現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)研究

付貝貝

摘 要：在各大企業(yè)中，信息化已經(jīng)被廣泛應(yīng)用，為了能夠穩(wěn)固企業(yè)自身的社會(huì)地位，營(yíng)造出積極向上的企業(yè)發(fā)展氛圍，需要在企業(yè)的各個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新管理。針對(duì)信息化在企業(yè)中的影響作用，結(jié)合檔案管理的創(chuàng)新手法，從多個(gè)方面進(jìn)行深刻分析和探討，以期能夠?qū)n案信息化做大做強(qiáng)，形成企業(yè)發(fā)展的有效推動(dòng)力，并為相關(guān)的工作人員提供理論信息參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理;檔案管理;信息化

中圖分類號(hào)：G278.3 ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A ? ? ?文章編號(hào)：1673-291X（2020）06-0028-01

改革開放以后，社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和技術(shù)發(fā)展在逐步提升，在部分企業(yè)中，其管理手段和模式也在不斷地朝著信息化、科技化進(jìn)行轉(zhuǎn)型發(fā)展。檔案管理在企業(yè)中管理中是比較重要的環(huán)節(jié)，其能夠?yàn)閲?guó)家的檔案資源進(jìn)行提供，同時(shí)也是企業(yè)在運(yùn)營(yíng)中的參考憑證。在檔案管理朝著信息化、數(shù)據(jù)化發(fā)展的過程中，由于創(chuàng)新思想的不足、傳統(tǒng)管理方式根深蒂固，這就導(dǎo)致信息化的檔案管理無法全面地進(jìn)行開展和落實(shí)，因此必須將檔案管理信息化納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中去，進(jìn)行有計(jì)劃的創(chuàng)新發(fā)展。

一、檔案管理信息化創(chuàng)新的背景和意義

我國(guó)當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展信息更新?lián)Q代的速度異常之快，這就導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理面臨著巨大的壓力和激烈的大環(huán)境，因此大部分企業(yè)逐步將自身的管理方式進(jìn)行更新，積極地對(duì)信息化管理進(jìn)行初步了解并應(yīng)用，但總是會(huì)有新的問題出現(xiàn)在發(fā)展的進(jìn)程中。其中，阻止檔案信息化的主要原因以創(chuàng)新思想不強(qiáng)、觀念意識(shí)落后、開發(fā)信息資源不夠全面等為主。在這樣的發(fā)展形勢(shì)下，相關(guān)的檔案管理工作者必須積極地重視起來，將檔案工作的新局面盡快地依靠現(xiàn)代化發(fā)展手段進(jìn)行開拓，做好檔案管理信息化創(chuàng)新工作對(duì)于企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃以及社會(huì)的進(jìn)步產(chǎn)生重要的意義。

二、企業(yè)檔案信息化管理的現(xiàn)狀及問題分析

1.信息化建設(shè)的設(shè)施利用率不高。在當(dāng)前的部分企業(yè)中，其對(duì)檔案的管理進(jìn)行了檔案系統(tǒng)辦公軟件的開發(fā)，并進(jìn)行了使用，同時(shí)也引進(jìn)了大量的計(jì)算機(jī)設(shè)備和管理設(shè)備。但是形式上的革新雖然做得比較好，可真正地進(jìn)行檔案信息化管理的時(shí)候，由于信息化管理技術(shù)的不到位，導(dǎo)致部分設(shè)備的功能沒有被全面地利用起來。例如在部分企業(yè)中，計(jì)算機(jī)依舊被用于處理文字、收集數(shù)據(jù)以及進(jìn)行檢索工作上，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備部分實(shí)際的功能被忽視甚至是未被了解，這就導(dǎo)致信息化設(shè)備的利用率降低，檔案管理在互聯(lián)網(wǎng)中的參與程度下降。

2.檔案信息化的系統(tǒng)和規(guī)范建設(shè)不完善。在當(dāng)前的企業(yè)市場(chǎng)中，普遍應(yīng)用檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，該系統(tǒng)雖然有較為長(zhǎng)久的歷史，但是至今也沒有發(fā)展出既定得到體系和規(guī)模。經(jīng)過相關(guān)的調(diào)查表明，檔案網(wǎng)雖然被建立起來，但是在全國(guó)普及方面還是沒有落實(shí)到位，這就使得國(guó)家檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)難以形成較大的規(guī)模，同時(shí)導(dǎo)致檔案管理一體化依舊難以實(shí)現(xiàn)。其次，不完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制度，嚴(yán)重地阻礙了企業(yè)的檔案管理緊跟社會(huì)發(fā)展的腳步。

3.企業(yè)檔案信息化管理的技術(shù)型人才缺失。想要將檔案信息化管理制度進(jìn)行合理的建立健全，就需要具有良好信息技能的高等人才進(jìn)行創(chuàng)新的融入。人才是企業(yè)的發(fā)展中賴以生存的基礎(chǔ)，但是在部分調(diào)查結(jié)果中顯示，企業(yè)在檔案管理方面，尚未認(rèn)識(shí)到人才的重要性，簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案管理工作人人都能做，這就導(dǎo)致檔案信息化技術(shù)型人才的缺失，管理人員的基本技能不足，素養(yǎng)不夠，在進(jìn)行問題解決的時(shí)候考慮得不夠全面。

