試論大數(shù)據(jù)時(shí)代下城建檔案管理的信息化發(fā)展

劉寶雄

摘 要：城建檔案記載了城市建設(shè)與發(fā)展過(guò)程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，對(duì)城建檔案的維護(hù)要求從安全、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整四個(gè)方面為出發(fā)點(diǎn)，以保障城建檔案被有效利用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，城建檔案的內(nèi)容豐富程度呈現(xiàn)出質(zhì)的飛躍。檔案管理部門必須制定更符合時(shí)代發(fā)展的管理標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)新服務(wù)模式，提升服務(wù)意識(shí)，在檔案管理技術(shù)、手段、管理途徑等方面加以創(chuàng)新，符合大數(shù)據(jù)時(shí)代特征。本文分析了城建檔案信息化管理所面臨的挑戰(zhàn)，研究了目前檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上提出幾點(diǎn)信息化發(fā)展策略。

關(guān)鍵詞：城建檔案管理;大數(shù)據(jù)時(shí)代;信息化建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)不僅意味著在工作思想上必須有所轉(zhuǎn)變，其對(duì)工作方式的影響更為深刻。城建檔案承載著一座城市的歷史與未來(lái)，隨著網(wǎng)絡(luò)等新科技的廣泛應(yīng)用，城建檔案的安全保管與建存檔工作悄然發(fā)生了改變。在促發(fā)展、調(diào)結(jié)構(gòu)、轉(zhuǎn)方式的總體要求下，城建檔案管理必須更符合大數(shù)據(jù)時(shí)代的需求，向信息化建設(shè)方面盡快轉(zhuǎn)型。

一、城建檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

1.升級(jí)改造任務(wù)緊迫

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，城市檔案管理向著信息化方向發(fā)展必須抓緊時(shí)間完成升級(jí)改造任務(wù)。無(wú)論是軟硬件還是從業(yè)人員，均需更符合大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)城市建設(shè)檔案管理的相關(guān)要求。隨著我國(guó)城市建設(shè)的發(fā)展，各地方都認(rèn)識(shí)到了城建檔案管理信息化建設(shè)的重要性以及必要性，加大了重視程度。一些主管部門也通過(guò)微博、微信公眾號(hào)等多種形式發(fā)布城建相關(guān)信息。因此，城建檔案管理必須在建設(shè)及發(fā)展方式上加以改造，更符合現(xiàn)代的工作需求，讓從業(yè)人員通過(guò)進(jìn)一步培訓(xùn)教育掌握更先進(jìn)、系統(tǒng)性的現(xiàn)代管理能力與知識(shí)，讓城建檔案管理系統(tǒng)更適應(yīng)用戶需求，提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。除此之外，數(shù)據(jù)的數(shù)量與質(zhì)量均應(yīng)有所保障，讓數(shù)據(jù)庫(kù)涵蓋更多元化、更豐富的信息。

2.服務(wù)模式亟待轉(zhuǎn)變

城建檔案管理的信息化建設(shè)必須更符合電子化辦公模式。傳統(tǒng)檔案的保管、收集、整理、歸檔等方式已經(jīng)無(wú)法滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代下的需求。檔案管理必須逐漸普及電子通訊網(wǎng)絡(luò)以及電子檔案系統(tǒng)軟件，將傳統(tǒng)紙質(zhì)版逐漸向電子版過(guò)渡。因此，主管部門必須組建電子系統(tǒng)檔案館，讓用戶能夠通過(guò)手機(jī)或電腦登錄來(lái)查詢信息，加大對(duì)電子檔案系統(tǒng)軟件的維護(hù)與升級(jí)工作，在保障用戶使用體驗(yàn)的同時(shí)不斷升級(jí)系統(tǒng)、擴(kuò)充數(shù)據(jù)容量。

