從傳統(tǒng)信息化服務(wù)到信息化一站式服務(wù)的探索和實(shí)踐

張瑾++王冠西++沈富可

摘 要：在過(guò)去的10多年間，我國(guó)高校的信息化服務(wù)遵循各部門(mén)各自為政的管理模式，與此相匹配各自為政的傳統(tǒng)服務(wù)模式導(dǎo)致師生不良體驗(yàn)，從傳統(tǒng)信息化服務(wù)模式向信息化一站式服務(wù)轉(zhuǎn)變迫在眉睫。要革新服務(wù)模式，首先要革新管理理念。因此轉(zhuǎn)變的方案是在管理上將各自為政的管理變?yōu)樾＜?jí)協(xié)同工作機(jī)制，從而在此基礎(chǔ)上建立由責(zé)任部門(mén)主導(dǎo)的業(yè)務(wù)流程梳理再造建設(shè)機(jī)制，結(jié)合謹(jǐn)慎的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、時(shí)下流行的工作流技術(shù)，實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)的信息化服務(wù)模式向信息化一站式服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變。在2013-2016年間，華東師范大學(xué)通過(guò)出國(guó)（境）相關(guān)業(yè)務(wù)的多個(gè)流程的建設(shè)驗(yàn)證了從傳統(tǒng)信息化服務(wù)模式向信息化一站式服務(wù)轉(zhuǎn)變方案的可行性。

關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)的信息化服務(wù)；信息化一站式服務(wù)；協(xié)同工作機(jī)制；工作流技術(shù)

中圖分類(lèi)號(hào)：G40-058 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-8454（2017）13-0027-05

一、從傳統(tǒng)的信息化服務(wù)到信息化一站式服務(wù)的轉(zhuǎn)變

在傳統(tǒng)的信息化服務(wù)中，師生面對(duì)的是各種信息系統(tǒng)及其責(zé)任部門(mén)，辦理不同的業(yè)務(wù)申報(bào)與變更需要學(xué)習(xí)熟悉不同信息系統(tǒng)的環(huán)境與規(guī)則，如圖1所示。傳統(tǒng)的信息化服務(wù)中對(duì)師生的各種申報(bào)、變更、查詢(xún)業(yè)務(wù)是沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)劃與標(biāo)準(zhǔn)的，各個(gè)部門(mén)按照各自對(duì)管理、服務(wù)的理解去建設(shè)信息系統(tǒng)，從而導(dǎo)致各個(gè)系統(tǒng)的理念、側(cè)重點(diǎn)不同。除去極可能存在的各種信息系統(tǒng)對(duì)師生所使用的電腦環(huán)境的各種不同要求外，即使學(xué)校在核心數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和管理上十分出色到位，依然存在很多在傳統(tǒng)信息化服務(wù)模式下無(wú)法獲得解決的問(wèn)題。例如師生到哪個(gè)系統(tǒng)去查看個(gè)人的所有在校信息和歷程、那些跨部門(mén)的業(yè)務(wù)流程由誰(shuí)來(lái)梳理和協(xié)調(diào)、由誰(shuí)來(lái)進(jìn)行信息化建設(shè)。通常情況下跨部門(mén)的流程如果需要網(wǎng)上辦理一般是通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)去實(shí)現(xiàn)。辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)在于環(huán)節(jié)的靈活性，對(duì)于一些特殊的業(yè)務(wù)非常適用，但是，對(duì)于流程固定的跨部門(mén)業(yè)務(wù)的網(wǎng)上辦理，其優(yōu)勢(shì)無(wú)法發(fā)揮而劣勢(shì)盡顯。