三、企業(yè)檔案信息化管理的重點(diǎn)措施

1.普及信息化技術(shù)。信息化技術(shù)是檔案信息化管理的核心重點(diǎn)，在檔案信息化的工作中，首先，要在紙質(zhì)辦公的基礎(chǔ)上，將電子檔案的信息技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用和普及，電子檔案的開發(fā)是以計(jì)算機(jī)設(shè)備為載體，互聯(lián)網(wǎng)為媒介，將信息資源進(jìn)行數(shù)字化，在便捷錄入、儲(chǔ)存、查找的基礎(chǔ)上，更能夠?qū)⑿畔①Y源進(jìn)行深層次的開發(fā)和利用。其次，建立電子檔案服務(wù)平臺(tái)，將計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行合理的利用，建立完整的信息資源網(wǎng)絡(luò)，能夠?qū)n案資源形成面向社會(huì)的共享平臺(tái)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公、檔案室存儲(chǔ)辦公以及查找信息等繁雜工作，通過信息化設(shè)備轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮愚k公的形式，將加大信息資源的利用實(shí)效。

2.建立系統(tǒng)化的信息化體系。企業(yè)的檔案信息化管理在進(jìn)行落實(shí)之前，首先要將信息化的思想意識(shí)進(jìn)行及加強(qiáng)，在檔案信息化管理的認(rèn)知上，不能夠局限于企業(yè)內(nèi)部，應(yīng)該將眼光放在整個(gè)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，擴(kuò)大信息的來源渠道，保證其能夠在社會(huì)建設(shè)和資源整合方面起到重要的作用。首先，制定系統(tǒng)的管理規(guī)劃，將信息化的檔案管理進(jìn)行規(guī)?；Y(jié)合不同的檔案管理、信息載體以及檔案信息的利用等情況，從科學(xué)的角度進(jìn)行全面的信息分析，才能夠進(jìn)行規(guī)劃的制定，同時(shí)要將信息化設(shè)備等基礎(chǔ)的設(shè)施進(jìn)行完善。其次，在當(dāng)前完善規(guī)劃的基礎(chǔ)上，及時(shí)地進(jìn)行長(zhǎng)遠(yuǎn)的系統(tǒng)規(guī)劃，將信息化管理設(shè)備進(jìn)行功能上的開發(fā)，并拓展出更多領(lǐng)域的管理功能，能夠應(yīng)對(duì)未來不斷變化的檔案信息形勢(shì)。最后，在進(jìn)行信息化管理的時(shí)候，要嚴(yán)格地確保檔案的信息能夠具有真實(shí)性、實(shí)效性。結(jié)合數(shù)字化建設(shè)，將檔案資源的可利用率提升。

3.組建高水平的信息化開發(fā)團(tuán)隊(duì)。在企業(yè)進(jìn)行信息化檔案建設(shè)的過程中，除了將信息化技術(shù)、信息化體系進(jìn)行建立健全，同時(shí)也應(yīng)針對(duì)基層人員進(jìn)行合理的管理和配置，建立技能合格、素質(zhì)合格、管理手段合格的信息化人才隊(duì)伍，健全人才管理制度，才能夠保證信息化管理得以實(shí)際的落實(shí)和發(fā)展。

首先，企業(yè)的管理者應(yīng)該認(rèn)識(shí)到人才對(duì)于信息化檔案管理發(fā)展中的重要性，并及時(shí)地進(jìn)行高質(zhì)量人才的招納，嚴(yán)格地進(jìn)行人才技能審核，將其專業(yè)的技能素養(yǎng)進(jìn)行考察，并根據(jù)企業(yè)相應(yīng)的發(fā)展情況和需求，進(jìn)行不同類型人才的招納。

其次，針對(duì)在職的人員，應(yīng)該組織及時(shí)的信息化理念培訓(xùn)，結(jié)合社會(huì)信息發(fā)展的趨勢(shì)以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)狀態(tài)，進(jìn)行技能上、理論上、思想意識(shí)上的培訓(xùn)引導(dǎo)，使整個(gè)基礎(chǔ)人員團(tuán)隊(duì)能夠保持良好的工作狀態(tài)，具備工作積極性，不僅要有技術(shù)，還要有頭腦，能夠保質(zhì)保量地進(jìn)行信息化檔案管理的同時(shí)，又能夠積極地進(jìn)行技能創(chuàng)新、理念創(chuàng)新。

四、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案的管理信息化建設(shè)不是階段性的發(fā)展，而是要根據(jù)社會(huì)信息的不斷變化進(jìn)行持續(xù)更新的長(zhǎng)久性工作。企業(yè)的檔案工作管理者應(yīng)該樹立良好的創(chuàng)新觀念和服務(wù)意識(shí)，積極地克服信息化轉(zhuǎn)型中的困難，實(shí)時(shí)地了解社會(huì)、時(shí)代變遷的過程及其發(fā)展的需求，使得檔案的信息化管理工作能夠達(dá)到理論結(jié)合實(shí)踐、時(shí)代結(jié)合創(chuàng)新的發(fā)展勢(shì)態(tài)，使信息資源能夠服務(wù)于企業(yè)，服務(wù)于社會(huì)。