大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展對策分析

楊桂明 許鳳姣

摘? 要：隨著信息技術的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)應用已經(jīng)融入各行各業(yè)，深刻改變了人們的生活方式。當檔案遇上大數(shù)據(jù)，電子檔案管理也應與時俱進、改革創(chuàng)新，開啟以大數(shù)據(jù)為紐帶的智慧檔案新時代。文章重點從法律、標準、人才、服務方面分析了大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理存在的問題，在此基礎上提出了新形勢下電子檔案管理的發(fā)展對策。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);電子檔案; 科學管理;開放共享

Abstract： With the rapid development of Information technology，big data applications have been integrated into all walks of life，profoundly changing our way of life. When Archives meet with big data，electronic Archives management should also keep pace with the times，reform and innovation to open a new era of smart Archives. This paper focuses on the existing problems of electronic Archives management in the era of big data from the aspects of law，standards，talents and services，and puts forward some countermeasures for the scientific management of electronic Archives under the new situation.

Keywords： Big data; Electronic Archives; Scientific management; Opening and sharing

1 大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 電子檔案相關法律缺位，影響了電子檔案的價值實現(xiàn)。我國電子檔案立法嚴重落后于電子檔案發(fā)展的客觀要求，《檔案法》更多是針對傳統(tǒng)檔案，而對于電子檔案的法律效力、相關標準、開放利用等問題至今仍沒有明確規(guī)定。隨著社會發(fā)展，人們對電子檔案開放的要求不斷提高，而信息開放伴隨著潛在風險和承擔更多責任，特別是電子檔案安全問題更加凸顯，有些工作人員存在“利用危險，保密保險”思想，導致電子檔案開放程度普遍不高，與社會利用需求存在差距。因此迫切需要從法律層面為開放電子檔案保駕護航。盡管確保電子檔案特別是涉密檔案的安全管理是新時代亟須重視的問題，但不應把這些風險視為限制電子檔案開放的理由，關鍵是如何防范和化解風險。不斷建立健全電子檔案法律法規(guī)，電子檔案管理才能朝著科學的方向長遠發(fā)展。

1.2 電子檔案標準規(guī)范滯后，制約了電子檔案的跨界融合。大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)繁雜多樣，統(tǒng)一標準規(guī)范是資源共享利用的前提。早在2014年國家就發(fā)布了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，提出“科學整合檔案信息資源”“促進資源共享”，但對于資源整合過程中有哪些新標準、新方法、新技術引領，怎樣清理阻礙電子檔案資源整合的障礙，對相關機構有哪些激勵懲戒機制等都不夠明確。隨著電子數(shù)據(jù)的急速增長和高度混雜，2016年國家發(fā)布《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，從“電子檔案存儲、備份、利用、統(tǒng)計、元數(shù)據(jù)維護”等方面對電子檔案管理進行了規(guī)范，代替了2000年《電子文件歸檔與管理規(guī)范》?！兑?guī)范》發(fā)布以來，由于未定期審查電子檔案保存標準，電子檔案行業(yè)協(xié)同標準有的相對滯后、有的尚屬空缺、有的未得到嚴格執(zhí)行，嚴重阻礙著資源流動共享，電子檔案信息的跨界融合、智能對接步履維艱。電子檔案標準規(guī)范滯后，嚴重制約了電子檔案在大數(shù)據(jù)時代的跨界融合。

1.3 檔案人員現(xiàn)代信息素養(yǎng)相對較弱，影響了電子檔案工作的創(chuàng)新驅動。大數(shù)據(jù)時代，人們更加注重時間和效率，怎樣能夠從海量數(shù)據(jù)中快捷高效地淘到有價值的信息為人所用顯得尤為重要。目前，我國檔案從業(yè)人員隊伍龐大，但利用電子檔案提供服務仍普遍缺乏主動性和前瞻性，缺乏敏銳捕捉電子信息并促成電子檔案和現(xiàn)實問題融合的能力，檔案人員信息技術水平總體偏低，嚴重制約了電子檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。因此，如何提高檔案管理者的現(xiàn)代信息素養(yǎng)，將“檔案庫”變成“思想庫”“智慧庫”，將“電子檔案管理者”變成“智慧信息提供者”，這是大數(shù)據(jù)時代對現(xiàn)代檔案人的重大考驗。

