基于互聯(lián)網(wǎng)的幼兒園檔案管理系統(tǒng)的實(shí)踐研究

史九欠

摘 要：在互聯(lián)網(wǎng)等新一代新信息技術(shù)迅速發(fā)展的新時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮關(guān)鍵作用，教育的信息化改革也逐漸深入推進(jìn)。對于幼兒園來講，急需使用一套界面清晰、模塊劃分科學(xué)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大、運(yùn)營成本合理的檔案管理系統(tǒng)，從傳統(tǒng)的幼兒園檔案管理向信息化管理方式轉(zhuǎn)變已成為一個(gè)必然趨勢。本文在發(fā)現(xiàn)幼兒園檔案管理的現(xiàn)狀及問題之后，提出相應(yīng)的教育建議。

關(guān)鍵詞：幼兒園檔案;互聯(lián)網(wǎng);信息技術(shù);管理

在“互聯(lián)網(wǎng)+”提出之前，《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃》明確提出，加快教育信息基礎(chǔ)設(shè)設(shè)建設(shè)，到2020年，基本建成覆蓋城鄉(xiāng)各級(jí)各類學(xué)校的教育信息化體系。2015年3月，我國政府首次提出“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃，旨在將互聯(lián)網(wǎng)為主的信息技術(shù)在社會(huì)各領(lǐng)域中實(shí)現(xiàn)擴(kuò)散、應(yīng)用和深度融合。[1]

一、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在幼兒園檔案管理中的融合情況

從宏觀上看，全國教育信息化調(diào)查顯示，我國高校校園信息化發(fā)展都比較快，信息技術(shù)應(yīng)用與學(xué)校教務(wù)、行政和管理等方面的發(fā)展達(dá)到了一定水平。[2]與中小學(xué)、高中職學(xué)校和高等院校相比，幼兒園的信息化建設(shè)明顯滯后。在微觀上看，幼兒園的檔案管理包含經(jīng)費(fèi)、園舍場地、隊(duì)伍建設(shè)、衛(wèi)生保健、教育工作等十幾個(gè)方面的工作。因此，幼兒園檔案管理涉及多個(gè)部門和人員，且工作繁雜，難以管理。由此可見，幼兒園檔案管理工作繼續(xù)借助信息化系統(tǒng)。

因此，在全面提升幼兒園教育信息化水平的背景下，把互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)融入到幼兒園檔案管理系統(tǒng)的中，能夠避免檔案管理模塊劃分混亂、資源共享受限，避免了無章可循、工作的隨意性和推諉等問題;同時(shí)，有助于幼兒園的行政人員能迅速提高檔案管理工作的效率和水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有序規(guī)范、快捷和準(zhǔn)確。幼兒教育由傳統(tǒng)的檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變、融入信息化管理方式已成為一個(gè)必然趨勢。

二、幼兒園檔案管理存在的普遍問題

在20世紀(jì)末，信息技術(shù)迅猛發(fā)展并融入社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，教育信息化也隨之加快。近年來，國外的不少科研機(jī)構(gòu)和高校在信息化建設(shè)上做了大量嘗試。例如，英國的教育通訊技術(shù)署專門負(fù)責(zé)教育領(lǐng)域中通信技術(shù)的應(yīng)用，目前英國學(xué)校的教學(xué)和管理模式發(fā)生了重大變化。[3]加州大學(xué)的學(xué)者提出智能幼兒園，將基于傳感器的無線網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用到幼兒園，并提出了一個(gè)支持Smart KG的基礎(chǔ)設(shè)施的設(shè)想

[4]。我國幼兒園管理的信息化，尤其是檔案管理的信息化建設(shè)還出于一個(gè)逐步摸索的狀態(tài)中。

1.信息化素養(yǎng)意識(shí)不足

部分幼教從業(yè)者的信息化素養(yǎng)意識(shí)不足，制約檔案管理信息化的發(fā)展。目前，很多教師和管理者認(rèn)為，推進(jìn)學(xué)校教育信息化面臨著系統(tǒng)龐大、功能復(fù)雜、投資巨大、實(shí)施周期長、見效慢等困難，致使他們無法體驗(yàn)到教育信息化帶來的變革，這直接影響著他們對教育信息化重要性和緊迫性的正確認(rèn)識(shí)。[5]因此，不少幼兒園管理者對幼兒園管理信息化持懷疑態(tài)度，排斥信息化建設(shè)。

2.缺乏專職的管理人員

從管理人員來看，不少幼兒園檔案園的信息技術(shù)管理、檔案管理的工作人員通常由分管教學(xué)、后勤的中層干部或班級(jí)教師兼職，缺乏專職人員。兼職人員缺少專業(yè)檔案知識(shí)，在材料收集、檔案整理和管理中存在不少問題。[6]這些人員沒有接受系統(tǒng)的專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，信息專業(yè)化知識(shí)和能力水平不高，對幼兒園檔案管理工作造成一定的影響。事實(shí)上，幼兒園檔案管理是幼兒園規(guī)范化管理的重要組成部分，需要配備專業(yè)的專職人員來負(fù)責(zé)。

