信息化在企業(yè)物資采購(gòu)管理工作中的創(chuàng)新應(yīng)用

謝曉紅 費(fèi)玉強(qiáng)

摘 要 管理的追求在企業(yè)的發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用，對(duì)促進(jìn)中國(guó)經(jīng)濟(jì)的建設(shè)在某些方面起著極其重要的作用。如何在保密性提高的情況下控制市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的材料采購(gòu)流程在采購(gòu)流程中，由于材料過多和材料數(shù)量過多，以及采購(gòu)過程中的信息溝通過程影響，整個(gè)過程中的信息非常不穩(wěn)定而且缺乏及時(shí)反饋等嚴(yán)重缺陷?；诖司C合不利條件，如果我們不及時(shí)分析信息，就會(huì)在采購(gòu)過程中引起意料之外的問題。目前，企業(yè)應(yīng)該注意公司的信息資源管理的解構(gòu)與論析，并討論具體行動(dòng)和管理方向。

關(guān)鍵詞 信息化;企業(yè)物資;采購(gòu)管理;創(chuàng)新應(yīng)用

1 信息化在物資采購(gòu)管理中的重要性

1.1 有助于企業(yè)進(jìn)行成本控制

信息化在物資采購(gòu)管理過程中的應(yīng)用，能夠幫助企業(yè)進(jìn)行實(shí)時(shí)信息掌控，也有利于企業(yè)各部門之間的信息交流，幫助采購(gòu)部門做好信息統(tǒng)計(jì)，避免出現(xiàn)重復(fù)購(gòu)買物資等現(xiàn)象，同時(shí)，該過程也省去了專門派人進(jìn)行信息統(tǒng)計(jì)的過程，節(jié)約了大量的統(tǒng)計(jì)時(shí)間，幫助企業(yè)提高了物資利用率，節(jié)約了成本和勞動(dòng)力。

1.2 有助于對(duì)物資采購(gòu)過程進(jìn)行監(jiān)督

信息技術(shù)的使用，能夠幫助企業(yè)更好地進(jìn)行監(jiān)管工作的開展。物資采購(gòu)各類信息能夠完全展現(xiàn)在企業(yè)管理者面前，方便企業(yè)進(jìn)行清算和復(fù)查等工作，為企業(yè)進(jìn)行年終核算提供大量依據(jù)。同時(shí)也有利于企業(yè)對(duì)市場(chǎng)價(jià)格變化情況進(jìn)行核算和預(yù)估，對(duì)價(jià)格趨勢(shì)進(jìn)行判斷，以制定應(yīng)對(duì)措施[1]。

2 信息化在企業(yè)資質(zhì)采購(gòu)管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

2.1 企業(yè)采購(gòu)管理部門的信息基礎(chǔ)較為薄弱

現(xiàn)代企業(yè)對(duì)信息技術(shù)的重視程度越來越高，但是在采購(gòu)業(yè)務(wù)上，傳統(tǒng)的思維仍然根深蒂固，信息化建設(shè)比較滯后。雖然企業(yè)采購(gòu)部門也順應(yīng)信息化發(fā)展形勢(shì)，引進(jìn)了管理信息系統(tǒng)，但是后續(xù)的支持工作沒有跟進(jìn)，信息系統(tǒng)的價(jià)值受到了很大限制。以ERP系統(tǒng)為例，該系統(tǒng)涵蓋了物資管理、人力管理、財(cái)務(wù)管理、信息管理等各個(gè)方面，是現(xiàn)代企業(yè)必備的管理信息工具。企業(yè)雖然引進(jìn)了ERP系統(tǒng)，但是沒有與時(shí)俱進(jìn)的進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)，日常的運(yùn)營(yíng)維護(hù)工作也不到位，低版本的ERP系統(tǒng)軟件與其他辦公軟件不兼容，在物資采購(gòu)管理中的實(shí)際作用沒有完全發(fā)揮出來。

