團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)T/GDCKCJH 011—2020《特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范 實(shí)物檔案》解讀

覃曉燕 吳娟

摘要：從標(biāo)準(zhǔn)制定的背景，標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍，相關(guān)術(shù)語(yǔ)概念，一般要求、歸檔范圍及分類、檔案編號(hào)和整理、檔案移交和裝盒、檔案保管和利用、檔案電子化，標(biāo)準(zhǔn)制定的意義等幾個(gè)方面對(duì)團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)T/GDCKCJH 011—2020《特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范 實(shí)物檔案》進(jìn)行了詳細(xì)解讀，有助于特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)對(duì)實(shí)物檔案規(guī)范管理的理解，有利于該標(biāo)準(zhǔn)的推廣應(yīng)用，也有利于保障特種設(shè)備安全。

關(guān)鍵詞：特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu) 檔案管理規(guī)范 實(shí)物 檔案 標(biāo)準(zhǔn)

Abstract： This paper interprets the association standard T/GDCKCJH 011—2020“Specification for archives management of special equipment inspection and testing institutes—Physical archives”about setting background， the scope， terms and definitions， general requirements， archives? scope and classification， archives number and arrangement， archives transfer and packing， archives storage and utilization， archives electronizationm， significance of setting of the standard. This paper helps to special equipment inspection and testing institutions to understand the standardized management of instrument and equipment archives. And this paper benefits to the marketing and the usage of the standard， also conducive to ensuring the safety of special equipment.

Key words： special equipment inspection and testing institutes， specification for archives management， physical， archives， standard

0 引言

實(shí)物檔案具有真實(shí)性、憑證性、歷史性、形象性的特點(diǎn)，能以直觀姿態(tài)展現(xiàn)在人們的面前，活靈活現(xiàn)，感染力強(qiáng)，更能說(shuō)明問(wèn)題。實(shí)物檔案視覺(jué)感強(qiáng)，便于直觀地反映所記錄的內(nèi)容。實(shí)物檔案直觀、鮮活地反映組織或部門以及個(gè)人在特定階段的工作過(guò)程以及成果，實(shí)物檔案與其他類型檔案共同記錄了機(jī)構(gòu)和個(gè)人的發(fā)展軌跡。做好實(shí)物檔案的管理工作才能使檔案資源齊全、完整，更好地記錄歷史，充分發(fā)揮直觀、容易理解、有較強(qiáng)說(shuō)服力的宣傳作用，使之成為思想教育的生動(dòng)素材，對(duì)教育人、鼓舞人起到積極的激勵(lì)作用。有些實(shí)物具有較高的研究和憑證價(jià)值，是文字材料所無(wú)法替代的，需要同文字材料一起保存下來(lái)。由于保管條件和保管要求不同，實(shí)物檔案所需要的保存環(huán)境與紙張檔案有很大的區(qū)別，特種設(shè)備實(shí)物檔案需要規(guī)范管理，需要一個(gè)管理規(guī)范進(jìn)行統(tǒng)一。

1 標(biāo)準(zhǔn)制定的背景

根據(jù)國(guó)家市場(chǎng)監(jiān)管總局?jǐn)?shù)據(jù)，截至2019年年底，全國(guó)特種設(shè)備總量達(dá)1525.47萬(wàn)臺(tái)。共有特種設(shè)備綜合性檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)454個(gè)，其中系統(tǒng)內(nèi)檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)270個(gè)，行業(yè)檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)和企業(yè)自檢機(jī)構(gòu)184個(gè)。另有型式試驗(yàn)機(jī)構(gòu)43個(gè)，無(wú)損檢測(cè)機(jī)構(gòu)563個(gè)，氣瓶檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)2065個(gè)，安全閥校驗(yàn)機(jī)構(gòu)665個(gè)，房屋建筑工地和市政工程工地起重機(jī)械檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)310個(gè)。特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)遍布全國(guó)，轄區(qū)的特種設(shè)備數(shù)量、種類不一樣，發(fā)展歷程不一樣。隨著社會(huì)的發(fā)展，特種設(shè)備實(shí)物檔案在記錄特種設(shè)備檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)發(fā)展歷史和保障特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)安全中的重要性越來(lái)越明顯，但是由于安全技術(shù)規(guī)范沒(méi)有對(duì)實(shí)物檔案做系統(tǒng)的管理，忽視了實(shí)物檔案管理標(biāo)識(shí)、存檔時(shí)間、保管、保密、人員要求、設(shè)備與設(shè)施要求、借閱要求和銷毀要求、移交要求，造成了大量的實(shí)物檔案丟失、損壞。因此，需要制定特種設(shè)備實(shí)物檔案管理規(guī)范。建立一套完整的特種設(shè)備實(shí)物檔案管理規(guī)范，既有利于特種設(shè)備檔案的完善，也有利于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，保障特種設(shè)備安全，保障人民的生命安全。

