淺談新時(shí)期怎樣創(chuàng)新城建檔案管理工作

宮寒秋

摘 要：現(xiàn)階段我國(guó)正在加大力度進(jìn)行城市建設(shè)，城建檔案是對(duì)城市建設(shè)的各項(xiàng)活動(dòng)內(nèi)容進(jìn)行了詳細(xì)記錄，是城市建設(shè)活動(dòng)中重要的組成部分。因此，本文首先分析了開展城建檔案管理工作的意義，然后對(duì)城建檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行探討，最后再提出相應(yīng)的解決策略，希望有借鑒意義。

關(guān)鍵詞：城建;檔案管理;創(chuàng)新工作

城建檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工程，涉及到檔案收集、整理、歸檔等多個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)檔案管理工作帶來一定的挑戰(zhàn)。城建檔案管理問題日益凸顯，需要采取適當(dāng)?shù)拇胧┯嗅槍?duì)性的解決問題，從而實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)工作的可持續(xù)發(fā)展。因此，對(duì)如何做好城建檔案管理工作進(jìn)行探討具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

一、開展城建檔案管理工作的意義

城建檔案是城市規(guī)劃建設(shè)及改造的重要依據(jù)，這項(xiàng)工作對(duì)于城市的發(fā)展尤為重要，能夠?yàn)槠涮峁┲匾闹笇?dǎo)方針。城建檔案的主要應(yīng)用在城市的地質(zhì)勘測(cè)、基礎(chǔ)建設(shè)、交通秩序和城市綠化等方面。在城市的不斷建設(shè)和發(fā)展中產(chǎn)生了城市檔案，它記錄了城市在發(fā)展中所取得的成就以及遇到的問題，并為未來城市發(fā)展和接下來工作的開展提供了參考標(biāo)準(zhǔn)。

二、當(dāng)前城建檔案管理工作存在的問題

1.管理人員的綜合素質(zhì)較低

在信息科技飛速發(fā)展的今天，我國(guó)需要在城建檔案管理工作中融入信息化技術(shù)，這無(wú)疑對(duì)我國(guó)的檔案管理人員提出了更高的要求。但是現(xiàn)階段我國(guó)相關(guān)工作人員的專業(yè)技能與綜合素養(yǎng)較低，思想傳統(tǒng)，沒有具備先進(jìn)的檔案管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作技能，仍然采用以往的管理方法，在一定程度上降低了檔案管理效率。

2.檔案管理的配套設(shè)施不完善

目前，許多城建部門沒有意識(shí)到信息化技術(shù)對(duì)檔案管理工作的重要性，因此沒有引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等設(shè)備。檔案管理軟件也較為落后，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，仍然以單一的管理模式為主，在一定程度上降低了檔案管理的準(zhǔn)確率。并且隨著時(shí)間的流失，紙質(zhì)檔案也容易出現(xiàn)丟失、破損的現(xiàn)象，這就使得檔案管理的數(shù)據(jù)出現(xiàn)失真的現(xiàn)象。

3.檔案管理體系不完善

目前，由于城建檔案管理體系不完善，所以在具體的城市建設(shè)中無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，對(duì)檔案管理工作的開展缺少相應(yīng)的指導(dǎo)，這樣逐漸會(huì)對(duì)檔案管理工作者失去約束作用，導(dǎo)致檔案管理人員出現(xiàn)懶惰、散漫等現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)檔案堆積如山、崗位缺失、崗位交叉的不良現(xiàn)象。

4.檔案管理制度不健全

由于有關(guān)城建部門缺乏管理力度，再加上存在部分人員對(duì)檔案管理工作的不重視，造成了檔案管理工作的松懈。因?yàn)闄n案管理制度的不健全，在管理過程中沒有專門的管理人員，借閱人沒有進(jìn)行相關(guān)登記手續(xù)，也沒有留下聯(lián)系方式，讓一些核心檔案不能在借出后的第一時(shí)間進(jìn)行收回，都散落在借閱人手中或者是丟失，久而久之資料開始出現(xiàn)破損、缺頁(yè)的現(xiàn)象，更有甚者一些人員在借閱檔案時(shí)，會(huì)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行私自涂改，使得檔案管理的應(yīng)用價(jià)值無(wú)法得到體現(xiàn)，這些現(xiàn)象都使得城建檔案開始變得不完整。

三、創(chuàng)新城建檔案管理工作的具體措施

1.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響城建檔案管理水平，在新時(shí)代下，檔案管理人員需要具有創(chuàng)新意識(shí)，改變自己的思想觀念，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。為了創(chuàng)建高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，相關(guān)部門可以采取以下措施。首先，在招聘環(huán)節(jié)，可以高薪聘請(qǐng)一些專業(yè)院校畢業(yè)的人才，這些人才的專業(yè)知識(shí)水平較高。相關(guān)部門還可以采用智聯(lián)、Boss直聘等招聘平臺(tái)選拔高新技術(shù)型人才，使其可以快速地適應(yīng)檔案管理的要求。其次，相關(guān)部門需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，在培訓(xùn)的過程中主要以業(yè)務(wù)的操作流程、計(jì)算機(jī)的操作技術(shù)等為主，從而有效地提高檔案管理人員的專業(yè)技能與綜合素質(zhì)，使其滿足時(shí)代發(fā)展的需求。在培訓(xùn)結(jié)束后，需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，檢驗(yàn)檔案管理人員的操作技能，并且在考核的過程中結(jié)合相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，采用精神獎(jiǎng)勵(lì)與物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)相結(jié)合的方式來激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，使其為城市建設(shè)工作做出更多貢獻(xiàn)。

2.積極推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)

