數(shù)字化背景下事業(yè)單位會計檔案管理工作的優(yōu)化探討

蘇怡心

摘要：數(shù)字化的浪潮為事業(yè)單位的會計檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。當(dāng)前我國位于數(shù)字化時代，事業(yè)單位會計檔案管理工作也應(yīng)向數(shù)字化趨勢發(fā)展，查缺補漏，利用數(shù)字化提高檔案管理工作水平，促進會計檔案管理工作發(fā)展。本文就數(shù)字化背景下如何優(yōu)化事業(yè)單位會計檔案管理工作進行分析，并對當(dāng)前事業(yè)單位會計檔案管理數(shù)字化過程中存在的問題加以探討。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化背景;事業(yè)單位;會計檔案管理工作;優(yōu)化探討

一、事業(yè)單位會計檔案管理數(shù)字化內(nèi)容

（一）事業(yè)單位會計檔案管理數(shù)字化內(nèi)容

事業(yè)單位會計檔案管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化是指通過運用現(xiàn)代的多媒體技術(shù)，將紙質(zhì)檔案變更為電子檔案，儲存在數(shù)據(jù)庫中，從而在網(wǎng)絡(luò)上進行管理。事業(yè)單位會計檔案管理數(shù)字化內(nèi)容具體參考以下幾個方面：①電子檔案備份。②電子檔案儲存。③優(yōu)化管理會計檔案的管理制度。④優(yōu)化管理會計檔案的分類處理。⑤優(yōu)化管理會計檔案數(shù)字化的思想意識。⑥提高管理會計檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)。

（二）事業(yè)單位會計檔案管理數(shù)字化優(yōu)點

①紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，有利于節(jié)約紙質(zhì)檔案的儲存空間，提高檔案的利用率，延長了檔案的保存年限，降低檔案保存的要求標(biāo)準(zhǔn)。

②節(jié)省人力物力。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存過程中，需要大量的人力物力對此進行保管，尤其是紙質(zhì)檔案，在保存過程中稍有不慎便會損壞，保存難度比較大，需要定期對檔案進行維護管理。

③實現(xiàn)資源共享。將管理會計檔案數(shù)字化，建立共同的信息平臺，上傳信息數(shù)據(jù)，有利于各部門之間實現(xiàn)資源共享，增進數(shù)據(jù)的交流與溝通，以便及時能夠發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。

④方便統(tǒng)一管理。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過程中，由于檔案的年限和保密權(quán)限不同，管理的標(biāo)準(zhǔn)也不同，而上傳到互聯(lián)網(wǎng)，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行管理，簡化檢索和查閱的流程，方便統(tǒng)一管理。

⑤確保會計檔案的真實性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在記錄資料時，不能夠及時的對資料更新，一些年久失修的資料對當(dāng)前的工作毫無用處，甚至還會起反作用，而使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保管資料就不同了，可以隨時對資料進行更新，確保了會計檔案的真實性，提高了會計檔案管理工作的綜合效率。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案化管理存在的問題

（一）安全問題

在數(shù)字化浪潮之下，通過多媒體技術(shù)來處理數(shù)據(jù)，這也難免會出現(xiàn)安全上的問題。一旦解決不好，會造成嚴重損失。當(dāng)前事業(yè)單位檔案化管理中所存在的安全問題主要有三類。第一類就是因為工作人員的主觀失誤而造成檔案材料的缺失或遺漏，因為對新媒體技術(shù)的操作不當(dāng)或者因為疏忽，而導(dǎo)致錄入數(shù)據(jù)的不同，影響了材料的真實性。第二類是檔案管理環(huán)境問題。就算是電子信息檔案儲存，及儲存環(huán)境也有著不同的安全隱患。比如發(fā)生意外，或者發(fā)生事故災(zāi)害，所儲存信息的載體丟失，都會對事業(yè)單位造成嚴重的損失。第三類則是技術(shù)方面。這一類是最常見到的問題，通常因為網(wǎng)絡(luò)的防火墻或者是防盜軟件不能夠滿足系統(tǒng)的需要，發(fā)生癱瘓或者是存在不足，被別有用心的人鉆了空子，容易導(dǎo)致信息泄露，造成嚴重的后果。還有可能是保存信息的載體因為系統(tǒng)更新，格式轉(zhuǎn)換等原因，使得會計檔案的數(shù)據(jù)在處理的過程中，出現(xiàn)遺漏或者是丟失，給事業(yè)單位帶來麻煩。

（二）過渡時期

對于會計檔案管理來說，由傳統(tǒng)的管理模式進入到數(shù)字化管理模式當(dāng)中，勢必會需要一個過渡期。但由于傳統(tǒng)的管理模式存在時間較長，給工作人員帶來的印象比較深，短時間內(nèi)從舊模式改為新模式，可能對于工作來說并不很容易上手，對工作人員也提出了相當(dāng)高的要求。不管是工作思維還是工作方式，工作人員可能都需要一段長時間的適應(yīng)期，來適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化所帶來的改變。