首先，一般學(xué)校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)沒(méi)有學(xué)生賬號(hào)，如果學(xué)生需要申請(qǐng)某跨部門(mén)事項(xiàng)必須由所在學(xué)院的教師去申請(qǐng)，從申請(qǐng)到辦理完成的過(guò)程學(xué)生無(wú)法直接獲知；其次，由于無(wú)法預(yù)知后續(xù)的環(huán)節(jié)，因此辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的每個(gè)環(huán)節(jié)都是由收發(fā)員收件，審批后再由收發(fā)員發(fā)出給下一個(gè)或多個(gè)需要審批或者會(huì)簽的部門(mén)，對(duì)于固定的跨部門(mén)流程，無(wú)形中增加了不少環(huán)節(jié)，原來(lái)只要幾步就能完成的流程加入了收發(fā)員環(huán)節(jié)后整體環(huán)節(jié)數(shù)變成原來(lái)的3倍；再次，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都是文本形式的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，固定的跨部門(mén)流程通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，學(xué)校的核心數(shù)據(jù)庫(kù)自然無(wú)法獲取到這些流程本應(yīng)積累下來(lái)的寶貴的過(guò)程和結(jié)果數(shù)據(jù)，對(duì)學(xué)校的管理和決策是一個(gè)損失。

高校信息化一站式服務(wù)（One-Stop Services）是高校在信息化應(yīng)用過(guò)程中利用信息化手段集中數(shù)據(jù)資源，貫通業(yè)務(wù)流程，將數(shù)據(jù)共享、業(yè)務(wù)申報(bào)審批和信息發(fā)布等眾多業(yè)務(wù)服務(wù)集中起來(lái)，由專(zhuān)門(mén)的部門(mén)和系統(tǒng)來(lái)承擔(dān)，實(shí)行統(tǒng)一管理、內(nèi)部協(xié)調(diào)、協(xié)作實(shí)施，變傳統(tǒng)的體外循環(huán)為高效的體內(nèi)協(xié)同。信息化一站式服務(wù)實(shí)質(zhì)就是信息化服務(wù)內(nèi)容和業(yè)務(wù)流程的集成和整合，是高校管理和服務(wù)的發(fā)展趨勢(shì)，也是信息化服務(wù)概念的延伸和信息化輔助校務(wù)改革和發(fā)展的具體體現(xiàn)。[1]

高校信息化一站式服務(wù)與傳統(tǒng)的信息化服務(wù)相比的優(yōu)勢(shì)在于，其通過(guò)打破部門(mén)界限的信息化服務(wù)的高度整合來(lái)解決傳統(tǒng)的信息化服務(wù)所無(wú)法解決的問(wèn)題，有效提升師生的服務(wù)體驗(yàn)，助力學(xué)校治理水平的提升。高校信息化一站式服務(wù)的整體架構(gòu)如圖2所示。在高校信息化一站式服務(wù)中，無(wú)論是單部門(mén)的業(yè)務(wù)還是跨部門(mén)的業(yè)務(wù)，只要與師生相關(guān)的業(yè)務(wù)都按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)改造并在一站式服務(wù)平臺(tái)中集中呈現(xiàn)，師生依權(quán)限通過(guò)集成了學(xué)校所有服務(wù)的一站式服務(wù)平臺(tái)獲得各種服務(wù)。高校信息化一站式服務(wù)的建設(shè)目標(biāo)就是做到師生一次性提交申請(qǐng)后能夠全程跟蹤業(yè)務(wù)辦理進(jìn)度和結(jié)果，做到師生在校成長(zhǎng)、發(fā)展脈絡(luò)的清晰呈現(xiàn)，使業(yè)務(wù)辦理過(guò)程數(shù)據(jù)得以及時(shí)準(zhǔn)確積累。

從傳統(tǒng)的信息化服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒徽臼椒?wù)需要具備3個(gè)前提條件：

