企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的路徑探索

馮華

【摘要】目前企業(yè)越來(lái)越重視辦公室行政管理工作，隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理模式的改變，辦公室行政管理直接關(guān)系到企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)管理。為了保證順利開(kāi)展企業(yè)行政工作，需要精細(xì)化企業(yè)的辦公室行政管理工作。本文的研究?jī)?nèi)容即為企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的路徑。希望可以提供有用的建議。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)辦公室;行政管理;精細(xì)化;路徑

事業(yè)單位的數(shù)量逐年增加，逐步拓展了工作內(nèi)容和種類。這就需要做好辦公室行政管理工作，對(duì)辦公室行政管理功能進(jìn)行完善，保證辦公室人員積極參與工作，從而有效發(fā)揮行政管理工作的實(shí)效性[1]。

1.辦公室行政管理的思路

1.1細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)

在傳統(tǒng)的辦公室行政管理中，只憑借工作人員的時(shí)間經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理規(guī)劃，模式過(guò)于落后，缺少科學(xué)的指導(dǎo)和完善的體系，所以在實(shí)際工作中常出現(xiàn)無(wú)法有效落實(shí)管理內(nèi)容的情況。為了改善上述問(wèn)題，需要改善傳統(tǒng)的管理模式，合理運(yùn)用精細(xì)化管理，細(xì)化每項(xiàng)管理工作，由相關(guān)工作人員處理每一個(gè)細(xì)節(jié)內(nèi)容。這樣有助于及時(shí)發(fā)現(xiàn)各種問(wèn)題，并及時(shí)進(jìn)行有效解決，整體工作效率更高。

1.2標(biāo)準(zhǔn)化和流程化的管理

目前企業(yè)中最常用的管理模式為標(biāo)準(zhǔn)化和流程化管理。調(diào)研結(jié)果顯示，該模式的管理顯著提升了辦公室行政管理工作效率。在開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)化和流程化管理時(shí)需要注意：對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行合理分解，由不同崗位的工作人員完成不同工作;管理人員需要根據(jù)實(shí)際情況二次精確細(xì)化管理工作，合理部署工作內(nèi)容[2]。

1.3管理制度標(biāo)準(zhǔn)化

為了保證辦公室行政管理更加精細(xì)化，需要有針對(duì)性的建立完善的管理制度。在建立健全辦公室管理制度時(shí)，要注意：在制定制度時(shí)有相關(guān)管理人員參與其中，遵守人人有責(zé)的理念;明確好邊界工作，并在實(shí)際工作中加大管理力度，保證可以落實(shí)每一項(xiàng)管理?xiàng)l款;細(xì)化責(zé)任、薪酬和具體的工作內(nèi)容，并在后續(xù)實(shí)施期間根據(jù)實(shí)際情況的變化動(dòng)態(tài)優(yōu)化制度內(nèi)容，保證與時(shí)俱進(jìn)[3]。

2.辦公室行政管理目前存在的問(wèn)題

2.1管理方式混亂

傳統(tǒng)的行政管理方式已經(jīng)難以滿足目前企業(yè)的發(fā)展需求，其中的管理盲區(qū)較多，如果仍采用傳統(tǒng)方法展開(kāi)工作，難以有效保證效果。所以為了有效解決上述問(wèn)題，需要開(kāi)展精細(xì)化管理，以便對(duì)管理進(jìn)行量化，更新管理方法，在辦公室行政管理工作中引進(jìn)精細(xì)化管理時(shí)，可以將行政和業(yè)務(wù)管理融合在一起，從而細(xì)化工作內(nèi)容。

2.1缺少行政管理制度

目前辦公室行政管理沒(méi)有配備健全的管理制度，傳統(tǒng)的管理體制已經(jīng)不能滿足新時(shí)代辦公室行政管理的發(fā)展需求。在實(shí)際工作期間，員工的工作積極性極易受到各種外界因素的不良影響，如果再?zèng)]有對(duì)應(yīng)的管理措施，極易導(dǎo)致企業(yè)的發(fā)展受阻[4]。

