談開展學(xué)校檔案工作的創(chuàng)新思路

張保菊

一、理念創(chuàng)新

理念的提高是檔案工作發(fā)展的重要基石。思路決定了事業(yè)的發(fā)展方向，檔案工作管理應(yīng)該堅持創(chuàng)新的理念，運用先進(jìn)的檔案管理理念，在科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)下，建立科學(xué)規(guī)范管理觀念、培養(yǎng)廣積檔案資源意識，從而更好的服務(wù)于整個院校建設(shè)。院校的檔案是學(xué)校重要資源，必須引起廣大工作人員的重視，這也是做好檔案工作的第一要務(wù)。建立科學(xué)規(guī)范的管理觀念也就是在認(rèn)識檔案重要性的基礎(chǔ)上發(fā)揮其服務(wù)作用。檔案工作具有一個明顯的特點，即時間越久檔案越多，那么怎樣把日漸增多的檔案管理井井有條，是院校檔案工作中突出的問題。這就要求檔案管理建立規(guī)范化的理念，按照原則和相關(guān)規(guī)章制度的要求合理的規(guī)整檔案。同時，也要做到具體問題具體分析，按照各自院校實際情況科學(xué)的制定管理要求，這樣才能促進(jìn)高校檔案的可持續(xù)發(fā)展。檔案的最大價值不是有序的放置在倉庫中，而是如何更好的提高它的利用價值，如何更好的利用這一資源。這就要求轉(zhuǎn)變管理觀念，主動開發(fā)檔案的價值，加強檔案的研究工作，使檔案文件資料“活躍”起來，在院校培養(yǎng)人才、科研教學(xué)中發(fā)揮最大的作用和效益。在這個基礎(chǔ)上，就要求把檔案工作的落腳點定位于服務(wù)院校建設(shè)。身為院校的一個部門，理應(yīng)服務(wù)于院校和廣大師生。這也是檔案工作的最大價值體現(xiàn)。多數(shù)院校由于存在檔案意識薄弱現(xiàn)象，因此應(yīng)當(dāng)充分利用校內(nèi)外宣傳媒體和工具，大力宣傳檔案工作的重要性，改變和提高部分師生的傳統(tǒng)觀念，提高對檔案的認(rèn)識層次，強化檔案意識，促進(jìn)檔案工作又好又快發(fā)展。

二、制度創(chuàng)新

檔案工作雖然是院校建設(shè)的一部分，但是它的發(fā)展是多數(shù)人參與的整體性工作。是一項高度規(guī)范化的管理工作。因此，制度創(chuàng)新是可以有效的促進(jìn)檔案工作發(fā)展。完善的、有效的、合理的制度是院校檔案工作發(fā)展的重要保障。比如，針對不同的門類，應(yīng)當(dāng)采用不同的管理方法，包括教學(xué)檔案、會計檔案、學(xué)生檔案、人事檔案、科技檔案等等。針對它們的諸多特點，應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的管理方法。在檔案立卷歸檔方面，應(yīng)當(dāng)制定有效地制度，越具體越有利于工作人員的操作，同時方便廣大服務(wù)對象。與此同時，還應(yīng)制定相應(yīng)的內(nèi)部管制制度，這包括不同工作人員的具體職責(zé)和檔案的具體管理制度，如何使檔案合理的分類，如何保管檔案，如何統(tǒng)計檔案，如何鑒定檔案等等。這些制度及工作規(guī)范是學(xué)校檔案管理體系科學(xué)、合理、有序運行的基本保障，可以使新的檔案管理體系得到應(yīng)有的導(dǎo)向和約束，積極謀取、促進(jìn)上級部門建立完善檢查（督查）、評比、評估、評級和有關(guān)高校檔案行政制度。具體的管理制度是完善院校檔案整體水平的可靠保障。

三、素質(zhì)創(chuàng)新

“創(chuàng)新是指把舊知識加以重新組合，形成觀察、認(rèn)識世界的新知識、新視窗”。我們知道高校檔案工作時刻都處于時代的前沿，因此必須要與時俱進(jìn)，必須打破因循守舊的老思想老模式，開創(chuàng)新的局面。要想盡快實現(xiàn)新的目標(biāo)，首先要求高校檔案工作人員的綜合素質(zhì)具有創(chuàng)新性。必須具有創(chuàng)新意識、創(chuàng)新能力、創(chuàng)新策略。特別是在高科技迅猛發(fā)展的今天，各種載體都呈現(xiàn)多樣化趨勢的情形下，高校檔案工作凸顯重要。檔案工作人員首先必須克服“保管員”的思維定勢，依據(jù)規(guī)章結(jié)合實際，不斷探究、不斷創(chuàng)新、不斷加強調(diào)研與思考，從中發(fā)現(xiàn)工作中的新問題，通過對新問題的分析與處理找出新辦法，從而提高檔案工作人員開拓創(chuàng)新的實際能力綜合素養(yǎng)?？偠灾?，作為高校的檔案工作人員從意識上、技能上、服務(wù)上都要準(zhǔn)確把握規(guī)律富于創(chuàng)新，以提高檔案工作的服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量為己任;以不斷發(fā)掘高價值的檔案信息為宗旨;讓高校檔案不斷釋放它特有的文化底蘊、人文精神、潛在的經(jīng)濟效益，實現(xiàn)高校檔案工作的高效能發(fā)展。

