淺析地方科技期刊的信息化建設(shè)

張鳳釵

[摘要]該文論述了科技期刊推進(jìn)信息化建設(shè)的重要性，結(jié)合《福建建材》雜志出版現(xiàn)狀，提出了提高編輯人員信息素養(yǎng)、引進(jìn)稿件在線處理系統(tǒng)、建立合適的稿件處理流程、借助新媒體和互聯(lián)網(wǎng)等建議。

[關(guān)鍵詞]信息化建設(shè) 科技期刊 編輯出版 稿件管理

[中圖分類(lèi)號(hào)]G237.5 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]10019596（2020）020060-05

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，信息化時(shí)代的來(lái)臨，科技期刊的編輯出版由傳統(tǒng)的手工模式進(jìn)入信息化模式。目前，大多數(shù)期刊社都已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了信息化的重要性，積極推行并實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)，將信息化管理的思路貫穿于編輯出版的全過(guò)程。但由于種種原因，一些地方科技期刊未能跟上信息技術(shù)的發(fā)展，信息化建設(shè)滯后，仍沿用傳統(tǒng)的編輯出版模式。《福建建材》作為地方科技期刊，目前的編輯出版工作還主要以傳統(tǒng)的手工模式為主，信息化程度較低，為了改變現(xiàn)狀，應(yīng)積極推進(jìn)信息化建設(shè)。

一、科技期刊推進(jìn)信息化建設(shè)的重要性

科技期刊是記錄和傳播科技創(chuàng)新成果的重要載體，科技期刊的編輯出版工作是學(xué)術(shù)科研的重要組成部分。傳統(tǒng)科技期刊的編輯出版工作在時(shí)間和空間上受到限制，出版發(fā)行的周期偏長(zhǎng)，及時(shí)性無(wú)法得到有效發(fā)揮，嚴(yán)重阻礙了科研工作的推進(jìn)以及科技創(chuàng)新成果的展示[1]?？萍计诳男畔⒒淖兞藗鹘y(tǒng)的編輯出版方式，實(shí)現(xiàn)了編輯流程無(wú)紙化、編輯加工與排版校對(duì)一體化、出版信息傳遞與處理網(wǎng)絡(luò)化，同時(shí)縮短了稿件的編審時(shí)間，稿件的流轉(zhuǎn)效率得到了提高，從而縮短了期刊的出版時(shí)滯，降低了編輯工作的強(qiáng)度。

二、《福建建材》編輯出版現(xiàn)狀分析

（一）概況

《福建建材》于1982年創(chuàng)刊，當(dāng)時(shí)為半年刊，16開(kāi)本，頁(yè)碼56頁(yè)，內(nèi)部刊物。1985年起改為季刊，仍為內(nèi)部刊物。1988年起改為公開(kāi)發(fā)行的季刊，國(guó)內(nèi)統(tǒng)一刊號(hào)為CN 35-1107，16開(kāi)本，頁(yè)碼56頁(yè)。2006年10月起改為雙月刊，頁(yè)碼120頁(yè)。2011年7月起改為月刊，頁(yè)碼120頁(yè)。期刊從創(chuàng)刊開(kāi)始經(jīng)過(guò)30多年的發(fā)展，從原先的半年刊、季刊、雙月刊發(fā)展為現(xiàn)在的月刊，主要刊載建設(shè)、建筑、建材、房地產(chǎn)等相關(guān)領(lǐng)域的學(xué)術(shù)論文。作為科技期刊，考慮出版物的嚴(yán)謹(jǐn)性，需要對(duì)稿件的內(nèi)容進(jìn)行多次審查，經(jīng)過(guò)三審三校，最終定稿出版，整個(gè)編輯出版過(guò)程多以手工為主，編輯工作量較大，工作效率不高。XUEHUI學(xué)會(huì)2020年第2期2020年第2期淺析地方科技期刊的信息化建設(shè)XUEHUI

（二）傳統(tǒng)期刊編輯工作存在的問(wèn)題

1.稿件管理混亂。編輯部通過(guò)電子郵箱手工收發(fā)稿件，并逐一登記來(lái)稿時(shí)間、稿件名稱(chēng)、作者信息、稿件內(nèi)容、錄用情況等信息，工作量大，且手工錄入過(guò)程中容易出錯(cuò)。目前，編輯部沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，這些信息都是分散的，無(wú)法關(guān)聯(lián)起來(lái)，查找稿件要花費(fèi)較多的時(shí)間。而手工收發(fā)稿件也容易造成管理上的混亂，很容易產(chǎn)生稿件丟失、稿件遺漏、重復(fù)審稿、逾期未審等問(wèn)題，大大降低了工作效率。

