審計檔案管理現(xiàn)狀、存在問題以及對策研究

陳云亮 羅俊杰

【摘要】本文結合企業(yè)審計檔案管理實際情況，對企業(yè)的審計檔案管理現(xiàn)狀進行了闡述，針對審計檔案管理過程以及利用方面存在的問題，進行了有針對性的分析，聯(lián)系具體工作，提出具有操作性和實踐性的改進建議，以促進審計檔案管理向規(guī)范化方向發(fā)展和提高。

【關鍵詞】審計檔案管理;綜合利用;問題;對策

審計檔案科學合理運用是審計工作具體成效的體現(xiàn)和延續(xù)，審計檔案系統(tǒng)分類，整理完整，則是企業(yè)內部審計工作的更高要求。有效管理和利用審計檔案，是實現(xiàn)企業(yè)內部審計工作有位、有為、有威的重要手段，是促進審計工作高質量發(fā)展的必然要求。當前，隨著信息化審計、風險管控審計、大數(shù)據(jù)審計等技術方法興起和深入推進，企業(yè)傳統(tǒng)審計檔案管理方法正面臨著巨大的挑戰(zhàn)，需要深入研究，制訂有效對策加以解決，以適應新形勢、新情況下審計檔案管理工作的需要。

一、企業(yè)審計檔案管理工作現(xiàn)狀

審計檔案是指在審計或調查工作中直接形成的、具有保存價值的，以紙質、磁質、光盤和其他介質形式存在的歷史記錄。創(chuàng)建審計檔案可以儲存大量審計信息資源，確保審計工作延續(xù)性、真實性，方便對歷史審計數(shù)據(jù)的查找、運用和搜索。當前，審計檔案管理一直是企業(yè)檔案管理中默默無聞的一項工作，由于內部審計自身職能定位問題，企業(yè)往往未將審計檔案管理納入日常檔案管理工作界面，最終導致審計檔案管理工作處于停止不前狀態(tài)，使歷次審計項目工作成果成為“死檔案”，沒有變?yōu)椤盎钚畔ⅰ保瑢徲嫏n案防錯機制沒有發(fā)揮應有作用。

二、公司審計檔案管理工作存在的不足

（一）審計檔案管理重視程度不夠。自中國海油湖北大峪口化工有限責任公司組織機構設置優(yōu)化調整、內部審計業(yè)務納入黨政辦公室業(yè)務板塊后，公司就要求加強審計檔案管理工作，并將審計檔案管理與人事檔案、財務檔案、合同檔案、基建項目檔案管理納入同等重要地位，針對已完結的審計項目，要做好審計過程資料存檔備查工作。目前，公司已完成2017年至今內部審計方案、過程文件、審計整改報告的整理匯總、裝訂成冊工作。但2017年之前審計檔案因人員離職，資料反復移交，為審計資料歸檔增加了一定難度，這種情況產(chǎn)生的主要原因是審計業(yè)務人員對審計檔案管理作用認識不清，重視程度不夠。部門領導雖三令五申強調要做好內部審計過程文件留痕，審計檔案反復利用等工作，但基于公司內部審計工作人員少、任務重、時間緊等現(xiàn)實問題，內部審計人員僅有的時間精力全部用在完成當年年度審計工作計劃、提高審計工作質量以及配合上級公司完成對公司相關審計項目和審計問題整改上，沒有足夠時間和精力開展審計檔案管理工作。長期以往，不可避免就會產(chǎn)生重視審計業(yè)務卻忽視審計檔案管理的情況發(fā)生，由于內部審計人員自身對審計檔案管理重要性認識不夠，導致公司審計檔案管理工作始終處于被動狀態(tài)，造成公司審計檔案管理工作質量和工作效率難以滿足公司不斷發(fā)展需要。

