文件處理工作“精細化”的探討

常傳烈

【摘要】在文件管理工作是一項重要的工作。為了使文件處理工作得到有效的提升，為此需要對文件處理工作不斷創(chuàng)新，在這個過程中，需要有優(yōu)秀的理念進行指導，而精細化理念能夠幫助文件處理工作有效的進行。本文將對文件處理使用精細化管理提供具體策略以供參考。

【關鍵詞】文件處理? 精細化? 管理

前言：精細化管理理念在很早以前就已經(jīng)被提出，其理念是技術為保障，強調(diào)以專業(yè)角度進行高效的文件處理工作，促使服務者可以利用信息技術的幫助下開展高效率的工作，其中，精細化中的“精”指就是工作中重要的關鍵點，進而促使工作人員在工作中可以掌握重要環(huán)節(jié);而其中的“細”的意思是指管理標準能夠實行量化考核，并且能夠做好執(zhí)行工作和監(jiān)督的工作，將精細化管理運用在文件處理工作中，有助于提升工作效率，下面我們將對此進行分析。

一、“精細化”概述

（一）精細化的內(nèi)涵

精細化管理不僅是一種理念，還是一種文化，源自于日本企業(yè)的一種管理理念，是管理分工的精細化，也是服務質(zhì)量的精細化，是現(xiàn)代管理發(fā)展的必然趨勢，是以“精、細、嚴、準”作為基礎原則，所謂的“精”指的是在工作上追求精益求精，做倒最精、最優(yōu);其中的“細”指的是把工作做細、工作流程以及其他管理做細;“嚴”指的是嚴格執(zhí)行，主要表現(xiàn)在嚴格執(zhí)行與控制管理制度和工作流程上;而“準”則是指更為精準、準時落實工作，是一種可以在常規(guī)管理基礎上建立的更加有效的方法，主要是將常規(guī)管理進一步深入到管理模式和基本思想中，可以在最大程度上降低管理成本，并且能夠減少因管理工作而占用的資源，以此作為主要目標的一種管理模式，于現(xiàn)代管理至關重要。

（二）精細化的特點

精細化管理具有的主要特點是注重每一件事做到精致，在每一個工作環(huán)節(jié)細節(jié)上達到最佳效果，具體包括細節(jié)的重細節(jié)、重質(zhì)量、重過程、重效果，重落實等。

（三）精細化主要管理方式

精細化管理指的是管理技術，是一項運用規(guī)則的細化和系統(tǒng)化，應用標準化、數(shù)據(jù)化、程序化以及信息化的技術措施，促使管理組織各個部門的工作更高效、更精確、更協(xié)調(diào)的順利運行。也就是把比較復雜繁瑣的事情進行簡單化處理，把比較簡單的事情進行流程化;將流程化的事情還行定量化;進而形成信息化管理模式。

二、文件處理“精細化”管理應用

本文以OA系統(tǒng)為例子進行文件處理，這是一種信息技術結合現(xiàn)代辦公的一種新型方式，實現(xiàn)辦公自動化的模式，采用各種新機器、新設備、新技術進行辦公，通過辦公自動化能夠有效地對管理組織進行優(yōu)化，并且可以提高管理體系和管理效率。現(xiàn)處理文件的精細化管理，有效的提高企業(yè)文件管理的科學性、規(guī)范性，為處理文件工作效率提供保障，推動企業(yè)工作的順利運轉，促進了企業(yè)長期穩(wěn)定的發(fā)展。

（一）OA系統(tǒng)處理文件的應用

（1）審批業(yè)務。辦公自動化系統(tǒng)使企業(yè)基礎管理流程進行全面規(guī)劃，比如業(yè)務單據(jù)、審批流程、審批權限和審批意見、時間，審批轉辦、歷史審批、查看等工作進行規(guī)范化處理。通過OA系統(tǒng)可以將紙質(zhì)的審批單據(jù)轉換成電子版，將人工審批流程和催辦業(yè)務實行網(wǎng)絡化和自動化，實現(xiàn)網(wǎng)絡辦公。進而提高業(yè)務審批工作效率，對企業(yè)優(yōu)化工作提供幫助。

（2）有效提高協(xié)作和溝通。OA系統(tǒng)可以使各個部門的工作人員進行及時的溝通，可以利用即時消息、通告、論壇公告等相關信息工具、促進企業(yè)管理者和員工之間能夠做到更好、更多、更有效的溝通協(xié)作。

（3）促使信息發(fā)布更加便捷。充分利用OA系統(tǒng)模塊中的論壇、問卷、公告、通知等工具將其運營中的信息能夠及時下發(fā)。比如公告、產(chǎn)品發(fā)布、組織調(diào)整、政策新聞以及賞罰通告、制度變更等相關公告及時傳達各相關部門以及員工。通過OA系統(tǒng)，有效地實現(xiàn)人與系統(tǒng)之間的信息交流，這個系統(tǒng)還能夠及時提醒工作人員處理對待辦事情。