3.檔案分類管理不太規(guī)范

在檔案的分類和管理上，由于信息技術(shù)掌握不全、投入不足、專業(yè)人員管理水平低等原因，造成檔案上出現(xiàn)漏洞和不足。例如，有些檔案資料查閱不到，部分檔案資料使用和利用率不高，有的紙質(zhì)文檔篇幅冗長，或存在規(guī)格不一、凌亂不齊等現(xiàn)象。[7]同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案材料的存儲(chǔ)形式多為紙質(zhì)版，音頻、視頻等電子文件不易于歸整，且不利于資料的查詢和共享。

4.檔案管理信息化水平不高

目前，不少幼兒園在檔案材料的生成、歸檔和管理等方面，采用了一定的信息技術(shù)。例如，借助word等辦公軟件生成電子文件，將材料存儲(chǔ)于不同的電腦或硬盤上等。但是，但是大多數(shù)幼兒園的檔案管理未借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)的信息化不高，致使幼兒園檔案管理工作出現(xiàn)資料不易于管理、加大行政人員負(fù)擔(dān)的現(xiàn)象，不能發(fā)揮應(yīng)有的效率和效益。

三、教育建議

1.基于互聯(lián)網(wǎng)，建構(gòu)一套完善、規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)

結(jié)合幼兒園的基本情況，與信息技術(shù)公司合作，構(gòu)建出一套規(guī)范、適合幼兒園的檔案管理系統(tǒng)，將基于網(wǎng)絡(luò)的檔案管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)的檔案管理結(jié)合起來，形成完善、高效的檔案管理模式。與傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)相比，該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息電子化、資料采集自動(dòng)化、檔案管理規(guī)范化的特點(diǎn)。

2.制定規(guī)范、合理的檔案管理制度

在檔案管理的信息化建設(shè)中，探索檔案管理系統(tǒng)的制度、流程等，有效提高工作效率和管理水平。 在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)營過程中，建立清晰的管理層次和環(huán)節(jié)，不斷發(fā)現(xiàn)、分析和解決問題，隨后作出相應(yīng)調(diào)整。不斷促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)營管理，提高幼兒園教學(xué)、后勤等方面的工作效率，提高管理水平。

3.對幼兒園檔案進(jìn)行歸類整理

在構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)之前，我園將對幼兒園檔案的目錄編排、分類歸檔進(jìn)行探究。對檔案進(jìn)行分類，不僅根據(jù)普遍檔案分類目錄的規(guī)范，還結(jié)合保教工作實(shí)際和實(shí)踐需要，建立教師成長檔案、課程資源檔案、大事記錄檔案等專項(xiàng)檔案，使得檔案分類科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，又要做到真實(shí)全面、符合工作需要。

4.提高檔案管理人員的技術(shù)水平

將信息技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，提高行政和后勤人員的信息能力和服務(wù)品質(zhì)，形成管理之特色與亮點(diǎn)，符合當(dāng)前和未來的發(fā)展趨勢。在實(shí)踐過程中，對幼兒園檔案的科學(xué)歸類，檔案管理中的制度、權(quán)限、流程等問題進(jìn)行研究總結(jié)，旨在豐富幼兒園檔案信息化建設(shè)的理論研究。

5.在系統(tǒng)運(yùn)行中不斷完善檔案管理系統(tǒng)

在檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行過程，對管理制度、系統(tǒng)界面、教師權(quán)限、運(yùn)行流程等具體的、在過程中生成的問題進(jìn)行研究。在整個(gè)研究過程，逐步探究檔案管理系統(tǒng)的制度、權(quán)限、流程等過程性問題，總結(jié)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。不斷發(fā)現(xiàn)、解決問題，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的良好運(yùn)轉(zhuǎn)，提高檔案管理水平。

[參考文獻(xiàn)]

[1]閆廣芬，張棟科.“互聯(lián)網(wǎng)+職業(yè)教育”體系架構(gòu)與創(chuàng)新應(yīng)用[J].理論與爭鳴.2016.8：7.

[2]武壽春，淺論高等學(xué)校院系教育教學(xué)管理的信息化建設(shè)，教育信息化，2005（12），13-14.

[3]張華.英國教育信息化的特點(diǎn)及其啟示[J].教育評論.2004（01）：98.

[4]Chen A， Muntz R R， Yuen S， et al. A support infrastructure for the smart kindergarten[J]. Pervasive Computing， IEEE， 2002， 1（2）： 49-57.

[5]鄭利霞.我國中小學(xué)教育信息化發(fā)展的困境分析[J].信息技術(shù).2007（08）：69.

[6]張志玲.幼兒園檔案管理的問題與對策[J].四川檔案.2010：5.

[7]張平坪.幼兒園檔案管理的問題及對策[J].《決策論壇——決策科學(xué)化與民主化學(xué)術(shù)研討會(huì)論文集（下）》[C].2017-01：223.

本文系廣州市教育科學(xué)規(guī)劃重點(diǎn)立項(xiàng)課題子課題《“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代幼兒園檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建研究》的階段性研究成果，立項(xiàng)批準(zhǔn)號(hào)：2018XQ007

（作者單位：暨南大學(xué)幼兒園，廣東 廣州 510632）