提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇探討

孟雪青

摘 要：檔案記錄了單位內(nèi)部活動(dòng)的基本情況甚至一些絕密性資料，事關(guān)一個(gè)單位未來的發(fā)展，是十分重要的資料。檔案管理關(guān)鍵是對(duì)內(nèi)部資料的嚴(yán)格管理，避免出現(xiàn)單位檔案資料信息的損壞和缺失等問題，更體現(xiàn)在對(duì)資源如何進(jìn)行更科學(xué)合理的管理。對(duì)于檔案事業(yè)來說，如何提高檔案的科學(xué)化管理水平是當(dāng)前各個(gè)單位乃至國家層面較為重要的工作之一。本文基于此背景，對(duì)于提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇這一議題進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理;科學(xué)化水平;路徑選擇

隨著我國現(xiàn)代化科技的快速發(fā)展，只有改變傳統(tǒng)形式的檔案管理工作方法與方式，全面實(shí)行現(xiàn)代化科學(xué)檔案管理工作，提升檔案查詢工作以及管理工作的效率，才能促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。提升檔案的科學(xué)管理能力，可以提高檔案管理部門的工作時(shí)效性，做到有關(guān)管理工作的科學(xué)提升，這是當(dāng)前所有單位在檔案管理工作上需要著重注意的地方。本文將從提升檔案管理的科學(xué)化水平意義出發(fā)，分析當(dāng)前檔案管理工作上出現(xiàn)的突出性問題，進(jìn)而提出有效的解決方法及路徑。

一、提升檔案管理科學(xué)水平的重要意義

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息資料和數(shù)據(jù)也急速增長，這就增加了管理工作的難度，對(duì)其進(jìn)行有效的管理是檔案管理中非常關(guān)鍵的一部分，所以有效提升檔案管理能力和水平是極其緊迫和重要的。第一，提升檔案管理工作的科學(xué)化能力是當(dāng)前現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)性需求，特別是信息技術(shù)的飛躍式發(fā)展，大量數(shù)據(jù)利用信息技術(shù)進(jìn)行傳輸，如果沒有高效而安全的管理方法，就非常容易出現(xiàn)很多問題，由此而出現(xiàn)的負(fù)面影響將會(huì)非常嚴(yán)重，所以提高檔案管理工作的科學(xué)技術(shù)意義非常重大。第二，各類檔案資料數(shù)量不斷增加，所以在管理工作上的難度加大了很多，因此有效的提升檔案管理能力就可以順利、科學(xué)的化解這一難題，充分推進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化建設(shè)與發(fā)展。第三，從發(fā)展的眼光來看，市場環(huán)境變幻莫測，為了更好的提升社會(huì)競爭實(shí)力，要根據(jù)檔案信息的具體內(nèi)容來健全單位內(nèi)部的發(fā)展戰(zhàn)略方向非常重要。第四，傳統(tǒng)形式的檔案管理方法在現(xiàn)實(shí)工作運(yùn)用的過程中已經(jīng)不能滿足各單位對(duì)于大量信息的需要，因而為了更好的轉(zhuǎn)變這樣的狀況，提升檔案管理工作的科學(xué)化管理能力和水平迫在眉睫。

二、檔案管理上出現(xiàn)的較為突出的問題

1.管理制度不健全，管理工作不到位

各單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，有著一個(gè)較為普遍的問題，就是管理制度不健全，管理工作不完善。從檔案管理工作的重點(diǎn)進(jìn)行分析，其工作將會(huì)直接影響到一個(gè)單位的正常運(yùn)行和發(fā)展，一旦出現(xiàn)管理上的隱患，將會(huì)對(duì)其工作造成重大影響。檔案管理的實(shí)質(zhì)核心是管理和服務(wù)其他部門，但各單位平時(shí)的工作重心通常都會(huì)放置到行政和業(yè)務(wù)工作中，對(duì)于檔案管理工作卻沒有給予足夠的關(guān)注和重視，在檔案管理制度創(chuàng)建與管理上，存在著一些不足或者這樣那樣的問題，這些都限制了檔案管理的總體科學(xué)化水平的提高。

