醫(yī)院綜合檔案室數(shù)字化建設(shè)的思考

杜秀霞

摘 要：信息化被提升到國(guó)家戰(zhàn)略高度的今天，為檔案信息化的發(fā)展提供了良好的社會(huì)環(huán)境，加強(qiáng)檔案室數(shù)字化建設(shè)是我院綜合檔案管理的必由之路。本文通過具體論述加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案室數(shù)字化建設(shè)的意義，并根據(jù)實(shí)際情況提出醫(yī)院綜合檔案室數(shù)字化建設(shè)策略，提升醫(yī)院綜合檔案室的服務(wù)能力和水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;綜合檔案;數(shù)字化建設(shè)

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，為滿足互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代利用需求，對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)管理工作也提出了新的挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案是醫(yī)院日常管理中的重要組成部分，所以需要加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案室數(shù)字化建設(shè)，促進(jìn)醫(yī)院綜合檔案室的信息化水平，優(yōu)化檔案資源配置，有效增強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案管理的實(shí)效性。

一、加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案室數(shù)字化建設(shè)的意義

1.有利于匯聚分散保存的檔案信息

我院現(xiàn)設(shè)有中心醫(yī)院、南院（腫瘤?？疲?、北院（兒童醫(yī)院）、西院（康復(fù)醫(yī)院）和東院（在建）五個(gè)醫(yī)療區(qū)，加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案室的數(shù)字化建設(shè)，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為主要依托，建立一個(gè)良好的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，打破時(shí)空限制，各醫(yī)療區(qū)便能夠在權(quán)限允許的情況下進(jìn)入到醫(yī)院綜合檔案室數(shù)字化管理平臺(tái)，異地傳輸，匯聚分散存儲(chǔ)在各地的檔案信息，實(shí)現(xiàn)信息資源的跨庫(kù)檢索和綜合開發(fā)利用，最大限度提升各醫(yī)療區(qū)檔案資料的整合和共享。

2.有利于保護(hù)檔案的原件

在以往醫(yī)院綜合檔案室的管理過程中，文書檔案主要是以紙質(zhì)的形式進(jìn)行保管，由于受到溫濕度、灰塵霉菌、光線和有害氣體等環(huán)境因素的影響，以及檔案利用時(shí)的物理接觸等容易受到損壞。而記錄在磁帶上的聲像檔案，因磁帶老化、利用頻繁可能造成失真，甚至無法使用。因此，要保證檔案原件的安全，可以通過數(shù)字化，制作珍貴歷史檔案的數(shù)字副本，讓檔案信息生命可以憑借數(shù)字方式得以延續(xù)。

3.有利于簡(jiǎn)化檔案資料利用方式，提高檔案資料的利用率

目前醫(yī)院綜合檔案室中，其聲像檔案主要是照片以及錄音帶、錄像帶和DV帶等磁介質(zhì)，這些檔案資料在利用的時(shí)候具有一定的局限性。首先，能夠快速方便的讀取這些磁介質(zhì)檔案的管理設(shè)備較多，但因?yàn)榧嫒菪暂^低，所以難以滿足醫(yī)院綜合檔案室的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)需求。其次，在現(xiàn)代社會(huì)快速發(fā)展的背景下，部分檔案資料管理設(shè)備逐步被淘汰，而醫(yī)院綜合檔案室為了保證這些設(shè)備的完好率及正常使用，就需要花費(fèi)較高的維護(hù)成本。所以，加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案室的數(shù)字化建設(shè)，把這些錄音、錄像檔案資料集中起來進(jìn)行模數(shù)轉(zhuǎn)換，簡(jiǎn)化聲像檔案資料的利用方式，為提高檔案的利用效率創(chuàng)造良好的條件。另外，以往在查閱醫(yī)院檔案資料的時(shí)候需要先到綜合檔案室進(jìn)行案卷目錄查閱，再到庫(kù)房進(jìn)行檔案查找，借閱者只能夠?qū)Σ殚喌臋n案資料有一個(gè)初步的認(rèn)知，且查閱目錄的工作量較大，還無法保證檔案資料查詢的準(zhǔn)確性。對(duì)室藏檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工，建立數(shù)字化檔案目錄庫(kù)，可以切實(shí)提高檔案資料檢索的查全率和查準(zhǔn)率。