（二）審計檔案管理制度建設有待加強。湖北大峪口化工有限責任公司審計檔案管理制度建設，在體系精簡去冗工作推進過程中，全部予以刪減，分別參照上級公司《審計檔案管理辦法》（IS-02-11）、《檔案管理辦法》（AM-01-05）要求執(zhí)行，這些規(guī)章制度建立和有效執(zhí)行，不僅為公司內部審計管理提供了強有力的制度保障，還為公司內部審計檔案管理奠定了堅實基礎。目前，公司基本上遵照了上級公司相關管理制度要求，組織開展了審計檔案管理工作，但在審計檔案制度建設“落地生根”上仍待加強。公司作為中國海油化學公司下屬單位，不僅需要做好審計檔案管理工作的一些必備要件，同時，還要結合公司現(xiàn)狀以及歷次審計發(fā)現(xiàn)問題，在審計檔案信息化建設和審計檔案綜合利用上想辦法，找突破口，不斷完善公司內部審計檔案具體管理辦法和業(yè)務流程，明確責任，細化措施，并在具體工作中加大檢查監(jiān)督力度，確保每個工作環(huán)節(jié)都不出現(xiàn)失誤，只有建立健全完善的審計檔案管理制度，才能讓審計檔案管理工作更加井然有序進行，真正有章可循，有規(guī)可依，為今后審計檔案管理和利用創(chuàng)造良好條件。

（三）審計檔案管理人員素質能力有待提升。目前，公司沒有設置專門審計檔案管理人員，僅有審計業(yè)務人員兼任，因審計檔案管理相關專業(yè)知識缺乏，審計檔案管理大多數(shù)情況下，只是進行了簡單的檔案整理，存放在文件柜里，造成審計檔案沒有實施有序分類，太過繁雜，還有就是審計檔案信息化水平不夠高，存在很多形式化工作，審核、監(jiān)督和管理不嚴，造成很多審計檔案手續(xù)缺失。公司各單位、部門作為被審計監(jiān)督對象，內部審計檔案管理人員，在審計檔案管理過程中，只是簡單做好了審計報告?zhèn)鏖喒ぷ鳎瑳]有對審計發(fā)現(xiàn)問題進行系統(tǒng)分類、整理，針對審計發(fā)現(xiàn)問題形成的整改報告，被審計單位、部門檔案管理人員未加以重視和關注，導致每次審計工作都成為“一個單獨的個體”，歷次審計工作沒有形成一個完整審計業(yè)務數(shù)據(jù)庫，這種審計檔案管理方式，對后續(xù)工作開展不具備指導性，且以往審計發(fā)現(xiàn)的問題，因審計檔案整理不完整性，業(yè)務經(jīng)辦人員不能從以往審計發(fā)現(xiàn)問題中“取經(jīng)”和吸取經(jīng)驗教訓，導致審計問題屢查屢犯的情況發(fā)生。隨著審計工作數(shù)據(jù)化、信息化工作進一步深入推進，公司審計檔案管理人員業(yè)務素質和能力不足，已成為制約公司審計檔案管理工作提升的重要因素之一。

三、強化公司審計檔案管理水平的有效對策研究

（一）提高審計檔案管理重視程度。審計檔案工作開展首要因素，在于公司管理層重視，提升審計檔案管理工作水平的重要因素就是領導對其的重視程度，只有領導加強了對審計檔案管理工作的重視，才可以有效提升審計檔案管理水平。各單位、部門負責人作為部門工作第一責任人，只有在思想上認識到審計檔案管理的重要性，才會將其納入部門日常工作重要管理業(yè)務范疇。針對業(yè)務開展存在的盲區(qū)，審計工作存在風險點或易錯點，各被審計單位、部門很有必要建立一本“日常作業(yè)糾錯本”，完善所屬單位、部門審計檔案建立和管理工作，并指派專人負責落實跟蹤推進。

（二）加強審計檔案管理信息化建設。從觀念入手，改革創(chuàng)新，增強審計檔案信息化管理意識，公司要在做好審計檔案歸類、整理基礎上，推進審計信息數(shù)據(jù)化系統(tǒng)建設工作，建立統(tǒng)一完整的審計信息數(shù)據(jù)庫，主要內容包括但不限于審計項目、審計發(fā)現(xiàn)問題、審計工作依據(jù)、審計整改措施等。只有建立了統(tǒng)一完整的審計信息大數(shù)據(jù)，才能確保各項審計工作對后續(xù)工作提供指導作用，防止同一類似問題屢禁不止的情況發(fā)生，這也是提升公司審計檔案管理水平的基礎工作之一。