（三）管理問題

在當(dāng)前的數(shù)字化會計檔案管理工作中，非常突出的一個問題，就是管理工作不到位。首先，專業(yè)檔案管理人員不足，已有的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，總結(jié)為一句話就是人才問題。在管理制度中，對檔案管理人才并沒有過多的要求，可以說檔案管理工作對于事業(yè)單位來說所受的重視程度不夠，所以分配到的檔案管理人員的專業(yè)能力不足。其次是缺乏相應(yīng)的管理制度。傳統(tǒng)的會計檔案管理制度當(dāng)中，并沒有太多對數(shù)字化的要求，相應(yīng)的對一些工作職責(zé)也存在范圍模糊的問題，導(dǎo)致職責(zé)不清，權(quán)責(zé)不明，為開展數(shù)字化管理造成了很大的隱患。最后就是會計管理檔案新舊不分，有用檔案與無用檔案摻雜在一起，造成數(shù)據(jù)冗雜的情況，不利于開展會計檔案管理工作，造成工作效率低下，影響了會計檔案數(shù)據(jù)的權(quán)威性。

三、優(yōu)化事業(yè)單位會計檔案管理數(shù)字化的措施

（一）加強對會計檔案管理數(shù)字化的重視程度，為數(shù)字化進程營造良好的發(fā)展環(huán)境

首先事業(yè)單位要加強對會計檔案管理工作的重視程度，為會計檔案管理工作的數(shù)字化提供支持。在事業(yè)單位當(dāng)中，管理層的意見很重要，所以管理層要提高對會計檔案管理工作的重視，深入了解會計檔案數(shù)字管理工作，并對其形成正確的認知。全面落實檔案管理工作的所需所求，為其營造良好的發(fā)展環(huán)境。比如在事業(yè)單位內(nèi)為會計檔案設(shè)立獨立的會計檔案室，以便工作管理人員可以有效將檔案歸類。其次在事業(yè)單位內(nèi)部，加強環(huán)境硬件設(shè)施，做好意外情況的預(yù)防工作，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，比如滅火器，消防栓等。

（二）樹立完善的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程

在數(shù)字化背景下，拋棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，轉(zhuǎn)為數(shù)字化的檔案管理方式，必須要在一套完善的檔案管理制度中進行，并對檔案管理有著嚴格的規(guī)范要求。針對會計檔案管理而言，細化會計檔案管理流程，加強會計檔案管理的保密措施，提高會計檔案查閱的權(quán)限，增強會計檔案管理的質(zhì)量。比如在查閱檔案時，需得到上級領(lǐng)導(dǎo)的簽字批準(zhǔn)，且必須在檔案管理工作人員的陪同之下查閱，最好是查閱檔案的復(fù)印件，保存檔案的原件完整。

（三）引入專業(yè)的檔案管理工作人員，提高當(dāng)前檔案管理工作人員的素質(zhì)修養(yǎng)

在引進管理人員時，務(wù)必提高管理人員的聘用標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)先錄用數(shù)字化、信息化、財務(wù)化背景的專業(yè)人才，最好是復(fù)合型人才，通過引入此類人才，切實發(fā)揮人才的作用，提高檔案管理工作的水平。而對于內(nèi)部工作人員，根據(jù)其文化層次的不同，定期或不定期舉辦培訓(xùn)、講座等活動，為內(nèi)部工作人員提供學(xué)習(xí)機會，提高內(nèi)部工作人員的專業(yè)修養(yǎng)?；蚺c高校合作，在高校內(nèi)部設(shè)置數(shù)字化專業(yè)課程，為內(nèi)部員工提供學(xué)習(xí)的渠道。也可以與高校簽訂協(xié)議，與高校學(xué)生開設(shè)此類專業(yè)，接收高素質(zhì)人才畢業(yè)生等。

（四）加強安全管理

數(shù)字化是依附于互聯(lián)網(wǎng)而存在的，因此存在很多安全隱患。如果安全工作做不到位，那么數(shù)據(jù)資料工作就很難開展。所以，為增強檔案管理的工作質(zhì)量，事業(yè)單位應(yīng)在原有的基礎(chǔ)上完善檔案管理所需要的硬件環(huán)境，為檔案管理工作開展提供有力支持。在內(nèi)部開設(shè)會計檔案室時，各方面硬件也要做好防潮、防磁、防塵的工作，為電子信息的保存提供硬件環(huán)境支持。而針對互聯(lián)網(wǎng)安全隱患，可以由專業(yè)人才設(shè)置防火墻，對計算機病毒等加以研究，設(shè)置有效的網(wǎng)絡(luò)屏障，保護好檔案數(shù)據(jù)，避免因檔案數(shù)據(jù)的丟失或遺漏而造成的巨大損失。尤其針對在當(dāng)前信息化建設(shè)中已經(jīng)出現(xiàn)的問題，著重采取針對性措施，不要使小問題發(fā)展成大問題。

四、小結(jié)

會計檔案管理工作朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，是大勢所趨，事業(yè)單位不應(yīng)違抗這股浪潮，反而應(yīng)該積極采取措施面對，抓住數(shù)字化浪潮下所帶來的機遇，積極迎接檔案管理數(shù)字化所帶來的挑戰(zhàn)，努力提高事業(yè)單位檔案管理水平。

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