2.溝通的及時(shí)性差。編輯部與作者間的溝通主要以郵件為主，編輯部通過(guò)郵件將審稿、修改意見(jiàn)及時(shí)傳遞給作者，而作者的修改返回、信息咨詢(xún)等也都是通過(guò)郵件傳遞，在工作過(guò)程中經(jīng)常會(huì)碰到編輯部發(fā)給作者的郵件不能及時(shí)收到回復(fù)，而回復(fù)的郵件中作者又沒(méi)有提到上封郵件的內(nèi)容，導(dǎo)致編輯人員還要查找上封郵件的內(nèi)容，占用了大量的時(shí)間，溝通效果差，影響了期刊出版的效率。

3.編輯加工混亂、不整潔。編輯部通過(guò)嚴(yán)格的審稿后確定稿件是否錄用，決定錄用的稿件打印后進(jìn)行編輯加工。以手工方式在紙質(zhì)稿件上進(jìn)行編輯加工，容易造成版面混亂、不整潔，出現(xiàn)因排版人員誤認(rèn)、錯(cuò)讀而導(dǎo)致修改錯(cuò)誤，這樣既增加了校對(duì)人員的工作量，也影響了期刊編校質(zhì)量[2]。

4.發(fā)票信息需多方反復(fù)核對(duì)。編輯部除了需要通過(guò)郵件與作者溝通版面費(fèi)收繳、發(fā)票開(kāi)具等事宜外，還要逐一核對(duì)開(kāi)票信息，然后將這些信息反饋給財(cái)務(wù)人員，再與財(cái)務(wù)人員多次核對(duì)，浪費(fèi)了較多的時(shí)間。

5.印刷、郵寄成本高。紙質(zhì)期刊通過(guò)郵局發(fā)行，電子版文章發(fā)給維普、知網(wǎng)等數(shù)據(jù)庫(kù)。紙質(zhì)出版印刷成本較大，在一定程度上造成木材等資源的浪費(fèi)。另外，郵寄刊物成本也比較高，容易出現(xiàn)地址模糊或不準(zhǔn)確、期刊損壞或丟失等情況，這些都會(huì)增加期刊經(jīng)營(yíng)成本。

（三）信息化建設(shè)滯后的原因

1.缺乏專(zhuān)業(yè)的信息管理員。信息化建設(shè)需要搭建統(tǒng)一的辦公自動(dòng)化操作平臺(tái)，應(yīng)有專(zhuān)業(yè)的信息管理員對(duì)其進(jìn)行日常的維護(hù)、更新與管理?！陡＝ńú摹酚捎谌藛T編制問(wèn)題，未配備專(zhuān)業(yè)的信息管理員，編輯出版還是采用傳統(tǒng)的手工方式，編輯人員本身的出版編輯任務(wù)就很重，無(wú)法再抽出精力負(fù)責(zé)信息化建設(shè)，導(dǎo)致信息化水平低。

2.編輯人員信息技術(shù)掌握程度低?！陡＝ńú摹返木庉嬋藛T多為相關(guān)領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)人才，有豐富的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)，但他們多是臨近退休的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員轉(zhuǎn)崗來(lái)的，對(duì)信息技術(shù)掌握能力較差，有的甚至不能獨(dú)立操作，導(dǎo)致信息化建設(shè)滯后。

3.信息化意識(shí)薄弱。由于《福建建材》的編輯人員年齡偏大，他們受信息化的影響較小，對(duì)于信息化改革的意識(shí)比較淡薄，而且習(xí)慣了傳統(tǒng)的編輯出版模式，不愿意接受過(guò)多的改變。

三、推進(jìn)《福建建材》編輯出版信息化建設(shè)的建議

近年來(lái)，《福建建材》雜志的收稿量逐年增加，編輯出版任務(wù)越來(lái)越重，但作者依舊通過(guò)電子郵箱投稿，編輯人員手工錄入稿件的相關(guān)信息，稿件的登記、查詢(xún)、修改等很不方便，重復(fù)性的工作占用了編輯人員大量的時(shí)間和精力，這種落后的出版方式已經(jīng)不能滿足期刊持續(xù)性發(fā)展的需要，因此必須積極推進(jìn)期刊的信息化建設(shè)。

（一）提升編輯隊(duì)伍的信息化素養(yǎng)

