關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

趙林華

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)是一種必然現(xiàn)象，為了更好的發(fā)展檔案信息化建設(shè)，需要了解并解決所存在的問(wèn)題，提升檔案管理的能力，保證檔案信息化建設(shè)的不斷完善，本文指出了現(xiàn)階段檔案管理中存在的一些實(shí)際問(wèn)題，提出一些相關(guān)建議和思考。

關(guān)鍵詞：檔案建設(shè);管理;思考

隨著信息化管理的普及，現(xiàn)代檔案管理工作為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展而進(jìn)行信息化，從長(zhǎng)遠(yuǎn)方面來(lái)看，這也是世界發(fā)展的一種趨勢(shì)。因此，為了與世界接軌，與時(shí)俱進(jìn)，我國(guó)不斷進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，還引入許多管理技術(shù)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的理念，使其更具專(zhuān)業(yè)化。因此，無(wú)論是檔案管理還是建設(shè)，我們有了突飛猛進(jìn)的進(jìn)步，但還是存在明顯不足。

一、解析檔案信息化建設(shè)

1.信息化起源

戰(zhàn)場(chǎng)商場(chǎng)，情勢(shì)瞬息萬(wàn)變，因此信息就顯得尤為重要。檔案是什么，檔案是資料，建立檔案就可以對(duì)任何東西的資料進(jìn)行整合，它可以對(duì)軍事、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)等領(lǐng)域信息的整合，可以實(shí)現(xiàn)共享和交流。

2.信息化特點(diǎn)

在信息化建設(shè)的初期，僅僅只是實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)向電子化的轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)了方便儲(chǔ)存。在發(fā)展階段，為了方便查閱，開(kāi)發(fā)了一些檢索工具等，從此檔案信息化管理越來(lái)越在業(yè)內(nèi)得到肯定，并開(kāi)始進(jìn)行全面普及。隨著數(shù)字檔案管理的來(lái)臨，一些大數(shù)據(jù)的建立，還有管理網(wǎng)站的成立，這意味著數(shù)據(jù)管理越來(lái)越趨于專(zhuān)業(yè)化、成熟化，未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)也漸漸展露。

二、檔案信息化建設(shè)的必要性及內(nèi)容

1.發(fā)展必要性

社會(huì)發(fā)展信息進(jìn)步，已經(jīng)融入到大眾的日常生活及各個(gè)領(lǐng)域中，從當(dāng)初接觸信息化到現(xiàn)在，信息化的發(fā)展也不過(guò)短短幾年，因?yàn)槠涮厥獾姆奖阈宰屛覀兺耆邮懿⑶野l(fā)展信息化，還需要思索一系列完整的措施。為了推行信息化的建設(shè)，一定要了解當(dāng)前的形勢(shì)，有效地將信息化與當(dāng)前形勢(shì)結(jié)合發(fā)展?？茖W(xué)利用現(xiàn)代信息技術(shù)管理資源檔案，這不僅能提升檔案管理的效用，也能更好地進(jìn)行檔案管理工作。

2.發(fā)展的措施

檔案管理建設(shè)文明社會(huì)的一個(gè)必然途徑，因此相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)方面，就顯得尤為重要。他們不光要具有相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要有服務(wù)大眾的服務(wù)意識(shí)，管理人員不同于其他服務(wù)人員，他們是具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)的技術(shù)人員，但是他們也需要做服務(wù)大眾的工作。檔案信息化建設(shè)在社會(huì)上的推行還有改革，需滿足發(fā)展的需要，要加強(qiáng)人員的素質(zhì)還有專(zhuān)業(yè)知識(shí)。建設(shè)方面還要有硬件設(shè)施的保障，一定保障硬件設(shè)施的質(zhì)量，不定期的進(jìn)行檢測(cè)和更換與維護(hù)。檔案管理的硬件組成包括計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存數(shù)據(jù)庫(kù)，還有局域網(wǎng)等。管理水平是檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要因素，現(xiàn)階段最常用的管理模式是電子化檔案管理，其已經(jīng)得到時(shí)間與實(shí)踐的檢測(cè)。但隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，對(duì)檔案管理水平有了新的要求，需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷的創(chuàng)新以適應(yīng)不同領(lǐng)域的發(fā)展，促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)步。

