信息化背景下辦公室文書檔案管理工作改革和創(chuàng)新

何蔚玲

摘 要：在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展背景下，相應(yīng)提升了科技技術(shù)的創(chuàng)新力度。信息技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，改變了社會生產(chǎn)生活理念和方式。在信息化背景下，必須注重辦公室文書檔案管理工作，通過各項有效措施進(jìn)行優(yōu)化改革與創(chuàng)新，以此實現(xiàn)文書檔案的高效管理與安全管理，從根本上提升檔案管理效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息化背景;辦公室文書;檔案管理;改革創(chuàng)新

現(xiàn)代科技的發(fā)展，為檔案管理工作帶來機(jī)遇和挑戰(zhàn)。信息技術(shù)促進(jìn)了文書檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，提升了管理效率和質(zhì)量。云技術(shù)的應(yīng)用，使文書檔案存儲方式發(fā)生變化，相應(yīng)提升了對檔案管理工作的要求。所以必須要合理應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，不斷提升為主導(dǎo)的管理水平，已經(jīng)成為辦公室文書管理所需要解決的重點(diǎn)問題。

1 辦公室文書檔案信息化管理的意義

在信息化發(fā)展過程中，相應(yīng)促進(jìn)和計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展各行業(yè)領(lǐng)域都開始應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，明顯提升了生產(chǎn)效益，并且對日常生活提供較大便利。由于檔案管理對企事業(yè)單位發(fā)展具有重要影響作用，直接關(guān)聯(lián)到發(fā)展成效。對于企事業(yè)單位來說，辦公室文書管理，已經(jīng)成為內(nèi)部人力資源變更利用和生產(chǎn)活動開展的重要記錄，可以為決策制定提供重要的參考依據(jù)[1]。其次，文書檔案資料能夠為開展經(jīng)濟(jì)活動提供資料支持，全面反映出其事業(yè)單位的業(yè)務(wù)開展，資源利用以及資金使用情況。在文書檔案管理工作中應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代化技術(shù)，能夠明顯提升檔案管理效率和質(zhì)量，便于檔案收集管理與歸納。

2 辦公室文書檔案管理工作存在的問題分析

2.1 檔案管理工作缺乏規(guī)劃性

在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展進(jìn)程中，電子存檔系統(tǒng)開始被廣泛應(yīng)用到文書檔案管理工作中。通過該系統(tǒng)可以促使檔案管理人員提升檔案存儲的規(guī)范化和系統(tǒng)化。然而該系統(tǒng)也存在明顯不足，無法規(guī)劃文書系統(tǒng)整體情況，且不具備協(xié)調(diào)運(yùn)行模式。僅僅通過該系統(tǒng)無法自動生成多部門的文書檔案歸檔，會極大影響文書檔案管理工作的實效性。所以必須做好相關(guān)規(guī)劃和協(xié)調(diào)工作。

2.2 缺乏完善的信息化管理設(shè)施

在文書檔案管理信息化發(fā)展中，必須具備完善的信息化管理設(shè)施。然而，我國文書檔案管理信息化設(shè)備不足問題比較嚴(yán)重，對檔案管理信息化發(fā)展的影響比較大、由于文書檔案信息化管理必須借助現(xiàn)代信息技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)所開展，如果不具備相應(yīng)設(shè)備設(shè)施時，將會影響文書檔案信息化管理成效。其次，在檔案信息化管理不注重軟件開發(fā)，且不同地區(qū)信息化管理存在明顯差異，再加上信息化軟件與信息資源無法實現(xiàn)共享，極易影響辦公室文書檔案管理工作的開展。

2.3 缺乏檔案管理重視性，人員素質(zhì)水平低下

由于文書檔案工作直接關(guān)乎到企事業(yè)單位的發(fā)展，如果領(lǐng)導(dǎo)層沒有正確認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性，就無法發(fā)揮出檔案價值和作用，還會導(dǎo)致檔案信息系統(tǒng)存在嚴(yán)重滯后性，運(yùn)行效率與建設(shè)資金不足問題嚴(yán)重。同時會造成信息不匹配問題。此外，負(fù)責(zé)管理文書檔案的人員缺乏認(rèn)知水平，文書檔案信息化管理對于管理人員的素質(zhì)水平要求比較高。然而由于管理人員沒有參與到專業(yè)化培訓(xùn)教育活動中，并且在操作能力和技術(shù)水平存在嚴(yán)重差異，從而降低了檔案管理工作的科學(xué)性和智能化，極易引發(fā)各類問題。

2.4 信息化管理安全力度不足

在文書檔案管理工作中，推廣應(yīng)用信息化技術(shù)的效益比較明顯，但是在實際應(yīng)用中也會出現(xiàn)缺陷與不足。在信息化背景下，辦公室文書檔案管理安全保護(hù)力度不足，對文書檔案管理信息化發(fā)展的負(fù)面影響比較大?，F(xiàn)階段，企事業(yè)單位無法保證文書檔案管理的信息化水平，沒有建立安全管理系統(tǒng)，從而危害了檔案信息化管理的實效

