“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)研究

徐娟

摘 要：學(xué)校檔案涵蓋教學(xué)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案等多種類別，是教師開展教學(xué)活動(dòng)、參與教學(xué)研究、業(yè)務(wù)技能提升以及學(xué)校制訂遠(yuǎn)景戰(zhàn)略規(guī)劃、進(jìn)行教育教學(xué)管理的重要參考依據(jù)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，學(xué)校檔案管理實(shí)現(xiàn)了由資源單向傳遞向資源高效共享的轉(zhuǎn)變，開辟了學(xué)校檔案信息化管理的嶄新格局。本文將圍繞“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的有效策略展開全面論述。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”;學(xué)校檔案;信息化;策略

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，學(xué)校檔案管理模式解除了實(shí)體存儲(chǔ)空間的禁錮，建立了檔案信息管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫，資源收集、歸檔、借閱等流程更加便捷高效，檔案的利用率得到大幅提升，檔案管理人員的服務(wù)效率也躍上一個(gè)全新的高度。

一、資源整合，效率提升

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，學(xué)校檔案管理模式發(fā)生了質(zhì)的轉(zhuǎn)變，過去，檔案管理人員在收集、整理、錄入、編目、借閱、儲(chǔ)存等方面，完全采取人工操作模式，制約了工作進(jìn)程，甚至還會(huì)出現(xiàn)歸檔錯(cuò)誤、檔案丟失的情況，給學(xué)校各項(xiàng)工作的正常開展帶來嚴(yán)重的負(fù)面影響。

1.檔案收集渠道擴(kuò)充，信息錄入自動(dòng)識(shí)別

目前，學(xué)校的檔案室已經(jīng)建立了完善的檔案信息管理系統(tǒng)，工作人員在收集檔案資料時(shí)，只需要通過內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，就可以傳遞檔案資料，節(jié)省了大量時(shí)間。比如，管理人員在錄入學(xué)生的學(xué)籍檔案時(shí)，在計(jì)算機(jī)操作界面的檢索框內(nèi)輸入“學(xué)籍”這個(gè)關(guān)鍵詞，屏幕上就會(huì)出現(xiàn)小學(xué)一到六年級(jí)所有學(xué)年段的檔案信息，然后結(jié)合學(xué)籍的年級(jí)段，找到相對(duì)應(yīng)的檔案信息，就可以快速完成學(xué)籍檔案的錄入過程，而且出現(xiàn)錯(cuò)誤的幾率幾乎為零。這種便捷高效的檔案建立過程，不僅提供了便捷服務(wù)，也減少了管理人員的工作量。

2.資源高效整合，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)驚人

在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，過去的大部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成了電子檔案，統(tǒng)一存儲(chǔ)在巨量數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。管理人員在制作電子檔案時(shí)，往往借助于先進(jìn)的電子產(chǎn)品與高科技技術(shù)，比如數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、資源壓縮器等，利用這些工具，能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成圖片格式、影像視頻格式或者聲音格式，然后通過大數(shù)據(jù)技術(shù)建立一個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫，該數(shù)據(jù)庫能夠存儲(chǔ)海量數(shù)據(jù)信息資源，大大節(jié)省了實(shí)際占用的空間面積。

3.安全性提高，功能性完善

如果遵循傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理模式，學(xué)校部分檔案在保管過程中，極易發(fā)生受潮、受熱、過水、火災(zāi)、蟲蛀、被盜等事故，導(dǎo)致檔案損毀或者丟失，給學(xué)校造成無法彌補(bǔ)的損失。尤其是學(xué)校的教學(xué)科研成果檔案、學(xué)生學(xué)籍、基建等重要檔案信息，一旦丟失，將無法補(bǔ)救。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的環(huán)境下，學(xué)校的重要檔案均以電子檔案的形式存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)當(dāng)中，同時(shí)，借助于防火墻以及終端登錄權(quán)限設(shè)置等方式，有效避免了網(wǎng)絡(luò)病毒入侵以及黑客攻擊，提升了檔案保管的安全性。

