基于檔案管理電子化與電子文件歸檔管理的探討

魯軍

摘 要：隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，日益多樣化的儲存形式也讓電子文件檔案管理也越來越普遍。檔案不僅是保存信息的主要載體，其潛在價值也可以通過特定的工具進(jìn)行挖掘，幫助人們更好的開展工作。在電子檔案越來越普及的今天，不僅對電子文件歸檔的效率和質(zhì)量有了更高的要求，還為檔案管理帶來了更多的便利。但目前檔案電子化管理還存在一些問題，本文針對檔案電子化管理存在的問題進(jìn)行分析和探討，希望就電子文件歸檔及檔案管理問題給出一些解決策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子文件歸檔;電子化

一、電子檔案的特點(diǎn)

1.可變化性

電子檔案是通過數(shù)字化的形式存在的，可以通過載體分離的方式體現(xiàn)其內(nèi)容信息，存在于不同的儲存空間時可以以數(shù)字信號的方式存在，原先有物理邊界的原件將不存在于電子檔案中。

2.依賴于計算機(jī)系統(tǒng)

在計算機(jī)系統(tǒng)的支持下電子檔案才能最終生成。電子檔案依賴于計算機(jī)系統(tǒng)主要體現(xiàn)在，計算機(jī)的數(shù)字編碼系統(tǒng)，技術(shù)的更新以及軟件、硬件的運(yùn)用四個方面。

3.信息共享性

電子檔案可以根據(jù)不同的需求通過計算機(jī)系統(tǒng)迅速進(jìn)行多方位的有效組合，利用自動辦公系統(tǒng)根據(jù)不同的要求組合分類各種電子檔案。電子檔案還突破了紙質(zhì)的局限性，在同一時間不同地點(diǎn)和不同系統(tǒng)中，實現(xiàn)了信息共享，提高了檔案的利用率。

4.穩(wěn)定性和安全性

電子檔案沒有紙質(zhì)檔案的穩(wěn)定性在于電子檔案獨(dú)立和內(nèi)容與形式。而且在紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為電子的過程中，可能會因為操作失誤導(dǎo)致錄入的檔案信息錯誤，一旦大量的信息在同一時間被錄入，錯誤的信息就比較不容易被發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致后續(xù)工作出現(xiàn)失誤。

二、電子文件歸檔管理上遇到的問題

1.電子文件內(nèi)容易被篡改

電子文件雖然相對于紙質(zhì)傳統(tǒng)文件來說有許多的優(yōu)勢，但同時也存在一些問題。相對于電子文件，紙質(zhì)文件的穩(wěn)定性更強(qiáng)，這是因為紙質(zhì)文件一旦被裝訂保存，為了保證其安全性在保存時就會更加嚴(yán)謹(jǐn)，但是電子文件的內(nèi)容就會很容易被篡改。雖然已經(jīng)研發(fā)出限制篡改或偽造文件的系統(tǒng)軟件，但是許多不法分子還是會通過非法途徑對文件內(nèi)容進(jìn)行篡改，并不能完全阻止這些問題的出現(xiàn)。這就是電子文檔在管理和歸檔時面臨的主要問題之一。因此電子文件歸檔管理會因為內(nèi)容篡改而造成內(nèi)容泄露等危險，在管理上存在一定的缺陷性。

2.電子文件原件鑒定困難

電子文件主要是通過計算機(jī)設(shè)備來制作一系列文件，但是不是每個電子文件都可以制作電子原件，電子文件大多數(shù)情況都是通過軟件或者窗口上進(jìn)行信息和內(nèi)容的制作，這就有可能出現(xiàn)內(nèi)容被復(fù)制到其他設(shè)備上的情況，導(dǎo)致難以有效分辨電子文件的原件。電子文件本身具有法律效力，但如果不能確定其原件，就會大幅度降低電子文件作為法律證據(jù)的作用。另外電子文件有客觀事實性，作為記錄人類社會實踐的文件，與社會事務(wù)有著緊密的聯(lián)系，而如果很難鑒定電子文件是原文件，就會導(dǎo)致其證明各個活動事實的效力降低，阻礙其成為具有法律效力的證據(jù)，讓其原始證明受到質(zhì)疑。

3.檔案電子化平臺和資源建設(shè)不足

新媒體時代下，電子檔案數(shù)據(jù)來源于多個渠道和部門，管理檔案的部門人員面對來自多個途徑的繁雜的數(shù)據(jù)一時難以適應(yīng)，很難做出及時統(tǒng)籌規(guī)劃和應(yīng)對。在電子檔案的日常管理中，檔案管理人員沒有進(jìn)行合理的分工，對于電子資源沒有明確的規(guī)劃和管理制度，導(dǎo)致檔案電子化的工作還不夠完善，電子檔案在保存的過程中保存內(nèi)容不夠完整。電子檔案管理沒有建立流程化的存檔和取用機(jī)制，電子檔案平臺搭建不夠完善，資源統(tǒng)籌建設(shè)不足，一定程度上影響了檔案電子化的管理。

4.對電子化檔案管理不重視

一方面檔案部門在單位中屬于基礎(chǔ)職能部門，一般不會創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，因此檔案管理部門常常得不到重視，另一方面雖然意識到檔案管理電子化的重要性，但是在投入管理上沒有建立有效的制度。只是簡單的通過計算機(jī)錄入檔案，沒有進(jìn)一步的細(xì)分歸類，沒有將電子文件歸檔管理物盡其用，導(dǎo)致資源浪費(fèi)。