性[2]。在實際應(yīng)用和調(diào)取檔案時，極易出現(xiàn)信息系統(tǒng)非法入侵和破壞問題，威脅文書檔案信息完整性和保密性，導(dǎo)致重要信息資料泄密或丟失。

3 信息化背景下辦公室文書檔案管理工作改革和創(chuàng)新

3.1 提升文書檔案信息化管理的認(rèn)知水平

為了實現(xiàn)文書檔案信息化管理，必須全面提升領(lǐng)導(dǎo)人員和管理人員的信息化素養(yǎng)，使其認(rèn)識到信息化管理的重要性，及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念。企事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展，必須依賴于信息技術(shù)的支持。通過提升企事業(yè)單位人員的思想認(rèn)識，并且定期組織人員參與到培訓(xùn)教育活動中，使其全面認(rèn)識到信息化管理模式在文書檔案管理工作中的作用價值，轉(zhuǎn)變基礎(chǔ)認(rèn)知，從根本上提升文書檔案信息化管理水平，進(jìn)一步提升管理效率和質(zhì)量。

3.2 建立文書檔案管理系統(tǒng)

為了確保文書檔案管理工作水平提升，應(yīng)當(dāng)建立完整的文書檔案管理系統(tǒng)，對檔案資料進(jìn)行科學(xué)化分類歸納，按照檔案的重要性劃分為絕密檔案、機(jī)密檔案、秘密檔案和一般檔案。在實行文書檔案建檔管理期間，必須嚴(yán)格按照文件機(jī)密性開展資料文件的傳輸、辦理、調(diào)閱和歸檔等操作。在企事業(yè)單位中，除過具備資格的人員外，其他人員都不能查閱檔案機(jī)密等級。此外，企事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)管理制度，科學(xué)管理文書檔案與資料。

3.3 建立健全文書檔案管理制度

通過建立完整的文書檔案管理制度，有助于提升文書檔案管理水平。嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，對不同部門的文書檔案管理職責(zé)進(jìn)行劃分，以此提升工作效率。其次，對于部門內(nèi)存儲的保密文件和公眾文件，在分離期間需要應(yīng)用信息化系統(tǒng)中的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)系統(tǒng)，合理分離不同文書檔案。同時，注重文書檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，不斷提升網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)等級，防止發(fā)生信息資料泄露問題。

3.4 維護(hù)文書檔案信息化管理安全性

對于辦公室文書檔案管理工作來說，必須關(guān)注到安全管理問題。在實際管理工作中，不斷提升文書檔案的安全性，保證檔案管理信息化的安全發(fā)展。為了實現(xiàn)以上管理目標(biāo)，企事業(yè)單位必須建立安全信息平臺，不斷提升檔案管理的信息化技術(shù)水平。通過建立安全信息管理平臺，能夠從根本上提升文書檔案管理的安全性。安全信息管理平臺涉及檔案資料文件的機(jī)密性，因此必須關(guān)注到安全性問題。同時，建立數(shù)字化資料平臺，實現(xiàn)文書檔案的數(shù)字化管理，保證存儲環(huán)境的安全性和實效性[3]。將文書檔案資料存儲到電子檔案資料庫時，必須確保信息資料的完整性。同時，辦公室開展文書檔案管理工作時，還必須建立保密系統(tǒng)。在日常調(diào)閱和應(yīng)用檔案資料時，也應(yīng)當(dāng)確保便捷性和保密性。

3.5 提升檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施投資力度

在辦公署文書檔案管理工作中，也應(yīng)當(dāng)注重數(shù)字化檔案管理。此種管理模式對于硬件設(shè)備和軟件設(shè)備的要求都比較高，企事業(yè)單位在管理檔案時通常是由人力資源部負(fù)責(zé)，且管理人員必須具備專業(yè)檔案管理知識。然而由于多數(shù)企事業(yè)單位都沒有設(shè)置獨(dú)立的管理檔案部門，因此在管理水平、基礎(chǔ)設(shè)施以及檔案環(huán)境等方面均達(dá)不到要求。數(shù)字化、信息化檔案管理需要設(shè)置檔案負(fù)責(zé)機(jī)制，并且獨(dú)立設(shè)置調(diào)閱區(qū)域和存儲室等，配備好切割機(jī)，復(fù)印機(jī)和微機(jī)等設(shè)備。加大文書檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，有助于提升檔案管理效率和質(zhì)量。

4 結(jié)束語

綜上所述，在信息化時代背景下，開展文書檔案信息化管理具有十分重要的意義。通過應(yīng)用信息化技術(shù)，不僅能夠提升文書檔案管理效率，還能夠維護(hù)檔案管理質(zhì)量。因此，在辦公室文書檔案管理工作中，必須注重信息化建設(shè)，實現(xiàn)數(shù)字化、信息化的文書檔案管理。

參考文獻(xiàn)

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[3]于春玲.淺析信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].赤子，2019，22（13）：122.