加強(qiáng)人力資源檔案管理　為國(guó)有企業(yè)發(fā)展提供保障

劉希娟

【摘要】人事檔案管理工作不僅與個(gè)人利益相關(guān)，還是國(guó)家人力資源管理、開發(fā)和利用的重要基礎(chǔ)，因此，在新的歷史條件下，我們必須針對(duì)人事檔案管理工作出現(xiàn)的新問題，采取切實(shí)可行的措施、規(guī)范，促進(jìn)人事檔案管理工作健康發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】國(guó)有企業(yè)? 人力資源? 檔案管理? 加強(qiáng)建議

在社會(huì)科學(xué)技術(shù)水平不斷提高的情況下，要求我們對(duì)人力資源檔案管理工作的信息化格外重視，對(duì)其影響因素進(jìn)行探究。只有這樣，才能夠迎合社會(huì)發(fā)展的需要，提高人力資源檔案管理的工作效率，有效地進(jìn)行人力資源檔案管理的建設(shè)。

一、人力資源檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性

檔案是社會(huì)公共信息非常重要的組成部分，是人力資源部門按照國(guó)家相關(guān)政策法規(guī)在培養(yǎng)、選拔和使用人才等工作中形成并記錄在案的個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、職稱、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等情況的歷史記錄，是客觀全面考察任用人才的衡量標(biāo)尺。從人力資源開發(fā)、管理的角度來看，人力資源檔案可以為企業(yè)求才、個(gè)人求職提供大量豐富、動(dòng)態(tài)、真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)。因此管好用好人力資源檔案，可以使企業(yè)的管理更加科學(xué)化、規(guī)范化、高效化，為各項(xiàng)事業(yè)產(chǎn)業(yè)的持續(xù)、健康、穩(wěn)健發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、人力資源檔案管理中存在的不足

（一）缺乏對(duì)檔案管理的重視

嚴(yán)格意義上分析，因?yàn)槭艿絺鹘y(tǒng)因素的影響與制約，檔案管理處于弱勢(shì)地位，相關(guān)的管理者與領(lǐng)導(dǎo)者缺乏對(duì)其重視，其中檔案管理工作的工作量比較大，內(nèi)容多，國(guó)有企業(yè)的管理層沒有從本質(zhì)上認(rèn)識(shí)國(guó)有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，所以在軟件、硬件上缺乏投資，如此一來則對(duì)檔案管理工作的發(fā)展造成影響;另外檔案管理人員的整體管理水平存在缺陷，其知識(shí)老化與欠缺，國(guó)有企業(yè)未根據(jù)實(shí)際的發(fā)展情況針對(duì)性的制定培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀。

（二）缺乏先進(jìn)的管理方法

就目前而言，國(guó)有企業(yè)檔案管理方法呈現(xiàn)出滯后性，并無法從本質(zhì)上滿足時(shí)代發(fā)展的要求，尤其在近幾年科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展下，信息化水平有所提高，但是部分國(guó)有企業(yè)并沒有結(jié)合現(xiàn)狀引入信息化水平，仍舊采取傳統(tǒng)的管理方法，其效率則無法提高。還有一點(diǎn)則是很多時(shí)候因?yàn)樾时容^落后，且數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不及時(shí)，則制約了工作的發(fā)展進(jìn)度。同時(shí)，在法律法規(guī)方面存在欠缺，沒有根據(jù)實(shí)際的發(fā)展情況制定完善的規(guī)章制度，也沒有落實(shí)到具體的工作崗位與個(gè)人，在發(fā)生問題之后出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象。