（1）學(xué)校必須具備基于完善的數(shù)據(jù)維護(hù)制度的各個(gè)方面核心數(shù)據(jù)所構(gòu)成的核心數(shù)據(jù)庫(kù)。各個(gè)方面的核心數(shù)據(jù)包含數(shù)據(jù)和相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)樹(shù)，不同的業(yè)務(wù)流程在建設(shè)時(shí)會(huì)基于相應(yīng)的數(shù)據(jù)和組織機(jī)構(gòu)樹(shù)，它們是業(yè)務(wù)流程建設(shè)的基礎(chǔ)，相當(dāng)于“地基”，如果它們出現(xiàn)不準(zhǔn)確等問(wèn)題會(huì)嚴(yán)重影響業(yè)務(wù)流程的質(zhì)量。因此，一方面學(xué)校必須確保核心數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、完整性，另一方面，在建設(shè)業(yè)務(wù)流程時(shí)也要慎重選擇合適的“地基”。

（2）學(xué)校必須明確站在學(xué)校視野協(xié)調(diào)工作的各個(gè)責(zé)任部門(mén)。業(yè)務(wù)流程的建設(shè)并非將原先的工作簡(jiǎn)單整合后就事論事地搬到網(wǎng)上去，所有業(yè)務(wù)流程的需求調(diào)研階段必須根據(jù)網(wǎng)上辦事流程的實(shí)現(xiàn)規(guī)律，結(jié)合實(shí)際工作需求進(jìn)行梳理和優(yōu)化，最終形成各方認(rèn)可的系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)的需求方案。在需求調(diào)研這個(gè)非常關(guān)鍵的階段，尤其是在調(diào)研跨部門(mén)業(yè)務(wù)流程時(shí)必然會(huì)涌現(xiàn)很多需要抉擇的問(wèn)題，例如哪些環(huán)節(jié)可以省略、哪些環(huán)節(jié)可以并行、哪些環(huán)節(jié)可以?xún)?yōu)化，此時(shí)必須由責(zé)任部門(mén)進(jìn)行定奪以避免出現(xiàn)各方各執(zhí)一詞、需求方案不斷變更無(wú)法確定的局面。

（3）學(xué)校必須確定技術(shù)實(shí)現(xiàn)方案。目前市場(chǎng)上工作流產(chǎn)品的原理都是基于上世紀(jì)90年代提出的工作流參考模型發(fā)展形成的，有的產(chǎn)品在基本技術(shù)的基礎(chǔ)上增加了對(duì)流程的監(jiān)控、統(tǒng)計(jì)等功能，即詮釋比工作流更進(jìn)一步的BPM（業(yè)務(wù)流程管理）的理念。對(duì)于高校，在選擇工作流技術(shù)時(shí)需要從軟硬件上進(jìn)行慎重考慮，例如今后學(xué)校所有面向師生的服務(wù)流程都要通過(guò)信息化一站式服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行，要考慮該平臺(tái)是否具備承載這些服務(wù)的能力。業(yè)務(wù)流程的建設(shè)不是一次性建設(shè)，隨著學(xué)校的發(fā)展必然會(huì)出現(xiàn)新的流程，同時(shí)原來(lái)的流程也會(huì)面臨不斷修改的問(wèn)題，在此情況下，要考慮工作流產(chǎn)品是否具備開(kāi)發(fā)周期短、后續(xù)修改靈活的特點(diǎn)使業(yè)務(wù)流程快速跟上實(shí)際業(yè)務(wù)的變更。

