檔案實(shí)體安全風(fēng)險(xiǎn)防控與治理

余妙蓮

摘 要：近幾年來，社會經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，市場競爭愈演愈烈，在這種背景之下，企業(yè)要想獲得長足的發(fā)展，不能只簡單的關(guān)注經(jīng)濟(jì)效益的提升，還要重視自身檔案實(shí)體安全風(fēng)險(xiǎn)的防控和管理，為企業(yè)工作順利的開展提供保障。所以，本文聯(lián)系了檔案實(shí)體安全風(fēng)險(xiǎn)的特點(diǎn)以及安全管理的內(nèi)容，提出了有效的防控手段，希望能夠通過提升風(fēng)險(xiǎn)管控的力度，從根本上保證檔案實(shí)體的安全和穩(wěn)定性。

關(guān)鍵詞：檔案;安全風(fēng)險(xiǎn);防控;治理

1 引言

檔案是人類社會實(shí)踐活動(dòng)的記錄，檔案管理部門主要的職責(zé)是對檔案資料的科學(xué)保存，通常情況下，實(shí)體檔案是以紙質(zhì)的形式放置在自然環(huán)境中，溫度和濕度等都會對實(shí)體檔案的安全產(chǎn)生極大的影響。所以，作為檔案的管理人員需要高度重視，要聯(lián)系當(dāng)時(shí)的天氣情況實(shí)時(shí)的調(diào)整檔案保管的方式，盡可能讓檔案存放在恒溫恒濕的環(huán)境下。此外，檔案室的設(shè)施設(shè)備等需要定期清潔，消毒之后方可正常的投入使用。

2 檔案實(shí)體安全問題分析

2.1 實(shí)體檔案的特點(diǎn)

實(shí)體檔案主要是由圖文、照片和影像等組成，檔案實(shí)體安全簡單來說就是檔案實(shí)體的安全保管。需要聯(lián)系當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況，對可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管控，從根本上保障檔案實(shí)體不被破壞，與此同時(shí)，需要保障相關(guān)的信息不會泄露。實(shí)體檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性，涵蓋了多個(gè)專業(yè)的不同知識，為了能夠從根本上保證實(shí)體檔案的完整性，需要管理檔案的工作人員具備有一定的專業(yè)涵養(yǎng)，在自身技術(shù)的支撐之下，科學(xué)的保管檔案;另外，實(shí)體檔案有著成套性的特點(diǎn)，真實(shí)的展現(xiàn)了人類的日常生活，所以需要按照正常的流程對檔案進(jìn)行保管，實(shí)現(xiàn)成套管理和利用。

2.2 安全管理的內(nèi)容

2.2.1 嚴(yán)格落實(shí)和執(zhí)行檔案庫房十防要求

聯(lián)系實(shí)體檔案的特征，要利用排架的方式做好相應(yīng)的保管工作。當(dāng)實(shí)體檔案存放在檔案館時(shí)，需要避免發(fā)霉和水火等隱患，要聯(lián)系實(shí)體檔案的材質(zhì)，對室內(nèi)的溫度和濕度進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，盡可能的減少檔案長時(shí)間的處在不良的環(huán)境中。此外，需要對庫房環(huán)境定期檢查，采取科學(xué)合理的方式修復(fù)檔案，有價(jià)值珍貴的檔案需要提前復(fù)制，然后再存檔，如果有特殊情況，可以考慮用復(fù)制品替代原件。

2.2.2 提升檔案的真實(shí)和完整性

檔案實(shí)體管理的基本原則是保證檔案的真實(shí)和完整性，保管檔案實(shí)體，一方面需要明確檔案數(shù)量是否齊全，不存在缺頁等情況;另一方面，在檔案的質(zhì)量上，要確保檔案的來源是合乎規(guī)定的。檔案管理人員不僅要做好檔案材料的收集和整理工作，而且還要在條件允許的情況下，掌握先進(jìn)的檔案修復(fù)技術(shù)，做好檔案材料的保護(hù)工作，將檔案的使用價(jià)值充分發(fā)揮出來。

2.3 實(shí)體檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)

實(shí)體檔案安全風(fēng)險(xiǎn)主要來自兩部分，一是人為損害，一是自然毀損。人為損害主要是指偷竊和人為的破壞或者是檔案在搜集、整理和搬遷過程中，因?yàn)槿藶榈氖杪┰斐蓹n案被破壞的情況;自然毀壞是自然環(huán)境對實(shí)體檔案的破壞，包括內(nèi)在和外在兩個(gè)因素。外在因素是保存檔案的環(huán)境和溫濕度等對檔案的破壞，集中表現(xiàn)在自然環(huán)境和管理上。內(nèi)在因素指的是檔案本身的質(zhì)量，檔案制作時(shí)字跡的清晰程度以及紙張的質(zhì)量，這些都會對檔案的壽命產(chǎn)生較為直接的影響。如果紙張中的化學(xué)雜質(zhì)過多，檔案在保存了一段時(shí)間會泛黃，這是造成檔案材料損壞的內(nèi)在原因。