由于城建檔案中記錄了大量的信息，內(nèi)容繁雜，工作強(qiáng)度大，為了有效的緩解工作人員的壓力，提高檔案管理的工作效率，就需要將信息化技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行有效結(jié)合，推進(jìn)檔案管理的信息化，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。想要推進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程，有關(guān)部門需要對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)加強(qiáng)重視，加強(qiáng)資金的投入，購(gòu)買電腦、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備。在推進(jìn)城建檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，還要注意網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具有一定的不穩(wěn)定性，極易受到病毒、黑客的入侵，甚至一些不法分子在利益的驅(qū)使下會(huì)對(duì)檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行竊取，所以需要將信息化設(shè)備的安全性能進(jìn)一步提高，對(duì)殺毒軟件、防火墻、身份認(rèn)證系統(tǒng)進(jìn)行安裝，從而確保檔案存儲(chǔ)的安全性，優(yōu)化城建檔案管理的運(yùn)作機(jī)制。

3.健全檔案管理制度

檔案管理制度的完善是提高城建檔案管理水平的重要措施，首先，相關(guān)部門需要對(duì)具體的管理?xiàng)l例進(jìn)行劃分，明確各個(gè)部門以及人員的檔案管理職責(zé)，從而使檔案管理流程趨于規(guī)范性。城建檔案管理工作中包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研等多項(xiàng)內(nèi)容，因此，相關(guān)部門在檔案管理工作中要盡量將管理?xiàng)l例細(xì)化，進(jìn)而為檔案管理人員提供工作依據(jù)。除此之外，在完善檔案管理制度時(shí)，要對(duì)考勤、評(píng)估、獎(jiǎng)懲等制度進(jìn)行完善，在完善這些管理制度時(shí)，需要以公平公正為原則。除此之外，在檔案資料的管理上，需要明確其歸檔條例、查閱流程等，并且在材料的移交環(huán)節(jié)，需要檢查資料清單的完整性。最后，在檔案管理制度中也要加強(qiáng)宣傳力度，使檔案管理人員明確檔案管理的重要性，在新時(shí)代下，相關(guān)部門可以運(yùn)用微博、抖音、微信公眾號(hào)、電視廣播等新媒體與傳統(tǒng)媒體相結(jié)合的方式來宣傳城建檔案管理的重要性，從而使相應(yīng)的檔案管理人員可以自覺地遵守制度來展開工作。

4.制定科學(xué)的檔案管理方法

當(dāng)需要向有關(guān)部門借閱城建檔案時(shí)，經(jīng)有關(guān)管理部門的同意，由檔案管理人員填寫《檔案借閱登記表》后方可借閱。涉及絕密及機(jī)密的城建資料檔案時(shí)，必須經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審核、批準(zhǔn)。相關(guān)工作人員登記內(nèi)容包括：借閱人、借閱時(shí)間、檔案名稱、事由及歸還時(shí)間等，并按照規(guī)定歸還的時(shí)間及時(shí)收回。復(fù)制核心城建機(jī)密檔案時(shí)，須在復(fù)印件上注明限制的用途，并加蓋相關(guān)單位的公章。與此同時(shí)，檔案借閱者應(yīng)對(duì)借閱的城建資料負(fù)責(zé)，并妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、勾劃、涂改、污損、折疊、摳除、折卷、撕頁(yè)、調(diào)換文件，要保證檔案的完整與安全。如發(fā)生丟失、損壞、缺頁(yè)等情況，應(yīng)立即向檔案管理人員和有關(guān)部門的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，查清責(zé)任，按嚴(yán)重程度做出處理。在歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)該針對(duì)借出的城建檔案進(jìn)行檢查，無(wú)誤后再進(jìn)行歸納、整理。

5.制定安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

當(dāng)明確城建檔案的目錄后，相關(guān)管理人員首先要對(duì)目錄中可能存在風(fēng)險(xiǎn)的檔案進(jìn)行及時(shí)的分析，分析可能會(huì)出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，然后在參考信息化管理標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)城建工作流程按照風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)從高到低進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)劃分，制定安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，其中評(píng)估的內(nèi)容主要有：發(fā)生概率、損失程度、確定水平、把控的策略等。這樣能夠有效提升檔案管理工作的效率，讓風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)測(cè)工作也能夠有序的開展，同時(shí)相關(guān)部門和有關(guān)企業(yè)也要給予資金以及技術(shù)上的支持，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上升級(jí)軟硬件設(shè)備，提升城建檔案管理工作中的安全等級(jí)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，城建檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，因此，相關(guān)人員應(yīng)該引起重視，要對(duì)城建檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，然后采取提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)、積極推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)、健全檔案管理制度、制定科學(xué)的檔案管理方法以及制定安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等措施來提高檔案管理水平，進(jìn)而促進(jìn)城市建設(shè)的順利發(fā)展，提升城建檔案管理工作的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]邵野君.淺談新時(shí)期城建檔案管理工作創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018

[2]汪鈴涵.新時(shí)期如何創(chuàng)新城建檔案管理工作[J].建材與裝飾，2018

[3]高 麗.新時(shí)期如何創(chuàng)新城建檔案管理工作[J].環(huán)球市場(chǎng)， 2017

[4]張 莉.新時(shí)期如何創(chuàng)新城建檔案管理工作[J].城市建設(shè)理論研究（電子版）， 2018

[5]沙 蓉.新時(shí)期城建檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].城建檔案， 2017

[6]李璐璐. 淺析我國(guó)城建檔案管理存在的問題[J].蘭臺(tái)世界， 2017

[7]張雙峰，張 帥.城建檔案管理工作存在的問題與對(duì)策[J]. 神州，2018

[8]薛春子.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新與思考[J].才智，2018

[9]許娜子.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新與思考[J].湖南科技學(xué)院學(xué)報(bào)， 2019

（作者單位：萊陽(yáng)市城建檔案館）