二、華東師范大學(xué)的探索與實(shí)踐

1.背景

和大多數(shù)國(guó)內(nèi)高校一樣，多年來(lái)華東師范大學(xué)的管理信息系統(tǒng)建設(shè)遵循了各個(gè)部門(mén)各自建設(shè)各自管理的模式。如前文所述，這種模式帶來(lái)很多師生的服務(wù)體驗(yàn)以及學(xué)校管理上的弊端，如果說(shuō)散落在各個(gè)信息系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)辦理流程沒(méi)有讓師生體會(huì)到信息化帶來(lái)的便捷，反而被各種信息系統(tǒng)搞得非常困惑且費(fèi)時(shí)費(fèi)力的話，那么問(wèn)題更多的是集中在那些沒(méi)有特定的信息系統(tǒng)去支持的借助辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的跨部門(mén)業(yè)務(wù)流程的網(wǎng)上辦理。例如師生的出國(guó)（境）業(yè)務(wù)辦理流程，環(huán)節(jié)眾多，過(guò)程復(fù)雜，從學(xué)生通過(guò)了出國(guó)（境）所需的答辯等程序確認(rèn)提出出國(guó)（境）申請(qǐng)算起，全部的校內(nèi)審核辦理完成需要至少3周，圖3為借助辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行的研究生出國(guó)（境）流程。

從圖3可見(jiàn)，在45個(gè)環(huán)節(jié)中，收發(fā)員環(huán)節(jié)就占了21個(gè)，這在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中無(wú)法省去。簽報(bào)中固有的流程使業(yè)務(wù)流程的環(huán)節(jié)變多。簽報(bào)系統(tǒng)更適合于一些特殊事項(xiàng)的處理請(qǐng)示，基于事項(xiàng)的不規(guī)律性需要人為處理和轉(zhuǎn)發(fā)，因此每個(gè)環(huán)節(jié)都設(shè)置了收發(fā)員環(huán)節(jié)。對(duì)于固定流程的業(yè)務(wù)，每個(gè)環(huán)節(jié)的處理人、處理事項(xiàng)都是明確的，但是收發(fā)員環(huán)節(jié)不可避免。收發(fā)員環(huán)節(jié)的存在，使這些固定流程的環(huán)節(jié)變多，即使不考慮流程本身的合理性，收發(fā)員環(huán)節(jié)也是一個(gè)顯著的不合理點(diǎn)。

除了環(huán)節(jié)多、時(shí)間長(zhǎng)，以及前文所述的一些問(wèn)題以外，學(xué)校對(duì)研究生出國(guó)（境）的管理本身也不嚴(yán)謹(jǐn)，出國(guó)（境）審核嚴(yán)格，但是只有需要報(bào)銷(xiāo)出國(guó)（境）費(fèi)用的學(xué)生才會(huì)去回國(guó)確認(rèn)，導(dǎo)致學(xué)籍管理部門(mén)無(wú)法確定部分出國(guó)（境）學(xué)生是否已回國(guó)。此外，學(xué)校很多職能部門(mén)，以及學(xué)生所在院系的部分教師出于工作原因需要查詢(xún)學(xué)生的出國(guó)（境）、回國(guó)情況，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中無(wú)法全部滿(mǎn)足，簽報(bào)中的內(nèi)容多以非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，即文本呈現(xiàn)，導(dǎo)致各類(lèi)固定流程業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)存在困難。例如，學(xué)生出國(guó)（境）的業(yè)務(wù)長(zhǎng)期通過(guò)簽報(bào)辦理的結(jié)果是當(dāng)國(guó)際交流部門(mén)要統(tǒng)計(jì)一年中學(xué)生奔赴各國(guó)深造的數(shù)據(jù)時(shí)無(wú)從入手。

并且，簽報(bào)中的流程無(wú)法讓學(xué)生參與其中并監(jiān)控整個(gè)流程的辦理情況。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，并非體現(xiàn)服務(wù)精神的業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)，其中各個(gè)角色設(shè)置的都是教職工，具體而言是管理崗位的教職工，沒(méi)有學(xué)生。由此，借助辦公自動(dòng)化流程進(jìn)行的各種業(yè)務(wù)流程對(duì)學(xué)生均不透明。例如：申請(qǐng)出國(guó)交流的學(xué)生必須先向所在學(xué)院申請(qǐng)，由學(xué)院的負(fù)責(zé)教職工簽報(bào)。簽報(bào)何時(shí)發(fā)出、進(jìn)展如何、何時(shí)完成，學(xué)生均無(wú)法自行獲知。