（三）提高審計檔案綜合利用水平。在信息化審計、審計工作數(shù)據(jù)化情況下，通過審計檔案信息化全面推進，公司可將公司以往審計過程中發(fā)現(xiàn)的所有問題進行匯總，形成專門審計數(shù)據(jù)電子檔案，本檔案由黨政辦公室進行統(tǒng)一管理，各責任單位、部門按檔案借閱程序完成報批后，由各責任單位、部門負責人根據(jù)業(yè)務對口管理原則，發(fā)送各業(yè)務人員。對后續(xù)工作開展過程遇到審計類似問題時，各業(yè)務人員可從審計數(shù)據(jù)庫中找“答案”和應對方法，從而提高公司各項業(yè)務合規(guī)性，從而真正將審計整改措施落到實處，防范審計整改問題屢禁不止的情況發(fā)生。

（四）專人管理與兼職管理并重。在審計檔案管理工作推進過程中，黨政辦公室審計人員作為審計檔案管理牽頭責任人，要與各單位、部門檔案管理人員共同推進公司審計檔案歸類整理工作，確保各項審計檔案管理工作做精做細，實現(xiàn)兼職管理向專業(yè)化管理身份轉變。同時，檔案室專業(yè)管理人員應適時參與指導審計檔案建檔、管理工作，專業(yè)人做專業(yè)事，并對審計檔案管理工作適時進行檢查指導，針對“業(yè)余選手”工作存在的問題，及時予以更正，提出改進建議，確保審計檔案管理工作按正確軌道持續(xù)推進，少走彎路，少走錯路。

（五）提升審計檔案管理人員素質。工作有效開展，順利推進，關鍵因素在于人，審計檔案管理工作有效開展，全面提升，主要在于不斷提升檔案管理人員綜合素質和能力，在今后工作中，公司應為審計檔案管理人員提供盡可能多的學習和培訓機會，通過定期參加審計檔案管理的專業(yè)知識培訓和學習，不斷改進審計檔案管理人員工作方式、方法。在審計檔案管理過程中，審計檔案管理人員要持著嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，細心認真對待審計檔案管理工作，還要將審計相關業(yè)務和審計檔案管理相互融合，通過將學習到的理論知識和審計檔案管理實踐反復結合，讓每個審計檔案管理人員都具備專業(yè)檔案管理知識，全面提升審計檔案管理人員的綜合素質，建立專業(yè)的審計檔案管理團隊。

（六）以制度形式進行固化沉淀。管理手段、方式創(chuàng)新，是一個持續(xù)推進的優(yōu)化過程，管理精細化更是通過不同業(yè)務經(jīng)辦人員經(jīng)驗積累，總結而來。公司審計檔案管理既要符合上級公司審計檔案管理總體管控要求，還要充分兼顧公司審計檔案管理現(xiàn)狀，持續(xù)優(yōu)化推進。黨政辦公室針對審計檔案管理過程中一些好的經(jīng)驗、做法，要及時以內控制度文件形式進行固化，確保不因人員變動而出現(xiàn)管理斷層，確保審計檔案管理工作前后延續(xù)性、一致性，推動審計檔案管理不斷向規(guī)范化方向邁進和提高。

四、結束語

經(jīng)驗得以總結，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，在全面提升內部審計質量和水平的工作推進過程中，審計檔案管理顯得越來越重要。公司內部審計工作要想發(fā)揮其真正作用，首先必須認識到審計檔案管理的重要性及其意義，糾正審計檔案管理工作存在的弊端和問題，不斷充實和更新自己的專業(yè)知識結構，才能把審計檔案管理工作做好，更好地服務公司生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展需要。

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