新型矩陣管理模式下的民辦高校人事檔案信息化建設(shè)研究

陳曼煜

【摘要】分析了民辦高校人事檔案信息化建設(shè)的重要意義、現(xiàn)實(shí)狀況及存在的問題。結(jié)合信息化時(shí)代特征和民辦高校發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求，探索引入新型矩陣管理模式，從管理體制、條件保障、人員配備等方面加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的對(duì)策和建議。

【關(guān)鍵詞】新型矩陣模式? 民辦高校? 檔案信息化

民辦高校需要積極推進(jìn)人事檔案信息化的建設(shè)和管理工作，基于先進(jìn)的管理理念，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立起一套有助于民辦高校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，兼具信息共享和資源重組的人事檔案信息化管理規(guī)范。民辦高校的辦學(xué)機(jī)制一般以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向，突破傳統(tǒng)辦學(xué)思維的局限，可以借用現(xiàn)代企業(yè)優(yōu)秀的矩陣管理模式，建立了一套更加靈活、高效的人事檔案信息化管理機(jī)制。

一、民辦高校人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

目前各高校普遍認(rèn)識(shí)到人事檔案管理信息化在高校人才建設(shè)中的作用越來越突出，也逐步受到大多數(shù)職工的普遍關(guān)注，但民辦高校在信息化建設(shè)中存在不少困境：

（1）學(xué)校投資力度不夠，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善。在建設(shè)過程當(dāng)中，各個(gè)學(xué)校的投資力度，有很大差異，有些學(xué)校資金投資力度不足，在檔案信息改造過程中心有余而力不足。在軟件及硬件基礎(chǔ)設(shè)施配置上、信息化建設(shè)管理人才上、檔案信息化管理制度等方面還不完善。

（2）沒有統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，信息化管理水平不高。當(dāng)前有的民辦高校沒有制定相關(guān)的統(tǒng)一信息組建標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，盡管目前各民辦高校在信息化建設(shè)過程中取得了一定的成績(jī)，但在檔案信息化管理方面依然略顯水平不足。諸如實(shí)際處理能力不強(qiáng)，存儲(chǔ)設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)化程度不夠，信息化管理系統(tǒng)軟件在處理數(shù)據(jù)資源過程中一致性不強(qiáng)。

（3）檔案信息資源匱乏，利用效率不高。有些學(xué)校檔案信息化建設(shè)程度相對(duì)較低，更不可能把原有紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)變化電子化信息，導(dǎo)致其能夠利用的信息化來源相當(dāng)少。有的學(xué)校檔案雖然電子化，但從實(shí)際信息共享利用現(xiàn)狀來分析，大多數(shù)檔案資源及數(shù)據(jù)信息并沒有得到充分運(yùn)用，從資源實(shí)際利用效率來分析不高，并不能體現(xiàn)出當(dāng)前資源信息化建設(shè)的主要目標(biāo)。

（4）人員技術(shù)較弱，安全性相對(duì)較低 。目前民辦高校檔案信息化的技術(shù)人員匱乏，基本只會(huì)簡(jiǎn)單的辦公整理軟件和搜查檔案信息等基本常識(shí)，對(duì)于系統(tǒng)維護(hù)和新技術(shù)的應(yīng)用缺乏學(xué)習(xí)。檔案相關(guān)信息化管理都是應(yīng)用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)來達(dá)到傳輸目的，在傳輸過程中，就加大了其外泄風(fēng)險(xiǎn)，此外，網(wǎng)上充斥的病毒以及黑客也會(huì)造成重要的安全隱患。

二、新型矩陣型管理模式的優(yōu)勢(shì)分析

矩陣型組織管理模式吸收了職能型和直線型的優(yōu)點(diǎn)，是把按職能劃分的部門和按項(xiàng)目設(shè)立的管理機(jī)構(gòu)，依照矩陣方式有機(jī)結(jié)合起來的一種組織形式，其優(yōu)點(diǎn)如下：

（1）有利于項(xiàng)目管理的優(yōu)化。矩陣型管理將集權(quán)化與分權(quán)化有機(jī)地結(jié)合起來，處在縱橫交叉點(diǎn)上的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人具有縱向和橫向信息源，信息占有量較大，為科學(xué)、正確決策和降低管理風(fēng)險(xiǎn)提供了保證。

