淺談事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制

趙連啟

一、引言

藥品安全是關(guān)乎社會公眾身心健康、生命安全的重大事情，可以說藥品人命關(guān)天。藥品安全管理體制也是我國法制、自由與安全的基礎(chǔ)體現(xiàn)?；诖苏叨戎匾曀幤钒踩?，并且將食品藥品安全監(jiān)管納入到公共安全體系當(dāng)中。而藥檢所的建立就是藥品質(zhì)量安全的重要把關(guān)口。而單位作為政府下設(shè)的官方實驗室，將需要承擔(dān)法律所賦予的相關(guān)職責(zé)，可以說將藥品檢驗市場進行壟斷，由此造成單位內(nèi)各個部門缺乏競爭活力，思想理念比較僵化，最終使得單位的內(nèi)部管理存在懈怠現(xiàn)象，產(chǎn)生工作效率低、流程不規(guī)范、風(fēng)險防范與監(jiān)督體系缺失等問題。這些問題的解決必須要從提升內(nèi)部控制水平入手，推動采購業(yè)務(wù)質(zhì)量提升，為單位的可持續(xù)發(fā)展奠定重要基礎(chǔ)。

二、采購內(nèi)部控制的重要性

（一）有利于降低采購成本，提升采購效率

單位通過內(nèi)部控制來提升采購業(yè)務(wù)質(zhì)量，有利于降低藥品、原材料采購成本，提升藥品、原材料采購效率。由于對藥品檢驗市場的壟斷，造成單位采購業(yè)務(wù)缺乏競爭活力，整個采購環(huán)節(jié)成本居高不小，影響單位年度預(yù)算經(jīng)營目標(biāo)。通過統(tǒng)計公司數(shù)據(jù)，可以看到2017年試劑試藥類采購成本650萬元，品種100種，單位成本為6.5萬元；2018年試劑試藥類采購成本700萬元，品種105種，單位成本為6.67萬元；2019年試劑試藥類采購成本850萬元，品種109種，單位成本為7.8萬元。由圖中分析，2017年至2019年單位采購成本上升20%，總成本上升30.77%，控制單位采購成本勢在必行。通過健全完善采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制體系，將采購成本進行有效壓縮，達(dá)到將整個單位的成本進行有效控制，提升采購效率，為單位業(yè)務(wù)開展，奠定重要的試劑試藥基礎(chǔ)。

（二）有利于規(guī)范藥品采購流程，防范采購風(fēng)險

近年來，為確保我國藥品流通安全，單位不斷強化藥品采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，將藥品采購業(yè)務(wù)流程進行規(guī)范，嚴(yán)格遵循藥品采購法律法規(guī)。在制定采購流程的過程中將內(nèi)部控制與《會計法》《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)相結(jié)合，規(guī)范藥品采購流程，降低藥品采購違法風(fēng)險，優(yōu)化單位運營環(huán)境。通過整理發(fā)現(xiàn)，單位近幾年的采購流程在不斷完善優(yōu)化，根據(jù)市場環(huán)境和單位內(nèi)部管理缺陷，實時進行調(diào)整，內(nèi)控體系更加健全，主要表現(xiàn)在如下幾個方面：

內(nèi)部控制前采購流程 內(nèi)部控制后采購流程相關(guān)科室直接根據(jù)檢驗任務(wù)需要提出采購流程，此流程直接到歸口科室相關(guān)科室根據(jù)檢驗任務(wù)需要提出采購流程后，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能由歸口科室采購相關(guān)科室提出的采購流程在報銷時，無法確定經(jīng)費所屬項目根據(jù)承擔(dān)檢驗任務(wù)的不同，相關(guān)科室在提出采購流程時需注明經(jīng)費所屬項目

（三）有利于提高核心競爭力，實現(xiàn)精細(xì)化管理

隨著醫(yī)療水平的持續(xù)發(fā)展，醫(yī)療藥物的種類愈加繁多，對單位的檢驗?zāi)芰μ岢龈叩囊螅诖_保藥檢水平提升的同時，更需注重內(nèi)部管理，尤其是采購環(huán)節(jié)的管理標(biāo)準(zhǔn)有著更加嚴(yán)格的要求，既要確保藥品采購的規(guī)范化與合理性發(fā)展，又要落實藥品采購質(zhì)量的提升，從源頭上降低采購風(fēng)險。所以，作為藥檢所需要對采購業(yè)務(wù)進行精細(xì)化管理，強化采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，防止采購資產(chǎn)的流失，在提高單位核心競爭力的同時更好地確保主體的運營。

