醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化思考

王艷峰

摘要：醫(yī)院的文書檔案是醫(yī)院在運(yùn)行過程中形成的各種文獻(xiàn)資料的匯總，對(duì)于醫(yī)院發(fā)展起到了重要的促進(jìn)作用。因此醫(yī)院必須重視檔案管理業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，不斷提升醫(yī)院文書檔案管理的信息化水平，讓醫(yī)院的文書檔案能夠更好地為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)，樹立醫(yī)院良好的形象，本文就此展開了探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;業(yè)務(wù)流程;優(yōu)化

醫(yī)院的文書檔案資料是醫(yī)院的運(yùn)行過程中由職能科室和行政科室等形成的關(guān)于醫(yī)院人事管理、醫(yī)務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理和基建業(yè)務(wù)管理的一套完整的檔案資料，良好的醫(yī)院檔案管理對(duì)于促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，體現(xiàn)醫(yī)院管理科學(xué)化水平具有重要的意義，因此醫(yī)院必須重視檔案管理業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，不斷提升醫(yī)院文書檔案管理的質(zhì)量和效率。

一、醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程的思考

醫(yī)院的文書檔案管理流程優(yōu)化就是在傳統(tǒng)的醫(yī)院文書檔案管理的基礎(chǔ)上，從醫(yī)院發(fā)展的整體戰(zhàn)略出發(fā)，根據(jù)醫(yī)院的特點(diǎn)和信息化管理的要求，對(duì)于原有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行的優(yōu)化升級(jí)和改造，不斷提升檔案管理的科學(xué)化和水平和能力。通過對(duì)醫(yī)院的文書檔案業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化能夠?qū)⒁呀?jīng)出臺(tái)的醫(yī)院管理方面的法律法規(guī)和相關(guān)要求按照現(xiàn)代醫(yī)院管理的要求對(duì)于醫(yī)院的各種檔案資料進(jìn)行再優(yōu)化，從而形成更加科學(xué)的管理流程，讓檔案管理更加規(guī)范。也就是說醫(yī)院的文書檔案業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的重點(diǎn)就是對(duì)于醫(yī)院檔案管理的流程進(jìn)行優(yōu)化，通過流程優(yōu)化可以建立真正的醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)組織模式，讓醫(yī)院的文書檔案從存儲(chǔ)、使用、傳遞等各個(gè)環(huán)節(jié)更加的流暢和連貫，不斷提升醫(yī)院的檔案管理效率。醫(yī)院的文書檔案管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是一種科學(xué)的、規(guī)范的檔案管理模式，通過文書檔案管理流程優(yōu)化不但能夠提升醫(yī)院文書檔案管理的效果，同時(shí)還能夠更加的明確檔案管理過程中不同參與人員相關(guān)的責(zé)任和義務(wù)。從而讓工作人員負(fù)起相應(yīng)的責(zé)任，更好的展現(xiàn)出醫(yī)院文書檔案管理的價(jià)值，體現(xiàn)醫(yī)院較高的管理水平和能力。

二、醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的具體思路

（一）對(duì)傳統(tǒng)的醫(yī)院文書檔案業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再設(shè)計(jì)