（2）有利于內(nèi)部細(xì)化管理。推行矩陣型管理模式，加強(qiáng)項(xiàng)目的縱向控制能力，可以從制度層面固化上級(jí)職能部門的監(jiān)督和監(jiān)控功能，健全內(nèi)控制度，規(guī)范操作程序，杜絕了“暗箱操作”，堵塞管理漏洞，推進(jìn)了廉政建設(shè)，不斷提高項(xiàng)目管理水平和服務(wù)能力。

（3）有利于人才溝通交流。矩陣組織的組織形式就是將不同部門的人為了相同的目的組織起來的，在形成了整體形式下，實(shí)現(xiàn)人才互補(bǔ)，做到共同發(fā)展就變的較容易了。在矩陣組織的作用下，單位能夠打破了舊的人事觀念，將各單位的技術(shù)骨干抽至項(xiàng)目組，為項(xiàng)目的實(shí)施提供了保障，很大程度上加快了項(xiàng)目進(jìn)度。

三、矩陣管理模式下的人事檔案信息化對(duì)策

人才戰(zhàn)略是學(xué)校事業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略，在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，民辦高校要提高人才引進(jìn)和使用的管理水平，必須創(chuàng)新人事檔案管理模式。

（1）轉(zhuǎn)變管理觀念。隨著學(xué)校硬件條件的有所好轉(zhuǎn)，各個(gè)學(xué)校都在逐漸實(shí)現(xiàn)其信息化建設(shè)，但是學(xué)校相關(guān)管理人員還需要從其傳統(tǒng)的管理思維中走出來，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式，借助現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)與信息科技帶來的便利，適應(yīng)時(shí)代的變化。

（2）構(gòu)建完善的檔案管理信息化體制。首先在檔案信息化建設(shè)技術(shù)方面，不但要提高信息技術(shù)的先進(jìn)程度，也要提高這些高科技的適用性，保持兩者之間的平衡能力，才能夠?qū)n案信息化建設(shè)的真正作用給體現(xiàn)出來。其次在檔案信息化具體內(nèi)容方面，應(yīng)該不斷搜集檔案信息化管理資源并對(duì)其深層次研究及開發(fā)，構(gòu)建完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫，為檔案信息化資源共享及綜合利用提供必要的條件。

（3）強(qiáng)化檔案管理員工綜合素質(zhì)。首先，要招聘專業(yè)能力強(qiáng)的檔案信息化管理人才，構(gòu)建專業(yè)性，綜合能力突出的檔案信息化管理團(tuán)隊(duì);其次，強(qiáng)化檔案管理員工綜合素質(zhì)培訓(xùn)工作。一是要加強(qiáng)對(duì)檔案管理員工信息化水平進(jìn)行專業(yè)性培訓(xùn)，提高檔案管理員工信息化綜合處置能力，能夠綜合利用信息化管理系統(tǒng)來管理及分析檔案數(shù)據(jù)信息;其次，提升檔案管理員工綜合管理素能，利用多種形式培訓(xùn)來提升員工專業(yè)素養(yǎng)及信息化技能，而且和實(shí)際工作績(jī)效相互結(jié)合起來。

（4）加大檔案資源共享力度。學(xué)校在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，必須高度重視標(biāo)準(zhǔn)化程度。其一，在最大程度上使用國際通用標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)需要結(jié)合國家、教育領(lǐng)域以及各地標(biāo)準(zhǔn);其二，確立以標(biāo)準(zhǔn)化為主體的管理，并利用制度加以強(qiáng)化與規(guī)范。提高檔案資源有效共享及相互交流，能夠促使不同部門之間數(shù)據(jù)共享及共贏，也能夠促進(jìn)不同檔案管理部門獲得更好的發(fā)展，將電子檔案管理真正優(yōu)勢(shì)給發(fā)揮出來。

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基金項(xiàng)目：本文系湖北省教育廳項(xiàng)目“新型矩陣管理模式下的民辦高校人事檔案信息化建設(shè)”（項(xiàng)目編號(hào)：18G150）研究成果。