探析信息化建設在造船企業(yè)檔案管理中的應用

張蕾 張喜春 許玲

【摘要】隨著科技的迅猛發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術已被廣泛應用到企業(yè)管理中，檔案管理工作是企業(yè)基本工作的一部分，已無法順應時代的發(fā)展，因此改變傳統(tǒng)的檔案管理方式迫在眉睫。造船企業(yè)要重視信息化檔案管理工作，實現(xiàn)以現(xiàn)代化信息技術為主的檔案管理工作。本文主要探析信息化建設在造船企業(yè)檔案管理中的應用，從而推進造船企業(yè)的工作順利開展。

【關鍵詞】信息化建設;造船企業(yè);檔案管理;應用

現(xiàn)代化信息技術的普及和廣泛應用給人們的生活帶來了翻天覆地的變化，檔案管理工作也隨著信息化時代有了質的變化。作為企業(yè)歷史進程的記錄載體，檔案管理需要加強信息化建設，提高檔案管理的工作效率。

一、信息化建設在造船企業(yè)檔案管理中的應用意義

（一）對檔案保存具有積極影響。傳統(tǒng)模式的檔案管理基本上都是采用紙張記錄檔案信息，分門別類，再存放于檔案室。然而因為檔案的種類多、數(shù)量大，特別是造船企業(yè)的技術、工藝等方面的圖紙、資料非常重要，因此檔案室的面積要足夠大，才能保證檔案的保存，這在一定程度上浪費了企業(yè)資源。另外，紙質版形式的檔案保存時間有限制，長時間存放容易缺失和損壞，同時查找資料非常不容易，需要花費大量時間，也容易造成資料丟失，再加上保存環(huán)境的不利因素影響，檔案容易出現(xiàn)發(fā)霉、字跡淡化甚至掉落等情況。而信息化技術建設在檔案管理的應用下可以很好地解決這些問題，數(shù)量眾多的資料以不同的電子文檔方式存儲在電腦中，不僅能節(jié)約檔案室的空間，還可以提高檔案管理的高效化。

（二）對檔案管理部門工作效率提高有積極影響。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案日常的存儲和管理方面的工作量較為龐大，再加上時常需要對檔案資料查詢和檢索，這對檔案管理工作人員而言顯得非常吃力了，特別是像造船這樣的企業(yè)，檔案是技術更新、改造、修復以及借用的重要依據(jù)，因此查詢和檢索非常頻繁。采用現(xiàn)代化信息技術，不但在日常存儲和管理方面會省時省力，而且在查詢和檢索方面更加便捷，只需要輸入幾個簡單的關鍵詞就可以查詢到相關資料，資料全面而且有效，這可以大幅度提高管理人員的工作效率。

（三）對檔案信息的優(yōu)化和共享有積極影響。檔案信息化建設在檔案信息的優(yōu)化和共享上有積極意義，通過對檔案的科學分類，把檔案資料清楚直觀地體現(xiàn)在計算機里面，對同類的檔案信息進行優(yōu)化，刪除重復無用的信息，避免資料的繁瑣和反復出現(xiàn)，降低檢索的效率。同時在資料共享方面也摒棄了傳統(tǒng)的傳閱方式，各部門人員在計算機上可以達到人手一份資料，不僅節(jié)約了時間，還提高了工作效率。

（四）對造船企業(yè)改革發(fā)展有積極影響。造船是一項復雜的系統(tǒng)工程，隨著社會的發(fā)展需求，造船企業(yè)的產(chǎn)品日趨豐富，改進船只、研發(fā)新產(chǎn)品、企業(yè)發(fā)展路線都需要造船企業(yè)研究檔案資料，了解并掌握船只產(chǎn)品、企業(yè)發(fā)展的每一階段。信息化建設下的檔案管理，可以全面、高效地提供檔案信息，為產(chǎn)品更新、企業(yè)改革發(fā)展提供參考依據(jù)。