2.3管理人員素質(zhì)較差

大部分工作問(wèn)題說(shuō)到底都是員工的問(wèn)題，員工的素質(zhì)直接影響到其工作效率和質(zhì)量。辦公室行政管理工作本身較為復(fù)雜，涉及到較多領(lǐng)域，所以也就需要有較高素質(zhì)的工作人員。但目前的企業(yè)中辦公室人員較為固定，缺乏崗位流動(dòng)性，每天的工作內(nèi)容大同小異，員工極易出現(xiàn)疲憊感，不愿加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升自身素質(zhì)。此外，辦公室行政管理工作模式僵化也在一定程度上影響了工作質(zhì)量。

3.辦公室行政管理精細(xì)化的具體措施

3.1價(jià)錢管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

為了實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的目標(biāo)，需要企業(yè)管理層制定科學(xué)可行的管理流程，并結(jié)合信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化管控。此外，還需要辦公室組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行合理布置，對(duì)辦公室管理制度進(jìn)行完善，有清晰的工作流程和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

3.2加強(qiáng)信息化管理建設(shè)

在企業(yè)辦公室行政管理中，要求管理人員緊隨時(shí)代的發(fā)展，多多引入先進(jìn)的科技手段，對(duì)企業(yè)展開(kāi)數(shù)字化進(jìn)程和信息現(xiàn)代化建設(shè)，升級(jí)原有的信息系統(tǒng)，對(duì)接檔案信息系統(tǒng)，以便可以更好的實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化。

3.3有效落實(shí)深化改革工作

為了保證精細(xì)化管理的有效落實(shí)，需要相關(guān)管理人員重視并做好深化改革工作，對(duì)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，保證可以有效改革各個(gè)項(xiàng)目，并在此期間做好監(jiān)督工作，及時(shí)反饋效果，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的問(wèn)題，隨時(shí)進(jìn)行調(diào)整[5]。

3.4提升企業(yè)的人才標(biāo)準(zhǔn)和素質(zhì)建設(shè)

辦公室行政管理十分復(fù)雜，在實(shí)際工作中的問(wèn)題較多。對(duì)此，需要相關(guān)管理人員較高水平的管理能力和文化素養(yǎng)，以有效應(yīng)對(duì)工作中的各種問(wèn)題。可以通過(guò)以下措施提升工作人員的管理能力：（1）制定人才引進(jìn)計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)，開(kāi)展辦公室人才結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型，以有效提升辦公室工作人員的基本素質(zhì);（2）加強(qiáng)對(duì)辦公室管理人員的教育，只有每個(gè)工作人員的素質(zhì)都較高，才能組建一支高素質(zhì)人才隊(duì)伍?？梢栽谄髽I(yè)內(nèi)部定期組織培訓(xùn)，以增強(qiáng)工作人員的個(gè)人素質(zhì)和工作能力，團(tuán)隊(duì)參與培訓(xùn)還有助于增加凝聚力;（3）保證辦公室管理工作的內(nèi)容責(zé)任到人，為每個(gè)人合理分配工作，明確工作目標(biāo)，以提升整體辦公室的行政管理水平。

3.5加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)

在企業(yè)辦公室行政管理實(shí)際工作中，必須要安排相關(guān)管理人員建設(shè)自身作風(fēng)，保證辦公室的工作氛圍充滿積極創(chuàng)新、合作貢獻(xiàn)和勇于擔(dān)當(dāng)。對(duì)其中的不作為現(xiàn)象進(jìn)行深化改革，多多進(jìn)行指導(dǎo)，多多為人民服務(wù)，解決真正的基層問(wèn)題，并根據(jù)實(shí)際情況制定基層單位管理計(jì)劃，以保證可以開(kāi)展辦公室行政管理。

4.小結(jié)

綜上所述，企業(yè)的發(fā)展在面臨新機(jī)遇的同時(shí)也面臨著不同的挑戰(zhàn)。為了有效提升企業(yè)的工作效率，需要在辦公室行政管理工作中實(shí)施精細(xì)化管理，保證員工積極遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，不斷學(xué)習(xí)，提升自己的綜合素質(zhì)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]錢宇.企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路探討[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2020，（17）：3730.

[2]王玉霞 .辦公室行政管理精細(xì)化促企業(yè)效益提升的探討[J].消費(fèi)導(dǎo)刊，2020，（27）：242，245.

[3]程偉.辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策研究[J].消費(fèi)導(dǎo)刊，2020，（40）：140.

[4]吳雙.企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策研究[J].消費(fèi)導(dǎo)刊，2020，（15）：284.

[5]何平.實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，（6）：6，20.

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