2019年1月，廣東省特種設(shè)備檢測(cè)研究院珠海檢測(cè)院等單位向廣東省測(cè)量控制技術(shù)與裝備應(yīng)用促進(jìn)會(huì)提出了制定《特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范 實(shí)物檔案》團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)的申請(qǐng)。2019年4月，廣東省測(cè)量控制技術(shù)與裝備應(yīng)用促進(jìn)會(huì)立項(xiàng)，并下達(dá)了該項(xiàng)目的制定計(jì)劃任務(wù)，由廣東省特種設(shè)備檢測(cè)研究院珠海檢測(cè)院等單位負(fù)責(zé)起草。2020年4月23日?qǐng)F(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)T/GDCKCJH 011—2020《特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范 實(shí)物檔案》發(fā)布，2020年5月10日起正式實(shí)施。

2 標(biāo)準(zhǔn)主要內(nèi)容解析

2.1 標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍

標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容：“本標(biāo)準(zhǔn)適用于特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)對(duì)實(shí)物檔案的管理?！?/p>

本標(biāo)準(zhǔn)是基于特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)對(duì)實(shí)物檔案規(guī)范管理來(lái)撰寫，適用對(duì)象為特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)，其他相關(guān)機(jī)構(gòu)、行業(yè)也可參照使用。

2.2 相關(guān)概念解析

標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容：“實(shí)物檔案，特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的以物質(zhì)實(shí)體為載體并反映工作成績(jī)的特殊載體的檔案。”

本標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)特種設(shè)備實(shí)物檔案的特點(diǎn)以及檔案編號(hào)的要求給出了“實(shí)物檔案”的定義。

2.3 一般要求

標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容：“檔案應(yīng)以件為單位，一件實(shí)物對(duì)應(yīng)一件檔案;檔案的保管期限應(yīng)為永久保管?！?/p>

本標(biāo)準(zhǔn)考慮到特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)實(shí)物檔案的特殊性，實(shí)物檔案存檔以件為單位，一件實(shí)物對(duì)應(yīng)一件檔案，實(shí)物檔案多為具有重要意義的物品，因此規(guī)定保管期限為永久。

2.4 歸檔范圍及分類

（1）歸檔范圍

標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容：“檔案應(yīng)保存工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的以物質(zhì)實(shí)體為載體并反映工作成績(jī)或歷史真實(shí)面貌的特殊載體的實(shí)物資料?！?/p>

一個(gè)單位的實(shí)物會(huì)有很多，但并不都是實(shí)物檔案，只有其中那些能夠反映單位的重要活動(dòng)，具有憑證或紀(jì)念價(jià)值，能夠作為其他檔案的參考與佐證的實(shí)物才能劃歸實(shí)物檔案的范疇。

（2）分類

標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容：“檔案按照實(shí)物類型設(shè)置屬類，共三個(gè)一級(jí)屬類，其屬類代號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示為：1——獎(jiǎng)品;2——紀(jì)念品;3——其他類?！?/p>

本標(biāo)準(zhǔn)考慮到一般具有保存意義的實(shí)物類型有：省級(jí)以上單位頒發(fā)的榮譽(yù)實(shí)物或重大科技獎(jiǎng)的證書;市級(jí)以上單位頒發(fā)的榮譽(yù)實(shí)物;市級(jí)以下行政單位頒發(fā)的榮譽(yù)實(shí)物;知名人士參觀中給本單位的題詞、字畫和書信、贈(zèng)送的紀(jì)念品實(shí)物;本單位各個(gè)歷史時(shí)期使用過(guò)的牌匾或標(biāo)志;市級(jí)以下單位，包括一般文娛體育活動(dòng)的榮譽(yù)實(shí)物;有紀(jì)念意義或歷史價(jià)值的樣品、樣機(jī)和儀器設(shè)備;其他重要的實(shí)物。

（3）載體類型

標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容：“按照實(shí)物的不同載體分為：獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、錦旗、牌匾、證書、題詞、藝術(shù)品、書信及有紀(jì)念意義或歷史價(jià)值的樣品、樣機(jī)和儀器設(shè)備?！?/p>

依據(jù)2008年8月由北京大學(xué)出版社出版的《檔案工作實(shí)務(wù)》，考慮到實(shí)物存在的外觀形式，標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行按實(shí)物的不同載體分類。