三、目前檔案信息化存在的問(wèn)題

1.人員存在問(wèn)題

檔案的檢索已經(jīng)五花八門(mén)，各式各樣，但還是有許多單位采用傳統(tǒng)的信息檢索手段。傳統(tǒng)的方法會(huì)花費(fèi)大量時(shí)間，而且對(duì)于一些經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員也是需要花一定的時(shí)間。很多地方在原有的檢索方式上進(jìn)行不斷的改進(jìn)，創(chuàng)造出新的檢索工具，但卻都是如出一轍，沒(méi)有能夠提高效率，雖然檔案信息化的發(fā)展進(jìn)步飛速，但是在人員方面更替還未有長(zhǎng)進(jìn)?，F(xiàn)在在職的檔案管理人員大多數(shù)都是以前傳統(tǒng)的檔案管理人員，他們還是按照自己傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，缺乏先進(jìn)的實(shí)踐知識(shí)，還有并未掌握先進(jìn)的管理方法，也意識(shí)不到信息化的重要性。上級(jí)對(duì)人員的培養(yǎng)方面可以說(shuō)是微乎其微，部分的管理人員缺乏對(duì)本工作的熱情，不思進(jìn)取也不主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的方法，在服務(wù)態(tài)度方面也不盡完美。雖然互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展已經(jīng)讓不少單位引用信息化管理模式，但在調(diào)查過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)實(shí)際的效果并不是太好，最主要是單位的一些人員對(duì)其重視程度達(dá)不到要求。不能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的方便性及其戰(zhàn)略意義，沒(méi)有對(duì)很多信息進(jìn)行處理，然后導(dǎo)致信息的泄露，最終造成損失?，F(xiàn)在很多地方的管理人員都是一些不能接受新鮮事物的人，思想較為陳舊，不僅接受不了新的事物，而且對(duì)新的管理模式有排斥心理，對(duì)信息化管理的建設(shè)不能起到積極作用。在這種環(huán)境下，許多檔案管理沒(méi)有長(zhǎng)久的規(guī)劃，也沒(méi)有信息資源的整合，當(dāng)然也不具備一些科學(xué)的方法。對(duì)許多信息化建設(shè)還停留在基本的信息錄入，更未實(shí)現(xiàn)資源整合及數(shù)據(jù)共享，這一切都使信息化建設(shè)發(fā)展緩慢。

2.技術(shù)問(wèn)題

雖然推廣信息化建設(shè)已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，但是人員存在問(wèn)題，技術(shù)方面更是存在許多問(wèn)題，因?yàn)榧夹g(shù)的問(wèn)題而導(dǎo)致檔案信息遺漏現(xiàn)象發(fā)生的概率大大增加。給相關(guān)工作帶來(lái)許多難度，既浪費(fèi)了整理的時(shí)間，而且也不利于數(shù)據(jù)的保存，嚴(yán)重影響管理工作的進(jìn)行。當(dāng)代商業(yè)機(jī)密，也越來(lái)越被重視，許多企業(yè)會(huì)為維護(hù)他們的商業(yè)機(jī)密而花大價(jià)錢(qián)，在以前一些紙質(zhì)資料的遺失并不能造成很大的問(wèn)題，但現(xiàn)在一旦技術(shù)上導(dǎo)致資料泄露，那將是毀滅性的。由此可見(jiàn)技術(shù)方面是支持信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

四、檔案信息化的建議

1.加強(qiáng)數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性

檔案信息化工作的開(kāi)始，需要相關(guān)人員去進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集還有整理。數(shù)據(jù)的收集及整理僅僅只是第一步，后續(xù)更需要相關(guān)人員進(jìn)行深入的挖掘和研究，合理的分類(lèi)及整理數(shù)據(jù)，更是要確定數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及完整性。為下一步建立相關(guān)查閱打下基礎(chǔ)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要進(jìn)行反復(fù)處理，更是需要進(jìn)行查驗(yàn)和審核。

2.建立相關(guān)制度

對(duì)于檔案管理人員工作散漫的問(wèn)題，必須制定完善的相關(guān)規(guī)定制度，要求管理人員嚴(yán)格遵守每一條制度，不得違背原則問(wèn)題，才能推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。管理部門(mén)必須加強(qiáng)與其他部門(mén)的交流力度，不斷獲取信息，同時(shí)保證信息的實(shí)時(shí)更替。在人員選用制度方面，一定要保證人員的專(zhuān)業(yè)性，這樣培養(yǎng)人員時(shí)，可以有效對(duì)他們的管理意識(shí)進(jìn)行提升，而且也可以為以后的管理工作進(jìn)行基礎(chǔ)建設(shè)。相關(guān)工作人員也要對(duì)資料的重要性進(jìn)行認(rèn)識(shí)，這樣才能做好資料的歸檔準(zhǔn)備，認(rèn)識(shí)重要資料的機(jī)密性，并做好相關(guān)措施，推動(dòng)檔案信息化管理建設(shè)的進(jìn)程。

