淺談醫(yī)院人事檔案管理工作的局限性和效率提升

孫彥雷

【摘要】新時期醫(yī)院人事檔案管理工作需要積極深化改革，靈活運用前沿技術(shù)和手段，整合醫(yī)院人事管理活動相關(guān)資料，反饋醫(yī)院的運營情況，在提升人事檔案管理工作效率的同時，為醫(yī)院管理和決策提供可靠依據(jù)。本文就醫(yī)院人事檔案管理工作中的不足多角度探究，尋求合理有效的效率提升措施。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理;信息化管理;績效考核

醫(yī)院人事檔案管理工作涉及眾多內(nèi)容，整合醫(yī)院各種人事管理活動資料，客觀反映醫(yī)院職工的工作經(jīng)歷和工作情況，以及績效考核結(jié)果、專業(yè)能力和實戰(zhàn)業(yè)績等眾多內(nèi)容，是人力資源合理配置和管理的重要依據(jù)。面對新時期醫(yī)療市場規(guī)模的不斷擴(kuò)大，新時期醫(yī)院內(nèi)部管理工作發(fā)生了不同程度上的變化，尤其是檔案管理工作方面，由于信息技術(shù)的應(yīng)用，促使紙質(zhì)檔案和電子檔案信息共存，這就導(dǎo)致很多不可控因素的出現(xiàn)，嚴(yán)重影響到人事檔案管理工作水平。

一、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，新時期醫(yī)院人事檔案管理工作發(fā)生了不同程度的變化，人事檔案管理主要由人事文件構(gòu)成，需要保證人事檔案資料真實性與可靠性，強化部門職責(zé)，為醫(yī)院管理和決策提供可靠依據(jù)，醫(yī)院人事檔案并不能直接帶來經(jīng)濟(jì)效益，加強人事檔案管理，有助于資源合理配置和利用，促進(jìn)人才合理流動。

（一）人事檔案管理制度滯后。從當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀分析，人事檔案管理制度滯后，內(nèi)容與實際情況存在較大差異，難以滿足新時期醫(yī)院人事管理需要。在長期改革和發(fā)展中，醫(yī)院的人事檔案管理手段在不斷簡化，由于現(xiàn)有醫(yī)院的人事檔案管理制度不健全，未能結(jié)合新時期發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行及時修改和完善，很大程度上影響了人力資源合理流動。在部分醫(yī)院人力資源管理中，引進(jìn)了眾多專業(yè)水平較高的人才，但在人事檔案管理中，卻由于部分人員的檔案資料不符合要求，無法正常調(diào)動派遣。加之人事檔案管理制度不健全，原始檔案未能及時輸入到系統(tǒng)中，導(dǎo)致人事檔案資料不完整，極大影響了醫(yī)院人事檔案管理工作的成效。

（二）人事檔案管理方式單一。人事檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，其中涉及到保密性質(zhì)的內(nèi)容，需要單獨存放。但部分醫(yī)院在內(nèi)部科室設(shè)置上，由于人事檔案資料總量大，資料類型復(fù)雜，檔案室會與人事辦公室合并在一起辦公。醫(yī)院人事檔案管理人員數(shù)量不足，在面對較大的工作強度時，人事管理人員負(fù)責(zé)檔案管理，有時也安排其他非專業(yè)人員負(fù)責(zé)。在信息化檔案管理方面，缺少專門的檔案管理軟件，或是檔案管理系統(tǒng)使用時間較長，沒有及時進(jìn)行軟件功能更新，可能導(dǎo)致檔案資料丟失、不完整，影響到人事管理工作。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作的局限性

縱觀當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作現(xiàn)狀，受客觀因素影響，出現(xiàn)了一些實際人事工作中的梗阻和效率低的問題，影響到人力資源合理配置和利用。主要表現(xiàn)在幾個方面：

（一）人事檔案管理工作人員理念滯后。在醫(yī)院人事檔案管理工作中，由于對人事檔案管理重視程度不夠，導(dǎo)致部分人事檔案管理工作人員工作積極性不高，對自身工作重要性缺乏足夠的認(rèn)知，同時，由于管理人員通常是其他部門抽調(diào)或兼任，接受系統(tǒng)的檔案管理知識培訓(xùn)不到位，專業(yè)素養(yǎng)不高，實際工作中僅僅是按部就班將資料歸檔保管，或是定期將資料下發(fā)到各個科室，缺乏動態(tài)化的檔案管理意識。

（二）人事檔案管理工作方式單一。當(dāng)前醫(yī)院在人事檔案管理工作中，普遍采用計算機和信息技術(shù)管理人事檔案資料，但僅僅是將檔案資料簡單掃描和保管，檔案管理信息化水平較低。部分人事檔案資料填寫不規(guī)范，僅僅是將其收集起來，卻并未對資料仔細(xì)甄別和鑒定，潛在價值挖掘深度不足，可能存在重要資料丟失的情況發(fā)生。在這樣環(huán)境下，人事檔案管理工作較薄弱，資料殘缺不全，會影響到人事檔案資料的系統(tǒng)性和權(quán)威性。

