制造企業(yè)檔案資料管理的信息化發(fā)展戰(zhàn)略趨勢(shì)

敬嫻

摘 要：在當(dāng)今時(shí)代，科技不斷進(jìn)步技術(shù)不斷創(chuàng)新，對(duì)于制造企業(yè)發(fā)展的利用需求，只重視保管和收集資料從而對(duì)檔案管理放松利用的傳統(tǒng)資料管理模式，已經(jīng)完全不能達(dá)到要求了。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式而言，沒(méi)有更多的去合理開(kāi)發(fā)檔案，把其當(dāng)作信息資源充分去利用，而是只一味地將精力投入在對(duì)于保管的重視上。在當(dāng)前的社會(huì)背景下，檔案資料管理發(fā)展的趨勢(shì)已經(jīng)將重心轉(zhuǎn)移到了檔案資料資源的創(chuàng)作開(kāi)發(fā)和最終成果的共享共用上。

關(guān)鍵詞：檔案資料;信息化發(fā)展;一體化管理系統(tǒng)

1 制造企業(yè)檔案信息化管理發(fā)展建設(shè)的必要性

現(xiàn)如今，具備一定規(guī)模的制造企業(yè)大多開(kāi)始通過(guò)實(shí)施各類業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)文件、數(shù)據(jù)的電子生成并流轉(zhuǎn)，由此可見(jiàn)，信息化已經(jīng)覆蓋絕大多數(shù)制造企業(yè)生產(chǎn)管理活動(dòng)的各個(gè)方面，對(duì)其起到了很大的作用。再者很多制造企業(yè)開(kāi)始拓展或已經(jīng)擁有分子公司，甚至設(shè)立境外機(jī)構(gòu)，在總部與不同地域的分子機(jī)構(gòu)之間進(jìn)行實(shí)體檔案?jìng)鬟f、查閱、存儲(chǔ)都非常不便。第三，隨著企業(yè)運(yùn)作周期越久，規(guī)模越大，所產(chǎn)生的文件數(shù)據(jù)就越龐大，海量存儲(chǔ)對(duì)實(shí)體庫(kù)容是個(gè)考驗(yàn)。應(yīng)對(duì)現(xiàn)狀，在傳統(tǒng)管理模式的執(zhí)行中，不得不開(kāi)始思考電子檔案的管理，以及尋求適合的信息化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子文件向電子檔案的流動(dòng)與轉(zhuǎn)化，即檔案信息化管理。傳統(tǒng)的檔案管理模式不完全適應(yīng)當(dāng)前新的文件與數(shù)據(jù)形式，不適應(yīng)當(dāng)前信息化發(fā)展的趨勢(shì)，一成不變的管理思維不僅不利于收，也不利于用，除了不斷加大工作人員的工作量，還難以將檔案資源的最優(yōu)價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。

在如今科技日新月異的大趨勢(shì)下，國(guó)家檔案局也在不斷嘗試與推動(dòng)電子檔案的管理與發(fā)展。配合新的管理要求，科技公司也在配合開(kāi)發(fā)適用的系統(tǒng)或開(kāi)發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng)端口以便與檔案系統(tǒng)互通。企業(yè)應(yīng)當(dāng)也必然要消化吸收相關(guān)的要求、拓展管理思維，真正走上檔案資料信息化管理的道路，實(shí)現(xiàn)前端文件、中端檔案、后期開(kāi)發(fā)的全周期管理。

綜上，適應(yīng)并做好新的發(fā)展時(shí)期檔案的管理，全面地使檔案資源的價(jià)值最大地發(fā)揮出來(lái)，并且使檔案資料的利用更便捷，信息化管理是必然的選擇。

2 制造企業(yè)檔案資料信息化管理的發(fā)展趨勢(shì)

2.1 制造企業(yè)檔案資料概述

在制造企業(yè)的檔案資料信息化管理中，絕大部分都是科技文件占據(jù)主要位置，但不可否認(rèn)的是，無(wú)論何種類型的檔案資料，都是關(guān)乎著制造企業(yè)的重要資料，甚至部分檔案還涉及制造企業(yè)的商業(yè)秘密。如制造企業(yè)的生產(chǎn)過(guò)程、研發(fā)過(guò)程都記錄于制造企業(yè)的檔案資料中，檔案資料各個(gè)制造企業(yè)文件資料管理的重中之重，絕不可以輕視或者忽視。

2.2 制造企業(yè)開(kāi)展檔案資料管理信息化需要注意的問(wèn)題

1）注重信息安全建設(shè)。制造企業(yè)檔案資料管理信息化建設(shè)以及發(fā)展的核心要素，就是這個(gè)制造企業(yè)的信息安全管理情況，不僅僅因?yàn)橹圃炱髽I(yè)檔案資料關(guān)乎制造企業(yè)的管理和發(fā)展更加重要的是制造企業(yè)檔案資料管理更是直接關(guān)乎制造企業(yè)以及行業(yè)的利益。制造企業(yè)檔案資料管理一定要嚴(yán)格、細(xì)膩地執(zhí)行，想要確保制造企業(yè)的信息絕對(duì)安全，就需要結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。