3.技術(shù)更新及資金保證

各行各業(yè)的不斷發(fā)展，信息更替，不斷流通，各種新名詞、新信息的出現(xiàn)，需要不斷完善檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)，因此需要保證檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展，需要不斷學(xué)習(xí)相關(guān)技術(shù)，還有對(duì)檔案管理的安全方面也要進(jìn)行完善。例如，設(shè)置相關(guān)訪問(wèn)權(quán)限，禁止數(shù)據(jù)的泄露，要加大相關(guān)資金的預(yù)算和投資，在信息時(shí)代信息就是金錢(qián)，加大資金的投入也就相當(dāng)于投資，實(shí)時(shí)加強(qiáng)檔案管理技術(shù)，并實(shí)時(shí)補(bǔ)充檔案完整及準(zhǔn)確性。

4.從業(yè)人員的把控

人員的專(zhuān)業(yè)性也決定了行業(yè)的發(fā)展。隨著檔案管理信息化的不斷完善，對(duì)其從業(yè)人員要求也越來(lái)越高。聘用相關(guān)人員時(shí)，需選擇優(yōu)秀的綜合型人才，從業(yè)者必須學(xué)習(xí)檔案相關(guān)專(zhuān)業(yè)，在一些業(yè)外人士看來(lái)，檔案管理工作是一個(gè)人人都能去進(jìn)行的工作，而事實(shí)卻是檔案管理工作內(nèi)容是有許多專(zhuān)業(yè)化要求的。首先，在計(jì)算機(jī)能力方面增加更多要求，需熟練運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行編程，還要會(huì)網(wǎng)絡(luò)安全的維護(hù)和相關(guān)保護(hù)。其次，是需要對(duì)檔案的儲(chǔ)存、修改、統(tǒng)計(jì)操作。在人員選擇方面需要合理的、能夠激發(fā)人員工作的熱情，為崗位招募合適的人才，在保證基本工作的前提下，能為行業(yè)做出貢獻(xiàn)。提高學(xué)習(xí)能力的要求，時(shí)代在進(jìn)步，行業(yè)也在發(fā)展，只有不斷獲取最前沿的信息，不斷的學(xué)習(xí)，才不會(huì)被這個(gè)時(shí)代所拋棄。需要相關(guān)從業(yè)人員學(xué)習(xí)充實(shí)自己，跟上時(shí)代的步伐滿足行業(yè)人才的要求，要有創(chuàng)新進(jìn)步精神，行業(yè)的進(jìn)步需要人才的推進(jìn)，在工作方面不要重復(fù)舊的方式，想方設(shè)法創(chuàng)新，創(chuàng)造出新的模式來(lái)達(dá)到相關(guān)目的。例如，檔案管理網(wǎng)站的美觀性及簡(jiǎn)潔性，如何讓服務(wù)變得更加完美，這些都是需要相關(guān)從業(yè)人員進(jìn)行創(chuàng)新的。

五、總結(jié)

時(shí)代的變遷，信息的更替，對(duì)于現(xiàn)在社會(huì)來(lái)說(shuō)已經(jīng)習(xí)以為常，沒(méi)有一個(gè)行業(yè)是一成不變的，因此檔案管理信息化建設(shè)是非常之重要，信息交流推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步。各單位需要將目前建設(shè)中存在的實(shí)際問(wèn)題，進(jìn)行思考和改進(jìn)，轉(zhuǎn)化觀念進(jìn)行相關(guān)工作的運(yùn)行?，F(xiàn)代的信息化檔案管理的重要性不同于以往，運(yùn)用得當(dāng)不僅可以節(jié)省大量的人力、物力，還可以節(jié)省大筆的資金。許多相關(guān)企業(yè)已經(jīng)非常重視檔案管理的建設(shè)，這不僅是一種趨勢(shì)而已經(jīng)是一種發(fā)展的必要性，隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，檔案信息化管理已經(jīng)是不可阻擋的發(fā)展進(jìn)程，未來(lái)的管理會(huì)更高效、更安全。

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（作者單位：河南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)）