三、采購內(nèi)部控制的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）采購業(yè)務(wù)崗位職能建設(shè)缺失，不相容制度落實不到位

采購崗位不相容制度，主要就是為了將采購業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，各個崗位進行獨立，保證一人一崗，相關(guān)的權(quán)利職責(zé)進行明晰，杜絕權(quán)利交叉重復(fù)，由于科室人員結(jié)構(gòu)原因及專業(yè)勝任能力的不同，造成了在某些特定情況下，某個人員身兼多職、權(quán)利職責(zé)交叉重復(fù)的情況。

經(jīng)認(rèn)真梳理單位采購流程，發(fā)現(xiàn)單位有的大額采購是由所辦公室負(fù)責(zé)，所辦公室作為執(zhí)行部門通過第三方機構(gòu)進行政府集中采購，雖然整個的招標(biāo)采購過程比較透明，降低了一些經(jīng)營風(fēng)險，但是集中采購這種“只招不采，招采分離”的模式本身就有問題，經(jīng)常出現(xiàn)“上有政策下有對策”的亂象，在這種情況下，產(chǎn)生出一系列問題。導(dǎo)致問題產(chǎn)生的原因有三個方面：

一是從檢驗員角度出發(fā)，不同的科室不同的檢驗員所承擔(dān)的檢驗業(yè)務(wù)不盡相同，各類檢品所需要的試劑試藥也不盡相同，往年的試劑試藥消耗量數(shù)據(jù)根本就無參考性，這就存在根據(jù)年初下?lián)艿膶Ｓ貌牧辖?jīng)費如何招標(biāo)的問題。二是由試劑試藥特性決定的。試劑盒類需要有器械經(jīng)營許可證資質(zhì)，易制毒試劑需要有道路經(jīng)營運輸許可證等資質(zhì)等等。若在招標(biāo)中采用整包方式，在資質(zhì)上肯定是無法達(dá)到的要求。而且最為關(guān)鍵的，如果因試劑試藥質(zhì)量問題造成檢驗誤差，這個責(zé)任誰來承擔(dān)。若在招標(biāo)中采用分包方式，招標(biāo)工作完成的難度降低，但是會給后續(xù)的執(zhí)行部門管理帶來極大難度，一旦發(fā)生質(zhì)量等問題就會產(chǎn)生相互推諉的現(xiàn)象。三是招標(biāo)人員的專業(yè)勝任能力。招標(biāo)人員將招標(biāo)工作停留在表面文章的程度，只能選出其中的一兩點作為招標(biāo)工作的全部，不能與時俱進。所以，綜合上面的分析，個人認(rèn)為，對于試劑試藥等低值易耗品類采購，并不適用于政府集中采購，應(yīng)建立符合資質(zhì)要求的供應(yīng)商平臺，能不能真正地成為持續(xù)性的供應(yīng)商，最終要取決于供應(yīng)商服務(wù)的質(zhì)量及檢驗員的應(yīng)用情況。

（二）采購流程過于繁雜，流程不規(guī)范

單位的采購流程過于繁雜，而且存在盲目采購的情況。一方面單位在進行采購時，需要編制采購計劃，而采購原則是檢品需要什么試劑試藥，就補什么試劑試藥。盡管此方式能夠確保藥檢所所需試劑試藥的正常供應(yīng)，又能夠節(jié)省一定的時間成本，但是整個過程十分繁雜，過于機械化，加上檢驗科室無法對日常消耗的試藥進行準(zhǔn)確的預(yù)估，造成采購頻率必然會增加，隨之而來的就是采購成本提升，采購人員的能力無法進行充分的發(fā)揮。

另一方面在部分采購環(huán)節(jié)中，采購計劃僅僅是以原有慣例作為基礎(chǔ)進行采購工作的展開，而單位的采購業(yè)務(wù)部門同相關(guān)實驗科室之間交流機制并不健全，對于相關(guān)產(chǎn)品的使用情況缺乏深入的調(diào)研，致使采購部門不能夠全面地掌握藥品使用信息，最終造成采購偏差的現(xiàn)象。比如單位的檢驗科室的藥庫管理員為了便捷，在采購環(huán)節(jié)當(dāng)中沒有參與進來，在采購時，采購員通常是結(jié)合上報的需求進行藥品的采購，沒有考慮庫房實際情況，很容易導(dǎo)致某種藥品堆積過多，造成單位的采購損失。

