關(guān)于“數(shù)字檔案”概念問題的探討

張震霖

摘 要：在信息化日益發(fā)展的背景下，檔案管理面臨諸多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。其中“數(shù)字檔案”的概念問題尚未得到很好的解決，檔案管理和研究的實(shí)踐需要一個科學(xué)的“數(shù)字檔案”概念來回應(yīng)時代的需求，克服現(xiàn)實(shí)的矛盾，實(shí)現(xiàn)“數(shù)字檔案”內(nèi)涵和外延的統(tǒng)一。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案;定義;檔案管理

隨著計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展和進(jìn)步，信息化突飛猛進(jìn)，信息時代已然來臨。在檔案管理面臨的諸多機(jī)遇和挑戰(zhàn)中，“數(shù)字檔案”問題日益成為具有時代前沿的討論話題。本文擬就“數(shù)字檔案”的概念問題，談一點(diǎn)自己的理解與思考。

一、“數(shù)字檔案”定義問題的有關(guān)實(shí)際情況

當(dāng)前關(guān)于“數(shù)字檔案”的討論非常熱烈，但在什么是數(shù)字檔案的問題上，卻沒有一個明確的結(jié)論，在相關(guān)學(xué)術(shù)領(lǐng)域找不到一個確切的定義。

現(xiàn)在人們使用最廣泛的概念是“電子檔案”。2014年12月31日國家檔案局發(fā)布的《電子檔案管理基本術(shù)語》中這樣描述：“電子文件 ：國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景組成。電子檔案：具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件?！?/p>

在實(shí)際的使用中，人們往往把“電子文件”“電子檔案” “數(shù)字化檔案”與“數(shù)字檔案”相混用。但是，它們之間存在著明顯的差別，它們都不能恰當(dāng)?shù)胤从场皵?shù)字檔案”的本質(zhì)。

此外，使用較多的還有“數(shù)字化檔案”一詞。而“數(shù)字化檔案”在構(gòu)詞上則更加缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，既可理解為“數(shù)字化的檔案”，也可理解為“進(jìn)行數(shù)字化的檔案工作”，兩種理解差距巨大，不適合作為一個明晰的基本概念來使用。相對而言，“數(shù)字檔案”一詞則最為恰當(dāng)，它既能明確地反映檔案的本質(zhì)，又能確切地反映檔案的狀態(tài)。

《檔案學(xué)詞典》對“機(jī)讀檔案”和“數(shù)據(jù)檔案”兩個詞條，作了詳細(xì)的描述：“機(jī)讀檔案：存入計算機(jī)中的由計算機(jī)讀取處理的檔案。可從辦公室信息處理自動化過程中獲得，也可將檔案的文字和圖形經(jīng)過電子掃描或鍵盤錄入存貯到計算機(jī)中形成。數(shù)據(jù)檔案：以數(shù)據(jù)形式為主的檔案。狹義指科學(xué)研究過程中和報表統(tǒng)計工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)型檔案。廣義指可由計算機(jī)處理的機(jī)讀檔案，產(chǎn)生于計算機(jī)化事務(wù)處理業(yè)務(wù)中。”這兩個詞都強(qiáng)調(diào)了這種檔案的計算機(jī)讀取處理的特征，但“機(jī)讀檔案”從載體上看顯然比“數(shù)字檔案”更寬泛，“數(shù)據(jù)檔案”從內(nèi)容上看則比“數(shù)字檔案”偏狹。

在國內(nèi)相關(guān)學(xué)術(shù)領(lǐng)域中，宋巖在2005年首次將“數(shù)字檔案”定義為：“數(shù)字檔案是指用計算機(jī)等工具對歷史記錄進(jìn)行數(shù)字編碼，并將所得數(shù)據(jù)記錄保留在盤、片等載體上的一種檔案。從記錄方式來說，數(shù)字檔案是用計算機(jī)語言，將歷史記錄數(shù)據(jù)化的形式來記錄的。它同傳統(tǒng)的用語言、文字記錄的方式不同，記錄時它是將語言、文字轉(zhuǎn)化成一種代碼，使用時又借助計算機(jī)工具將代碼還原成語言和文字。從載體來說，它摒棄了人們常用的紙張等常用的載體，而用磁盤、光盤等載體?！?該定義強(qiáng)調(diào)了“數(shù)字檔案”的生成基礎(chǔ)、儲存形式和轉(zhuǎn)化過程。