4.有利于推動(dòng)智慧醫(yī)院信息化發(fā)展的進(jìn)程

在中國(guó)新醫(yī)改政策的大背景下，現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展為醫(yī)療服務(wù)水平的提升創(chuàng)造了良好的條件。醫(yī)院日常行政OA辦公系統(tǒng)運(yùn)行多年，已產(chǎn)生很大的能夠全面反映醫(yī)院運(yùn)行情況的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，且醫(yī)院即將啟用無紙化辦公系統(tǒng)，要實(shí)現(xiàn)“文件全生命周期”管理，因此，加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案室數(shù)字化建設(shè)刻不容緩，醫(yī)院急需打造一個(gè)功能強(qiáng)大的綜合檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，統(tǒng)籌整合醫(yī)院檔案資源，有利于整體推進(jìn)智慧醫(yī)院信息化發(fā)展的進(jìn)程。

二、醫(yī)院綜合檔案室數(shù)字化建設(shè)的策略

1.堅(jiān)持以數(shù)字檔案為核心，構(gòu)建醫(yī)院檔案信息資源庫(kù)

醫(yī)院綜合檔案室的數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)全新的工作，也直接代表著醫(yī)院綜合檔案管理的發(fā)展方向，是檔案自動(dòng)化管理的重要組成部分。檔案數(shù)字化工作主要包括檔案資料的信息輸入、處理和輸出三個(gè)部分。輸入是對(duì)醫(yī)院綜合檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換、接收和歸檔;處理便是讓檔案室所開展的各項(xiàng)職能活動(dòng)能夠更好的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化;輸出則是對(duì)數(shù)字化的檔案信息資料進(jìn)行深入開發(fā)利用。通過以數(shù)字檔案為核心，構(gòu)建醫(yī)院檔案信息資源庫(kù)，讓傳統(tǒng)檔案管理真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子文件逐步實(shí)現(xiàn)檔案化，促使醫(yī)院綜合檔案管理方式逐步朝著數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)變，達(dá)到提升醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)水平的目的。

2.完善數(shù)字信息資源建設(shè)，豐富醫(yī)院檔案室資料

在醫(yī)院綜合檔案室的數(shù)字化建設(shè)過程中，檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是非常關(guān)鍵的部分，也是更好的實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)字化的重要途徑?？刹扇》蛛A段、分層次和分步驟的原則進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。首先，應(yīng)該建設(shè)綜合檔案室目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)各部門對(duì)檔案資料的利用目的和利用內(nèi)容，建立醫(yī)院綜合檔案基本目錄的數(shù)據(jù)庫(kù)和各類專題檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。全面分析醫(yī)院各類檔案資料的基本情況，如醫(yī)院黨群類的檔案、行政類的檔案和業(yè)務(wù)類的檔案等，嚴(yán)格按照資料形成的時(shí)間、數(shù)量和主題詞等基本的檔案信息錄入到數(shù)字系統(tǒng)中，逐步打造起醫(yī)院基本檔案管理的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，以便能夠更好的應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案資料利用。其次，要構(gòu)建一些專門檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，豐富醫(yī)院檔案室資料。例如：科研檔案資料是醫(yī)院的一種重要的檔案資料，將醫(yī)院在不斷發(fā)展過程中所開展的各個(gè)科研項(xiàng)目的申報(bào)、簽訂和技術(shù)總結(jié)以及相關(guān)的學(xué)術(shù)活動(dòng)過程的檔案資料整合起來，充分發(fā)揮出科研檔案資料的作用，有利于提升醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量和科研水平。同時(shí)，醫(yī)院的檔案管理工作人員在統(tǒng)籌整理科研檔案的過程中需要針對(duì)不同的專題，合理進(jìn)行檔案資料篩選，從而促使整個(gè)醫(yī)院的科研業(yè)務(wù)更好的發(fā)展。

