為在家辦公開啟“靜音鍵”

嚴川

在新型冠狀病毒肺炎疫情肆虐之下，2020年春節(jié)假期成為史上最長春節(jié)假期。從1月31日之后，陸陸續(xù)續(xù)就有上班族或創(chuàng)業(yè)者在朋友圈曬出“在家辦公”“線上服務”“遠程交流”等節(jié)后辦公方式，許多工作按部就班地恢復開展，并未受到疫情耽擱。

居家辦公（簡稱“soho”）一直以來都是自由職業(yè)者的專屬，是大多數(shù)人判斷一個人是否是自由職業(yè)者的關鍵指標?？梢哉f，這個春節(jié)讓很多全職工作者好好地體驗了一把自由職業(yè)者的工作狀態(tài)。

人力資源管理大師約翰·布德羅、瑞文·杰蘇薩森、大衛(wèi)·克里爾曼在其合著的《未來的工作》一書中指出，未來20年，現(xiàn)在90%的全職工作崗位將會消失，大量的自由工作者將要崛起，隨之而來的，將是在家辦公的盛行。當然，在家辦公早已不是什么新鮮事物。當前超過五成的日企引入了在家辦公制度，而且這個數(shù)據(jù)較2017年首次調(diào)查提高了近20個百分點；早在2014年，25%的美國勞動者就已經(jīng)開始在家做一些工作；在我國，互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的產(chǎn)品、運營崗位人員和工程師，只要有內(nèi)網(wǎng)VPN+線上協(xié)作平臺+溝通工具，均可采取彈性工作制。到不到公司辦公，真的只是一個形式而已。

那么，沒有了通勤擠地鐵、公交的煩惱，沒有了半夜加班回家打不到車的痛苦，在家辦公是否真的降低了辦公成本、提高了工作效率呢？這還要基于一個大前提，那就是確保在家辦公的質(zhì)量。假設辦公所需的軟件、平臺、制度等辦公條件都已經(jīng)具備，保證在家辦公的工作質(zhì)量還需要考慮環(huán)境、節(jié)奏、時間管理、工作習慣等因素，為在家辦公保障效率開啟“靜音鍵”。

節(jié)奏把控：緊湊且目標明確

在家辦公，節(jié)奏把控就是效率的代名詞，而且讓員工主動參與比讓員工“被安排”更能發(fā)揮效率。

攜程網(wǎng)曾做過一次測試，研究定期遠程辦公者的工作效率，并與完全在辦公室工作的員工進行比較。參與測試的員工都是打電話的客服銷售人員，有清晰的效果衡量標準。結(jié)果發(fā)現(xiàn)，在其他因素完全一致的情況下，遠程辦公人員（包括在家辦公人員）撥打的電話數(shù)量，比在辦公室辦公的員工多出13.5%，幾乎相當于多出了一整天的工作量。

這個案例可以分成兩方面來解讀。一方面，對于客服銷售等操作簡單、節(jié)奏好把控、指標明確的崗位來說，員工可以在自動完成工作后享受休息，在家辦公不僅可以保證效率，甚至還可以提高效率；另一方面，對節(jié)奏不好把控、指標模糊的崗位來說，員工受到被動安排，其辦公節(jié)奏問題就會成為管理障礙。

事實上，要想讓員工把握在家辦公的節(jié)奏，使工作變得自動自發(fā)，很大程度上要依靠企業(yè)的任務安排與獎懲設計，而非員工個人的自覺。因為全職人員在家辦公不同于自由職業(yè)者，自由職業(yè)者是以甲方委托的需求來確定工作量，以交付期為工作目標，具備較大的自主安排辦公節(jié)奏的可能性；而全職人員依然是以企業(yè)為平臺，以完成業(yè)績指標為工作目標，仍需以企業(yè)業(yè)務流程上下游環(huán)節(jié)的銜接為工作的時間節(jié)點，需要企業(yè)的獎懲作為指揮棒指揮員工開展工作。通俗點講，全職員工在家辦公，只是工作場所發(fā)生變化，還談不上工作性質(zhì)的改變。

長期以來，簡化都是溝通的理想狀態(tài)，所以，任何消息的溝通者和制造者都要思考如何讓事物簡化但依舊能保留住精華。所以，企業(yè)對于在家辦公的員工，一方面要在不擾亂其工作節(jié)奏的基礎上做好線上溝通，另一方面，也要為他們規(guī)劃階段性的工作目標，做好組織上下游環(huán)節(jié)的工作銜接，使在家辦公人員形成合力。這對企業(yè)來說，管理難度和管理幅度都增加了很多。從這個角度來說，在家辦公可能會增加企業(yè)的時間成本、溝通成本、試錯成本、機會成本等。所以，企業(yè)在考慮員工在家辦公的工作節(jié)奏時，要適當降低辦公速度，但是依然要安排緊湊且目標明確，以防止員工“懶癌”發(fā)作時一發(fā)而不可收。

因此，好的在線協(xié)作平臺和任務管理系統(tǒng)，是在家辦公的效率關鍵。

時間管理：主次分明且有時長保障

既然企業(yè)實施了在家辦公，就不會再去做8小時考勤這樣的事情，基本上就等于默許了員工要花費更多時間去處理家庭事務，分散精力和時間在所難免。所以，除了工作節(jié)奏問題，工作時長的保障也需要考慮周全。

