企業(yè)紙質(zhì)公文歸檔中的熱點(diǎn)問題

韓麗娟

【摘要】針對(duì)企業(yè)公文歸檔中存在的文種選用不當(dāng)、公文格式不規(guī)范、文件不完整的常見問題，進(jìn)行了細(xì)致的分析，并提出相應(yīng)的解決辦法，以供同行參考。

【關(guān)鍵詞】企業(yè);公文;歸檔

企業(yè)當(dāng)年形成和承辦的文件材料一般在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。在收集整理過程中常常發(fā)現(xiàn)公文格式不規(guī)范、文件不完整等問題，嚴(yán)重影響了公文的嚴(yán)肅性、公正性，進(jìn)一步影響了公文的歸檔質(zhì)量和效率。凡是從事文書整理人員都知道，文件形成一旦不規(guī)范，歸檔起來(lái)很麻煩。

一、文種選擇不當(dāng)問題

（一）請(qǐng)示與報(bào)告混淆、混用、合用。請(qǐng)示是請(qǐng)求性公文，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。請(qǐng)示應(yīng)在事前行文，即所謂“事前請(qǐng)示”;請(qǐng)示要“一文一事”。報(bào)告是陳述性公文，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問或交辦事項(xiàng)、上報(bào)有關(guān)材料等。報(bào)告可在事前、事中、事后行文;報(bào)告屬于“閱件”，可不回復(fù)。

（二）通告與公告混淆。公告適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)，通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

二、公文格式不規(guī)范問題

（一）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)不符合要求問題。公文中有時(shí)出現(xiàn)“一、”“1.”“2”“二、”“3.”“4”這樣的錯(cuò)誤序數(shù)。當(dāng)層次序數(shù)只有兩層時(shí)，可以用“一”“1.”“2.”“二”

“1.”“2.”依次標(biāo)識(shí)。

（二）引用文件只引用標(biāo)題，常常缺少文號(hào)的問題。引用文件時(shí)引發(fā)機(jī)關(guān)、標(biāo)題、文件字號(hào)三者要同時(shí)具備，以方便查閱，同時(shí)三者排列順序不能先后顛倒。

（三）公文附件說(shuō)明標(biāo)注不規(guī)范問題。正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱，名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。字體字號(hào)用3號(hào)仿宋_GB2312。附件序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字，每行位置對(duì)齊，如“附件：1.×××”。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。文后“附件”二字及附件順序號(hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行，附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。

（四）上行文請(qǐng)示中常缺少聯(lián)系人的姓名和電話問題。請(qǐng)示屬于“辦件”，需要辦理、批復(fù)，請(qǐng)示必須注明聯(lián)系人及聯(lián)系方式。

（五）加蓋印章頁(yè)無(wú)正文，版記未在偶數(shù)頁(yè)問題。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章、成文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決，印章用紅色，位置應(yīng)端正，其下弧與成文日期下邊緣相切，頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。版記部分應(yīng)當(dāng)在偶數(shù)頁(yè)上。

（六）公文簽發(fā)不齊全問題。公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)應(yīng)包括三項(xiàng)內(nèi)容：一是簽發(fā)意見;二是簽發(fā)人姓名全稱;三是簽發(fā)年月日，另外文件歸檔時(shí)發(fā)文稿紙首頁(yè)上的簽字要加蓋公章，以上幾項(xiàng)都具備了才有相應(yīng)的法律效應(yīng)。

（七）標(biāo)題結(jié)構(gòu)不合理、標(biāo)題中使用兩個(gè)“關(guān)于”的問題。標(biāo)題一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布;回行時(shí)，要做到詞意完整、排列對(duì)稱、長(zhǎng)短適宜、間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。標(biāo)題中原則上不使用兩個(gè)“關(guān)于”，《關(guān)于貫徹落實(shí)...通知》類公文例外。

（八）版記中抄報(bào)和抄送都有問題。目前行文不管是對(duì)上還是對(duì)下，概用抄送，用4號(hào)仿宋_GB2312，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。

（九）審核人和核稿人混淆問題。公文簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機(jī)關(guān)辦公部門進(jìn)行審核。以行政名義發(fā)文由行政辦公室核稿;以黨委名義發(fā)文由黨委辦公室核稿。

（十）成文日期與印發(fā)日期標(biāo)注不規(guī)范問題。成文日期一般右空四個(gè)字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位。印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋_GB2312，編排在末條分隔線之上，印發(fā)日期右空一字。

三、歸檔文件不齊全、不完整問題

（一）發(fā)文文件存在問題。一是重視正本，輕視定稿。作為一份完整有效的文書檔案，必須具備正本（指紅頭文件）+定稿（含發(fā)文稿紙和底稿）的法律有效性（即領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)項(xiàng)內(nèi)容和用印章等項(xiàng)必須齊全、規(guī)范）。實(shí)行辦公自動(dòng)化（OA）的企業(yè)有關(guān)文件的定稿應(yīng)按照規(guī)定歸檔， 不能因?yàn)槲募竞投ǜ逑嗤粴w檔定稿。電子文件定稿往往將修改痕跡隱藏保存，通過一定的技術(shù)手段可以顯示出來(lái)，同樣起到紙質(zhì)載體定稿的作用。二是忽略附件歸檔。歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件。