通過前后對比單位采購流程圖，可以看出在目前采購流程情況下，財務(wù)對于經(jīng)費使用的監(jiān)督環(huán)節(jié)缺失，經(jīng)費只是在需求科室發(fā)起請購時填寫，而檢驗科室對于經(jīng)費的把握并不十分準(zhǔn)確，這就需要財務(wù)對于經(jīng)費支出進行審核；如進行流程改進，完善相應(yīng)采購內(nèi)部控制，將采購流程進行明確，需要將各項采購流程進行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才可以將內(nèi)部控制制度落實到各個采購環(huán)節(jié)中。

（三）缺乏對采購成本的評估，風(fēng)險防范意識不強

對單位決算報表進行分析可以看出，近三年單位試劑試藥類的成本支出處于上升趨勢。2017年試劑試藥類支出650萬元，2018年試劑試藥類支出700萬元，2019年試劑試藥類支出850萬元。2019年成本支出較2017年上漲30.77%。這些數(shù)據(jù)標(biāo)明，低值易耗類成本控制形勢并不樂觀，究其原因有一下幾方面影響因素。

一是各檢驗科室在請購前并沒有檢查科室?guī)齑媸欠裼写媪?，而是直接盲目地結(jié)合自身需求進行采購，從而使同一種產(chǎn)品堆積過多造成損失，進而造成試劑試藥成本的上升。二是原材料價格的上漲。比如醫(yī)用酒精的釀制原料是用乙醛與水發(fā)生加成反應(yīng)制得，乙醛的價格從2017年的80元/瓶漲到2019年的150元/瓶，上漲幅度達(dá)到87.5%，進而也是造成試劑試藥成本的上升的原因。三是對于采購業(yè)務(wù)的風(fēng)險缺乏識別評估，無法預(yù)測到采購業(yè)務(wù)當(dāng)中存在的主要風(fēng)險，就無法制定出有效的風(fēng)險控制措施。所以缺乏有效的風(fēng)險防控體系就無法針對采購業(yè)務(wù)的風(fēng)險進行有力的防范，也就無法對整個藥檢所的風(fēng)險進行降低，容易為藥檢所埋下運營風(fēng)險的障礙。

（四）內(nèi)部監(jiān)督審查不到位，付款業(yè)務(wù)處理不嚴(yán)格

單位的內(nèi)部審查部門通常承擔(dān)著內(nèi)部控制執(zhí)行情況的監(jiān)督職責(zé)，為內(nèi)部控制應(yīng)用的有效性提供保障。但是為了降低自身的行政運營成本，對于內(nèi)部審計機構(gòu)缺乏設(shè)置，通常是由財務(wù)部門進行兼任，而財務(wù)部門需要面臨日常的繁雜性財務(wù)工作，對于采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部監(jiān)督審查并不到位，許多采購業(yè)務(wù)的流程沒有進行有效的監(jiān)管，某些內(nèi)部控制的制度是否落實到實處也沒有進行有效的總結(jié)反饋。比如單位現(xiàn)有的試劑試藥盤點驗收環(huán)節(jié)就存在內(nèi)部監(jiān)督不到位的情況：由于科室人員結(jié)構(gòu)原因，科室并沒有指定相應(yīng)的藥品驗收人員，只是由庫房管理員進行數(shù)量的點收，庫房管理員對于藥品的質(zhì)量缺乏深入的檢驗經(jīng)驗。而藥品的驗收是藥品質(zhì)量檢測當(dāng)中關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，如果出現(xiàn)身兼多職的狀況，必然會造成單位在藥品驗收環(huán)節(jié)中監(jiān)管不力的問題產(chǎn)生。另外存在藥品的質(zhì)量檢查缺失、藥品驗收環(huán)節(jié)不規(guī)范的重點問題，庫房管理員通常只是從簡單的外觀外形上進行表面判斷，對于藥品質(zhì)量的檢測并不徹底，為采購業(yè)務(wù)埋下質(zhì)量風(fēng)險問題。

同時，付款環(huán)節(jié)也未嚴(yán)格落實內(nèi)部控制，主要體現(xiàn)在：付款方式不恰當(dāng)，付款程序存在著不規(guī)范的環(huán)節(jié)，在付款時通常以發(fā)票為主的結(jié)算單據(jù)，執(zhí)行科室人員直接提交給上級領(lǐng)導(dǎo)進行審核，再交由財務(wù)部門進行審批執(zhí)行，該環(huán)節(jié)就削弱了財務(wù)部門的職責(zé)，財務(wù)部門并沒有辦法對業(yè)務(wù)進行深入的監(jiān)管，提前介入采購環(huán)節(jié)，所有的業(yè)務(wù)都是一個事后的監(jiān)督，極易造成采購業(yè)務(wù)賬實不符合的情況發(fā)生，給采購業(yè)務(wù)造成損失。