在上述背景下，學(xué)校決定以師生出國(guó)（境）的多個(gè)業(yè)務(wù)流程為抓手推進(jìn)從傳統(tǒng)信息化服務(wù)向信息化一站式服務(wù)轉(zhuǎn)變的探索和實(shí)踐。

2.準(zhǔn)備工作

（1）核心數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備

學(xué)校在幾年前已經(jīng)建立了數(shù)據(jù)中心（即核心數(shù)據(jù)庫(kù)）并形成了各個(gè)信息系統(tǒng)為核心數(shù)據(jù)庫(kù)提供數(shù)據(jù)以及從核心數(shù)據(jù)庫(kù)獲取數(shù)據(jù)的技術(shù)機(jī)制?；诖?，學(xué)校逐步完善數(shù)據(jù)管理制度以明確各個(gè)部門(mén)在數(shù)據(jù)建設(shè)和使用中應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的義務(wù)以及享有的權(quán)利，從而理順各種數(shù)據(jù)的權(quán)威來(lái)源部門(mén)。

由于數(shù)據(jù)管理制度的效果并非一蹴而就，而師生出國(guó)（境）業(yè)務(wù)流程的建設(shè)迫在眉睫，因此，學(xué)校特別對(duì)出國(guó)（境）相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)以及涉及的組織機(jī)構(gòu)樹(shù)進(jìn)行了完善并明確數(shù)據(jù)來(lái)源部門(mén)的數(shù)據(jù)維護(hù)責(zé)任。

（2）責(zé)任部門(mén)以及業(yè)務(wù)流程梳理步驟的確定

踐行群眾路線、促進(jìn)機(jī)關(guān)各個(gè)部門(mén)的工作作風(fēng)改變、倡導(dǎo)服務(wù)師生的理念是學(xué)校機(jī)關(guān)黨工委的重要職責(zé)，而將傳統(tǒng)信息化服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒徽臼椒?wù)是整個(gè)學(xué)校從管理為主向服務(wù)為主理念轉(zhuǎn)變的一個(gè)重要探索和實(shí)踐，因此，機(jī)關(guān)黨工委成為面向師生的各個(gè)業(yè)務(wù)流程梳理的責(zé)任部門(mén)。

在機(jī)關(guān)黨工委的主導(dǎo)下，每個(gè)業(yè)務(wù)流程都必須經(jīng)過(guò)以下5個(gè)階段才算完成梳理和優(yōu)化。①業(yè)務(wù)流程的主要負(fù)責(zé)部門(mén)描述流程；②部署人員對(duì)流程進(jìn)行初次梳理、優(yōu)化和整合；③將整合后的流程請(qǐng)師生代表、各個(gè)部門(mén)的代表提意見(jiàn)；④結(jié)合各方的意見(jiàn)，部署人員組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行修改；⑤重復(fù)第③、④兩步工作，直到師生代表、各個(gè)部門(mén)的代表完全認(rèn)可。

（3）技術(shù)方案的確定

在技術(shù)實(shí)現(xiàn)方案的確定過(guò)程中，學(xué)校主要從以下幾個(gè)方面考察不同的工作流產(chǎn)品并確定最終選型。

考察并發(fā)以及分布式部署情況：由于學(xué)校有幾萬(wàn)師生今后需要在信息化一站式服務(wù)平臺(tái)上辦理各類(lèi)網(wǎng)上業(yè)務(wù)，因此工作流引擎可支持大并發(fā)用戶(hù)數(shù)及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)量，對(duì)支持分布式部署等是考察的一個(gè)重要方面；

考察各類(lèi)業(yè)務(wù)流程的實(shí)現(xiàn)能力：在業(yè)務(wù)流程的建設(shè)方面，為確保學(xué)校的各類(lèi)業(yè)務(wù)流程都能夠在平臺(tái)上順暢運(yùn)行，需要強(qiáng)大的流程功能實(shí)現(xiàn)方案，因此主要考察工作流產(chǎn)品在多種組織類(lèi)型、多種匯報(bào)關(guān)系、多種用戶(hù)、多種分類(lèi)、多種角色定義、多種權(quán)限分配、多套分支等方面的實(shí)現(xiàn)能力；