二、信息化建設在造船企業(yè)檔案管理中的應用優(yōu)化

（一）保證數(shù)據(jù)、圖紙的準確性和完整性。對于造船企業(yè)而言，數(shù)據(jù)和圖紙是重中之重，這關乎產(chǎn)品的可持續(xù)發(fā)展，也是企業(yè)的經(jīng)濟命脈，因此在數(shù)據(jù)和圖紙這方面，檔案管理人員要嚴格把控正確性和完整性。首先是搜集資料，管理人員不僅僅收取部門人員提供的檔案信息，還要主動參與檔案資料的搜集并核實資料是否準確、有無遺漏，保證資料的準確性、全面性和系統(tǒng)性。其次是整理資料，要科學地分門別類，注重交叉分類，針對不同部門設計相對的檔案資料，同時要注意分類過程檔案丟失問題，避免檔案的不完整性。最后是保管資料，在資料保管的過程中，由于是電子化信息，因此要注意資料的丟失以及被竊取，及時更新計算機的防火墻技術、提高病毒防護技術，構建一套系統(tǒng)完整的信息安全防護體系來保證計算機的安全。

（二）培養(yǎng)信息化建設下的檔案管理理念。為保證信息化建設下的檔案管理的順利運行，強化造船企業(yè)在檔案管理方面的理念是非常重要的。首先，企業(yè)要強調檔案管理的重要性，加強部門主管在檔案管理方面的培訓，以便檔案搜集工作能順利進行，同時也能提高檔案信息的準確性和完整性。其次，加強企業(yè)人員在檔案管理方面的認識，讓他們知道企業(yè)發(fā)展前景以及自身工作的發(fā)展是跟檔案管理息息相關的，必須要重視檔案管理工作，加強檔案管理的細節(jié)工作。最后，加強檔案管理工作人員的理念，這在一定程度上決定了其工作的態(tài)度以及責任心，重視檔案管理工作可以讓檔案管理人員工作更加認真、細致、負責任，以保證工作順利進行。

（三）建立完善檔案管理的相關制度。為保證造船企業(yè)檔案的準確性和完整性，建立完善檔案管理的相關制度是非常有必要的，制度要求明確劃分責任，將責任落實到個人頭上，避免責任的缺失引起檔案的遺漏或缺失。一是完善獎懲制度，對于犯錯誤的工作人員實施懲戒，避免再次發(fā)生類似事件，對資料保存準確、完整的工作人員實施精神和物質獎勵，以激勵管理人員對檔案管理工作更加負責任，從而提高檔案管理的責任意識。二是檔案的信息安全性，一方面設置權頁限，一方面檔案管理工作人員設置復雜的檔案文件密碼，以此保證檔案信息的安全，另外還要加大對原文件的保護措施力度，防止文件被篡改，特別是造船企業(yè)的數(shù)據(jù)，非常重要，一點小問題就有可能造成非常嚴重的后果。

（四）提高檔案管理信息化建設的水平。造船企業(yè)的檔案資料種類豐富且資料量大，尤其是圖紙方面，基本上保持百萬張以上，即使采用現(xiàn)代化信息技術，在一定程度上還是具有難度的，因此提高檔案管理信息化建設的水平也是現(xiàn)階段需要做的。首先是提高檔案儲存的功能，擴大電子化的儲存空間，保證數(shù)量巨大的資料能完全被消化，同時為后續(xù)儲存空間做準備。接著是利用信息化的多功能性，科學合理設置檔案分類，優(yōu)化檔案管理工作，以此提高檔案管理工作的質量和效率。其次是招聘檔案管理專業(yè)人才，利用其專業(yè)知識，更好地為檔案信息化建設出力。最后是企業(yè)創(chuàng)建公司內部APP，將檔案中的一部分基本信息納入APP中，以便公司人員查詢和搜索，這在一定程度上避免了人力物力的浪費，同時也降低了核心檔案信息被竊取的風險性。

三、結語

為順應時代發(fā)展，檔案管理工作的信息化建設是必然的。造船企業(yè)檔案種類豐富、數(shù)量龐大且較為復雜，信息化建設下的檔案管理在很大程度上解決了傳統(tǒng)模式檔案管理的缺點，為企業(yè)提高工作效率和質量給予了有效保障，也為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定了扎實的基礎，因此必須要做好保證數(shù)據(jù)、圖紙的準確性和完整性、培養(yǎng)信息化建設下的檔案管理理念、建立完善檔案管理的相關制度以及提高檔案管理信息化建設的水平等相關事項，才能更好地促進檔案管理工作順利開展，進而促進造船企業(yè)蓬勃發(fā)展。

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