加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息電子化的途徑

摘要：在當(dāng)今事業(yè)單位的檔案管理工作之中，檔案信息的電子化管理已經(jīng)成為一項(xiàng)至關(guān)重要的內(nèi)容，隨著當(dāng)今新型的電子檔案體系不斷完善，事業(yè)單位檔案信息的電子化管理已經(jīng)越來越受到當(dāng)今事業(yè)單位的重視，而如何加強(qiáng)檔案信息的電子管理也成為當(dāng)今事業(yè)單位檔案管理之中重點(diǎn)關(guān)注的話題。本文就是對加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息電子管理的途徑進(jìn)行分析，希望可以對當(dāng)今事業(yè)單位的檔案管理有所幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案信息;電子化管理

前言：

在事業(yè)單位對檔案信息進(jìn)行電子化設(shè)計(jì)的過程中，應(yīng)該認(rèn)真處理好檔案信息的細(xì)節(jié)，這對于事業(yè)單位的檔案信息管理以及人力資源管理而言都十分重要。因此，要想將以往的檔案都轉(zhuǎn)化成電子檔案，相關(guān)人員在錄入和儲(chǔ)存的過程中都一定要做到認(rèn)真謹(jǐn)慎，這樣才可以讓事業(yè)單位檔案信息的電子化管理得以有效加強(qiáng)。

一、當(dāng)今事業(yè)單位檔案信息電子化所面臨的困難

（一）輸出形式的多樣化

在事業(yè)單位檔案信息的電子化過程中，不僅可能導(dǎo)致電子文件內(nèi)容發(fā)生改變，也可能會(huì)使其固定的格式消失。主要原因包括以下的幾點(diǎn)：第一，雖然電子文件的修改十分容易，但是修改之后也不會(huì)留下任何修改的痕跡。第二，由于電子文檔有著虛擬化的生產(chǎn)過程，所以其原始的實(shí)現(xiàn)也就很難定義。第三，隨著計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)與硬件技術(shù)不斷的發(fā)展，電子文件也一定要對全新的環(huán)境不斷適應(yīng)，要想使其適應(yīng)全新的環(huán)境，就需要對其結(jié)構(gòu)、格式等進(jìn)行改變。第四，電子文檔將不再僅僅儲(chǔ)存在一個(gè)固定的空間之中，而是根據(jù)需要，采用不同的方法進(jìn)行儲(chǔ)存和輸出[1]。第五，電子文件也不再具備具體寫作的形式，人們可按照實(shí)際的需求對字體、字號進(jìn)行確定，所以我們也就不能通過原始手寫的形式對電子文件進(jìn)行區(qū)分。第六，當(dāng)今電子文檔的簽署技術(shù)依然沒有得到全面普及，因此，對于電子文檔是不是原件的問題也就難以明確。

（二）電子檔案的管理將需要更強(qiáng)大的技術(shù)和更加專業(yè)的人才

在電子檔案的形成、歸檔以及管理過程中，需要更加強(qiáng)大的信息技術(shù)以及數(shù)據(jù)通信技術(shù)等的協(xié)調(diào)管理，這樣才可以讓事業(yè)單位檔案信息的電子化得以強(qiáng)化。同時(shí)，檔案管理人員也需要具備足夠的專業(yè)知識(shí)與專業(yè)能力，在保障電子檔案可用性、可取性以及可理解性的同時(shí)，也應(yīng)該全面認(rèn)識(shí)電子檔案的保密級別，解決更多電子檔案管理方面的問題，進(jìn)而加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息的電子化管理。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息電子化的有效途徑分析

（一）讓電子文檔的管理更加標(biāo)準(zhǔn)化

因?yàn)殡娮訖n案的管理屬于一項(xiàng)十分復(fù)雜的技術(shù)，加之電子檔案和紙張檔案文件的載體不同，所以在事業(yè)單位檔案信息的電子化管理之中，首先應(yīng)該建立起相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)、制度與規(guī)范。同時(shí)應(yīng)該針對電子檔案的管理制度來進(jìn)行相關(guān)管理規(guī)定的制定，讓事業(yè)單位檔案信息的電子化管理在工作流程上也得到有效的規(guī)范。這樣才可以提升事業(yè)單位檔案信息的電子化管理質(zhì)量。