（三）人事檔案管理意識薄弱。面對醫(yī)院之間激烈的競爭，核心工作是醫(yī)院管理機制創(chuàng)新，改善就醫(yī)環(huán)境，為患者提供優(yōu)質(zhì)醫(yī)療服務(wù)和人文關(guān)懷，以便于塑造良好的醫(yī)院形象，在競爭中占據(jù)更大的優(yōu)勢，謀求可持續(xù)發(fā)展。所以，由于醫(yī)院將工作重心放在醫(yī)療服務(wù)和運營發(fā)展方面，在人事檔案管理工作中投入的精力較少，無論是醫(yī)院行政人員還是人事檔案管理人員都未能真正認(rèn)識到檔案價值，意識薄弱，不利于人事檔案原有價值充分發(fā)揮。

（四）人事檔案利用范圍狹窄。縱觀當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀來看，由于檔案管理在醫(yī)院內(nèi)部管理體系中處于邊緣地位，受重視程度不高，所以人事檔案利用范圍狹窄。而人事檔案具有較強的保密性特點，所以難以廣泛利用，導(dǎo)致人事檔案資源利用效率不高。依據(jù)人事檔案管理制度，實際工作仍然按照傳統(tǒng)工作流程進(jìn)行。而在市場經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定發(fā)展中，高素質(zhì)人才數(shù)量急劇增長，大中專畢業(yè)生流向非公有制經(jīng)濟(jì)組織、中介組織和外資企業(yè)，受到市場化人力資源配置，很大程度上加快了人才流動頻率。所以，原有的人事檔案管理制度局限性較大，難以更好地滿足醫(yī)院人力資源的開發(fā)和利用，有待進(jìn)一步改進(jìn)和完善。

三、醫(yī)院人事檔案管理工作效率提升策略

（一）提高人事檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。針對當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題，如何有效提升工作效率？首先，是優(yōu)化工作環(huán)境，轉(zhuǎn)變工作理念，將更多的精力投入人事檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)提升中。人事檔案管理人員需要培養(yǎng)專業(yè)的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)，定期參加專業(yè)培訓(xùn)，應(yīng)熟練運用所學(xué)的人事檔案管理知識和技能，并熟練運用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理。其次，醫(yī)院應(yīng)加強績效考核，將考核結(jié)果同薪酬掛鉤，充分調(diào)動人員參與培訓(xùn)的積極性。另外，面對復(fù)雜多樣的人事檔案資料，由于人員流動性較大，人員流動的同時人事檔案資料也需要調(diào)整，所以應(yīng)該培養(yǎng)人事檔案管理人員的敬業(yè)精神和奉獻(xiàn)精神，端正工作態(tài)度，拓寬檔案管理利用路徑，為醫(yī)院人事工作提供支持。

（二）建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)。在信息時代背景下，現(xiàn)代化信息技術(shù)以其獨特的優(yōu)勢廣泛應(yīng)用到醫(yī)院人事檔案管理工作中，促使醫(yī)院辦公自動化水平大大提升。為了有效提升醫(yī)院人事檔案管理工作效率和質(zhì)量，應(yīng)該明確人事檔案管理的重要性，注重檔案開發(fā)和利用，構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，降低人力勞動強度的同時，有效提升人事檔案管理工作效率和質(zhì)量，對于人事檔案價值挖掘具有深遠(yuǎn)的意義。通過信息化人事檔案管理系統(tǒng)，依托于現(xiàn)代化信息技術(shù)，通過計算機檢索方式查詢各個員工信息，合理配置人力資源，可以真實反映醫(yī)院職工個人信息和工作經(jīng)歷，為醫(yī)院人才招聘和績效考核提供更加全面的資料。另外，建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)，及時對系統(tǒng)進(jìn)行更新和完善，設(shè)置信息安全防火墻，避免個人信息泄漏造成不良影響。

（三）強化人事部門招聘職能。在醫(yī)院人事檔案管理工作中，如何為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)，重點是不斷強化人事部門職能，明確醫(yī)院各科室招聘人員標(biāo)準(zhǔn)和要求，對招聘對象專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行考核;明確醫(yī)院戰(zhàn)略部署要點，聘用相對應(yīng)人才，推動醫(yī)院人才建設(shè)，打造一支高素質(zhì)人事檔案管理隊伍。人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)工作條例和法律規(guī)定，將所學(xué)的專業(yè)理論知識靈活運用到實踐中，促使各項工作高效展開。另外，加強人事檔案管理人員德育教育，豐富人才儲備，養(yǎng)成良好的職業(yè)素養(yǎng)，自覺規(guī)范言行舉止和行為方式，促使醫(yī)院人事檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供堅實保障。

四、結(jié)論

綜上所述，面對醫(yī)院之間激烈的競爭，推動醫(yī)院人事檔案管理改革很有必要。需要轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念和方式，正確認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，靈活運用現(xiàn)代化信息技術(shù)整合資源，提升人事檔案管理工作效率的同時，為醫(yī)院管理和決策提供可靠依據(jù)。

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