2）加強(qiáng)制造企業(yè)檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。想要使檔案工作日漸地嚴(yán)格統(tǒng)一、合理規(guī)范，就需要制定各種科學(xué)的規(guī)章和準(zhǔn)則，并且不斷地修訂和貫徹實(shí)施，這樣才符合檔案資料標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化、規(guī)范化。如此說(shuō)，若是想要制造企業(yè)檔案資料管理信息化的進(jìn)程，必要的前提標(biāo)準(zhǔn)就是著重加強(qiáng)制造企業(yè)檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)化，并使其嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。若要規(guī)范檔案資料的管理，就需要制定統(tǒng)一的著錄、標(biāo)引方法，制定統(tǒng)一的專業(yè)名詞術(shù)語(yǔ)和制定統(tǒng)一的檔案工作分類標(biāo)準(zhǔn)，以上就是檔案工作的具體方案。最終實(shí)現(xiàn)一體化管理制造企業(yè)檔案資料，選擇一體化管理系統(tǒng)并且實(shí)施開(kāi)發(fā)和轉(zhuǎn)化，借助制造企業(yè)信息化科技來(lái)達(dá)成制造企業(yè)檔案資料信息化管理。

3 制造企業(yè)檔案資料信息化管理的具體措施

3.1 制度建設(shè)

要確保檔案信息化建設(shè)安全、有效、統(tǒng)一，必須切實(shí)制定符合企業(yè)自身特點(diǎn)及信息化水平的檔案信息化管理制度，為企業(yè)的檔案信息化管理提供制度保障和實(shí)操標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，要考慮通過(guò)多樣化的培訓(xùn)或宣傳等方法對(duì)檔案信息化制度進(jìn)行全面貫徹與大力宣傳。特別強(qiáng)調(diào)的是，企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定、修改、完善、整合應(yīng)確保不背離國(guó)家檔案管理部門(mén)發(fā)布的相關(guān)要求。在建立檔案資料信息化管理和安全管理方案的同時(shí)，為保證后續(xù)管理可以順利推進(jìn)，一定要同步關(guān)注相關(guān)保障制度的建設(shè)與落實(shí)。

3.2 硬件及數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)

檔案資料信息化管理是要建造一個(gè)全方位一體的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中涵蓋了許多不同類型的數(shù)據(jù)庫(kù)，例如：多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)、專題數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)等等，而且前提條件是一定在操作系統(tǒng)和儲(chǔ)存設(shè)備確定的情況下，還需要確保服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)都完備才可以。這樣用戶就可以使用網(wǎng)絡(luò)且不受時(shí)空的制約，運(yùn)用計(jì)算機(jī)到特定的管理模塊中去查找和閱讀所需要的檔案資料信息。

3.3 各類管理系統(tǒng)建設(shè)及系統(tǒng)集成建設(shè)

想要實(shí)現(xiàn)檔案資料信息化管理首先要實(shí)施檔案資料實(shí)體化管理。其次，就是需要系統(tǒng)的支持，例如對(duì)科技文件、檔案的管理的實(shí)現(xiàn)，需要科技文件管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，以上兩個(gè)系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要前提條件，同時(shí)要做到系統(tǒng)間的信息的順暢流動(dòng)，確保文件向檔案的轉(zhuǎn)化，即從業(yè)務(wù)部門(mén)向檔案機(jī)構(gòu)的流動(dòng)可以通過(guò)系統(tǒng)流程實(shí)現(xiàn)。不僅可通過(guò)顧客的需求來(lái)提出相應(yīng)的信息資源，更可以滿足顧客的需求，以此來(lái)建立信息資源利益及服務(wù)系統(tǒng)，使一體化管理中還要涵蓋制造企業(yè)的各類檔案資料，將各類系統(tǒng)根據(jù)他們所具有的內(nèi)在關(guān)聯(lián)通過(guò)信息化科技手段加以合成。

3.4 人員隊(duì)伍建設(shè)

現(xiàn)如今的制造企業(yè)都格外有待于復(fù)合型人才，而想要很好地實(shí)行檔案資料信息化管理，集聚復(fù)合型人才團(tuán)隊(duì)是最有保障的可行性方案。檔案管理人員最終是要保證檔案信息資料的安全性和完整性，所以不僅需要牢記計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)的相關(guān)知識(shí)，更需要對(duì)電子檔案的全程規(guī)范管理爛熟于心，對(duì)電子文件的特征熟識(shí)熟知。

4 制造企業(yè)檔案資料信息化管理模式將促進(jìn)檔案資料管理效率的全面提升

制造企業(yè)想要將檔案資料的利用達(dá)到最大化使其能夠主要地服務(wù)于制造企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)制造等方面，就必須關(guān)聯(lián)各種類型的不同檔案，使他們聯(lián)系到一起。實(shí)行一體化的管理需要信息技術(shù)人員創(chuàng)造一體化管理系統(tǒng)，最終能夠使整個(gè)制造企業(yè)檔案資料的查找和閱讀更加便利。

4.1 信息化促進(jìn)檔案管理效率提高

制造企業(yè)檔案資料信息化管理相比傳統(tǒng)的檔案管理模式而言，節(jié)約了人力物力資源，使管理的范圍和空間都有效地?cái)U(kuò)大，大大地提高了檔案管理的效率，并且提供了真實(shí)性和有效性，減少了二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間。

4.2 信息化促進(jìn)檔案使用效率提高

檔案資料信息化管理的應(yīng)用，大大解決了服務(wù)地點(diǎn)、服務(wù)內(nèi)容以及服務(wù)人數(shù)等在傳統(tǒng)檔案管理模式下受到嚴(yán)重限制的問(wèn)題，并且使資源通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的方式獲得了資源共享。

5 結(jié)語(yǔ)

制造企業(yè)檔案資料管理信息化的發(fā)展是必然趨勢(shì)，想要將檔案資料的價(jià)值充分發(fā)揮，更好地服務(wù)于制造企業(yè)的發(fā)展，制造企業(yè)檔案資料管理信息化管理必須要逐步、快速實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]姜啟洋.制造企業(yè)檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題與對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（24）：40-41.

[2]曹俊.淺析制造企業(yè)檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題與對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（32）：7-8.