（三）精細化辦公可以線上對文件進行審閱

文件處理的工作重點內(nèi)容是在細節(jié)方面的處理，在進行文件管理工作的過程中，應當以從細做到精作為工作原則，在細小的地方體現(xiàn)工作職責，并且積極落實到實現(xiàn)工作中。為此，在進行文件處理時，充分利用精細化的工作模式，可以有效的提高工作成效。

（1）在精細化管理下文件流轉的應用。充分運用信息化最大程度上提高了文件處理效率，相關管理文件的工作人員可以通過管理系統(tǒng)將文件及時流轉到各個所需要的部門以及領導手中，可以使多個領導同時審批，這樣做既可以節(jié)省領導審查文件的時間以及文件流轉在各個部門領導之間的時間，同時還可以提高處理文件的工作速度，相關辦理人員也可以在文建管理系統(tǒng)中直接查詢到領導最新的批示，大大提升了文件內(nèi)容的科學性。

（2）在精細化管理下處理緊急文件的應用。在進行文件處理時不然有部分文件時間緊迫，按照正常流轉程序將會導致文件處理不及時的情況發(fā)生，這類緊急文件是需要特殊處理。工作人員可以根據(jù)公司的信用相關規(guī)定，以電話通知和短信通知等等其他方法主動聯(lián)系領導查看，并對具體文件內(nèi)容清楚明了的闡述，然后根據(jù)領導所做出來的指示，對辦理人員及時回復以免延誤事情。與此同時，在進行與領導交流的過程中，將交流內(nèi)容整理記錄下來，這樣既可以為文件處理的及時性提供了保障，還可以方便領導對其所作的指示進行補簽工作。

文件在辦理部門落實的過程中，還需要其他領導的傳閱，為了減少由于傳閱時間長造成文件辦理時間不夠的情況。相關文件管理人員可以，在這個期間將文件送達到辦理部門。并根據(jù)相關文件要求做好標注，進而對文件處理人員起到提醒及時處理的作用。有效的促進了下一步工作順利的進行。

（四）精細化辦公可以線下對文件進行審閱

在實踐的過程中，部分文件處理需要通過不同部門的領導之間傳閱，而在這個過程中，最經(jīng)典的問題就是需要消耗大量的時間，然而，在精細化管理的指導下總結出文件處理工作模式[4]。

其一，相關文件處理工作人員應當對不同領導的工作權限和工作時間的進行掌握，以及相關領導近期的安排，比如是否會外出等，可以根據(jù)這種情況對文件傳閱進行調(diào)整，并且安排好對文件傳閱的順延工作，同時處理好對文件補簽工作。

其二，在進行文件傳閱的整個過程中，必然會遇到大量的文件，并且有的文件難以同時進行處理。此時就需要相關工作人員，在傳閱文件的過程中，做好程序控制工作，并對相應的工作做好登記記錄，避免文件在傳閱的過程中產(chǎn)生其他的問題。

為了在文件處理的過程中能夠有效的對辦理時間進行控制，文件管理工作人員可以對文件進行復印，同時做好相關記錄，并對文件取閱做好相應的登記記錄，包括取件人所在部門、姓名、時間以及數(shù)量等，并且在約定的時間內(nèi)應當取回文件，有助于提高文件處理工作，不僅可以降低對整個文件進行處理所需要花費的時間，還有助于歸檔工作的規(guī)范性。

（五）精細化文件歸檔

在文件辦理和傳閱工作完成以后，工作人員應當對文件進行及時的收集，并對收回的文件進行分類，同時按照相關規(guī)定要求進行文件歸檔處理，為了解決文件在歸檔后處于閑置的狀態(tài)，能夠在工作過程中對歸檔文件進行有效的利用這一情況，在對其進行歸檔時就應當做好精細化處理工作，例如，對部分文件可以按照時間先后順序進行歸檔處理，有的文件還可以按照編號排列順序進行歸檔等等。在充分應用精細化管理的過程中，需要根據(jù)文件歸檔便利以及能夠快速查閱作為原則，現(xiàn)階段是信息技術快速發(fā)展時期，在信息技術的支持下，還需要積極對文件處理進行研究，進而優(yōu)化文件的處理工作，并形成具體的方案。

文件管理的內(nèi)容不僅僅包含在辦理完畢后進行歸檔的文件，還包括沒有完成辦理的文件、一些不需要進行辦理但是需要查閱的文件、一些備案文件。必須要有專人對文件進行管理，同時配備文件歸檔專用的文件夾、文件盒、文件柜等，上訴配備可以根據(jù)組織機構、問題、職能、事由、重要程度等因素對其分類進行標識，以便于日常文件的分類歸檔和提供利用便利。

三、結論

總而言之，最近新文件處理的工作中，充分利用精細化管理理念，能夠有效地提高文件處理工作效率，并對各種文件及時下達和分發(fā)的工作提供保障。進而有效地防止文件在處理的過程中由于管理因素產(chǎn)生的失誤，這對以后文件處理工作可以持續(xù)應用該理念，并將其作為提高文件處理工作效率的主要措施。

參考文獻：

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[4]陶巖.六西格瑪應用于企業(yè)檔案精細化管理初探[J].檔案學通訊，2016（03）：91-94.