3.注重網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)

檔案服務(wù)除了傳統(tǒng)的閱覽、復(fù)制、出借外，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)是目前用戶群最廣、最有發(fā)展前景的服務(wù)方式。數(shù)字檔案室可以利用網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)將網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器與處理檔案信息的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接起來所構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，充分發(fā)揮出檔案信息資料的作用，更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。在醫(yī)院綜合檔案室的數(shù)字化建設(shè)過程中，主要是以局域網(wǎng)建設(shè)為主，充分采用客戶機(jī)/服務(wù)器等工作模式，逐步將醫(yī)院綜合檔案室的軟件數(shù)據(jù)庫(kù)集合成統(tǒng)一的系統(tǒng)，統(tǒng)籌整合醫(yī)院檔案資料，方便用戶利用信息技術(shù)快速進(jìn)行五個(gè)院區(qū)檔案信息資源檢索，更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的遠(yuǎn)程共享和數(shù)據(jù)通信，切實(shí)提升醫(yī)院綜合檔案室的數(shù)字化建設(shè)水平。

4.注重檔案業(yè)務(wù)流程重組

積極轉(zhuǎn)變以往檔案室的建設(shè)理念，考慮醫(yī)院檔案各環(huán)節(jié)工作信息化管理和服務(wù)手段，服務(wù)于醫(yī)院文件、檔案的積累、保管、利用等各項(xiàng)基本工作，注重檔案業(yè)務(wù)流程的重組，實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔和電子檔案管理的“存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化”。

首先，通過將新技術(shù)合理的應(yīng)用到醫(yī)院綜合檔案室的組織結(jié)構(gòu)建設(shè)中，不斷強(qiáng)化檔案管理組織的效能，讓醫(yī)院綜合檔案室的各項(xiàng)管理工作能夠更加順利的進(jìn)行。同時(shí)，需要樹立科學(xué)的管理思想，運(yùn)用“文檔一體化”的理念，更好的發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，為醫(yī)院綜合檔案室的數(shù)字化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的思想基礎(chǔ)。其次，要善于利用科學(xué)的現(xiàn)代管理手段，將“全面質(zhì)量管理”合理的引入到醫(yī)院綜合檔案室的數(shù)字化建設(shè)過程中，樹立先進(jìn)的服務(wù)觀念，不斷加強(qiáng)目標(biāo)管理考核，保證醫(yī)院綜合檔案室數(shù)字化建設(shè)的效率。最后，統(tǒng)籌整合醫(yī)院綜合檔案室數(shù)字化建設(shè)工作，在檔案管理工作中充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)，為醫(yī)院綜合檔案室的數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造良好的條件，促使醫(yī)院綜合檔案室數(shù)字化建設(shè)業(yè)務(wù)流程重組逐步成為一種趨勢(shì)，更好的順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的變革。

總之，加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案室數(shù)字化建設(shè)，是醫(yī)院檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是加速醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高醫(yī)院智慧化水平的必備條件。要進(jìn)一步更新觀念，解放思想，站在科技發(fā)展的時(shí)代高度，全面推進(jìn)醫(yī)院綜合檔案室數(shù)字化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的跨越式發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐 藝.淺談醫(yī)院病案檔案數(shù)字化建設(shè)的組織管理[J].祖國(guó)，2019

[2]姚春燕.論JCI國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)條件[J].現(xiàn)代企業(yè)文化， 2019

[3]耿 瑛，閻小娟.淺談醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對(duì)策[J].數(shù)字通信世界，2019

[4]徐 輝.醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的應(yīng)用與工作創(chuàng)新的幾點(diǎn)思考[J].科技視界，2017

（作者單位：郴州市第一人民醫(yī)院）