2.管理方法信息化程度不高

許多單位的檔案管理工作太過于依靠人工，缺少高效率的科學(xué)信息技能支持，致使管理職能及效果打折扣。因?yàn)樵谛畔⒒瘎?chuàng)建上的意識(shí)和能力較為薄弱，許多職責(zé)行使的很不到位，出現(xiàn)一些工作不規(guī)范問題。并且，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，許多工作人員并沒有重視工作技術(shù)革新，缺少創(chuàng)新科學(xué)化、高效化，信息化管理模式的意識(shí)和積極性不高，檔案管理部門的整體體系都是較為陳舊和落后的，處理復(fù)雜檔案管理工作時(shí)就會(huì)出現(xiàn)一些問題，影響工作效率及整個(gè)單位的順利運(yùn)行。

三、提高檔案管理科學(xué)化水平的途徑分析

1.檔案管理信息化革新

過去的檔案管理工作方法都是采用人工管理，目前信息技術(shù)極度發(fā)達(dá)，各種先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備不斷出現(xiàn)，以致檔案類型以及數(shù)量激增，過去老舊的檔案管理工作方法就顯得捉襟見肘，無法適應(yīng)和滿足工作需求。所以，檔案管理工作方法及模式要進(jìn)行與時(shí)俱進(jìn)的改革，打造一種可以順應(yīng)和滿足我國社會(huì)進(jìn)步要求的工作方法。除此之外，針對(duì)檔案管理工作人員，必須要在思想上轉(zhuǎn)變意識(shí)，在日常工作中認(rèn)真、積極的提高自己的檔案管理思想和理念。全面利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)科技技術(shù)，在信息化社會(huì)發(fā)展的環(huán)境中，形成滿足新環(huán)境的檔案管理模式，進(jìn)而有效的提升檔案管理的科學(xué)水平。

2.健全有關(guān)檔案管理制度，提高工作人員綜合素養(yǎng)

檔案管理能不能在正常的軌道上順利進(jìn)行，是需要健全的管理制度來支撐的。這是因?yàn)橹贫仁枪ぷ魅藛T進(jìn)行所有工作行為的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案管理有著關(guān)鍵的指導(dǎo)性作用。但是，目前檔案管理制度并不健全完善，致使在檔案管理工作進(jìn)行中出現(xiàn)各種問題，比如，檔案出現(xiàn)缺失或者是檔案不完整等等，一旦這樣的問題出現(xiàn)，輕則影響正常工作，如果涉及到絕密檔案，那么帶來的后果是不堪設(shè)想的。健全有關(guān)檔案管理制度要根據(jù)單位的現(xiàn)實(shí)發(fā)展情況，實(shí)時(shí)更新制度內(nèi)容。比如，運(yùn)用現(xiàn)代信息化科學(xué)技術(shù)管理檔案有關(guān)工作，進(jìn)而讓其制度更好的健全和完善。除此之外，還需要提高檔案管理工作者的綜合管理素養(yǎng)，由于檔案管理工作中的直屬者就是管理員，雖然健全完善了制度，但還是缺少有能力、有素質(zhì)的工作人員，所以急需提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)。提高其綜合素養(yǎng)水平的良好辦法就是各個(gè)單位認(rèn)真選拔政治素質(zhì)高，有強(qiáng)烈的責(zé)任心和奉獻(xiàn)精神，高度負(fù)責(zé)的高素質(zhì)人才。除此之外，需要對(duì)目前的檔案管理工作人員展開相應(yīng)的技術(shù)培訓(xùn)，利用各種培訓(xùn)方法來提高工作人員的檔案管理能力。