比如，終端查詢登錄系統(tǒng)，技術(shù)人員根據(jù)檔案的密級(jí)以及學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的查詢權(quán)限，設(shè)置了復(fù)雜的登錄密碼，或者利用指紋識(shí)別、身份證號(hào)碼驗(yàn)證以及人臉識(shí)別等高科技技術(shù)，將安全風(fēng)險(xiǎn)隱患消滅在萌芽狀態(tài)。如果學(xué)校的任課教師想要查詢兩年前的教學(xué)成果檔案，必須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)審批，才能授予其登錄查詢權(quán)限。這種安全系數(shù)高的檔案管理方式，能夠有效防止檔案信息泄漏情況的發(fā)生。

4.溝通交流快捷，需求定位精準(zhǔn)

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案管理人員可以隨時(shí)與檔案需求人員建立網(wǎng)絡(luò)溝通空間，在確定對(duì)方的需求后，檔案人員能夠及時(shí)提供相關(guān)的檔案信息資料，同時(shí)，可以完成實(shí)時(shí)借閱，如果對(duì)方需要紙質(zhì)檔案，在經(jīng)管理人員反饋給上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)，得到回復(fù)后，可在系統(tǒng)上面進(jìn)行操作，將檔案借閱人員的基本信息以及歸還時(shí)間錄入系統(tǒng)，信息將自動(dòng)存儲(chǔ)，既省時(shí)又省力。

二、體系構(gòu)建，與時(shí)俱進(jìn)

檔案信息化是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、智能化有機(jī)結(jié)合的新型檔案管理平臺(tái)，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)是一種必然發(fā)展趨勢(shì)，它將檔案的實(shí)體保管模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的數(shù)字檔案管理模式，使學(xué)校檔案的信息傳遞、共享、存儲(chǔ)實(shí)現(xiàn)了一體化管理，推進(jìn)了學(xué)校各方面工作的信息化建設(shè)進(jìn)程?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，如何提高檔案管理的實(shí)效性，如何建立高效、科學(xué)、規(guī)范的信息化管理體系已成為學(xué)校檔案管理人員各項(xiàng)工作的重中之重。

1.三網(wǎng)聯(lián)動(dòng)，資源共享

學(xué)校檔案的信息化管理建設(shè)需要結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)以及校園網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，利用現(xiàn)有檔案資源，創(chuàng)建一個(gè)檔案信息管理平臺(tái)。通過三網(wǎng)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，將學(xué)校的所有部門統(tǒng)一結(jié)合到一起，進(jìn)一步拓展了資源傳遞渠道。檔案管理人員收集相關(guān)資料與信息的渠道呈現(xiàn)出多元化態(tài)勢(shì)，完全可以利用互聯(lián)網(wǎng)上各個(gè)門戶網(wǎng)站、網(wǎng)絡(luò)客戶端、微博等資源信息站，搜索關(guān)于學(xué)校建設(shè)、學(xué)校文化、教學(xué)成果等方面的資源，作為檔案資料，將其下載或者復(fù)制，制作成電子檔案存儲(chǔ)在資源數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。這樣既豐富了學(xué)校檔案資源，也為學(xué)校的各項(xiàng)工作提供了真實(shí)、確鑿的信息參考。

2.建章建制，規(guī)范管理

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的環(huán)境下，檔案管理工作的技術(shù)含量不斷增加，這就需要一個(gè)完善的制度體系來支撐和運(yùn)作。因此，學(xué)校應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展的實(shí)際情況，根據(jù)檔案管理工作涉及到的專業(yè)技術(shù)制訂針對(duì)性的管理制度。比如，《檔案信息管理系統(tǒng)操作規(guī)范》《檔案信息管理系統(tǒng)維護(hù)制度》《檔案資源共享制度》《資料歸檔流程》《檔案管理人員執(zhí)業(yè)規(guī)范》等。通過這些制度約束，進(jìn)一步改善學(xué)校檔案管理的內(nèi)環(huán)境，使管理人員樹立正確的個(gè)人價(jià)值觀以及主人翁責(zé)任意識(shí)，將學(xué)校檔案管理工作做扎實(shí)、做具體、做精細(xì)。

3.構(gòu)建安全存儲(chǔ)系統(tǒng)，防止網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊

