淺論如何提高檔案管理工作水平

董世宰

【摘要】使檔案管理工作朝著系統(tǒng)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化方向發(fā)展，是我們每一個(gè)檔案管理人員的職責(zé)。檔案與我們每個(gè)人息息相關(guān)，但大家對(duì)檔案管理真正了解多少呢。正如黑格爾所言：“一般地來(lái)說(shuō)，我們已經(jīng)看到的東西并不一定因它是已知的就一定也是被認(rèn)識(shí)了的?！北疚膰@提高檔案管理工作水平進(jìn)行論述。

【關(guān)鍵詞】電子檔案;信息檢索;外借制度;專(zhuān)業(yè)人才

檔案具有真實(shí)性、保密性等特點(diǎn)，在個(gè)人的升遷、升學(xué)等方面有著重要的作用。伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才的流動(dòng)日益加快，這無(wú)疑給檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)。通過(guò)查閱相關(guān)文獻(xiàn)資料，發(fā)現(xiàn)眾多學(xué)者都對(duì)檔案管理工作進(jìn)行了探討，但主要集中在檔案的由來(lái)、當(dāng)下檔案管理中存在的問(wèn)題以及檔案管理的意義等方面。本文從提高檔案管理水平方面入手進(jìn)行分析，從而使檔案管理工作更好地服務(wù)于當(dāng)代社會(huì)。

一、電子檔案管理

紙質(zhì)版的檔案，容易破損，也不利于快速查找與使用。在網(wǎng)絡(luò)信息化的今天，我們應(yīng)緊跟時(shí)代潮流，抓住時(shí)代發(fā)展機(jī)遇，充分利用數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)，如此才能實(shí)現(xiàn)事半功倍的效果。大量的紙質(zhì)版檔案需要較大的貯存空間，而電子檔案明顯的優(yōu)勢(shì)在于它的“有效化”存取，節(jié)省了空間，便于檢索與查找，大大提高了工作效率，不像傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案一樣，需要檔案人員手工操作。此外，個(gè)人的檔案信息是具有保密性質(zhì)的，記載了一個(gè)人的基本信息和成長(zhǎng)歷程，一般不對(duì)外人公布。然而紙質(zhì)版檔案容易泄露信息，一般查閱時(shí)是整卷查看，保密性較差。相反電子版檔案具有較強(qiáng)的保密性，它可以單獨(dú)查取單分檔案信息，有利于保護(hù)個(gè)人隱私。“在復(fù)雜的事物的發(fā)展過(guò)程中，有許多的矛盾存在，其中必有一種是主要的矛盾，由于它的存在和發(fā)展規(guī)定或影響著其他矛盾的存在和發(fā)展?！痹跈n案工作中，用戶希望能夠快速準(zhǔn)確查找到自己所需要的信息，但在實(shí)際工作當(dāng)中，檔案的利用率相對(duì)較低，管理相對(duì)落后，這也正是檔案管理工作中存在的矛盾。誠(chéng)然，數(shù)字化電子檔案的管理能夠有效緩和這一矛盾，從而更好地滿足廣大用戶的需求。

二、建立信息檢索系統(tǒng)

計(jì)算機(jī)的信息存儲(chǔ)量非常豐富，可以容納海量的檔案資料。建立信息檢索系統(tǒng)，有利于方便準(zhǔn)確地檢索到所需信息，節(jié)省用戶的時(shí)間，提高檔案管理人員的工作效率。在檢索頁(yè)面，可以設(shè)置不同的檢索途徑，例如：檔號(hào)、責(zé)任者、題名、關(guān)鍵詞等，多樣化的方式，從而提高檢索的精確性。此外，網(wǎng)絡(luò)使人們不再局限于一時(shí)一地，它可以打破時(shí)空界限，更加方便信息查詢。檔案檢索工具有利于檔案管理人員進(jìn)行檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)等。應(yīng)根據(jù)檔案室實(shí)際情況，編制多種檢索工具，力爭(zhēng)做到“全、準(zhǔn)、快、便”，這樣的檢索工具才會(huì)實(shí)用高效。這仿佛是一個(gè)微型的“檔案室”，在其系統(tǒng)內(nèi)部，一切皆“井井有條”，可以快速精確查詢到相關(guān)檔案信息，最高效地完成工作。

三、規(guī)范外借制度

檔案的歸類(lèi)、整理和外借等一系列程序，只有在相關(guān)制度的規(guī)范下，才能合理有序地進(jìn)行。面對(duì)需要外借檔案的用戶，管理人員應(yīng)做好相關(guān)登記工作，規(guī)范檔案外借制度。借閱人員應(yīng)首先填寫(xiě)借閱審批單，并且要持有相關(guān)身份證件。這就要求檔案管理人員要認(rèn)真核對(duì)信息，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。用戶在檔案借出后，也應(yīng)該愛(ài)護(hù)檔案、不得隨意涂抹等，并按時(shí)歸還。單位內(nèi)部要制定完善的相關(guān)制度，加強(qiáng)檔案管理人員的理論學(xué)習(xí)，使其明確制度規(guī)范等。檔案管理人員和用戶共同遵守相關(guān)制度要求，才能使檔案管理工作高質(zhì)量、高效率地進(jìn)行。文書(shū)檔案、科技檔案以及其他專(zhuān)門(mén)檔案等要做好相關(guān)歸檔工作，如此取借和存放才能更加有序?！皩?duì)號(hào)入座”，方可取得事半功倍的效果。

四、加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

在知識(shí)型社會(huì)的今天，黨政機(jī)關(guān)部門(mén)和企事業(yè)單位要大力引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才。檔案管理人員要具備一定的知識(shí)，在工作當(dāng)中不斷提高自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)能力，樹(shù)立學(xué)習(xí)意識(shí)，逐漸充實(shí)自己，如此，才能在工作當(dāng)中做到“游刃有余”，不被社會(huì)所淘汰。除此之外，身處網(wǎng)絡(luò)信息化的時(shí)代，檔案管理人員也要具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，能夠進(jìn)行基本的數(shù)字化操作，熟練掌握相關(guān)電子設(shè)備的操作方法。例如：會(huì)使用掃描儀、能夠制作電子表格等。網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)知識(shí)為檔案管理工作“錦上添花”，實(shí)現(xiàn)管理工作的高效運(yùn)行。檔案管理人員要提高服務(wù)意識(shí)，設(shè)身處地為用戶著想，滿足用戶的合理需求，真正做到“以人為本”。相關(guān)單位內(nèi)部要定期對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)理論與技能學(xué)習(xí)，同事之間互相交流合作，共同實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)成長(zhǎng)，提高自己的綜合素質(zhì)能力。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而重要的工作。如何提高檔案管理工作效率，更好地服務(wù)于當(dāng)下社會(huì)，是值得我們思考探究的。建立電子檔案、信息檢索以及提高管理人員綜合素質(zhì)等，可以實(shí)現(xiàn)管理工作的有效進(jìn)行。從而使檔案管理工作朝著科學(xué)化、現(xiàn)代化方向發(fā)展。

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