對于缺乏自律的人來說，在家辦公往往有可能是這樣度過一天的：“洗手的時候，日子從水盆里過去；吃飯的時候，日子從飯碗里過去；默默時，便從凝然的雙眼前過去……等我睜開眼和太陽再見，這算又溜走了一日。”

在公司里辦公至少有領導、同事跟進監(jiān)督，而在家辦公只能自己監(jiān)督自己。所以，在家辦公很難落實8小時工作制，企業(yè)不能潦草地讓員工自己做主，這就需要考慮在家辦公時員工的參與感和職業(yè)感。

企業(yè)需要向員工明確，在家辦公不是散養(yǎng)散放，而是換個場地、換個方式繼續(xù)職業(yè)生涯，不管在公司還是在家，每一分付出都是在參與公司的運營，都是在積累自己的工作經(jīng)驗。

在辦公和照顧家人之間，辦公是主，照顧家人是次；在工作和休息之間，工作是主，休息是次；在按照自己的時間完成本環(huán)節(jié)工作和兼顧上下游同事協(xié)同完成工作之間，協(xié)同是主，自由安排自己的時間是次。

主次分清了，只要公司業(yè)務不會因為個人原因受阻停滯，一天是工作8小時還是6小時也就沒那么重要了。當然，還是應該保證起碼的工作時長，遇到突發(fā)情況，適當增加工作時間也很有必要。

辦公環(huán)境：安靜但不過于舒適

很多在家辦公人士把家布置得像辦公室，因為外部環(huán)境在很大程度上會影響辦公質(zhì)量，人對于環(huán)境的依賴還是比較大的。

那么在家辦公需要什么樣的環(huán)境呢？最基本的就是兩點：一是安靜，二是不能太舒適。要達到這兩個標準，需要注意以下幾點。

相對獨立的空間為辦公增加儀式感。如果具備條件，最好有一間可以鎖門的房間。實在不行，也可以拉一道簾子，為自己隔絕出2-3平方米的工作空間，明確劃分生活區(qū)和辦公區(qū)，然后擺一張單人辦公桌，一把辦公椅，光線盡量充足，空間盡量獨立。

設置一段獨立的、與生活隔絕的工作時間。單身人士需要克服零食、電視劇、兄弟約游戲、閨蜜約逛街等誘惑，讓自己的內(nèi)心安靜下來，進入工作狀態(tài)；已婚人士除了克服以上誘惑，還需要安排好家人的生活，防止工作期間被水槍噴濕電腦、給一家老小煮飯被迫中斷工作、被強制吃水果等人為因素的干擾。

工作區(qū)域的設計不要太“人性化”。辦公區(qū)布置得要簡潔、簡便、簡單，盡量不要有任何生活用品或者消遣物件，假如你在工作區(qū)添置了防止鼠標手的鼠標墊，可能就會買防止頸椎病的按摩椅、防止老寒腿的磁療護膝、防止眼疲勞的護眼燈……如此一來，舒適感倒是滿滿的，但等你坐下來準備辦公時，毫不費力就能睡著。

辦公習慣：自我學習兼遠程協(xié)作

在家辦公最大的困難，就是遠程協(xié)作和自我管理。在辦公室工作，遇到一個問題，立即可以從每個部門抽調(diào)人員到會議室進行頭腦風暴，制訂出一套解決方案并馬上執(zhí)行。而在家辦公，遇到問題不得不對著電腦屏幕召開視頻會議，個別參會同事還因為網(wǎng)速問題卡頓嚴重，必須豎起耳朵聽。沒了現(xiàn)場互動，連爭執(zhí)都失去了味道。

所以，在短暫的新鮮感過去之后，工作者要做的不只是適應在家辦公這種工作方式，更要學會適應“工作生活”全開的模式。要能夠從新穎的工作方式中找到在家辦公的優(yōu)勢，從遠程協(xié)作中找到比當面交流更強大、更便捷、更理性的地方，從解決問題的參與者變成主導者，從需要別人幫忙到主動找人幫忙。

在家辦公，考驗的不只是工作者自律守靜的能力，還有自我學習、自我成長以及遠程協(xié)作解決問題的能力。畢竟在家辦公的每分每秒，我們都是在耗費自己的居家時光，早點解決問題，早點完成團隊目標，就有更多的時間陪伴家人、照顧家庭，這才是在家辦公的最終目的。

時代在發(fā)展，社會對自由工作者和居家辦公的認同程度越來越高，但無論時代如何進步，一個不變的事實是，我們必須以終身學習和技能開發(fā)為目標，確保自己具有長期的競爭力。只有擁有過硬的技能，才能不再有通勤的壓力，不再受員工守則、職場規(guī)則的束縛，不用在自己狀態(tài)不好的時候被迫上班。

總結(jié)起來，在家辦公就是要在公司的合理管控范圍內(nèi)，換一個工作場所，換一種工作生活模式，在特殊時期或在特殊情況下，還要確保公司各項業(yè)務的順利開展。也許當員工真的適應這種工作生活模式后，很多企業(yè)也可以徹底從線下轉(zhuǎn)入線上，把辦公室租賃費用、寬帶費用、電話費用等，用來組織員工每個月國內(nèi)旅游開會一次，每年出國旅游開會一次。這么一想，似乎也很誘人。