3.提高創(chuàng)新意識(shí)，改革檔案管理模式

“創(chuàng)新”在我國的社會(huì)發(fā)展中占據(jù)著重要的地位，是其發(fā)展不可或缺的重要因素，并且是一個(gè)單位可以保持長期穩(wěn)步發(fā)展的必要因素。針對(duì)檔案管理進(jìn)行分析，提高創(chuàng)新觀念是健全所有檔案管理工作隨時(shí)面對(duì)各種問題的終極方法，所以提高創(chuàng)新意識(shí)極其關(guān)鍵。針對(duì)此方面，各單位有關(guān)工作人員必須創(chuàng)新工作思路，轉(zhuǎn)變檔案管理工作的觀念，轉(zhuǎn)變管理方法，建立正確、科學(xué)、合理的檔案管理思維和觀念。探究發(fā)現(xiàn)難題，解決難題，掌握好我國社會(huì)發(fā)展的動(dòng)向需要，進(jìn)而對(duì)檔案管理的模式和方法進(jìn)行改革和調(diào)整。還需要完成檔案管理工作在工作設(shè)備配置上以及工作技術(shù)上的全面改進(jìn)和更新。在創(chuàng)建一體化的檔案管理體系過程中，要全面了解和重視檔案管理的科學(xué)化發(fā)展趨勢。如果想在當(dāng)前的時(shí)代環(huán)境中做到科學(xué)管理檔案，就必須要借助現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息錄入系統(tǒng)，現(xiàn)代化電子設(shè)施在完成檔案管理以及檔案錄入時(shí)能夠更快捷、高效，從而可以全面提高檔案管理水平。不但如此，其在提升整體檔案管理工作質(zhì)量上也有著不可磨滅的重要作用和地位。

4.改革檔案管理的服務(wù)模式

由于當(dāng)前現(xiàn)代化社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，使得檔案數(shù)據(jù)信息不斷在激增，而且對(duì)檔案需求的人數(shù)也在逐漸增加，過去陳舊的服務(wù)模式越來越滿足不了人們對(duì)于檔案資料的需求。所以，為了更好的提升其工作上的科學(xué)性，勢必要轉(zhuǎn)變陳舊服務(wù)模式，比如，把部分的檔案管理工作權(quán)限下放給相應(yīng)的工作人員，而不是領(lǐng)導(dǎo)親自掌管。進(jìn)行檔案儲(chǔ)存的最主要目的就是為了配合單位的日常工作，一旦有需求，立即提供精準(zhǔn)、高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。目前，最為便捷的服務(wù)方法就是利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)共享技術(shù)。所以，檔案管理服務(wù)模式可以向網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)咨詢服務(wù)模式上靠攏，這樣不但減少工作時(shí)間，提高了工作效率，還有效的緩解了檔案儲(chǔ)存空間壓力。

5.確定檔案管理工作的主要目標(biāo)

在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，如果想充分展現(xiàn)科學(xué)化的管理水平，需要針對(duì)工作目標(biāo)進(jìn)行明確。檔案管理工作的實(shí)際進(jìn)行中，大部分都存在著工作目標(biāo)模糊的情況，管理人員在進(jìn)行工作時(shí)，不關(guān)注工作的總結(jié)與凝練，在各個(gè)工作銜接之間沒有做到流暢無誤，且沒有明確當(dāng)前的管理工作對(duì)檔案管理部門機(jī)制的意義和價(jià)值。針對(duì)此情況，想升級(jí)優(yōu)化檔案管理的工作能力，就一定要對(duì)工作目標(biāo)進(jìn)行明確規(guī)定，從而明確工作改進(jìn)的方向，引領(lǐng)檔案管理工作不斷向著正確的方向快速進(jìn)步，使得檔案真正充分的發(fā)揮其主要作用和價(jià)值，提高檔案管理的綜合工作質(zhì)量。

四、結(jié)語

在檔案管理工作中，大部分的檔案都是一個(gè)單位非常重要甚至絕密的資料，因此它的重要性可想而知。所以，本文就怎樣提高檔案管理科學(xué)化水平以及選擇怎樣的發(fā)展路徑展開討論，最后提出提高檔案管理科學(xué)化水平的途徑策略，進(jìn)而給予檔案管理工作的完善提供建議和指導(dǎo)。

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[3]白曉明.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].卷宗，2019

（作者單位：中國人民銀行鄭州培訓(xùn)學(xué)院）