3 檔案實(shí)體安全風(fēng)險(xiǎn)防控策略

檔案的安全和完整是妥善保存實(shí)體檔案的基本要求，作為檔案的管理人員需要在實(shí)際工作中，對可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行全方位的預(yù)測，并根據(jù)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)制定應(yīng)急預(yù)案，做好檔案實(shí)體和信息安全的管理工作。具體可以從以下幾方面出發(fā)：

第一，要明確責(zé)任。實(shí)體檔案要做好安全監(jiān)控，明確安全管理的責(zé)任人，要對檔案安全管理的方法和規(guī)程加以明確，在過程中采用先進(jìn)的科技來做好檔案的安全監(jiān)管，對高溫和寒潮類天氣要做好監(jiān)控，從根本上加強(qiáng)檔案的安全管理。

第二，需要做好檢查工作，實(shí)體檔案管理過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)因素，要從制度、資源和安全等方面進(jìn)行管控和治理，做好日常檢查和消防安全檢查，防水患和防蟲等工作也要有序開展，檔案檢索和利用都要做好實(shí)時(shí)的登記。

第三，提前預(yù)防。檔案管理部門需要聯(lián)系自然環(huán)境的特點(diǎn)和規(guī)律，做好臺風(fēng)和地震等自然災(zāi)害的預(yù)報(bào)和應(yīng)急處理，嚴(yán)格地按照檔案安全管理的具體內(nèi)容制定應(yīng)急方案，保證災(zāi)害發(fā)生時(shí)，能夠?qū)n案進(jìn)行轉(zhuǎn)移。需要注意的是，要在24小時(shí)的時(shí)間里監(jiān)控自然災(zāi)害，這樣就可以在災(zāi)害的萌芽階段，盡早的組織工作人員進(jìn)行治理。

4 檔案實(shí)體安全風(fēng)險(xiǎn)的治理

4.1 完善檔案實(shí)體安全管理制度

要考慮檔案保管等多方面的影響因素，制定相應(yīng)的裝置，專門委派工作人員檢查實(shí)體檔案是否存在有破損和受潮的情況，一旦在過程中發(fā)現(xiàn)了問題需要做好整治，定期的組織消防演習(xí)和應(yīng)急處理訓(xùn)練，從多個(gè)方面入手，提升檔案管理人員應(yīng)對突發(fā)狀況的能力。

4.2 改善周邊管理環(huán)境

檔案安全風(fēng)險(xiǎn)需要從完善檔案風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)和提升檔案管理人員的風(fēng)險(xiǎn)控制意識等兩個(gè)層面出發(fā)，對風(fēng)控的環(huán)境加以優(yōu)化，從根本上提升檔案風(fēng)險(xiǎn)的管理水平。一方面，需要認(rèn)識到安全管理和風(fēng)險(xiǎn)控制之間的聯(lián)系，提升風(fēng)控意識和安全管理的水平;另一方面，需要做好檔案安全管理知識的宣傳，定期的組織消防演習(xí)，將管理責(zé)任制度落實(shí)下去，通過定期的考核方式來提升工作人員的檔案安全和風(fēng)險(xiǎn)管理意識，要確保工作人員能夠從思想認(rèn)識上對該項(xiàng)工作加以重視，以認(rèn)真積極的態(tài)度對待本職工作。

4.3 構(gòu)建完善的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)

要在諸多的管理人員中選擇有經(jīng)驗(yàn)的人組成風(fēng)險(xiǎn)控制小組，主要擔(dān)負(fù)起日常的檔案安全管理和風(fēng)險(xiǎn)控制的工作。風(fēng)險(xiǎn)控制小組主要的領(lǐng)導(dǎo)人是組長，不同的部門選派工作人員負(fù)責(zé)檔案安全管理和風(fēng)控體系。這其中，每一個(gè)小組的成員需要明確分工，圍繞著檔案安全管理的目標(biāo)互相配合，有序開展各項(xiàng)工作。過程中可能會出現(xiàn)特殊情況，就需要聯(lián)系當(dāng)?shù)氐膶?shí)際環(huán)境形成專題，小組成員要根據(jù)專題內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)分析，突發(fā)的安全風(fēng)險(xiǎn)，需要及時(shí)的處理，避免風(fēng)險(xiǎn)事故進(jìn)一步的擴(kuò)散，造成更加嚴(yán)重的影響。

4.4 創(chuàng)設(shè)檔案安全事故的問責(zé)機(jī)制

構(gòu)建檔案安全事故的問責(zé)機(jī)制，也就是說可能存在有重大的事故隱患，需要事前問責(zé)，事后追究責(zé)任。因?yàn)樨?zé)任人不作為或者是違規(guī)行為的情況下，影響了檔案安全管理秩序，造成了檔案外泄以及不良后果的，要嚴(yán)格按照法律的有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行追責(zé)，對于其他相關(guān)的負(fù)責(zé)人要進(jìn)行警示。

5 結(jié)束語

由此可見，檔案實(shí)體的安全風(fēng)險(xiǎn)防控和治理是一項(xiàng)長期的工作，作為檔案管理部門在檔案管理工作中，要發(fā)揮出主體作用，及時(shí)的了解檔案的特點(diǎn)以及風(fēng)險(xiǎn)防控的具體要求，明確工作人員的職責(zé)權(quán)限，從各個(gè)方面入手，從根本上保障檔案實(shí)體的安全。