對(duì)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化要立足于傳統(tǒng)的醫(yī)院文書檔案管理流程，然后根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)以及對(duì)于文書檔案管理的需要，針對(duì)原有的流程進(jìn)行再設(shè)計(jì)和再構(gòu)建，從而形成更為流暢的文書檔案管理模式。首先要明確文書檔案管理業(yè)務(wù)流程中的各種參與人員，要對(duì)文書檔案流程的執(zhí)行者進(jìn)行確定，從而實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的專人負(fù)責(zé)制。一般醫(yī)院的文書檔案由辦公室或者檔案管理室負(fù)責(zé)，相關(guān)科室的人員兼任文書檔案管理的負(fù)責(zé)人員。其次要對(duì)文書檔案的核心業(yè)務(wù)進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，根據(jù)目前醫(yī)院OA自動(dòng)化辦公以及信息化發(fā)展的需要，對(duì)于醫(yī)院的文書檔案各種管理流程進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，按照辦公自動(dòng)化和信息化的要求，不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，比如現(xiàn)在醫(yī)院的行政后勤科室辦公人員或者檔案管理人員在接收到相關(guān)的文書檔案管理資料以后，應(yīng)該首先把這些紙質(zhì)的文檔轉(zhuǎn)換成電子文檔進(jìn)行存儲(chǔ)，然后制作相應(yīng)的電子文檔索引，將所有的文書檔案進(jìn)行電子化的處理，處理完畢后將電子文檔傳遞給相關(guān)的管理部門批示，然后相關(guān)的人員可以進(jìn)行資料的查詢。檔案管理人員利用OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的自動(dòng)歸檔功能對(duì)于文書檔案進(jìn)行索引條目制作，把電子文檔及時(shí)地進(jìn)行歸檔，并按時(shí)做好相應(yīng)的備份工作。由于醫(yī)院的文書檔案管理流程涉及人員眾多，因此檔案管理部門要明確管理的流程，同時(shí)要對(duì)檔案管理的崗位職責(zé)進(jìn)行明確的劃分，確定好不同檔案管理過程中的人員分工情況。

（二）醫(yī)院文書檔案管理業(yè)務(wù)流程的具體實(shí)施

制定好了醫(yī)院文書檔案管理的業(yè)務(wù)流程以后就涉及了對(duì)文書檔案進(jìn)行具體實(shí)施的過程，只有在具體實(shí)施的過程中才能夠檢驗(yàn)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的質(zhì)量和效果。首先要分析醫(yī)院業(yè)務(wù)流程和檔案管理的現(xiàn)狀對(duì)醫(yī)院完成的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化進(jìn)行具體的落實(shí)，具體來說，就是要根據(jù)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化標(biāo)準(zhǔn)和要求做好業(yè)務(wù)流程優(yōu)化前檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們能夠按照新的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行檔案的搜集、整理和歸檔，要求相關(guān)的工作人員必須嚴(yán)格地按照優(yōu)化后的流程執(zhí)行，做好文書檔案的全生命周期管理。要從文書檔案形成、保管到報(bào)廢的整個(gè)過程都要不斷地對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化和完善，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的持續(xù)升級(jí)，從而讓醫(yī)院的文書檔案管理更加的科學(xué)化和系統(tǒng)化。最后醫(yī)院要定期地對(duì)更新后的檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保文書檔案業(yè)務(wù)流程在運(yùn)行的過程中不留死角，覆蓋醫(yī)院檔案管理的各個(gè)方面，滿足醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要。醫(yī)院的文書檔案管理部門一定要指導(dǎo)其他相關(guān)的科室做好文書檔案的業(yè)務(wù)流程管理工作，全院全員共同努力，落實(shí)好相應(yīng)的流程，嚴(yán)格按照新制定的業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案資料進(jìn)行搜集和整理。醫(yī)院的文書檔案流程優(yōu)化也是一個(gè)不斷的持續(xù)改進(jìn)的過程，會(huì)根據(jù)醫(yī)院在文書檔案管理業(yè)務(wù)流程實(shí)施過程中出現(xiàn)的一些問題進(jìn)行不斷地總結(jié)和反思，將流程進(jìn)行再優(yōu)化，從而不斷地研究新問題，解決新問題，讓醫(yī)院的文書檔案管理更加科學(xué)規(guī)范。

三、結(jié)語

醫(yī)院的文書檔案記錄了醫(yī)院發(fā)展過程中的各種文獻(xiàn)資料，是醫(yī)院展示自身發(fā)展歷程，體現(xiàn)醫(yī)療技術(shù)水平和能力的重要資料。因此醫(yī)院一定要重視檔案的科學(xué)化管理，通過信息化建設(shè)提高檔案管理的水平，對(duì)檔案管理的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，從而讓醫(yī)院的檔案管理業(yè)務(wù)流程更加的規(guī)范合理，在醫(yī)院的發(fā)展中發(fā)揮更重要的作用。

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