要推進(jìn)《福建建材》期刊的信息化建設(shè)，首先要提高編輯人員的信息化能力，培養(yǎng)編輯的信息素質(zhì)，打造一支適應(yīng)信息化發(fā)展需要的隊(duì)伍，把好稿件質(zhì)量關(guān)，提升期刊的質(zhì)量。

1.提高編輯人員的信息化工作能力。（1）更新觀念，提高對(duì)信息化辦刊的認(rèn)識(shí)。開(kāi)展專(zhuān)題學(xué)習(xí)和討論，了解期刊信息化改革的趨勢(shì)、信息化辦刊與信息化技術(shù)的關(guān)系，提高信息化辦刊的觀念和積極性。（2）加強(qiáng)培訓(xùn)，掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)。員工掌握必要的信息技術(shù)是推進(jìn)信息化建設(shè)必要條件。編輯部要組織相關(guān)培訓(xùn)，了解信息化管理的流程及具體的操作方法，掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，以滿足信息化辦刊的需求。

2.培養(yǎng)編輯人員的信息素質(zhì)。信息素質(zhì)的核心內(nèi)容主要包括信息意識(shí)、信息能力和信息道德。（1）信息意識(shí)主要包括對(duì)信息的感受力、關(guān)注力、判斷力和洞察力[3]。信息化時(shí)代，信息量大，獲取信息的渠道也多?？萍计诳庉嬕占褪崂砀鞣N信息渠道，利用各種信息資源，及時(shí)將相關(guān)信息轉(zhuǎn)化為有效信息，在實(shí)踐中培養(yǎng)并強(qiáng)化自己的信息意識(shí)。（2）信息能力也就是信息技能，包括確定信息需求的時(shí)機(jī)，并有效地獲取、評(píng)估和利用所需要信息的能力。信息化時(shí)代要求科技期刊編輯具備利用互聯(lián)網(wǎng)、新媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)等獲取信息的能力，并運(yùn)用科學(xué)的方法，采取多種形式對(duì)獲取的信息進(jìn)行分析、篩選、重組等，以提升信息的使用價(jià)值。（3）信息道德指的是在信息活動(dòng)中應(yīng)遵循道德規(guī)范。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的出現(xiàn)，知識(shí)產(chǎn)權(quán)、個(gè)人隱私、信息安全、信息共享等各種問(wèn)題紛紛出現(xiàn)?？萍计诳庉嬕S護(hù)學(xué)術(shù)道德，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)及個(gè)人隱私，抵制學(xué)術(shù)不端等不良行為，營(yíng)造健康的學(xué)術(shù)環(huán)境，保證期刊質(zhì)量。

（二）引入稿件在線處理系統(tǒng)[4，5]

為有效提高編輯部的工作效率，建議引進(jìn)合適的稿件在線處理系統(tǒng)。稿件在線處理系統(tǒng)一般分為遠(yuǎn)程投稿系統(tǒng)、采編管理系統(tǒng)、遠(yuǎn)程審稿系統(tǒng)和網(wǎng)站信息發(fā)布系統(tǒng)。

1.遠(yuǎn)程投稿系統(tǒng)?？梢詫?shí)現(xiàn)作者的在線投稿，根據(jù)系統(tǒng)提示填寫(xiě)必要信息，上傳稿件，這樣作者可以實(shí)時(shí)查看所投稿件的處理情況、發(fā)表費(fèi)用等信息，并及時(shí)與編輯部溝通。

2.采編管理系統(tǒng)。編輯部通過(guò)該系統(tǒng)可以完成收稿登記、編輯初審、專(zhuān)家外審、退修、通知發(fā)表費(fèi)用、審查付印等系列工作，同時(shí)還可以進(jìn)行稿件統(tǒng)計(jì)、費(fèi)用管理。

3.遠(yuǎn)程審稿系統(tǒng)。審稿專(zhuān)家通過(guò)該系統(tǒng)下載稿件、審閱、上傳審稿意見(jiàn)，完成專(zhuān)家審稿工作。

4.網(wǎng)站信息發(fā)布系統(tǒng)?？稍谠撓到y(tǒng)查詢(xún)過(guò)刊、當(dāng)期目錄、下期目錄、文章摘要等信息，以方便作者、讀者查閱。

在線處理系統(tǒng)可全程監(jiān)控稿件，簡(jiǎn)化編輯管理;實(shí)現(xiàn)稿件的無(wú)紙化流轉(zhuǎn)，縮短稿件的審稿周期;實(shí)現(xiàn)稿件數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，方便財(cái)務(wù)管理，減少編輯的工作壓力，提高工作效率。