（二）重新定義電子化檔案信息的概念

因?yàn)殡娮訖n案有著其自身固有的特征，所以在事業(yè)單位檔案信息的電子化管理過程中，相關(guān)的工作人員不可以按照紙質(zhì)文件的使用方法和標(biāo)準(zhǔn)來對其原有性質(zhì)進(jìn)行確定，基于這樣的情況，事業(yè)單位就應(yīng)該對檔案信息的“原始”概念加以重新建立。在對原始的電子檔案信息進(jìn)行確定的過程中，事業(yè)單位應(yīng)該注重以下的幾點(diǎn)：第一，檔案信息的內(nèi)容具備確切的時(shí)間;第二，信息的內(nèi)容是由原作者書面創(chuàng)作或者生產(chǎn)的;第三，原作者在該特定時(shí)間完成了檔案信息之后，檔案信息就從未被修改過[2]。如果電子檔案信息滿足以上的三種情況，事業(yè)單位就可以承認(rèn)這是最基礎(chǔ)的檔案信息。

（三）自動(dòng)化辦公系統(tǒng)安全保護(hù)工作的進(jìn)一步加強(qiáng)

首先，事業(yè)單位一定要嚴(yán)格控制電子檔案的材料載體，可以用光盤進(jìn)行儲(chǔ)存，也可以用磁盤存儲(chǔ)器進(jìn)行儲(chǔ)存。其次，事業(yè)單位應(yīng)該保障計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全，對電子檔案系統(tǒng)的登錄權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，并根據(jù)實(shí)際的情況對電子檔案的文件屬性和利用權(quán)限等進(jìn)行設(shè)置。最后，事業(yè)單位應(yīng)該做好電子檔案庫的備份工作，保障電子檔案信息的安全。因此，事業(yè)單位應(yīng)該在電子檔案管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之中安裝相應(yīng)的防病毒軟件，這樣不僅可以防止病毒的入侵，也可以有效避免網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)濫用的情況。通過這樣的方式，才可以讓事業(yè)單位的電子檔案得到良好管理，避免數(shù)據(jù)丟失情況和數(shù)據(jù)混亂情況的發(fā)生。

（四）以人為本進(jìn)行人力資源系統(tǒng)的構(gòu)建

對于事業(yè)單位檔案信息電子化管理的強(qiáng)化而言，其主要的目的就是對人力資源的管理進(jìn)行強(qiáng)化。因?yàn)殡娮訖n案的文件管理屬于一項(xiàng)技術(shù)性的工作，所以在具體的管理過程中，事業(yè)單位應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)以人為本的人力資源系統(tǒng)，并將當(dāng)今先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到電子檔案的管理之中[3]。這樣才可以順應(yīng)當(dāng)今電子檔案管理的趨勢以及電子信息技術(shù)的發(fā)展趨勢，讓事業(yè)單位的檔案信息電子化管理效果得到進(jìn)一步加強(qiáng)。

三、事業(yè)單位檔案信息電子化發(fā)展的趨勢

隨著當(dāng)今電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的電子檔案管理也會(huì)在管理的技術(shù)方面與管理的模式方面實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的提升，數(shù)字化的儲(chǔ)存內(nèi)容將會(huì)得到進(jìn)一步的改進(jìn)，電子文檔也會(huì)實(shí)現(xiàn)一體化的處理，這將會(huì)讓事業(yè)單位的檔案管理變得更加電子化和現(xiàn)代化，對事業(yè)單位電子檔案管理的強(qiáng)化和人力資源管理效果的提升將會(huì)起到更好的推動(dòng)作用。

同時(shí)，因?yàn)殡娮訖n案的管理工作屬于一項(xiàng)技術(shù)層面的工作，所以，在事業(yè)單位電子檔案管理工作的不斷提升之中，相關(guān)的檔案管理人員也將會(huì)實(shí)現(xiàn)自身專業(yè)知識(shí)、專業(yè)能力與專業(yè)素質(zhì)的進(jìn)一步提升，這對于事業(yè)單位人力資源管理而言也將有著十分深遠(yuǎn)的影響。

結(jié)束語：

綜上，事業(yè)單位檔案信息電子化的加強(qiáng)，對于事業(yè)單位檔案信息的管理和事業(yè)單位人力資源的管理都有著關(guān)鍵性的意義。因此，在事業(yè)單位的電子檔案信息管理之中，相關(guān)的工作人員一定要遵循相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，采用相應(yīng)的技術(shù)，讓電子檔案得到科學(xué)合理的管理，并保障電子檔案的安全。這樣才更加有利于事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)良好的人力資源管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]張婧怡.事業(yè)單位文書檔案管理信息電子化應(yīng)用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019 （15）：73.

[2]楊秀梅.電子信息檔案在事業(yè)單位中的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)與控制[J].數(shù)碼設(shè)計(jì)（上），2019 （8）：21.

[3]胡超峰.事業(yè)單位檔案管理的電子化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019 （7）：54.

作者簡介：張曉然，女，民族：漢族，籍貫：山東棗莊，職稱：檔案管理助理館員，學(xué)歷：大學(xué)本科，法學(xué)，單位：棗莊市市中區(qū)人民檢察院。