1.4 大數(shù)據(jù)技術尚未得到充分利用，制約了電子檔案的智慧化服務。以科技驅動電子檔案工作發(fā)展是時代所需。利用數(shù)據(jù)挖掘、軟件分析等，將電子檔案與社會資源、用戶行為信息進行有機關聯(lián)和深度開發(fā)，幫助解決實際問題更是用戶的期待。但是目前，數(shù)據(jù)挖掘、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、可視化等許多新興技術在電子檔案管理中還沒有得到充分應用，提供給用戶的信息還多是原始信息，深入挖掘、精細加工的二次信息亟待開發(fā);用戶接觸的多是靜態(tài)的枯燥文字，缺乏富有畫面感、真實感和吸引眼球、鮮活生動的多媒體信息;檔案咨詢多是電話咨詢或電子郵件，在線智能答疑沒有得到有效應用;手持終端設計、電子檔案定制推送等尚待加強，這些都會影響用戶對電子檔案的感知和體驗。因此加強新技術在電子檔案領域的應用，做好以用戶問題為導向的個性化和智慧化服務，是大數(shù)據(jù)時代檔案工作實現(xiàn)大發(fā)展的突破口，我們所面臨的形勢嚴峻、任務艱巨。

2 大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理的發(fā)展對策分析

2.1 建立健全電子檔案法律法規(guī)，促進電子檔案的開放利用。首先，國家應盡快以法律形式賦予電子檔案法律效力，賦予檔案館采集、管理、發(fā)布電子檔案數(shù)據(jù)的職責，列出檔案館的免責條款，免除檔案館因開放電子檔案而延伸引起的種種責任。國家可以在《政府信息公開條例》的基礎上，充分發(fā)揮國家開放檔案大數(shù)據(jù)平臺的作用，接收并回復社會各界開放數(shù)據(jù)的申請：哪些數(shù)據(jù)什么時間可以開放，哪些數(shù)據(jù)因安全隱私和技術限制等無法開放。其次，關于電子檔案開放利用過程中的信息安全問題，法律必須明確電子檔案開放鑒定的主體，建議由電子檔案生成單位負責電子檔案數(shù)據(jù)開放鑒定工作，制訂限制開放的清單，提出電子檔案開放意見，盤活數(shù)據(jù)資產(chǎn)。最后，法律法規(guī)要建立獎懲追責機制。對于在電子檔案領域做出突出貢獻的部門或個人要有實質性的獎勵，以點帶面引領行業(yè)發(fā)展。對于不履行規(guī)定職責、行業(yè)間不協(xié)作配合或者消極不作為的要承擔相應責任。只有建立健全電子檔案法律法規(guī)，推動電子檔案開放利用，才能最大限度發(fā)揮電子檔案價值。

2.2 電子檔案標準規(guī)范要與時俱進，與國際接軌，共享信息紅利。大數(shù)據(jù)時代，要提高電子檔案數(shù)據(jù)質量，標準要先行，對于各行各業(yè)產(chǎn)生的電子元數(shù)據(jù)要統(tǒng)一標準，明確數(shù)據(jù)類型、用途和文件格式，構建新一代電子檔案大數(shù)據(jù)平臺和大服務平臺，讓全社會在一個共同的路線圖上協(xié)作，共同推進資源整合。2018年，澳大利亞國家檔案館頒布了數(shù)字化檔案保存新標準，該標準根據(jù)國家最佳實踐規(guī)定了數(shù)字化檔案的技術要求。這項標準旨在確保生成的數(shù)字副本的“母版”作為原件長期有效的替代品，還可生成供公眾利用的衍生文件，最大限度地減少對脆弱文件的物理損害。更重要的是，該標準還是一個有效的工具，有助于盡量避免因文件載體不穩(wěn)定或技術陳舊而導致的丟失風險。目前，我國在電子檔案標準規(guī)范建設方面還有待加強，要深入調研，與時俱進，定期對電子檔案保存標準進行審查修訂，做到電子檔案標準與國際接軌，為實現(xiàn)跨部門、跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨國界的一站式電子查詢打好基礎，使全社會乃至全球共享電子檔案信息紅利。