2.2 物資采購(gòu)管理人員的信息技術(shù)操作能力差

隨著企業(yè)物資采購(gòu)管理系統(tǒng)研發(fā)的深入和應(yīng)用范圍的擴(kuò)展，對(duì)采購(gòu)管理人員的綜合素質(zhì)也提出了更高的要求。根據(jù)調(diào)查結(jié)果來看，企業(yè)在職的采購(gòu)管理人員中，有相當(dāng)多的人員對(duì)管理信息系統(tǒng)比較陌生，只能完成基本的操作，而對(duì)于數(shù)據(jù)資源的調(diào)取與分析，采購(gòu)與供應(yīng)的協(xié)調(diào)等更加重要的功能，沒有做到熟練掌握。在這種情況下，采購(gòu)管理信息化的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)沒有體現(xiàn)出來，不能給企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值和利潤(rùn)，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)在這一方面的重視程度降低，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看不利于采購(gòu)管理部門信息化建設(shè)的發(fā)展。

2.3 現(xiàn)有物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)的功能單一

不同企業(yè)在物資采購(gòu)管理信息化建設(shè)方面投入的財(cái)力、人力支持不一，這也就意味著物資管理信息系統(tǒng)的整體水平、實(shí)用功能各有差異。從整體上來看，物資采購(gòu)管理新系統(tǒng)的功能偏少，還不能很好地滿足采購(gòu)業(yè)務(wù)開展的需要?，F(xiàn)有的采購(gòu)管理信息系統(tǒng)中，雖然增加了價(jià)格對(duì)比、價(jià)格預(yù)測(cè)的功能，但是系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫(kù)中的價(jià)格信息更新緩慢，這也導(dǎo)致系統(tǒng)提供的物料參考價(jià)格不具備實(shí)用性。

2.4 信息流通不全面

信息不流通也是造成物資采購(gòu)管理工作出現(xiàn)疏漏的主要原因之一。各大企業(yè)如果沒有建立起完整的信息交流平臺(tái)，會(huì)使企業(yè)各部門之間信息交流不及時(shí)，工作也不能夠及時(shí)傳達(dá)，降低了各部門之間的溝通和協(xié)調(diào)，使企業(yè)生產(chǎn)效率降低。另外，有一部分企業(yè)在進(jìn)行物資采購(gòu)時(shí)，會(huì)采用人工統(tǒng)計(jì)的方法，這樣不僅會(huì)使統(tǒng)計(jì)結(jié)果受各種因素的影響而出現(xiàn)偏差，致使大量物資囤積，而且不可避免地浪費(fèi)了人力財(cái)力[2]。

3 物資采購(gòu)管理的信息化應(yīng)用方案

3.1 信息化物資采購(gòu)管理的數(shù)字平臺(tái)

建立采購(gòu)管理平臺(tái)是企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)信息化管理的首要工作，建筑公司根據(jù)部門要求作詳細(xì)記錄，并對(duì)未來的材料采購(gòu)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，在此基礎(chǔ)上記錄每個(gè)部門使用的材料數(shù)量，為日后進(jìn)行的分析項(xiàng)目工作提供客觀的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。同時(shí)，有必要加強(qiáng)與生存前沿的聯(lián)系，整理物資生產(chǎn)前沿和物資需求信息，做好信息數(shù)據(jù)的對(duì)接與整合工作，創(chuàng)建有效可行的反饋機(jī)制，以防發(fā)生貨物積壓貨資源短缺的情況出現(xiàn)。

建立采購(gòu)管理平臺(tái)后，再計(jì)算出公司的實(shí)際需求，有必要建立一個(gè)全面的供應(yīng)商信息管理平臺(tái)。在購(gòu)買材料之前，合理運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)的好處，收集和組織每個(gè)供應(yīng)商的信息，在自我需求的基礎(chǔ)上進(jìn)行整合，并實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商管理平臺(tái)，供應(yīng)商價(jià)格，材料質(zhì)量，交易數(shù)量，交貨日期等，記錄指標(biāo)系統(tǒng)化和完善信息采購(gòu)相關(guān)信息模型。根據(jù)訂貨指標(biāo)的解析與討論，找到符合企業(yè)自身?xiàng)l件我們可以長(zhǎng)期合作的合作伙伴，為企業(yè)節(jié)省運(yùn)營(yíng)成本與繁雜瑣事的時(shí)間消耗，實(shí)現(xiàn)建筑企業(yè)的信息化管理的改革。此外，采購(gòu)經(jīng)理定期對(duì)市場(chǎng)中的重要信息進(jìn)行調(diào)查和分析，做好掌握物質(zhì)市場(chǎng)趨勢(shì)工作，對(duì)企業(yè)采購(gòu)進(jìn)行合理預(yù)測(cè)，優(yōu)化采購(gòu)時(shí)間和采購(gòu)瞄準(zhǔn)數(shù)量。降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)合理性和準(zhǔn)確性，并在此基礎(chǔ)上為公司帶來更高的利潤(rùn)，使公司更好發(fā)展[3]。