2013年梁惠卿《檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案概念辨析》中對相關(guān)概念進(jìn)行了分析和比較，認(rèn)為“所謂數(shù)字檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織以及個人在社會活動中，通過計算機(jī)等電子設(shè)備直接形成以數(shù)字代碼記錄的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄?！敝赋鰯?shù)字檔案“存在著信息的非人工識讀性”“對計算機(jī)系統(tǒng)的依賴性”“信息的易變性”等特征，并提出了“數(shù)字化檔案不是檔案”的觀點(diǎn)。 該定義強(qiáng)調(diào)了使用“電子設(shè)備直接形成”這一來源，其中的一些觀點(diǎn)值得商榷。

截至目前，在有關(guān)的研究中已有數(shù)千篇文獻(xiàn)涉及“數(shù)字檔案”概念，而對“數(shù)字檔案”定義進(jìn)行描述的大約有十?dāng)?shù)篇。其中大多只是隨筆帶過，未作深入研究。

二、定義“數(shù)字檔案”的必要性

定義是認(rèn)識主體使用判斷或命題的語言邏輯形式，確定一個認(rèn)識對象或事物在有關(guān)事物的綜合分類系統(tǒng)中的位置和界限，使這個認(rèn)識對象或事物從有關(guān)事物的綜合分類系統(tǒng)中彰顯出來。

“數(shù)字檔案”概念的提出是檔案管理和研究的實(shí)踐需要。首先，以計算機(jī)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用過程中，產(chǎn)生了大量以數(shù)字編碼形式存在的、有價值的、需要保存?zhèn)洳榈男畔①Y源，這些資源必然要求成為“數(shù)字檔案”，成為檔案管理的基本內(nèi)容。其次，隨著信息化、智能化、自動化的發(fā)展，尤其是在大數(shù)據(jù)飛速發(fā)展、信息網(wǎng)上高速傳輸?shù)默F(xiàn)實(shí)環(huán)境中，人們的社會活動方式發(fā)生了革命性的變化，傳統(tǒng)檔案管理理論、管理手段、管理方法、管理機(jī)制等等，都須進(jìn)行相應(yīng)的變革，跟上時代發(fā)展的步伐，以滿足社會發(fā)展的需要。最后，大量的計算機(jī)“數(shù)字檔案”產(chǎn)生后，在檔案管理和研究中，由于概念定義和使用的混亂，使人們在相關(guān)的研究和操作中發(fā)生了實(shí)際的困難，突出反映了人們在認(rèn)識上的分歧和相關(guān)理論研究的缺陷，一定程度上阻礙了相互間的交流。因此，檔案管理和研究的實(shí)踐要求提出一個準(zhǔn)確的“數(shù)字檔案”概念，做出明確的規(guī)定，來適應(yīng)時代發(fā)展的步伐，厘清這種相對混亂的狀況。

準(zhǔn)確定義“數(shù)字檔案”，是克服有關(guān)概念邏輯上的矛盾，實(shí)現(xiàn)“數(shù)字檔案”內(nèi)涵和外延相統(tǒng)一的需要。目前“數(shù)字檔案”概念定義邏輯上模糊不清，導(dǎo)致“數(shù)字檔案”在內(nèi)涵和外延上的模糊和不一致，極大地影響了其理論的科學(xué)性。盡管在有關(guān)研究和討論中，人們已經(jīng)較為頻繁地使用“數(shù)字檔案”一詞，但到目前為止尚未形成一個為大多數(shù)檔案工作者和學(xué)者一致認(rèn)同的、明確的概念，更沒有被納入檔案管理的基本術(shù)語體系。因此，遵循定義的基本規(guī)則和要求，采用恰當(dāng)?shù)亩x方法，對“數(shù)字檔案”這個定義對象進(jìn)行準(zhǔn)確的描述，成為新形勢下檔案學(xué)理論研究中的一個重要課題。

