淺議項目管理軟件在項目管理中的作用

宋寶玲

【摘要】本文從企業(yè)實現(xiàn)項目化管理入手，闡述了項目管理對提高企業(yè)競爭力的重要性，分析了項目管理軟件對提升項目管理的重要作用，通過實施項目管理軟件促進(jìn)項目管理和行業(yè)接軌，繼以提高項目管理水平，為企業(yè)生產(chǎn)運營節(jié)約成本。

【關(guān)鍵詞】項目管理? 實施項目管理軟件? 企業(yè)競爭力

企業(yè)如何快速應(yīng)對市場變化，提高企業(yè)自身的核心競爭力？途徑之一是，學(xué)習(xí)項目管理知識體系，把企業(yè)的業(yè)務(wù)分解成不同的項目，實施企業(yè)管理的項目化，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，節(jié)約運行成本，降低企業(yè)風(fēng)險，提高企業(yè)的整體效益。以制造業(yè)為例，為擴大并占有市場份額，企業(yè)必須縮短產(chǎn)品設(shè)計和生產(chǎn)周期，這就要求企業(yè)要實現(xiàn)項目化管理，如何提高項目管理水平業(yè)已成為項目成功的關(guān)鍵因素。

一、項目及項目管理

項目是指一次性的、面對不同任務(wù)、有限定完成時間的活動，是為取得某一終極產(chǎn)物而精心組織的某項過程。企業(yè)內(nèi)，可以理解項目是遵照某種規(guī)范及應(yīng)用某種標(biāo)準(zhǔn)，去生產(chǎn)某種新產(chǎn)品或?qū)嵤┠稠椥路?wù)，這種工作應(yīng)在限定時間、成本費用、人力資源及資財?shù)软椖繀?shù)內(nèi)完成。

提到項目管理，會有很多人直接和工程建設(shè)聯(lián)系起來。實際上，項目管理已經(jīng)滲透到社會的各行各業(yè)。項目管理是以項目為對象，在一定的約束條件下，以高效率地實現(xiàn)項目業(yè)主的目標(biāo)為目的，以項目經(jīng)理個人負(fù)責(zé)制為基礎(chǔ)和以項目為獨立實體進(jìn)行經(jīng)濟核算，并按照項目內(nèi)在的邏輯規(guī)律進(jìn)行有效的計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)、控制的系統(tǒng)管理活動。項目管理的核心技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)，主要起源有CPM（關(guān)鍵路徑法）和PERT（計劃評審法）技術(shù)。這兩種方法滲透到許多領(lǐng)域，成為網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)的主流。

專業(yè)性的國際項目管理組織（IPMA）及協(xié)會（PMI）的成立使項目從此作為一門學(xué)科和專業(yè)化管理職業(yè)在全球得到迅速的推廣和普及。中國項目管理研究委員會（PMRC）和中國項目管理知識體系（IPMP），推動了我國的項目管理發(fā)展，使國內(nèi)的項目管理從組織上、標(biāo)準(zhǔn)上、水平上同國際項目管理的發(fā)展接軌。

二、項目管理軟件的應(yīng)用及功能

（一）國內(nèi)外市場應(yīng)用狀況

利用項目管理軟件制作甘特圖、識別關(guān)鍵路徑法（CPM）、應(yīng)用計劃評審技術(shù)（PERT）使關(guān)系模型化…，可以大大的銳減工期、發(fā)現(xiàn)進(jìn)度問題、節(jié)省資源成本。在國外，項目管理軟件已擁有一個非常成熟的市場。在90多個國家運營的ABB工程公司，公司的大部分工作都在項目管理軟件下實行良好的項目管理;隨著我國經(jīng)濟日益融入全球經(jīng)濟體系，國內(nèi)外形勢的發(fā)展要求項目管理采用國際通用方式，這就使得對項目管理軟件的應(yīng)用更為迫切。目前國內(nèi)涌現(xiàn)出許多有關(guān)項目管理的軟件，具備了財務(wù)預(yù)算與管理、進(jìn)度控制、風(fēng)險分析等多項功能，在項目選擇、規(guī)劃、實施、監(jiān)測和控制以及招投標(biāo)等方面發(fā)揮了積極作用。