（三）建立合適的稿件處理流程

為了更好地應(yīng)用稿件在線處理系統(tǒng)，編輯部應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況建立合適的稿件處理流程，見(jiàn)圖1。

具體而言，作者通過(guò)稿件在線處理系統(tǒng)投稿后，由編輯部登記后發(fā)稿件回執(zhí)，責(zé)任編輯負(fù)責(zé)稿件初審，對(duì)于不符合規(guī)范的稿件可以退修或直接退稿。初審合格后的待審稿件，送外審專(zhuān)家審核，稿件審回后，編輯部再按專(zhuān)家意見(jiàn)做出通過(guò)、退修或退稿處理。審回稿符合規(guī)范要求后送主編審定，主編對(duì)稿件內(nèi)容、質(zhì)量全面負(fù)責(zé)，并結(jié)合初審、復(fù)審意見(jiàn)對(duì)稿件能否錄用做出決定。由責(zé)任編輯通知作者稿件不錄用或向作者發(fā)出稿件錄用通知書(shū)及發(fā)表費(fèi)用通知。稿件確定錄用后就可進(jìn)入編輯加工階段，在編輯加工過(guò)程中，編輯人員需要與作者不斷溝通和交流。編輯加工定稿，編輯部收到版面費(fèi)后，進(jìn)入排版校對(duì)階段，最后審查付印。退修、初審、專(zhuān)家外審可重復(fù)操作，直到符合規(guī)范要求。

（四）借助新媒體、互聯(lián)網(wǎng)，加強(qiáng)信息化建設(shè)

目前，我國(guó)大多數(shù)科技期刊發(fā)行方式較單一，傳播能力有限?！陡＝ńú摹分饕ㄟ^(guò)郵局發(fā)行，發(fā)行量較低，為改變這種狀況，可充分利用新媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)快捷高效的傳播。可通過(guò)在期刊目錄頁(yè)增加期刊微信“一鍵訂閱”二維碼、開(kāi)通網(wǎng)上訂閱系統(tǒng)等，為讀者訂閱提供方便;借助《福建建材》主管單位現(xiàn)有的“福能集團(tuán)”微信公眾號(hào)，推送期刊內(nèi)容、行業(yè)動(dòng)態(tài)等;建立微信群和QQ群，加強(qiáng)與作者、讀者的溝通。同時(shí)，科技期刊還可以借助大數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)，及時(shí)準(zhǔn)確地掌握學(xué)科發(fā)展、行業(yè)動(dòng)態(tài)以及讀者的需求等，助力期刊質(zhì)量建設(shè)。

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的逐步完善，科技期刊的網(wǎng)絡(luò)發(fā)行將成為必然趨勢(shì)。因此，可優(yōu)先出版電子版期刊，電子版可先于書(shū)版發(fā)行，這樣可以有效縮短出版周期，提高論文的引用率和影響力，從而提高期刊的影響力[6] 。

四、結(jié)束語(yǔ)

科技期刊的信息化已是必然趨勢(shì)，科技期刊的信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，是期刊出版流程自動(dòng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的過(guò)程。作為一本科技期刊，《福建建材》應(yīng)轉(zhuǎn)變辦刊理念，加強(qiáng)編輯隊(duì)伍的信息素養(yǎng)建設(shè)，增強(qiáng)信息化意識(shí)，提高期刊質(zhì)量;應(yīng)充分應(yīng)用稿件在線處理系統(tǒng)，建立合理的稿件處理流程，提高工作效率，縮短期刊的出版周期;應(yīng)借助新媒體、網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高期刊的傳播速度。

參考文獻(xiàn)

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[3]彭欣.淺析編輯的信息素養(yǎng)[J].科學(xué)咨詢(xún)，2006（10）：18-19.

[4]楊繼濤.科技期刊稿件在線處理系統(tǒng)的建設(shè)分析——以《陜西農(nóng)業(yè)科學(xué)》網(wǎng)站建設(shè)為例[J].今傳媒，2015（6）：117-119.

[5]韓璐，趙宏校，葛之江，等.科技期刊信息化建設(shè)的思路與實(shí)踐[J].航天器工程，2008（1）：89-93.

[6]王朗. 淺談高?？萍计诳畔⒒脚_(tái)建設(shè)[J]. 信息系統(tǒng)工程， 2019（3）：127，129.