四、完善采購內(nèi)部控制的對策

（一）明確區(qū)分日常與臨時采購

單位要將日常采購與臨時采購業(yè)務(wù)進行區(qū)分，主要是為了便于單位科學(xué)地制定采購計劃，嚴(yán)格防范藥品盲目采購風(fēng)險。日常采購主要是針對已經(jīng)與單位形成長期合作的供應(yīng)商關(guān)系進行的采購，并且不會對相關(guān)采購流程進行過多的調(diào)整，符合藥檢所長期以來的采購業(yè)務(wù)流程。而臨時采購則是單位對于某種新的藥品進行采購，需要通過專業(yè)的審查，對采購藥品進行調(diào)研，并且制定出詳細(xì)的采購計劃，盡可能地防范藥品盲目采購風(fēng)險的發(fā)生。而且將日常與臨時采購進行區(qū)別過后，再加上應(yīng)用崗位不相容職務(wù)制度可以將藥品采購崗位設(shè)置的風(fēng)險進行降低，將日常與臨時藥品采購業(yè)務(wù)進行劃分，杜絕身兼多職的情況出現(xiàn)。

（二）采購手續(xù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

單位需要對采購業(yè)務(wù)進行再造業(yè)務(wù)流程，將采購手續(xù)進行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，通過財務(wù)對于經(jīng)費指出的審核，達(dá)到降低試劑試藥請購與審批風(fēng)險的發(fā)生。試劑試藥的庫存需設(shè)置報警庫存指標(biāo)，保證藥品檢驗所需物資的充足性。關(guān)聯(lián)的審查人員在試劑試藥到庫時需要對整個藥品的質(zhì)量進行深度的檢測。保證該請購單的藥品質(zhì)量。并且對相關(guān)的采購手續(xù)進行嚴(yán)格的審查，精密控制網(wǎng)眼，準(zhǔn)確識別風(fēng)險，對采購手續(xù)的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，可以及時地發(fā)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)流程存在的主要問題，便于進行采購業(yè)務(wù)流程的再造與優(yōu)化。

（三）采購競價提升采購效率

采購業(yè)務(wù)通過采購競價，可以有效地提升采購效率，主要是通過比選的方式來將所需要的試劑試藥采購單進行公開招標(biāo)，需要構(gòu)建相應(yīng)的比選平臺。并且單位采購業(yè)務(wù)的相關(guān)信息化建設(shè)需要進行深入，加大對相關(guān)網(wǎng)站的投入形成試劑試藥采購招標(biāo)比選平臺，不僅能夠有效地應(yīng)用采購競價的模式，來提升采購效率，降低產(chǎn)品成本，還可以加深單位內(nèi)部溝通效率。

（四）加強內(nèi)部監(jiān)督

首先需要構(gòu)建一個完善的內(nèi)部審計部門，并且將其作為內(nèi)部控制的重要監(jiān)督部門，保證其獨立屬性、完善的內(nèi)部審計部門。需要由專業(yè)的審計人員進行參與，對單位財務(wù)部門進行安全審查以及采購業(yè)務(wù)進行常規(guī)審查等。對整個內(nèi)部審計部門的相關(guān)人員展開定期不定期的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提升其業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)，加深內(nèi)部控制理論體系的學(xué)習(xí)，更好地落實內(nèi)部監(jiān)督機制。

五、結(jié)論

單位采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制水平的提升，有利于推動整體內(nèi)部管理質(zhì)量的提升。尤其是2016年醫(yī)療機構(gòu)當(dāng)中所發(fā)生的“上億元未冷藏殺人疫苗流入24省”等事件被爆出，使得藥品檢驗環(huán)節(jié)愈加地重要。只有嚴(yán)格地采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制才能夠體現(xiàn)出單位整體的內(nèi)部控制水平，有效地控制藥品質(zhì)量安全，杜絕類似事件再次發(fā)生。本文通過對單位采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制問題的研究，重點提出了相應(yīng)的應(yīng)對措施，提升采購業(yè)務(wù)水平，加強藥品安全監(jiān)督管理質(zhì)量，更好地防范我國藥品安全問題。