事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理探析

陳鏡雯

摘 要：事業(yè)單位的檔案工作是一項重要的基礎(chǔ)工作，在信息化的時代發(fā)展趨勢下，事業(yè)檔案工作面臨著從實體到虛擬的轉(zhuǎn)型階段，大量檔案信息以及檔案業(yè)務(wù)開始向信息平臺轉(zhuǎn)移，我們必須要結(jié)合當(dāng)前的趨勢思考檔案工作規(guī)范化管理的策略。因此以下文章將展開進一步分析，探究開展檔案工作的方向。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案工作;規(guī)范化管理

事業(yè)單位的檔案管理在近年來的發(fā)展趨勢下正在逐步從實體化向著虛擬化轉(zhuǎn)型，而規(guī)范化的管理則是確保事業(yè)單位檔案管理信息化轉(zhuǎn)型順利完成的前提條件。信息技術(shù)在各個領(lǐng)域的應(yīng)用在當(dāng)前是必然趨勢，所以唯有與時俱進地規(guī)范檔案管理工作，才能夠保證檔案管理安全。文章主要針對檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)實意義與管理要點展開思考，探索未來的工作方向。

1 搞好檔案工作的現(xiàn)實意義

在信息化的時代背景下，各個領(lǐng)域的各項業(yè)務(wù)都開始向網(wǎng)絡(luò)平臺轉(zhuǎn)移，事業(yè)單位的檔案工作亦是如此，以往留存的大量紙質(zhì)檔案，不僅會隨著時間的流逝而出現(xiàn)損毀，而且因?qū)嶓w資料的數(shù)量過大，儲存與調(diào)取都十分困難，可見檔案的信息化是必然趨勢。但是在實體檔案管理向著虛擬檔案管理轉(zhuǎn)型的過程中，相應(yīng) 的管理規(guī)范也必須要隨之更新，實體的檔案管理有相應(yīng)規(guī)范，虛擬檔案的管理也必須要建立起適用的規(guī)范，才能夠避免信息平臺的檔案管理無人負(fù)責(zé)。一言蔽之，在當(dāng)前的社會發(fā)展趨勢下，信息技術(shù)在檔案管理工作過程中的應(yīng)用是必然趨勢，而檔案管理工作的進一步規(guī)范也是必然趨勢。在事業(yè)單位的檔案工作過程中，為了確保工作的規(guī)范性，相關(guān)人員必須要首先意識到檔案管理工作的必要性，檔案一直以來都是事業(yè)單位信息體系當(dāng)中不可或缺的一部分，事業(yè)單位的諸多業(yè)務(wù)開展都要依靠檔案，為了提升事業(yè)單位的業(yè)務(wù)處理效率，保證事業(yè)單位決策的可靠性，必須要做好檔案管理。在信息化的檔案管理模式下，考慮到信息平臺可能存在的風(fēng)險，檔案管理的規(guī)范更是迫在眉睫的目標(biāo)。所以對于我國事業(yè)單位來說，為了規(guī)范單位檔案工作，必須要從公文發(fā)布、立卷歸檔、案卷質(zhì)量等多個層面入手，不斷優(yōu)化檔案管理工作的內(nèi)容、方式，明確管理的方向，才能做好新時代的檔案管理工作[1]。

2 規(guī)范檔案工作的管理內(nèi)容

2.1 規(guī)范公文發(fā)布

事業(yè)單位的許多檔案都是從公文演變而來，作為檔案的前身，公文影響著檔案質(zhì)量，所以必須要進一步明確公文的制定與發(fā)布流程。檔案管理相關(guān)人員必須要意識到制發(fā)公文是規(guī)范檔案工作的基本前提，要對公文制發(fā)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行明確，才能夠保證檔案的質(zhì)量得以提升。在信息化的時代背景下，對于公文制發(fā)要點的明確更是規(guī)范未來檔案工作的基礎(chǔ)。當(dāng)前對于公文發(fā)布進行規(guī)范的重點主要在于以下幾點。其一是要對公文的用紙進行規(guī)范，要嚴(yán)格遵照國家發(fā)布的現(xiàn)行規(guī)定，選擇帶有事業(yè)單位特定標(biāo)記的、無法被復(fù)制的、規(guī)格統(tǒng)一的專業(yè)用紙，避免他人偽造。公文的排版一般應(yīng)當(dāng)選擇橫寫橫排的模式，裝訂線應(yīng)當(dāng)甚至在左側(cè)。其二是要提升公文打印的質(zhì)量，要確保公文字跡的清晰性，避免任何不易辨認(rèn)的字存在，并且要對打印墨以及打印紙的使用周期進行確認(rèn)，使用能夠長期保存的墨與紙。無論是在草擬公文時，亦或是打印公文時，包括手寫批注、簽字等等，都要確保字體的清晰度以及保存的壽命，避免后續(xù)出現(xiàn)字體淡化或是紙張脆裂等問題。其三是要規(guī)范公文的制、簽、發(fā)手續(xù)，以及正文標(biāo)題、審核權(quán)限、主/抄送單位、落款等信息，做好信息的檢查，才能夠下發(fā)。其四是要規(guī)范公文的文種，要明確格式標(biāo)準(zhǔn)，盡可能避免使用簡稱以及不規(guī)范的詞匯，方便后續(xù)的檢索。特別是在公文信息開始向信息平臺遷移的情況下，更要確保紙質(zhì)公文與信息平臺上公文的格式與內(nèi)容統(tǒng)一，必須要做好兩者的核查。