由于學(xué)校檔案屬于內(nèi)部機(jī)密材料，任何一項(xiàng)檔案資源的泄漏都有可能給學(xué)校造成惡劣影響，因此，檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全性一直是倍受關(guān)注的焦點(diǎn)問題。為了有效防止網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵以及黑客的攻擊，學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立病毒自動(dòng)識(shí)別檢測(cè)系統(tǒng)自動(dòng)防護(hù)的安全存儲(chǔ)平臺(tái)，將各種存儲(chǔ)設(shè)備集成于一個(gè)存儲(chǔ)網(wǎng)絡(luò)的存儲(chǔ)連接，這種存儲(chǔ)方式主要是通過IP進(jìn)行傳輸SCSI數(shù)據(jù)與命令，進(jìn)而對(duì)系統(tǒng)實(shí)施集中式的統(tǒng)一管理。如果遇到網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊，存儲(chǔ)系統(tǒng)的自動(dòng)備份功能能夠快速恢復(fù)檔案信息，而無需擔(dān)心檔案信息丟失的情況發(fā)生。該存儲(chǔ)系統(tǒng)同時(shí)還具備故障自檢測(cè)、預(yù)處理、快修復(fù)以及修復(fù)后數(shù)據(jù)完整性檢測(cè)功能，功能級(jí)別、安全系數(shù)較高，是目前諸多學(xué)校檔案室普遍采取的一種檔案信息化管理模式。

4.改變服務(wù)方式，創(chuàng)新管理模式

學(xué)校檔案室承擔(dān)著資源服務(wù)重任，是學(xué)校各項(xiàng)工作的重要資源支撐，因此，管理人員在工作中也應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變思想觀念，改變服務(wù)方式，以精準(zhǔn)化、科技化、優(yōu)先服務(wù)、對(duì)接服務(wù)為出發(fā)點(diǎn)，提升學(xué)校檔案的利用率。由于學(xué)校各年級(jí)段的任課教師沒有時(shí)間培訓(xùn)和學(xué)習(xí)檔案信息管理系統(tǒng)的操作規(guī)程，導(dǎo)致部分教師在檔案查詢時(shí)，往往無法及時(shí)獲取所需資源，給教育教學(xué)工作帶來不利影響。面對(duì)這種情況，檔案管理人員應(yīng)深入教學(xué)一線，利用現(xiàn)場(chǎng)演示或者理論傳授的方法，將優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)送到教師手中，讓廣大教師以及其它業(yè)務(wù)部門的工作人員能夠快速掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作流程，能夠第一時(shí)間獲取所需資料。

此外，檔案管理的信息化建設(shè)屬于一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，需要借助于各方力量的廣泛參與，才能確保檔案的完整性與使用率。如教師涉及到的教學(xué)檔案，教師應(yīng)及時(shí)將教案或者教學(xué)經(jīng)驗(yàn)材料錄入到信息管理系統(tǒng)當(dāng)中，如果僅僅依靠于檔案管理人員，不但影響工作進(jìn)度，而且檔案人員對(duì)教案或者教學(xué)信息一無所知，很容易產(chǎn)生信息錄入錯(cuò)誤的現(xiàn)象，將嚴(yán)重影響檔案的真實(shí)性，檔案的正向使用價(jià)值也就完全喪失。因此，學(xué)校檔案管理需要群策群力，需要全體教職員工共同推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。

5.引進(jìn)信息技術(shù)人才，充實(shí)專業(yè)人才隊(duì)伍

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)需要大量?jī)?yōu)秀的專業(yè)型技術(shù)人才以及管理人才，除了掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)外，還必須掌握計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)知識(shí)。因此，學(xué)校必須結(jié)合當(dāng)前檔案管理崗位對(duì)人才的需求，制訂針對(duì)性的專業(yè)人才培訓(xùn)體系，以內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程培訓(xùn)相結(jié)合的方式，提升檔案管理人員專業(yè)技術(shù)水平、管理水平以及個(gè)人職業(yè)素質(zhì)。同時(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)招聘渠道，以“互聯(lián)網(wǎng)+”的視角為著眼點(diǎn)，向社會(huì)廣招良才、賢才，構(gòu)建一個(gè)系統(tǒng)維護(hù)技術(shù)精湛、網(wǎng)絡(luò)安全防御技術(shù)高超、檔案信息管理意識(shí)超前、創(chuàng)新能力卓越的復(fù)合型人才體系。

三、結(jié)束語

“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代，學(xué)校檔案管理走信息化發(fā)展之路是必然趨勢(shì)。學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員應(yīng)站在一個(gè)全新的視角、全新的高度共同促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的穩(wěn)定、健康發(fā)展，實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理信息化、教學(xué)信息化的美好愿景。

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（作者單位：山東省膠州市實(shí)驗(yàn)小學(xué)）