淺談城建檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)

張艷麗

摘 要：本文從城建檔案管理工作的重要性入手，討論城建檔案管理存在的問題，并分析如何提升城建檔案管理工作實效性，希望可以進一步發(fā)揮出城建部門的作用，實現(xiàn)城市的良好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：城建;檔案管理工作;重要環(huán)節(jié)

在城建檔案中記錄的文字、圖片內(nèi)容體現(xiàn)著城市的變遷與發(fā)展，是進行工程建設(shè)、運營養(yǎng)護等社會管理的重要依據(jù)，通過檔案可以發(fā)現(xiàn)以往城市建設(shè)中的不足，進而不斷總結(jié)經(jīng)驗，所以具有重要的價值。當(dāng)前，我國的城市化進程不斷推進，隨之出現(xiàn)了大量的資料，然而目前城建檔案的管理工作還存在一些問題。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，在開展城建檔案工作中，需要注重對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的利用，重視網(wǎng)絡(luò)安全，這樣才能顯著的提升管理效率。

一、城建檔案管理工作的重要性

城建檔案對工程建設(shè)、城市改造等硬件建設(shè)內(nèi)容進行了記錄，同時也體現(xiàn)著城鄉(xiāng)面貌、居民生活變化，與城市文化的形成密切相關(guān)，所以城建檔案有著極高的社會效益和經(jīng)濟效益。管理和利用好城建檔案是功在當(dāng)代、利在千秋的大業(yè)，尤其在新常態(tài)下，我國建設(shè)工程質(zhì)量采用了終身責(zé)任制，使得城建檔案的價值更加凸顯出來，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

首先，建設(shè)工程檔案是工程建設(shè)的真實寫照。城建檔案中詳細記載了工程建設(shè)各項活動，所以真實的、全面的反映了工程建設(shè)情況，如果建設(shè)工程出現(xiàn)質(zhì)量問題，通過城建檔案中相關(guān)內(nèi)容可以追究相關(guān)企業(yè)和責(zé)任人的法律責(zé)任。其次，加強建設(shè)工程檔案管理有利于提升工程管理質(zhì)量。建設(shè)工程檔案管理作為工程質(zhì)量控制的重要手段，需要對整個施工和建設(shè)環(huán)節(jié)進行監(jiān)管，而工程檔案可以詳細記錄工程的開展情況。從另一個角度講，工程檔案的文字內(nèi)容也是加強工程質(zhì)量的關(guān)鍵手段，在檔案管理的實際工作中，每一份檔案資料都可以起到質(zhì)量檢測的作用。

最后，城建檔案是避免出現(xiàn)貪腐的有效途徑。不論是工程維修、改建、擴建，還是災(zāi)后重建、違章建筑查處，借助城建檔案資料可以起到監(jiān)管作用，讓資金動向得到監(jiān)控，所以人們要對城建檔案的價值充分了解，進而對這項工作的開展提供支持。

二、城建檔案管理存在的問題

首先，檔案管理意識不足。部分單位對檔案信息管理缺乏應(yīng)有的關(guān)注程度，這對于城市的建設(shè)和發(fā)展十分不利。在城市規(guī)劃與建設(shè)期間，會產(chǎn)生圖紙、文字、圖表、聲像的資料，都具有重要的價值。部分建設(shè)單位對檔案管理不夠重視，認為通過各項工程開展實現(xiàn)城市的現(xiàn)代化發(fā)展才是主要任務(wù)，這種錯誤的思想也導(dǎo)致了城建管理人員把關(guān)注重點放在建設(shè)投資、工程質(zhì)量等方面，對于人才培養(yǎng)、信息化建設(shè)缺乏必要的關(guān)注，也容易導(dǎo)致城建工作檔案不完整。