2.2 規(guī)范立卷歸檔

立卷歸檔主要是指對于公文信息的保存與分類整理，如果公文存在重復(fù)、相似度過高或是無序的情況，對于后續(xù)的檔案規(guī)范會產(chǎn)生很大影響，也會很大程度影響檔案的價值，無法做到規(guī)范化立卷歸檔，便無法提升檢索的效率，也無法保證案卷的整體性，進而阻礙后續(xù)的業(yè)務(wù)目標(biāo)達成造成，因為立卷歸檔是將公文信息流程化的過程，能夠成為后續(xù)開展工作的依據(jù)。為此必須要做好立卷歸檔，要延續(xù)我國對于文書處理提出的精準(zhǔn)性、有序性等基本原則，才能夠規(guī)范檔案工作。在實際工作過程中，一方面應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵照我國國務(wù)院下發(fā)的不歸檔文件銷毀的相關(guān)辦法去完成處理，另一方面需要明確以下三項重要內(nèi)容。其一是應(yīng)當(dāng)對歸檔文件的成文時間及歸檔時間等時間信息進行確認(rèn)，得出精確的時間信息，才能保證立卷歸檔后依靠自動化的時間排序能夠完成文件的次序排列，作為業(yè)務(wù)處理的依據(jù)。其二是要對工作重點進行進一步明確，以此作為分工的有。實際的業(yè)務(wù)處理過程中，應(yīng)當(dāng)重視對于文件的區(qū)分，要根據(jù)文件的各方面信息差別去對類似的資料文件進行區(qū)分，詳細問題需要根據(jù)文件內(nèi)容去進行細化剖析，進而減少不必要的工作內(nèi)容，減少重復(fù)與冗余的信息，保證檔案的使用率得到提升。其三是要重視對于文件卷宗的整體維護。在歸檔過程中，不但要明確文件內(nèi)容的主次，還要嚴(yán)格把控卷宗在文件庫當(dāng)中的歸入與調(diào)出，對于不能歸檔的文件，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格禁止歸入，而對于已經(jīng)歸檔的文件，則必須要做好管理，避免出現(xiàn)丟失的情況。特別是在歸檔立卷當(dāng)中，需要將同樣類型且相互關(guān)聯(lián)的文件資料歸到一個卷當(dāng)中，保證關(guān)聯(lián)同一業(yè)務(wù)的多個文件能夠歸納在一起，并且有序排列，提升檔案使用的效率[2]。

2.3 優(yōu)化案卷質(zhì)量

案卷質(zhì)量的優(yōu)化是檔案工作的基本目標(biāo)之一，在實際的檔案管理過程中，如果案卷的質(zhì)量存在問題，實際操作過程便必然會因此受到影響。一言蔽之，檔案的價值取決于案卷資料是否真實、全面、且錄入及時，只有完整的、真實可靠的文件內(nèi)容，才有歸檔的價值，才具備保存的意義。所以為了優(yōu)化案卷質(zhì)量，必須要考慮到立卷工作的重點。立卷方式與案卷的裝訂，便是檔案管理規(guī)范的基本需求，所以必須要重視立卷的方式，做好立卷工作，能夠確保后續(xù)的檔案分類與檢索更加便利。

2.4 強化人員管理

事業(yè)單位的檔案管理人員是落實檔案管理工作的重要主體，為了達成檔案管理的目標(biāo)，必須要重視對于檔案管理人員隊伍的建設(shè)，要重視對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)及能力培養(yǎng)，這樣才能夠真正規(guī)范檔案管理工作。首先為了保證人員隊伍質(zhì)量，必須要避免其他部門人員兼任檔案管理人員，要確保檔案管理人員隊伍的獨立性。其次是必須要借助系統(tǒng)化的培訓(xùn)體系幫助檔案管理人員掌握檔案信息收集、分類、歸檔、存儲、調(diào)用等各個環(huán)節(jié)的技術(shù)要點。最后是在實際工作過程中，必須要落實個人責(zé)任制，將檔案管理責(zé)任細化到每個管理人員，才能產(chǎn)生約束力。只有做好管理人員隊伍管理，才能夠提升檔案管理質(zhì)量[3]。

3 結(jié)語

事業(yè)單位的檔案管理工作是事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作，隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中的普及，我們必須要重新思考檔案管理工作的規(guī)范要點，這樣才能做好后續(xù)的檔案管理工作。因此文章針對檔案工作的規(guī)范化管理策略展開了分析，分享給行業(yè)同仁。

參考文獻

[1]李清華.事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理研究[J].城建檔案，2020（01）：81-82.

[2]楊杰.事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施探討[J].中外企業(yè)家，2020（02）：139.

[3]周玉霞.事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理策略分析[J].城建檔案，2019（07）：85-86.