（二）收文文件存在問題。一是常常忽視公文辦理過程中產(chǎn)生的文件材料，比如《收文處理單》。《收文處理單》記載了承辦部門具體意見或領(lǐng)導(dǎo)批示，應(yīng)與收文作為一件完整文件一并歸檔。二是附件不全問題。文后標(biāo)注說(shuō)明有兩個(gè)附件，歸檔時(shí)只見其中之一。

（三）歸檔中有來(lái)文無(wú)復(fù)文或者有復(fù)文無(wú)來(lái)文的問題。按照歸檔要求請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等為一件，保持批復(fù)、批示、復(fù)函等結(jié)論性文件在前，請(qǐng)示等緣由性文件在后。

（四）重視紅頭文件，輕視白頭文件問題。一個(gè)企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的直接記述和反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的具有現(xiàn)實(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)查考價(jià)值的文件材料都應(yīng)列入歸檔范圍，像企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人講話、董事會(huì)決議、企業(yè)年度工作報(bào)告、上報(bào)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等雖不屬于紅頭文件，卻屬于歸檔范圍中的一部分，每年歸檔時(shí)要注意收集齊全，不能有所遺漏。

四、幾點(diǎn)建議

（一）學(xué)習(xí)公文處理的規(guī)定要求。認(rèn)真學(xué)習(xí)企業(yè)印發(fā)的《公文處理辦法》《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范報(bào)送公文有關(guān)事項(xiàng)的通知》《關(guān)于公文質(zhì)量考核評(píng)價(jià)辦法》等規(guī)定和要求。新成立的單位和新到公文處理崗位工作的人員，要先學(xué)《公文處理辦法》再工作，學(xué)透《辦法》再行文，比對(duì)《辦法》再發(fā)文。

（二）養(yǎng)成公文處理的良好習(xí)慣。作為文書處理人員尤其是審核人員，不能為了提高公文處理效率，自己一一修改，這樣做的結(jié)果是擬稿人認(rèn)識(shí)不到問題在哪里，下次起草，依然錯(cuò)誤頻出。經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草部門，并說(shuō)明理由，由擬稿人修改，只要堅(jiān)持下去，就會(huì)形成一個(gè)良好的行文習(xí)慣。

（三）不斷提高文書人員的素質(zhì)。利用網(wǎng)絡(luò)、舉辦培訓(xùn)班、建立微信群等多種形式宣貫公文及檔案相關(guān)知識(shí)，營(yíng)造學(xué)習(xí)氛圍，提高文書人員的素質(zhì)。比如核稿中遇到的排版不規(guī)范、頁(yè)碼標(biāo)注不規(guī)范、歸檔文件不完整等問題，截圖發(fā)到微信群，讓大家直觀接收教訓(xùn);一些好的公文寫作及歸檔方法，在群里與大家共享。相信經(jīng)過一段時(shí)間的耳濡目染，擬稿人的寫作水平自然而然就會(huì)提高，公文格式不規(guī)范的問題就會(huì)相應(yīng)減少。同時(shí)針對(duì)問題多的部門及人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，從根本上杜絕低層次公文質(zhì)量問題出現(xiàn)，確保公文工作管理水平全面提升。

（四）通過建立公文質(zhì)量考評(píng)辦法，激發(fā)文書人員的責(zé)任感?？荚u(píng)辦法中要體現(xiàn)考評(píng)原則、考評(píng)范圍、考評(píng)內(nèi)容、考評(píng)辦法、考評(píng)程序等內(nèi)容，其中考評(píng)內(nèi)容要包含文種的正確使用、公文格式的正確使用、行文規(guī)則的正確使用及公文內(nèi)容等等?？荚u(píng)辦法的實(shí)施可以調(diào)動(dòng)文書人員工作的積極性，最終達(dá)到行文規(guī)范，歸檔質(zhì)量高的目的。

（五）加強(qiáng)公文的平時(shí)管理工作。平時(shí)管理實(shí)際上是一項(xiàng)經(jīng)常性的文件材料收集工作。負(fù)責(zé)文書工作的人員，可準(zhǔn)備若干空檔案盒，按永久、30年、10年分別排列盒號(hào)，將條目貼在卷盒卷脊上排列好，把本年度辦理完畢的文件材料存放在相對(duì)應(yīng)保管期限的卷盒中。同時(shí)，在檔案資源管理系統(tǒng)做好歸檔文件目錄的錄入登記工作，以備隨時(shí)歸檔和查找文件。

（六）定期向檔案部門移交歸檔文件材料。需要?dú)w檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)按照企業(yè)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，并根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等及時(shí)收集、整理歸檔，保證歸檔公文的齊全、完整。企業(yè)應(yīng)當(dāng)于每年第一季度將上年辦理完畢的文件收集齊全，按照年度-保管期限-機(jī)構(gòu)或年度-機(jī)構(gòu)-保管期限三級(jí)進(jìn)行分類，在完成排列、編號(hào)、編目、裝盒等一系列工作后正式向檔案部門移交。

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