其次，檔案管理人員的工作能力不足。在部分城建單位中，由于缺乏對檔案管理關(guān)注的重視程度，存在著人員素質(zhì)不高的情況。比如，檔案收集不仔細，不會利用計算機進行查閱和存檔，甚至一些城建單位把資料交給施工單位管理，這就造成了對檔案信息管理能力不足，檔案資料不完整，甚至容易出現(xiàn)遺漏等現(xiàn)象，嚴重影響檔案資料的真實性，對城建檔案管理工作的開展十分不利。

最后，缺乏對城建檔案的安全保障。從目前情況看，城建檔案目前存在的安全問題關(guān)鍵在于管理體制不健全，使得部分城建資料出現(xiàn)流失的情況。同時，對于檔案的保存環(huán)境也沒有做好相關(guān)管理，比如，部分紙質(zhì)檔案沒有做好防火、防潮、防盜，而信息檔案也沒有進行病毒查殺和網(wǎng)絡(luò)安全保護，使得城建檔案存在一些安全隱患。在城建檔案的搜集工作中，部分工作人員也沒有做好信息的核實，也會對檔案管理工作的開展帶來困難。當(dāng)前信息技術(shù)高度發(fā)達，所以檔案管理工作可以充分對其利用，進而提升服務(wù)質(zhì)量，在今后的工作中需要借助信息化手段對資源收集，這對于城市建設(shè)部門發(fā)揮其職能作用很有幫助。

三、如何提升城建檔案管理工作實效性

首先，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。檔案管理人員在工作中具有的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力是保證工作質(zhì)量的關(guān)鍵，隨著信息技術(shù)和城建檔案管理工作的深入結(jié)合，需要城建檔案管理部門加強信息化建設(shè)，保證網(wǎng)絡(luò)覆蓋，同時要全面提升檔案管理人員的素質(zhì)。具體說來，參與城建的單位必須對檔案管理工作高度重視，不斷加強管理水平，這樣才能更好的為城建工作提供支持。在開展檔案管理工作的過程中，還要對檔案管理創(chuàng)新，這就需要城建檔案管理人員加強學(xué)習(xí)能力，不單單依靠人工管理方法，更多的利用信息技術(shù)，實現(xiàn)對檔案的采集、錄入、查閱、調(diào)取、存檔等，這樣不僅可以提升檔案管理工作的質(zhì)量，同時也可以提升檔案的安全性。在今后的城建檔案管理工作中，還需要樹立市場意識，進而對檔案信息深入開發(fā)與利用，進一步推動城市的健康發(fā)展。其一，城建檔案管理部門要加快檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)，檔案管理部門需要通過思想教育和培訓(xùn)等多方面提升檔案管理人員的思想，引導(dǎo)其樹立正確的價值觀念，增強責(zé)任心，進而保證檔案的及時收集和利用，滿足城建工作的需要。其二，需要提升檔案管理人員的工作能力，城建檔案管理工作涉及到編目、編研、信息服務(wù)，還需要熟悉館藏、發(fā)現(xiàn)社會需求，這些能力和素質(zhì)對城建工作的順利開展很有幫助。為了提升其專業(yè)能力，需要加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，其中包括法律法規(guī)、業(yè)務(wù)理論等，城建檔案管理單位需要制定出系統(tǒng)的工作流程規(guī)定，以此對檔案管理人員進行規(guī)范，這樣不僅可以明確城建檔案管理的內(nèi)容，還可以進一步明確工作職責(zé)，使其對業(yè)務(wù)流程熟悉，避免出現(xiàn)工作失誤，提高檔案管理水平。其三，要重視檔案的信息安全問題。在利用信息技術(shù)的過程中，主要是把設(shè)計圖紙、文字信息、音頻和視頻等資料進行保存，然后利用多媒體、通訊技術(shù)呈現(xiàn)出來，這就需要高度關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全，避免病毒入侵系統(tǒng)，部分有價值的信息一旦泄露，后果不堪設(shè)想。