三、完善檔案電子化管理的對策分析

1.提高對電子檔案管理的認(rèn)識

根據(jù)我國法律的相關(guān)規(guī)定，各個單位和組織的檔案機(jī)構(gòu)需要使用現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行檔案管理。檔案管理不僅是社會發(fā)展的需求，也是法律的要求。隨著社會的發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)影響到社會中的各方各面，電子化檔案管理是時代發(fā)展的要求。因此需要相關(guān)單位和組織在內(nèi)部盡快宣傳電子化檔案管理的重要性，提高對檔案管理的重視程度，將檔案管理工作做到落實到崗，責(zé)任到人，主動學(xué)習(xí)檔案管理電子化的操作流程和管理規(guī)范，建立統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件程序、數(shù)據(jù)格式、歸檔流程確保電子檔案管理的有效性。

2.完善管理制度

在檔案管理原有的基礎(chǔ)上，根據(jù)電子化的特點(diǎn)，增加專門針對電子檔案管理的規(guī)范要求，將檔案管理機(jī)制完善化，保證管理工作的流程更加順暢。從電子文件管理的整體來說，需要建立一套完整統(tǒng)一的管理制度，檔案管理軟件使用統(tǒng)一化，電子檔案掃描、制作、分類和歸檔等流程規(guī)范化，讓檔案部門的工作完全按照章法流程來執(zhí)行;從細(xì)節(jié)方面，單位需要根據(jù)自身實際情況建立自己的檔案管理流程，避免因人員調(diào)動、系統(tǒng)更換問題出現(xiàn)檔案管理秩序混亂，保證歸檔流程的標(biāo)準(zhǔn)性和檔案資料的完整。

3.強(qiáng)化管理安全性

電子檔案儲存的安全性是一個需要長期維護(hù)的過程，不能一步到位的解決。因此要分析管理中可能會出現(xiàn)的問題，建立電子檔案信息安全管理體系，電子檔案安全管理的規(guī)范要做到進(jìn)一步的完善，避免因操作不當(dāng)而造成信息泄露或遺失的問題。同時要加強(qiáng)相關(guān)管理工作人員的技術(shù)技能，加強(qiáng)權(quán)限管理升級密保功能;加強(qiáng)防火墻的升級維護(hù)，相關(guān)病毒庫和系統(tǒng)也要做到隨時更新升級，防止泄密;另外要將電子檔案做有效備份，并且定期更新檢查。為了防止外部人員以非法手段獲取電子文件，備份資料的設(shè)備要做斷網(wǎng)處理，對于一些重要的資料除了電子備份以外，還需要做紙質(zhì)檔案備份管理。

4.建設(shè)電子檔案管理團(tuán)隊

想要將檔案的作用發(fā)揮到極致，管理人員的水平是關(guān)鍵，管理人員的專業(yè)和職業(yè)素養(yǎng)都關(guān)系到檔案作用的發(fā)揮。因此在檔案管理團(tuán)隊中需要高素質(zhì)復(fù)合型人才，要對團(tuán)隊工作人員進(jìn)行計算機(jī)、檔案專業(yè)技能和職業(yè)道德等方面的培訓(xùn)，加強(qiáng)他們對檔案管理工作的深入了解，結(jié)合自身優(yōu)勢，為確保檔案管理工作的順利開展建立一支專業(yè)性極強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的團(tuán)隊。

5.實現(xiàn)文檔一體化管理

在管理檔案時，需要確保文檔在上傳和下載時系統(tǒng)的安全性，要按照檔案機(jī)密性根據(jù)安全等級設(shè)置訪問的權(quán)限;要進(jìn)一步加強(qiáng)硬件設(shè)備管理，保護(hù)計算機(jī)設(shè)備環(huán)境，強(qiáng)化防磁設(shè)施的維護(hù)，保證文件在傳輸中的安全。實現(xiàn)文檔一體化的管理方式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案觀念，做到檔案提前歸檔。根據(jù)法律法規(guī)的相關(guān)要求，保證文件從形成到最終歸檔整個過程做到背景信息的備份和載體數(shù)據(jù)的記載，保證電子文件歸檔的質(zhì)量。必須使用專用統(tǒng)一的歸檔軟件，保證軟件的兼容性是可持續(xù)的，能夠保證程序長期使用，避免因為更換軟件而造成信息遺漏或遺失。同時要保證電子檔案在軟件更新時可以繼續(xù)儲存和讀取檔案格式，保證電子檔案使用的延續(xù)性。

6.加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

通過先進(jìn)的信息技術(shù)、科學(xué)合理的方式建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，這不但便于檔案的統(tǒng)一管理，在使用時也方便獲取最全最新的資料。建立數(shù)據(jù)庫是需要長期維護(hù)的一個任務(wù)，要從細(xì)節(jié)到整體循序漸進(jìn)的完善，才能保證數(shù)據(jù)庫的完整性。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)就是要在保證其數(shù)據(jù)規(guī)范性、穩(wěn)定性、內(nèi)容完整性、信息準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上，集成若干個實用性強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫。還需要檔案管理部門結(jié)合自身優(yōu)勢，建立自己特色的數(shù)據(jù)庫，使其成為利用率高、數(shù)據(jù)完整性高、穩(wěn)定性強(qiáng)的規(guī)范化“活性”數(shù)據(jù)庫。

四、結(jié)語

電子文件在現(xiàn)代企業(yè)和單位中的利用越來越廣泛，計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展也極大的促進(jìn)了檔案管理工作的開展，提高了工作的效率。檔案管理電子化目前還存在著一些問題，需要各企業(yè)單位管理層以及檔案部門不斷進(jìn)行完善。為了完善電子檔案的規(guī)范化管理，我國相關(guān)部門也在進(jìn)一步完善相關(guān)法律法規(guī)，各個企業(yè)和單位也在采取許多切實可行的措施，從各個方面不斷促進(jìn)檔案管理工作實現(xiàn)電子化和信息化的發(fā)展目標(biāo)。

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（作者單位：浙江清華長三角研究院）