3.制度改革迫在眉睫

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)在城建檔案管理方面的政策法規(guī)處于不斷完善之中，城建檔案系統(tǒng)的參與人群將逐漸放低門檻。一些包含盈利性民間組織的機(jī)構(gòu)同樣會(huì)通過(guò)BT、PPP等方式投身其中。傳統(tǒng)城建檔案政府一家獨(dú)大的局面將被直接轉(zhuǎn)變，這種新的格局將對(duì)城建檔案管理的升級(jí)改造建設(shè)起到極大促進(jìn)作用，并對(duì)相關(guān)從業(yè)人員職業(yè)素養(yǎng)、服務(wù)水準(zhǔn)起到督促效果。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制背景下，檔案管理行業(yè)系統(tǒng)的優(yōu)勝劣汰與自我凈化將逐漸發(fā)揮功效，城市檔案管理信息化建設(shè)處于被推動(dòng)狀態(tài)，體制機(jī)制的改革與檔案管理系統(tǒng)、人事制度改革密不可分，可較好解決待遇、職務(wù)、職稱等相關(guān)問(wèn)題，對(duì)檔案從業(yè)人員的積極性起到明顯調(diào)動(dòng)作用，并吸引更多優(yōu)質(zhì)人才投身其中。

二、城建檔案管理信息化發(fā)展存在的問(wèn)題

1.意識(shí)不強(qiáng)

城建檔案管理人員的工作意識(shí)直接影響了其信息化管理的發(fā)展進(jìn)程。不少城建管理人員在信息化建設(shè)方面意識(shí)不到位，并未認(rèn)識(shí)到信息化發(fā)展在大數(shù)據(jù)時(shí)代下的必然性與必要性，在管理手段上缺乏相對(duì)先進(jìn)的技術(shù)與方法，仍采用傳統(tǒng)老舊的方式展開(kāi)人工信息整理與收集，物力、人力產(chǎn)生大量浪費(fèi)，也直接制約了城市化建設(shè)發(fā)展的速度，導(dǎo)致我國(guó)不少城市城建檔案管理制度仍處于不全面狀態(tài)。

2.隊(duì)伍老齡化

新聘用的年輕人才雖說(shuō)在檔案管理方面接受了更具系統(tǒng)化的教育，但在實(shí)際操作中卻缺乏經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)缺乏熟悉感，無(wú)法獨(dú)立勝任工作，因此只能夠由老員工帶領(lǐng)完成各項(xiàng)工作任務(wù)，對(duì)信息化的高效建設(shè)產(chǎn)生阻礙。老員工難以掌握信息化所涉及到的各項(xiàng)軟硬件設(shè)備，對(duì)信息化建設(shè)不認(rèn)同，仍延續(xù)老套方式進(jìn)行工作，人才隊(duì)伍呈現(xiàn)出青黃不接狀態(tài)，造成信息化發(fā)展資源浪費(fèi)。

3.分塊化現(xiàn)象

目前，我國(guó)不少地方政府已經(jīng)成立了城建檔案管理部門，但在具體職責(zé)以及工作范圍的界定方面并未形成統(tǒng)一化。一些地方在各行政主管部門設(shè)置檔案室來(lái)對(duì)城建檔案展開(kāi)管理，如教育部門建設(shè)檔案由教育局管理、衛(wèi)生部門建設(shè)檔案由衛(wèi)生局管理、交通建設(shè)檔案由交通局管理;一些地方在檔案局下設(shè)二級(jí)科室來(lái)完成城建檔案的分享、收集、管理;一些地區(qū)在住房城鄉(xiāng)建設(shè)局下設(shè)檔案室，對(duì)建設(shè)檔案安排市政建設(shè)處、房地產(chǎn)管理局等二級(jí)機(jī)構(gòu)實(shí)施分塊分項(xiàng)管理。

三、城建檔案管理信息化發(fā)展策略

1.提升正確認(rèn)知

檔案管理工作者必須認(rèn)識(shí)到時(shí)代為檔案管理工作所帶來(lái)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，必須進(jìn)一步增強(qiáng)信息化建設(shè)力度，否則檔案管理工作將無(wú)法滿足社會(huì)要求。對(duì)于城建檔案管理而言，思想問(wèn)題屬于基本性問(wèn)題，信息化建設(shè)必須建立在思想重視基礎(chǔ)之上，通過(guò)學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化建設(shè)方法、汲取其他城市信息化建設(shè)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)尋求新的出路。在我國(guó)，城市建設(shè)檔案管理工作起步較晚，基礎(chǔ)相對(duì)較為薄弱，相關(guān)工作者必須更有的放矢的展開(kāi)信息化建設(shè)培訓(xùn)，認(rèn)清差距，以堅(jiān)實(shí)的腳步邁向承建檔案信息化道路，推動(dòng)檔案管理效力切實(shí)提升。