2.5 檔案編號(hào)和整理

標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容：“檔案應(yīng)按照榮譽(yù)獎(jiǎng)品授獎(jiǎng)時(shí)間或禮品贈(zèng)送時(shí)間先后混年度編制大流水號(hào)，其編號(hào)結(jié)構(gòu)模式為：大類代號(hào)+屬類代號(hào)+案卷順序號(hào)（如：“H1-1” 獎(jiǎng)品類實(shí)物檔案第1號(hào)案件）。實(shí)物檔案應(yīng)建立便于手工檢索的案卷文件紙質(zhì)目錄。目錄內(nèi)容應(yīng)符合以下要求：序號(hào)為案卷的流水順序編號(hào);載體類型為實(shí)物載體的種類：獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、錦旗、牌匾、證書、題詞、藝術(shù)品、書信及有紀(jì)念意義或歷史價(jià)值的樣品、樣機(jī)和儀器設(shè)備;歸檔時(shí)間為實(shí)物資料歸檔的時(shí)間;案卷題名為實(shí)物資料的主要題名;檔號(hào)為大類代號(hào)+屬類代號(hào)+案卷順序號(hào);數(shù)量為實(shí)物資料的數(shù)量;編制為實(shí)物資料編制單位和編制日期;密級(jí)為實(shí)物資料的保管秘密等級(jí);保管期限為案卷的保管期限;備注為注釋文件需說(shuō)明的情況。每件實(shí)物檔案應(yīng)有檔號(hào)章。檔號(hào)章應(yīng)包含四項(xiàng)內(nèi)容：題名、檔號(hào)、編制單位和編制時(shí)間，具體的要求如下：題名為實(shí)物檔案的主要題名;檔號(hào)為大類代號(hào)+屬類代號(hào)+案卷順序號(hào);編制單位為實(shí)物材料的編制單位或授予單位;編制時(shí)間為實(shí)物材料的編制日期或授予日期。”

該條款考慮到在給實(shí)物檔案編號(hào)時(shí)，需先判斷屬類代號(hào)，如獎(jiǎng)品類實(shí)物檔案為H1， 紀(jì)念品類實(shí)物檔案為H2，其他類實(shí)物檔案為H3。一件實(shí)物對(duì)應(yīng)一件檔案，因此實(shí)物檔案的檔號(hào)按同一屬類依次取號(hào)。示例：H1-10（獎(jiǎng)品類實(shí)物檔案第10號(hào)案件）， H2-5（紀(jì)念品類實(shí)物檔案第5號(hào)案件），H3-2（其他類實(shí)物檔案第2號(hào)案件）。

2.6 檔案移交和裝盒

標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容：“為保證實(shí)物檔案完整性，檔案應(yīng)在相關(guān)活動(dòng)后一個(gè)月內(nèi)向檔案管理部門提交歸檔。移交檔案時(shí)，由交接雙方對(duì)照移交清冊(cè)清點(diǎn)核對(duì)數(shù)量，查驗(yàn)質(zhì)量、內(nèi)容和檢索工具，確保檔案真實(shí)完整、賬物相符。獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、錦旗、牌匾、證書、題詞、藝術(shù)品、書信及有紀(jì)念意義或歷史價(jià)值的樣品、樣機(jī)和儀器設(shè)備等要用文字注明時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、介質(zhì)、數(shù)量。檔案移交時(shí)，應(yīng)附上頒獎(jiǎng)單位、贈(zèng)送單位（人）、制作人、實(shí)物名稱、保存價(jià)值等文字說(shuō)明?！?/p>

實(shí)物檔案具有真實(shí)性、憑證性、歷史性、形象性的特點(diǎn)，能以直觀姿態(tài)展現(xiàn)在人們的面前，它們可以用來(lái)彌補(bǔ)某些檔案的不足，有些實(shí)物具有較高的研究和憑證價(jià)值，有時(shí)是文字材料所無(wú)法替代的，需要同文字材料一起保存下來(lái)，以提供利用。實(shí)物檔案不同于其他紙質(zhì)檔案，實(shí)物檔案移交不及時(shí)，移交時(shí)數(shù)量不明確、文字描述不清、實(shí)物有破損等都會(huì)影響實(shí)物檔案的保存歷史價(jià)值和紀(jì)念意義。

2.7 檔案保管和利用

依據(jù)《廣東省檔案條例》的要求，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定檔案管理單位應(yīng)根據(jù)檔案載體的不同要求對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、保管，以確保檔案實(shí)體、電子信息安全。檔案管理單位應(yīng)做好防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等檔案防護(hù)工作。檔案管理單位庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫濕度，溫度應(yīng)控制在14℃～24℃，相對(duì)濕度控制在45%～60%。由于檔案屬受控資料，有一定的保密性，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定檔案管理單位的檔案對(duì)外提供利用的，需經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人或授權(quán)人批準(zhǔn)。利用檔案時(shí)，應(yīng)履行查閱手續(xù)，進(jìn)行檔案查閱登記并反饋利用效果。

2.8 檔案電子化

實(shí)物檔案存在不可預(yù)計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致文件損壞、丟失。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定檔案管理單位應(yīng)建立檔案數(shù)字化常態(tài)機(jī)制，有序開展檔案數(shù)字化工作。電子檔案為具有保存價(jià)值的已歸檔的文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。

3 標(biāo)準(zhǔn)制定的意義

該團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)的制定旨在通過(guò)建立系列的特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范，提高特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的檔案管理水平。該標(biāo)準(zhǔn)通過(guò)規(guī)范實(shí)物檔案管理，提出適合特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)實(shí)物檔案管理的要求，有效提高實(shí)物檔案管理水平，填補(bǔ)了行業(yè)內(nèi)實(shí)物檔案管理的空白，具有積極意義。