2.3 加強電子檔案領域的教育改革，造就復合型高素質的電子檔案管理隊伍。大數(shù)據(jù)時代對檔案人員提出了更高的從業(yè)要求，一方面要求檔案人員具有敏銳的信息意識，另一方面要求檔案人員具有高技能的現(xiàn)代化電子信息管理能力。這就對檔案新型綜合人才的培養(yǎng)提出了更高的標準和要求。首先，大數(shù)據(jù)時代檔案專業(yè)的課程設置要改革創(chuàng)新。建議大學檔案專業(yè)開設電子檔案資源挖掘分析、社會媒體處理、智能檢索、信息預測等相關課程，注重實戰(zhàn)技能的培養(yǎng)，使得檔案專業(yè)的畢業(yè)生具備把檔案大數(shù)據(jù)“原料”加工出“成品”的能力，從而在走上工作崗位后處理檔案大數(shù)據(jù)才能夠得心應手。其次，電子檔案新型技能的職業(yè)學習平臺要加快建設。這樣大量從業(yè)人員可以隨時隨地通過網(wǎng)絡平臺自主學習，掌握大數(shù)據(jù)時代的新方法、新知識、新技能，有效增強工作人員信息服務能力和為用戶解決實際問題的智慧，避免電子檔案服務過程中力不從心，錯失電子檔案發(fā)揮作用的良機。新型人才培養(yǎng)和自主在線學習勢在必行，這必將推動電子檔案在大數(shù)據(jù)時代創(chuàng)造出更大的價值。

2.4 以用戶需求為導向，借助大數(shù)據(jù)融媒體，真正實現(xiàn)電子檔案利用的個性化滿足和智能化服務。首先，要加強電子檔案大數(shù)據(jù)的開發(fā)和推送工作。通過對電子檔案分析挖掘，發(fā)現(xiàn)用戶檢索訪問規(guī)律和關注領域，對用戶需求進行分析和預判，個性化推送相關電子檔案信息。其次，要善于在生活中捕捉和利用契機讓電子檔案活起來。檔案工作者也要扮演信息工作者角色，關注熱點事件和民生動態(tài)，抓住契機使電子檔案活起來，加強手機應用APP開發(fā)和融媒體服務，帶給公眾更多真實感、畫面感和正向的情感體驗，激發(fā)用戶潛在需求，推動電子檔案信息預訂工作，更加智慧地服務社會。最后，實現(xiàn)交互式電子檔案智能服務。在幫助用戶解決實際問題的過程中，最好能構建“人機對話”“人人對話”的網(wǎng)絡生態(tài)環(huán)境，實現(xiàn)“網(wǎng)站智能服務、檔案專業(yè)咨詢、用戶互助答疑”三者有機結合，提升服務感知和用戶體驗。以用戶需求為導向，借助大數(shù)據(jù)融媒體，真正實現(xiàn)電子檔案的個性化服務和智能化應用，人們才能在未來隨時隨地享受高質量的電子檔案信息服務。

參考文獻：

[1]丁家友.大數(shù)據(jù)背景下的檔案數(shù)據(jù)保全探析[J].檔案學通訊，2019（1）：34-39.

[2]梁凱.多維度視角下大數(shù)據(jù)與檔案關系的思考——以杭州市大數(shù)據(jù)管理為背景[J].中國檔案，2018（7）：66-67.

[3]何玉顏.檔案部門參與政府大數(shù)據(jù)治理的路徑研究[J].浙江檔案，2018（8）：23-25.

[4]黃璜.美國聯(lián)邦政府數(shù)據(jù)治理：政策與結構[J].中國行政管理，2017（8）：47-56.

[5]劉越男，李靜雅.電子數(shù)據(jù)、電子文件相關概念的比較與對接[J].檔案學研究，2017（S1）：92-99.

[6]王蘭成，黃永勤.大數(shù)據(jù)背景下檔案社會化媒體信息的挖掘與利用探析[J].檔案學研究，2016（1）：73-76.

[7]舍恩伯格，庫克耶.大數(shù)據(jù)時代——生活、工作與思維的大變革[M].盛楊燕，周濤，譯.杭州：浙江人民出版社，2013.

（作者單位：北京師范大學檔案館?? 來稿日期：2019-12-17）