2.組建專業(yè)隊(duì)伍

對(duì)內(nèi)強(qiáng)化素質(zhì)、對(duì)外樹(shù)立形象，充分發(fā)揮城建檔案管理者的主觀能動(dòng)性，強(qiáng)調(diào)其在信息化建設(shè)方面硬件操作水平、軟件利用率、信息化意識(shí)等方面的培訓(xùn)，提升其專業(yè)素質(zhì)水平。為檔案從業(yè)者提供更系統(tǒng)化的培訓(xùn)方案與時(shí)間，以保障其檔案管理能力符合信息化建設(shè)需求。可通過(guò)以課代訓(xùn)、系統(tǒng)性培訓(xùn)等方式來(lái)保障其業(yè)務(wù)素質(zhì)與綜合素質(zhì)。在人員聘用上通過(guò)績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)、競(jìng)爭(zhēng)性上崗等方式激發(fā)其服務(wù)意識(shí)與專業(yè)意識(shí)，引進(jìn)更多檔案管理專業(yè)性人才，并在短時(shí)間內(nèi)完成崗位培訓(xùn)，以保障檔案管理隊(duì)伍新鮮血液所占比例。組建一只專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，對(duì)于信息化建設(shè)與發(fā)展可起到極大促進(jìn)作用。

3.完善管理制度

檔案管理的信息化發(fā)展必須從源頭上解決管理分塊化嚴(yán)重的問(wèn)題，下決心打破部門及行業(yè)的限制，走出條塊分割嚴(yán)重、政出多門的格局。借鑒先進(jìn)地區(qū)或國(guó)家的做法，在檔案管理部門劃分機(jī)制上相對(duì)統(tǒng)一化，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目監(jiān)管分離，避免出現(xiàn)資源浪費(fèi)、信息零散、部門職權(quán)交叉的問(wèn)題。對(duì)各部門之間的信息與資源統(tǒng)一整合，確保城建檔案管理能夠有條不紊的加以歸總，各類信息資源得到更專業(yè)妥善的保管。在規(guī)章制度層面，應(yīng)認(rèn)識(shí)到目前管理系統(tǒng)存在制度缺位、監(jiān)管混亂、條塊分割嚴(yán)重的問(wèn)題，強(qiáng)化檔案門檻制度建設(shè)，明確建存檔案主體、監(jiān)管主體等，以保障城建檔案建設(shè)的合法性、規(guī)范性與嚴(yán)肅性。

4.創(chuàng)新工作方法

現(xiàn)如今城建檔案多數(shù)為紙質(zhì)檔案，例如，城市勘測(cè)檔案、城市規(guī)劃?rùn)n案等。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，這些檔案可安排專業(yè)人員轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案并儲(chǔ)存于相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)中，以便于檔案能夠被更便捷的查閱、分類、整理、編目，同時(shí)也可保障檔案數(shù)據(jù)的安全無(wú)損性。這項(xiàng)工作應(yīng)在短時(shí)間內(nèi)完成，為信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)，以盡快完成傳統(tǒng)管理與信息化管理之間的有效轉(zhuǎn)換。在管理系統(tǒng)方面，由于城建檔案涉及到的資源較多，可充分利用數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)站技術(shù)、新媒體技術(shù)等，建立信息共享平臺(tái)，并連接檔案管理信息系統(tǒng)，形成更綜合性的系統(tǒng)，以保障城建檔案在區(qū)域內(nèi)自由流通。最后，應(yīng)強(qiáng)調(diào)檔案館服務(wù)功能，在信息技術(shù)幫助下滿足民眾對(duì)城建檔案瀏覽與查閱的需求。信息服務(wù)工作可開(kāi)發(fā)更安全、流暢、便捷的手機(jī)app，以便于用戶隨時(shí)查閱并了解檔案館舉辦的各項(xiàng)活動(dòng)。讓城建檔案不再單一作為信息存儲(chǔ)的空間，而是利用該渠道為人民提供創(chuàng)新服務(wù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于城建檔案管理而言，大數(shù)據(jù)時(shí)代為其帶來(lái)了挑戰(zhàn)與機(jī)遇，檔案管理必須有所轉(zhuǎn)型，以更符合時(shí)代要求。信息化建設(shè)是檔案管理轉(zhuǎn)型的必然方向，城建檔案管理必須落實(shí)信息化建設(shè)與發(fā)展，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的高效利用。

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（作者單位：武漢世紀(jì)科怡科技發(fā)展有限公司）