3.2 信息化物資采購(gòu)的一體式管理

一般公司的采購(gòu)流程是從各個(gè)生產(chǎn)部門分配人員從分銷部門收集材料，由于生產(chǎn)線分布和需求差距，各部門間的交流不暢，易發(fā)生資源的重復(fù)領(lǐng)用，導(dǎo)致資源浪費(fèi)的情況。故而，建筑公司加強(qiáng)采購(gòu)的綜合信息管理，在公司內(nèi)部建立資料供給處，與制造部門保持密切聯(lián)系，并記錄和統(tǒng)一每個(gè)部門的所有物質(zhì)需求，通過創(chuàng)建分析圖表進(jìn)行信息比較，物料控制圖可靠性和實(shí)時(shí)供應(yīng)站根據(jù)圖表分析的實(shí)際需要進(jìn)行采購(gòu)和管理，實(shí)時(shí)與各部門溝通，保證信息交流的暢通，實(shí)施合理的物流，使各部門能正常生產(chǎn)。在確保最大限度地利用資源的條件下，降低了生產(chǎn)采購(gòu)的成本，提升了企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率，進(jìn)而提高了企業(yè)的利潤(rùn)。

3.3 信息化物資采購(gòu)管理的未來趨勢(shì)

目前，大多數(shù)建筑公司已經(jīng)建立了適合自身發(fā)展的信息平臺(tái)，通過該平臺(tái)，進(jìn)一步完善了采購(gòu)，訂貨，存儲(chǔ)透明等管理步驟，將信息化運(yùn)用到企業(yè)采購(gòu)管理中。在將來，建筑公司應(yīng)進(jìn)一步發(fā)展信息采購(gòu)管理流程，涵蓋信息技術(shù)的需求研究，包括估算比較，談判與合作，簽訂合同等方面。對(duì)管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的績(jī)效考核，人力資源招聘，大大提高采購(gòu)人員在采購(gòu)工作中的專業(yè)水平和技術(shù)能力，以保證企業(yè)員工工作效率。并根據(jù)各種材料的市場(chǎng)特點(diǎn)科學(xué)區(qū)分，需要建立職業(yè)培訓(xùn)和其他機(jī)制。在新機(jī)制的運(yùn)行中，使員工綜合能力得到質(zhì)的提升效果，能夠通過管理數(shù)據(jù)的分析，為企業(yè)的發(fā)展提供新的想法和服務(wù)建議，這將對(duì)企業(yè)發(fā)展注入不竭的新動(dòng)力[4]。

4 結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)前企業(yè)的采購(gòu)部門，還存在信息系統(tǒng)功能單一，采購(gòu)人員對(duì)管理信息系統(tǒng)操作不夠熟練等問題。下一步要重點(diǎn)做好資金投入保障，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，開發(fā)系統(tǒng)新功能，讓物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)在物質(zhì)信息獲取、價(jià)格對(duì)比、庫(kù)存管理等方面，發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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[3] 王淑云，李洪霞，李朝敬.宣鋼運(yùn)用“陽(yáng)光采購(gòu)”電子交易平臺(tái)創(chuàng)新采購(gòu)管理模式[C].2015電子商務(wù)在鋼鐵交易及冶金設(shè)備、備品備件管理中的應(yīng)用交流推介會(huì).2015電子商務(wù)在鋼鐵交易及冶金設(shè)備、備品備件管理中的應(yīng)用交流推介會(huì)論文集.石家莊：河北鋼鐵集團(tuán)宣化鋼鐵公司物資部，2015：11-17.

[4] 孫睿.信息化發(fā)展下的企業(yè)物資采購(gòu)管理策略分析[J].數(shù)碼設(shè)計(jì)（下），2019，（2）：204.