考察應(yīng)變能力：對(duì)流程變更的應(yīng)變能力方面，為確保業(yè)務(wù)發(fā)生變更時(shí)相應(yīng)的網(wǎng)上流程能夠盡快做出調(diào)整，主要考察工作流產(chǎn)品在開(kāi)發(fā)工作量上的改良，例如是否模塊化、組件化；

考察是否能夠幫助業(yè)務(wù)人員參與到流程設(shè)計(jì)中，由于每個(gè)業(yè)務(wù)流程的前期需求調(diào)研是建設(shè)的關(guān)鍵，能夠讓業(yè)務(wù)部門(mén)的相關(guān)崗位人員參與理解網(wǎng)上流程的設(shè)計(jì)規(guī)律，將有助于提高需求調(diào)研的質(zhì)量和效率，因此，工作流產(chǎn)品是否采用可視化流程設(shè)計(jì)，也是考察的一個(gè)重要方面；

考察是否提供多種技術(shù)手段與方式，整合多種用戶(hù)常見(jiàn)應(yīng)用，包括郵件系統(tǒng)、短信、微信、門(mén)戶(hù)、數(shù)據(jù)庫(kù)、AD等。

3.建設(shè)內(nèi)容

師生出國(guó)（境）相關(guān)的業(yè)務(wù)流程建設(shè)總體包含3項(xiàng)內(nèi)容——平臺(tái)、流程、報(bào)表。

平臺(tái)即信息化一站式服務(wù)流程平臺(tái)，是今后全校所有業(yè)務(wù)流程集合的平臺(tái)，師生辦理業(yè)務(wù)、審批任務(wù)、查看進(jìn)度均只需訪問(wèn)此平臺(tái)。在平臺(tái)中定義了3大類(lèi)15種功能以確保基于平臺(tái)的各個(gè)業(yè)務(wù)流程的順暢運(yùn)行。平臺(tái)所定義的功能如表1所示。

流程即師生出國(guó)（境）相關(guān)的各個(gè)業(yè)務(wù)流程，具體包含研究生出國(guó)（境）網(wǎng)上辦理流程、研究生回國(guó)網(wǎng)上確認(rèn)流程、本科生出國(guó)（境）網(wǎng)上辦理流程、本科生回國(guó)網(wǎng)上確認(rèn)流程、教職工因公出國(guó)（境）及赴港澳網(wǎng)上辦理流程（包含回國(guó)確認(rèn)）、教職工因公赴臺(tái)網(wǎng)上辦理流程（包含回校確認(rèn)）、教職工因公出國(guó)（境）政審網(wǎng)上流程。圖4為研究生出國(guó)（境）網(wǎng)上辦理流程，其他業(yè)務(wù)流程與此類(lèi)似。

報(bào)表即各個(gè)業(yè)務(wù)流程的運(yùn)行所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)報(bào)表，以不同的身份登錄平臺(tái)的師生可以查看到不同的數(shù)據(jù)報(bào)表。對(duì)于普通的師生角色，可以查詢(xún)到個(gè)人出國(guó)（境）的數(shù)據(jù)；對(duì)于業(yè)務(wù)部門(mén)以及院系的管理人員，可以查詢(xún)到職權(quán)范圍內(nèi)的師生出國(guó)（境）數(shù)據(jù)。每個(gè)流程都有相應(yīng)的數(shù)據(jù)報(bào)表，有多少流程就有多少報(bào)表。在每個(gè)報(bào)表中，具備查詢(xún)權(quán)限的人員可以根據(jù)報(bào)表中字段的靈活配置查詢(xún)出所需的結(jié)果并導(dǎo)出。

