新媒體時代高校檔案信息資源的開發(fā)與利用

張海秀

【摘要】本文以國內(nèi)高校檔案信息資源開發(fā)利用的普遍現(xiàn)狀為基礎(chǔ)，通過分析當(dāng)前高校檔案信息資源開發(fā)利用過程中存在的主要問題，提出促進高校檔案信息資源開發(fā)利用的相關(guān)對策。

【關(guān)鍵詞】新媒體時代;高校;檔案信息資源

高校檔案是高校發(fā)展歷史軌跡的原始材料，記錄著高校教學(xué)、科研及社會服務(wù)等各方面的發(fā)展和變革，在高校人才培養(yǎng)等方面發(fā)揮著基礎(chǔ)性的作用。傳統(tǒng)方式的檔案管理，如資料的收集、保管、編目等工作都以手工操作為主，效率低，檔案信息資源也得不到充分利用。隨著數(shù)字傳媒、手機APP等新媒體廣泛應(yīng)用，高校檔案管理工作也逐漸步入了數(shù)字化的發(fā)展階段。利用網(wǎng)絡(luò)等新媒體來開展檔案信息服務(wù)，已成為當(dāng)前我國高校檔案管理工作的一種發(fā)展趨勢。

一、高校檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀

高校檔案主要包括教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、人事檔案、財務(wù)檔案及科技檔案等。從信息資源利用的服務(wù)對象角度來看，高校檔案的利用主要是以服務(wù)校內(nèi)師生為主，這是由高校的管理體制決定的，即高校內(nèi)設(shè)部門主要應(yīng)面向本校師生服務(wù)。盡管目前許多高校的檔案信息資源已經(jīng)對社會進行服務(wù)，但主要是以學(xué)籍學(xué)業(yè)檔案信息為主，只占高校檔案資源很少的比例，大量的檔案資源得不到充分利用。在新媒體時代的背景下，高校檔案信息資源還有很大的對外開放空間。

從信息資源利用的內(nèi)容角度來看，高校檔案中被利用最多的是教學(xué)檔案和學(xué)生檔案中的學(xué)業(yè)成績和學(xué)籍資料，主要用于學(xué)生就業(yè)后用人單位需要審閱的成績單、高考錄取花名冊，以及學(xué)歷學(xué)位證明材料等。高校檔案利用率其次為人事檔案和財務(wù)檔案，主要是高校本校的管理部門、教職工及各級審計部門，在職務(wù)晉升、職稱評聘、財會審計等工作中進行查閱和審核?？萍紮n案、外事檔案及設(shè)備檔案等檔案的利用率普遍較低，說明當(dāng)前高校檔案信息資源在服務(wù)于學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟建設(shè)等方面的深度不足，尤其是在社會服務(wù)方面還存在較大的提升空間。

在對檔案信息資源的處理加工及信息化方面，高校除了對計算機的使用率較高之外，基本都配有掃描儀、數(shù)碼相機等基本存儲設(shè)備，為高校檔案信息化的實現(xiàn)創(chuàng)造了基本條件。但如果要充分實現(xiàn)信息化管理，高校檔案館還應(yīng)該具備先進的檔案管理軟硬件設(shè)備和系統(tǒng)等設(shè)施。

二、高校檔案信息資源開發(fā)利用存在的問題

隨著新媒體時代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校傳統(tǒng)的檔案管理模式與服務(wù)方式已經(jīng)落后于信息社會的步伐，已不能滿足師生及社會對檔案信息日益提高的需求。與信息社會對管理和服務(wù)領(lǐng)域所提出的要求相比，高校檔案部門在服務(wù)的功能、效率、開發(fā)等方面仍然存在著一定的差距。

（一）檔案信息資源服務(wù)功能單一。高校檔案除了為本校日常管理和領(lǐng)導(dǎo)決策、師生服務(wù)外，還可在相當(dāng)廣泛的領(lǐng)域內(nèi)為社會公眾提供服務(wù)。然而，與圖書和其他開放的信息資源相比，目前大部分高校檔案信息資源基本上還停留在本校管理和師生服務(wù)這一層面上，沒有為社會提供更開放的服務(wù)方式、更豐富的服務(wù)內(nèi)容。高校檔案信息資源服務(wù)功能的單一化，一方面是由檔案本身的特殊性決定的，一些檔案資料只能被有限的用戶利用和查閱，普通用戶沒有權(quán)限接觸，給檔案信息資源的開發(fā)帶來了一定的影響;另一方面，受傳統(tǒng)觀念和管理體制的影響，檔案管理部門尚處在相對封閉的環(huán)境內(nèi)，缺乏為公眾服務(wù)的意識和功能。

（二）檔案信息資源利用效率較低。目前高校檔案信息資源服務(wù)多以電腦檢索加手工提取的半自動化方式為主，在用戶利用的過程中需要通過查詢、提取、復(fù)印、歸檔等程序，管理和服務(wù)的效率較低。同時，高校傳統(tǒng)檔案信息資源的載體主要仍以紙介為主，影像等電子檔案和物品檔案資源較少，種類單一，信息資源的傳播范圍有限，利用率不高。雖然國內(nèi)部分高校的檔案館已建立了專門的服務(wù)網(wǎng)站，但多數(shù)的檔案網(wǎng)站只提供一般的信息瀏覽服務(wù)和信息咨詢檢索服務(wù)，用戶也只能是瀏覽到目錄和少量的內(nèi)容，在網(wǎng)站上得到的信息量有限，實質(zhì)性的服務(wù)功能有待進一步加強。