（三）管理人員素養(yǎng)過低

毋庸置疑，在國(guó)有企業(yè)檔案管理中管理人員扮演了重要的角色，發(fā)揮了重要的作用，管理人員的綜合素養(yǎng)關(guān)系到了檔案管理工作的有效性，但是根據(jù)筆者的調(diào)查與分析，現(xiàn)階段因?yàn)槭艿蕉喾矫嬉蛩厮鶐淼挠绊?，大多?shù)管理人員素養(yǎng)過低，且國(guó)有企業(yè)也沒有根據(jù)實(shí)際的情況制定完善的崗前培訓(xùn)、崗后教育，沒有對(duì)檔案管理工作方式進(jìn)行創(chuàng)新性探索，導(dǎo)致管理人員無法快速學(xué)習(xí)新的知識(shí)與理論，在日常的檔案管理工作中各類問題不斷。

三、加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)人力資源檔案管理的建議

（一）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視人力資源檔案管理工作，將其納入議事日程。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。檔案工作人員也要增強(qiáng)責(zé)任心，主動(dòng)作為，積極向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案管理政策，及時(shí)溝通匯報(bào)，爭(zhēng)取上級(jí)支持。

（二）增加投入，筑牢檔案工作根基

企業(yè)要將檔案經(jīng)費(fèi)列入預(yù)算，特別是對(duì)檔案的維護(hù)、利用、檔案信息化建設(shè)等方面要予以重點(diǎn)保障，各部門要配置政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的專（兼）職檔案管理人員，定期組織業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，豐富專業(yè)技術(shù)能力。要按標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)好規(guī)范化的檔案室，購置堅(jiān)固的檔案柜、恒溫恒濕空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，做好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲蛀等配套保護(hù)措施，不丟失、不損壞、不泄密，確保檔案安全利用。

（三）準(zhǔn)確采集，確保檔案原始材料的完整性

正確收集、補(bǔ)充、鑒別檔案材料是人力資源檔案工作的基礎(chǔ)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷壯大，企業(yè)尤其是國(guó)有企業(yè)人力資源管理與服務(wù)必須齊頭并進(jìn)，不斷深化優(yōu)化，尤其是企業(yè)高管之間的崗位流動(dòng)，對(duì)于高管的德能勤績(jī)廉考核評(píng)價(jià)體系必須規(guī)范、全面、準(zhǔn)確，經(jīng)得起歷史的檢驗(yàn)，這就要求我們的檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回原制作部門進(jìn)行補(bǔ)辦，不屬于歸檔范圍的要及時(shí)退回，做到不積壓、不散失。

（四）建設(shè)完善的現(xiàn)代人事檔案管理的新模式

改變?cè)鹊姆忾]管理模式，建立社會(huì)化開放式的人事檔案管理新模式?！叭耸聶n案社會(huì)化開放式管理模式，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的一種新模式，是對(duì)人事檔案管理模式的補(bǔ)充。人事檔案的利用應(yīng)向本人開放，向本人開放人事檔案目錄，讓其了解自己檔案的內(nèi)容”，以社會(huì)化開放式的人事檔案管理新模式為個(gè)人和用人單位提供多樣、全面的人事檔案服務(wù)，全面滿足個(gè)人和用人單位對(duì)于人事檔案的利用需求，樹立人事檔案部門的新形象，推動(dòng)人事檔案工作的發(fā)展。同時(shí)，以紙質(zhì)人事檔案為基礎(chǔ)，建立國(guó)家各級(jí)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，供個(gè)人和用人單位查詢利用。還可以將不涉及個(gè)人隱私內(nèi)容的人事檔案放到網(wǎng)絡(luò)上，采用網(wǎng)絡(luò)化的管理和服務(wù)方式，供個(gè)人和用人單位查詢，增加人事檔案管理部門與用人單位的人才信息交流。

四、結(jié)束語

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，社會(huì)企業(yè)對(duì)人才的要求越來越高，企業(yè)中的人力資源管理也顯得至關(guān)重要，而人事檔案管理對(duì)人力資源管理有著非常大的影響。企業(yè)在日常的發(fā)展中就要注重人事檔案的管理，根據(jù)人力資源管理管理的新要求，不斷對(duì)人事檔案管理進(jìn)行改革，盡最大的可能為人力資源管理提供基礎(chǔ)，從而促進(jìn)企業(yè)的共同發(fā)展。

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