4.效果

從2015年5月至2016年10月間師生出國(guó)（境）的7個(gè)業(yè)務(wù)流程及報(bào)表相繼上線運(yùn)行，各個(gè)流程的上線時(shí)間以及已經(jīng)運(yùn)行的申請(qǐng)數(shù)量如表2所示。

通過(guò)業(yè)務(wù)流程的建設(shè)，師生出國(guó)（境）申請(qǐng)成功從簽報(bào)系統(tǒng)中脫離并實(shí)現(xiàn)全程自動(dòng)運(yùn)行，基本達(dá)到建設(shè)初衷。除了使業(yè)務(wù)辦理全程可自主查詢(xún)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可統(tǒng)計(jì)外，一個(gè)明顯的進(jìn)步是業(yè)務(wù)辦理全程效率的提升。以運(yùn)行時(shí)間最久申請(qǐng)單數(shù)最多的研究生出國(guó)（境）業(yè)務(wù)流程的1000多個(gè)出國(guó)（境）申請(qǐng)為例，扣除學(xué)生為了獲得國(guó)家和學(xué)校的資助所要花費(fèi)的答辯、等待評(píng)審結(jié)果的時(shí)間，每筆出國(guó)（境）申請(qǐng)的平均完成時(shí)間為115小時(shí)，比原先的至少3周有顯著提升。具體情況如表3所示。

三、總結(jié)

過(guò)去的10多年，中國(guó)高校的信息化建設(shè)經(jīng)歷了從無(wú)到有、從簡(jiǎn)單到復(fù)雜的過(guò)程，成果豐碩的同時(shí)問(wèn)題也逐步顯現(xiàn)。現(xiàn)今，很多高校都處于建設(shè)的關(guān)鍵時(shí)期，如何把學(xué)校內(nèi)各種建設(shè)時(shí)期不一、標(biāo)準(zhǔn)不一的信息系統(tǒng)整合起來(lái)從而為師生提供更好的、更智慧的信息化服務(wù)是擺在大家面前的一道難題、一個(gè)挑戰(zhàn)。此問(wèn)題的解決途徑，從管理理念上是要打破原先各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)各自為政的工作模式，形成將學(xué)校作為一個(gè)管理整體的互相協(xié)同的管理機(jī)制，基于此，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)信息化服務(wù)模式向一站式信息化服務(wù)模式的成功轉(zhuǎn)變?？梢?jiàn)，信息化服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變問(wèn)題歸根是管理理念的轉(zhuǎn)變問(wèn)題，考驗(yàn)的是學(xué)校的整體治理水平。因此，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變的3個(gè)前提條件中2個(gè)與管理有關(guān)，即建立有效的核心數(shù)據(jù)管理制度，明確信息化一站式服務(wù)平臺(tái)建設(shè)的主導(dǎo)協(xié)調(diào)責(zé)任部門(mén)。將一組任務(wù)組織起來(lái)完成某個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程的工作流技術(shù)具備可視化流程設(shè)計(jì)、支持各種復(fù)雜流程、處理過(guò)程可跟蹤、豐富的統(tǒng)計(jì)查詢(xún)報(bào)表功能等特點(diǎn)，與建設(shè)信息化一站式服務(wù)中各個(gè)面向師生的業(yè)務(wù)流程的基本理念一致。在達(dá)成管理理念共識(shí)、理順數(shù)據(jù)管理機(jī)制、明確主導(dǎo)協(xié)調(diào)責(zé)任部門(mén)的基礎(chǔ)上，選擇合適的工作流技術(shù)進(jìn)行建設(shè)實(shí)踐是高校實(shí)現(xiàn)信息化一站式服務(wù)模式的一個(gè)有效方案。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙澤宇，張凱，宓詠.高校一站式信息化服務(wù)[J].科研信息化技術(shù)與應(yīng)用，2012（3）：53.

（編輯：王天鵬）