其次，推進檔案管理數(shù)字化發(fā)展。數(shù)字化技術(shù)是對信息技術(shù)更深層次的利用，可以更好的保護檔案信息的安全。檔案信息包括了大量的機密信息，需要在保管方面對其加強安全管理。其一，雖然檔案管理在加快信息化建設(shè)的步伐，不過紙質(zhì)檔案管理工作同樣需要得到重視。保證其能夠在自然環(huán)境下進行更好的存放，防止出現(xiàn)發(fā)霉、蟲蛀、腐爛的情況。其二，是在進行信息化建設(shè)的過程中，也要切實做好檔案信息被盜和非法更改等預(yù)防工作，雖然網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)在不斷加強，但是黑客的技術(shù)也在更新，一些不法分子處于政治目的或者為經(jīng)濟利益會對檔案管理系統(tǒng)進行攻擊，使得檔案信息被非法竊取，這對于城市發(fā)展十分不利。在今后的城建中，檔案信息數(shù)字化發(fā)展是大勢所趨，所以物理實體保存會越來越少，這樣就凸顯出網(wǎng)絡(luò)安全管理的價值，使得檔案信息存儲在資源管理庫中，之后通過對檔案編制檢索、分類、歸檔、編號等管理，使查閱的速度得到顯著提升，檔案管理工作的實效性也大大提升。在推進數(shù)字化建設(shè)的過程中，還要對掃描儀、識別儀、數(shù)字儀等硬件結(jié)合數(shù)據(jù)庫，打造出高速入庫系統(tǒng)，然后由檔案工作人員對館藏檔案分類組合，實現(xiàn)檔案專題信息庫的建立。在數(shù)字化系統(tǒng)中，城建檔案部門也可以開設(shè)平臺，為人們進行電子檢索提供服務(wù)，進而在互傳和互換信息中深入了解城市的發(fā)展。

最后，加強對重要數(shù)據(jù)的收集。在信息資料的采集中，一些重要信息必須做好采集和管理工作，同時檔案行政管理部門需要對城建檔案工作加強監(jiān)督指導(dǎo)，不僅要在理論上深入分析，還要在實踐上加強研究，確保數(shù)據(jù)采集的及時性、準確性，并且要對城建檔案工作的問題進行討論。通常來說，城建檔案資料主要是在工程建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位中形成，這些檔案的形成時間較長，并且還會涉及諸多單位，同時歸檔范圍也很廣，因此，城建檔案管理機構(gòu)需要加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對相關(guān)人員定期培訓(xùn)，使得城建檔案資料在形成階段更加規(guī)范、完整，讓檔案資料的價值有所保障。進行數(shù)據(jù)的收集主要體現(xiàn)在以下兩個方面：一方面是做好重要工程的建設(shè)、人防工程、防洪工程、地下管線等檔案的收集。另一方面要加強與政府的配合，做好對公共安全的處理和應(yīng)對突發(fā)事件的合作，這些重點檔案需要備份和安全保管。

四、結(jié)束語

綜上所述，在城市化進程不斷推進的今天，加強城建檔案管理可以對城市的建設(shè)起到重要的促進作用。因此，需要政策研究部門對城建工作的開展高度關(guān)注，尤其是對現(xiàn)代城市建設(shè)管理中的城建檔案工作提供建設(shè)性意見，加強城建檔案館的建設(shè)，今后要想開展好相關(guān)工作還需要建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，推進檔案管理數(shù)字化發(fā)展，并且加強對重要數(shù)據(jù)的收集，從而有效提升城建檔案工作的質(zhì)量，全力助推城市的現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻：

[1]李 睿. 淺談城建檔案管理及開發(fā)利用[C]// 決策論壇——管理科學(xué)與工程研究學(xué)術(shù)研討會

[2]施琦敏. 淺談“前端控制”思想在城建檔案管理中的意義——以“廣州市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案監(jiān)督、指導(dǎo)及驗收業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)”為例[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2017

（作者單位：陜西省西安市高陵區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局）