（二）基本功能

①制定計劃、資源管理及排定任務(wù)日程：軟件根據(jù)任務(wù)信息和資源信息排定項目日程，并隨著任務(wù)和資源的修改而調(diào)整日程。②成本預(yù)算和控制：即時得到項目的完整成本預(yù)算，在項目實施過程中，可隨時對當(dāng)資源或整個項目的實際成本及預(yù)算成本進(jìn)行分析、比較。③監(jiān)督和跟蹤項目：利用基準(zhǔn)計劃跟蹤任務(wù)的完成情況、費用、消耗的資源、工作分配等。④報表生成：可隨時生成多種報表和圖表，如甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖、資源圖表、日程表等。⑤協(xié)調(diào)處理多個項目和子項目。⑥排序篩選及安全管理。⑦假設(shè)分析及風(fēng)險評估。

三、項目管理軟件對提升項目管理水平的作用

（一）提高項目管理水平

實施企業(yè)項目化管理，尤其是通過應(yīng)用項目管理軟件，有助于企業(yè)系統(tǒng)地管理項目信息和數(shù)據(jù)，通過對歷史項目的數(shù)據(jù)積累，在接受新的項目時，企業(yè)可以充分進(jìn)行分析和對比，尋找項目之間的共性，借鑒歷史項目的經(jīng)驗和教訓(xùn)。這樣不但可以提高項目的管理效率，還能夠降低甚至避免項目的風(fēng)險。某些項目管理軟件提供了模板功能，企業(yè)可以根據(jù)自身業(yè)務(wù)的特點，在多個項目中尋找并定義標(biāo)準(zhǔn)化的流程或操作步驟等，形成專用的模板，項目管理人員可以根據(jù)每個項目的實際情況，選擇特定的項目模板，完成計劃的制定以及數(shù)據(jù)和信息的管理，取得事半功倍的效果。

信息技術(shù)的價值是通過應(yīng)用來實現(xiàn)的，項目管理軟件也是如此。但是我國的項目管理水平仍不盡如人意，國內(nèi)的許多企業(yè)一直以來不重視知識的搜集和整理，企業(yè)的每項業(yè)務(wù)工作完成以后，很多有用的數(shù)據(jù)和信息就會被丟棄，面對新的類似的工作時又重新做起，事倍功半。如果企業(yè)未能系統(tǒng)地采用項目管理這種先進(jìn)管理方法，那管理環(huán)境是不利于項目管理軟件的實施的。

（二）多項目協(xié)作節(jié)省成本

對于一個企業(yè)，總是會出現(xiàn)多個項目并發(fā)進(jìn)行的情況，對于企業(yè)的管理者必須處理好多個項目之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，協(xié)調(diào)企業(yè)人力、物力、財力等資源，才能夠在保證項目按計劃進(jìn)行的前提下，盡量節(jié)約企業(yè)的總成本，求取企業(yè)效率的最大值，提高企業(yè)的核心競爭力。

大多數(shù)企業(yè)尤其是一些集團(tuán)性組織的多項目管理仍然停留在憑經(jīng)驗做事的水平上，所有的時間和計劃，以及資源調(diào)配的方法和原則都存放在腦子里。且不說人員調(diào)動會讓多個項目蒙受莫大的損失，僅僅對于一些突發(fā)事件而言，憑個人的記憶力就難以應(yīng)付了，這種多項目管理的效率難以得到保證。相反，如果把多項目管理運用到項目管理軟件中，通過簡單的數(shù)據(jù)輸入和計劃的調(diào)整，便可以直接明了地獲取資金、人力、原材料的最佳配置方法，并能夠及時了解多個項目的進(jìn)展情況。

四、結(jié)束語

為了解企業(yè)內(nèi)項目管理軟件實施狀況，筆者對鞍鋼集團(tuán)下屬的幾個公司進(jìn)行了調(diào)研，發(fā)現(xiàn)有些公司雖然在推行項目化管理模式，但是項目管理軟件的實施尚在初期階段，有一些單位尚未開始，達(dá)不到行業(yè)統(tǒng)一管理模式要求。企業(yè)須盡快推廣并實施功能強大的項目管理軟件，提高項目管理水平，節(jié)省項目成本，為企業(yè)節(jié)約增效。