三、“數(shù)字檔案”的概念及其特征

“數(shù)字檔案”是信息化背景下人類社會活動的反映，它是以現(xiàn)代計算機(jī)為基礎(chǔ)的，以數(shù)字編碼形式存在的檔案。其主要來源：一是在以計算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用中，形成了大量的數(shù)字資源;二是通過對已有檔案資源的數(shù)字化工作，經(jīng)過信息技術(shù)處理后轉(zhuǎn)化形成的數(shù)字資源。當(dāng)代計算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速，與其它科學(xué)技術(shù)相結(jié)合產(chǎn)生了巨大的生產(chǎn)力，廣泛應(yīng)用滲透于社會生產(chǎn)、生活等各個領(lǐng)域，在推動人類社會發(fā)展進(jìn)步中形成了大量的信息數(shù)據(jù)文件。同時社會信息的處理和管理方式，相比于傳統(tǒng)社會發(fā)生了根本性的變化，信息技術(shù)已經(jīng)成為現(xiàn)代社會生產(chǎn)和生活各個環(huán)節(jié)有效運(yùn)行的關(guān)鍵。

“數(shù)字檔案”的存在和利用，需要與能夠保證其安全穩(wěn)定和有效運(yùn)行的計算機(jī)軟硬件資源環(huán)境相匹配。與傳統(tǒng)的檔案相比，它以數(shù)字化為基本特征。

“數(shù)字檔案”與紙質(zhì)檔案在本質(zhì)上是相同的，具有檔案的一般屬性，都是有價值、可保存，是信息與載體的統(tǒng)一，都有一定的物理實(shí)態(tài)，都是檔案形成主體真實(shí)活動的記錄，有歷史參考利用價值，需要存檔備查。同時“數(shù)字檔案”作為一種以數(shù)碼形式存在的檔案，在記錄、存儲、運(yùn)行、傳播等方式上又有其特殊屬性：

1.相對的依賴性和不可識別性

數(shù)字檔案的識別、存儲、運(yùn)行依賴于計算機(jī)相關(guān)的軟硬件、數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等資源，但是又并非固著于某一資源不可分離。相反，數(shù)字檔案的信息，在一定的條件下可以離開原來的數(shù)字環(huán)境實(shí)現(xiàn)原質(zhì)性遷移。但是，同時由于數(shù)字檔案的存在形式實(shí)質(zhì)是數(shù)字編碼，一旦離開以計算機(jī)為基礎(chǔ)的數(shù)字環(huán)境就會失去存在的基礎(chǔ)。數(shù)字環(huán)境的變化，也可能引起檔案信息無法識別或難以識別。

2.檔案信息存儲的高密度性和儲存空間的超大容量性

數(shù)字檔案資源的存儲載體主要是磁盤、磁帶、光盤、硬盤等，通過采用電磁、光敏等技術(shù)手段載錄有關(guān)信息，具有體積小、容量大、密度高的特點(diǎn)。而且，這一特性還將隨著信息技術(shù)和材料的提升而成倍增長。

3.檔案信息的同時共享性

數(shù)字檔案在一定條件下，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，借助“信息高速公路”可供不同地區(qū)的人在同一時間查閱和利用同一份檔案，實(shí)現(xiàn)及時、適時的互聯(lián)互通，使檔案管理和服務(wù)更便捷。有利于突破距離和時間的限制，更加便于利用，能更好地滿足人們利用檔案的需求。

4.檔案信息安全保障的技術(shù)依賴性

“數(shù)字檔案”的安全管理要求比傳統(tǒng)檔案管理的要求更高，其中主要體現(xiàn)在其更加依賴于計算機(jī)安全技術(shù)發(fā)展進(jìn)步及其完備系統(tǒng)的有效保障。如設(shè)備安全、系統(tǒng)安全、應(yīng)用安全、網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全等都直接與現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展緊密聯(lián)系在一起。

“數(shù)字檔案”正急速增長，數(shù)字化全息檔案管理的方式將成為新—代檔案管理的主要形式。給“數(shù)字檔案”下一個明確定義，已是當(dāng)務(wù)之急。

參考文獻(xiàn)：

[1]《檔案學(xué)詞典》第445、446頁.1994年7月第一版.上海辭書出版社.

[2]宋 巖.檔案數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢[J].肇慶學(xué)院學(xué)報，2005

[3] 梁惠卿. 檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案概念辨析[J]. 檔案管理，2013

（作者單位：山西農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館）