)量增多。對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備必不可少，必須加大資金投入，提供物質(zhì)保障[4]。其一，紙質(zhì)檔案必須保管在專用的檔案室內(nèi)，除了檔案袋、檔案柜，還要做好通風(fēng)、溫濕度、防潮、防火等工作，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。其二，設(shè)備采購(gòu)時(shí)，結(jié)合檔案管理特點(diǎn)，在滿足管理需求的前提下，盡量降低成本，避免大材小用。其三，構(gòu)建信息檢索平臺(tái)，將辦公檔案資料傳輸?shù)狡脚_(tái)上，方便日常整理和查找，能實(shí)現(xiàn)資源共享的目標(biāo)。相比于傳統(tǒng)管理模式，可以減少人力物力投入，減輕管理人員的工作量。

3）樹立安全管理意識(shí)。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的業(yè)務(wù)開展，具有明顯的社會(huì)效益，辦公檔案不僅記錄了服務(wù)中心的發(fā)展情況，也反映出各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。對(duì)于管理人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)該注重檔案的保密性，樹立安全管理意識(shí)。在實(shí)際管理工作中，如果檔案涉及職工隱私，或?qū)儆凇叭匾淮蟆钡姆懂?，就要加大安全管理力度。不論是紙質(zhì)檔案、還是電子檔案，均要嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)保密責(zé)任感，避免信息泄露、資料丟失。另一方面，定期對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，采用防火墻、殺毒軟件，抵御病毒、黑客入侵;配合權(quán)限訪問(wèn)制度，從根源上保證電子檔案的安全性。

4）提高工作人員素質(zhì)。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)下的管理需求，提高檔案管理水平。第一，定期組織管理人員，學(xué)習(xí)新知識(shí)、掌握新技術(shù)，借鑒企事業(yè)單位成功的管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)現(xiàn)行的檔案管理方式進(jìn)行改進(jìn)[5]。第二，將信息技術(shù)作為一個(gè)重點(diǎn)，檔案管理人員要熟練使用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，提高管理效率，提高檔案管理的流程化。第三，落實(shí)績(jī)效考核和獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，能激發(fā)工作積極性，將管理者個(gè)人的努力，和社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的發(fā)展相結(jié)合，增強(qiáng)歸屬感。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的管理中，辦公檔案管理是一項(xiàng)重要內(nèi)容，主要包括人事、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)檔案等內(nèi)容。分析可知，目前檔案管理工作存在一些問(wèn)題，必須完善檔案管理制度，更新軟件硬件設(shè)施，樹立安全管理意識(shí)，提高工作人員素質(zhì)，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，推動(dòng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心健康運(yùn)行。

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