四、知識創(chuàng)新

知識經(jīng)濟時代，檔案是知識的存儲器，檔案本身也是一種知識的觀念得到廣泛認(rèn)同。以特里？庫克（Terry Cook）為首的檔案學(xué)者們呼吁，檔案人員應(yīng)該“停止扮演保管員的角色，而成為概念、知識的提供者”，實現(xiàn)從傳統(tǒng)檔案服務(wù)到知識服務(wù)的過渡，從而“重新坐回上帝的身邊”。傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作僅僅是檔案館藏的資源，資源比較單一，但是在現(xiàn)代化的檔案管理中必須要轉(zhuǎn)變檔案的傳統(tǒng)意義，提煉知識，以便于提供更高層次的知識服務(wù)。建設(shè)有國際化水平的現(xiàn)代數(shù)字化檔案體系應(yīng)當(dāng)是每一個院校檔案工作的目標(biāo)。必須要實現(xiàn)這一目標(biāo)。建設(shè)智慧化的知識性檔案館。第一，必須將檔案數(shù)字化重視起來，運用院校信息化這一服務(wù)平臺，增強檔案的開放數(shù)據(jù)和托管力度，同時應(yīng)當(dāng)保證檔案的有效性和安全性。這樣，就要將檔案數(shù)字化建設(shè)納入到整個院校的現(xiàn)代化建設(shè)中。第二，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加大對檔案部門的財政支持，完善硬件設(shè)施。第三，利用這些先進(jìn)的設(shè)施。集中管理學(xué)校各部門在教學(xué)、管理、科研活動中產(chǎn)生的各種類型的、具有參考價值的數(shù)字檔案資產(chǎn)。利用信息技術(shù)手段，對數(shù)字檔案資產(chǎn)進(jìn)行存儲、管理、挖掘和再利用，進(jìn)一步提供開放查詢服務(wù)。實現(xiàn)檔案信息資源的主動推送與共享，為學(xué)校的學(xué)科建設(shè)、科研教學(xué)、行政管理、文化生活等提供支撐和服務(wù)，進(jìn)一步增強學(xué)科創(chuàng)新能力，推動創(chuàng)新拔尖人才培養(yǎng)。只有通過這種高科技的管理手段才能更好的發(fā)揮作用，使高校檔案資源真真正正的成為檔案資料管理中心，從而促進(jìn)整個學(xué)校的信息化建設(shè)。

五、服務(wù)創(chuàng)新

為學(xué)校服務(wù)是檔案工作的宗旨，樹立以人為本的服務(wù)理念。強化以廣大師生為主體的檔案資源基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，在服務(wù)方式和服務(wù)手段上有所轉(zhuǎn)變，因此必須要在傳統(tǒng)意義上檔案工作服務(wù)水平上有創(chuàng)新性提高。第一，增強檔案服務(wù)意識，樹立主動服務(wù)的思想觀念，真心實意的熱愛檔案管理工作，全身心的投入檔案服務(wù)中，增強工作的責(zé)任心和事業(yè)心。第二，提高檔案工作人員的整體素質(zhì)，加強工作人員的服務(wù)能力，特別是要提高工作人員編研能力，同時，各個部門應(yīng)該配備穩(wěn)定的檔案管理人員，對于一些非專業(yè)畢業(yè)的人員應(yīng)當(dāng)加大培訓(xùn)，定期學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)院校的檔案管理經(jīng)驗，加強檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)。這也是檔案工作數(shù)字化管理的重要人才保障。浙江大學(xué)就采取內(nèi)部培養(yǎng)和外部引進(jìn)相結(jié)合的方法，創(chuàng)造良好的研究性和服務(wù)性人才。建立一支優(yōu)秀的信息化的現(xiàn)代管理隊伍。第三，注重院校檔案教育功能的拓展，檔案是展示大學(xué)文化的平臺，具有一種與生俱來的文化內(nèi)涵，在精神文化教育方面，起到一定的促進(jìn)作用：同時，充分利用文字檔案、電子檔案、實物檔案的有利資源切合時宜的開展文化教育活動，這樣可以在輕松的氛圍中達(dá)到很好的效果：檔案部門還可積極參加學(xué)校校史編研、宣傳資料編輯等有利于發(fā)展的工作，更加充分的發(fā)揮檔案的資源優(yōu)勢?？傊D(zhuǎn)變服務(wù)方式，用創(chuàng)新服務(wù)開展院校檔案工作，將會進(jìn)一步推進(jìn)檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

傳承文化，服務(wù)院校是院校檔案工作發(fā)展的內(nèi)在價值。隨著時代的發(fā)展，社會的進(jìn)步，院校工作需要轉(zhuǎn)變原有的模式，做到理念創(chuàng)新、機制創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、知識創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新，為院校的建設(shè)做好積極的貢獻(xiàn)。