（三）檔案信息資源深層次開發(fā)不足。部分高校的檔案館對館藏信息資源進行了開發(fā)利用，進一步拓寬了服務(wù)的內(nèi)容。但目前開發(fā)往往局限于檔案資源的分類整理以及檔案目錄的電子化等方面，而對于檔案資源內(nèi)部更深層次價值的信息資源未能充分開發(fā)和進一步利用。同時，高校檔案的編研工作尚未受到足夠重視，存在著編研成果少、材料檔次低的問題，難以充分發(fā)揮高校檔案信息資源的內(nèi)在價值。另外，目前高校檔案信息資源的集成化管理和共享化利用水平也普遍較低。一方面，信息資源集成化的關(guān)鍵技術(shù)應(yīng)用水平低，造成檔案信息資源集成性差，檔案數(shù)據(jù)不系統(tǒng);另一方面，高校檔案信息缺少集成共享、統(tǒng)一管理的標(biāo)準(zhǔn)信息儲存結(jié)構(gòu)，檔案數(shù)據(jù)難以形成一個統(tǒng)一的資源庫體系，制約著高校檔案信息資源的共享。

三、新媒體時代高校檔案信息資源開發(fā)利用的對策

（一）轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，提高管理人員綜合素質(zhì)。新媒體時代的到來給高校檔案信息資源的開發(fā)利用帶來了新的挑戰(zhàn)，也更新了高校檔案管理的服務(wù)理念。為了更好地滿足學(xué)校及社會的需求，高校檔案管理部門首先需要順應(yīng)注重檔案信息多元化及社會化的時代特征，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，強化服務(wù)意識，將被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，滿足用戶日益增長的需求。高校應(yīng)定期組織好檔案管理部門人員的檔案管理知識更新、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等方面的專業(yè)知識培訓(xùn)，同時優(yōu)化人員配置，引進高層次的專業(yè)人才，不斷提高檔案管理部門人員的綜合能力和應(yīng)用水平。

（二）拓展服務(wù)領(lǐng)域，增強檔案利用效率和價值。新媒體的廣泛運用，為高校檔案信息資源開發(fā)利用提供了強大的技術(shù)支持。首先，高校需要大力創(chuàng)新檔案工作服務(wù)模式，構(gòu)建系統(tǒng)、實用、多功能、多角度的檔案檢索工具，引入先進的檔案管理信息系統(tǒng)，讓用戶能夠快速查閱到所需檔案信息。其次，需要重視檔案編研工作，進一步提高檔案編研工作力度。注重檔案資源的傳播及利用價值，除了向用戶提供原始資料外，還要根據(jù)用戶和單位的需要，對各類檔案資源信息進行整理、加工，結(jié)合不同用戶群體的需求，編制具有針對性的檔案編研資料，為用戶提供多樣化的服務(wù)，提升檔案資源的社會效益與經(jīng)濟價值。

（三）構(gòu)建共享資源庫，提升檔案信息化應(yīng)用水平。高等教育發(fā)展改革要求建設(shè)數(shù)字化校園，充分發(fā)揮信息作為重要資源的作用，為實現(xiàn)信息資源共享創(chuàng)造了良好的外部環(huán)境。建立檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫是實現(xiàn)高校檔案信息資源集成共享、統(tǒng)一管理的有效途徑。高校檔案信息資源實現(xiàn)共享，需要高校檔案主管部門或高校檔案系統(tǒng)聯(lián)盟等組織統(tǒng)籌構(gòu)建信息化程度高、具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案資源庫，構(gòu)造一個開放、統(tǒng)一的檔案信息資源體系，為真正實現(xiàn)檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，針對高校師生及社會對檔案資源的利用需求，運用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立高效的服務(wù)機制，向用戶推送精準(zhǔn)化、個性化的服務(wù)，提高檔案信息化應(yīng)用水平。

（四）建立用戶需求導(dǎo)向模式，提高檔案服務(wù)的主動性。首先，需要建立用戶需求為導(dǎo)向的服務(wù)模式。通過調(diào)查整理高校各部門、師生和社會不同檔案用戶的需求，包括利用檔案的時間段、特點和個性化需求等，進行有效分析和邏輯整合，使檔案信息資源與用戶需要達到有效銜接，提高檔案利用的有效性。其次，充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺、大數(shù)據(jù)等先進技術(shù)，更全面地分析用戶需要和用戶意見，建立檔案管理部門與用戶之間的交互關(guān)系，將檔案信息利用方式由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，讓用戶參與到高校檔案信息的建設(shè)和發(fā)展中，使高校檔案信息資源的開發(fā)利用及服務(wù)更加完善。

【項目：黑龍江省檔案局檔案科技項目計劃。項目名稱：黑龍江高校文史類專業(yè)中的檔案資源開發(fā)與利用研究，項目編號：HDK2018-17】

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