電子合同在當(dāng)代合同管理中的應(yīng)用優(yōu)勢及挑戰(zhàn)

馮勃

〔內(nèi)容提要〕 合同的簽訂意味著相關(guān)當(dāng)事人權(quán)利與義務(wù)在法律層面上的確定，對于當(dāng)事人具有重要意義，因此很多企事業(yè)單位、社會組織對于合同管理工作給予了高度重視。以往合同管理工作中所使用的大多是紙質(zhì)合同，但由于紙質(zhì)合同的簽訂會受到時間和空間上的諸多限制，在合同儲存、檔案管理和調(diào)取查看等方面都存在不便，借助信息化手段，推動電子合同的創(chuàng)新應(yīng)用也就成為了一種必然趨勢。為更好地把握電子合同的應(yīng)用價值，本文將圍繞電子合同在當(dāng)代合同管理中的應(yīng)用優(yōu)勢和挑戰(zhàn)展開探討。

〔關(guān)鍵詞〕 電子合同 管理工作 應(yīng)用優(yōu)勢

合同作為一種具有法律效力的契約文書，其在社會各類活動中有著廣泛的應(yīng)用。當(dāng)前時代，信息技術(shù)的發(fā)展極大地改變了社會生產(chǎn)生活的方式，便捷化、高效化成為了人們普遍的追求，電子合同便是在這樣的社會發(fā)展趨勢下出現(xiàn)并得到了廣泛應(yīng)用。電子合同與傳統(tǒng)紙質(zhì)合同相比，是一種新的信息化產(chǎn)物，其在實(shí)際應(yīng)用中，既具有技術(shù)創(chuàng)新所帶來的諸多優(yōu)勢，也面臨著所有新事物發(fā)展必須應(yīng)對的復(fù)雜挑戰(zhàn)。如果對此能很好地掌握，那么電子合同就能在當(dāng)代得到廣泛應(yīng)用，同時也是充分發(fā)揮其價值的關(guān)鍵。

一、電子合同在當(dāng)代合同管理中應(yīng)用的主要優(yōu)勢

1.操作便捷高效。在傳統(tǒng)紙質(zhì)合同管理模式下，擬簽署的合同一般需要提前打印，在合同維護(hù)或臨時修訂時，往往需要將修改后合同重新打印后才能繼續(xù)簽署，并且雙方還要對合同內(nèi)容進(jìn)行現(xiàn)場一致性確認(rèn)，操作上較為繁瑣。合同簽署方式一般為約定時間地點(diǎn)由雙方當(dāng)事人當(dāng)面簽署，或采取郵寄方式進(jìn)行異地簽署，單份合同簽署所要花費(fèi)的時間至少在2天以上，較長的甚至可能達(dá)到5天，另外，還可能受到郵寄時效的影響而進(jìn)一步延長，這給當(dāng)事人雙方帶來很多不便。電子合同的應(yīng)用本身不需要進(jìn)行打印操作，合同維護(hù)修訂完全在線上實(shí)現(xiàn)，對合同內(nèi)容的一致性也可借助計算機(jī)程序快速實(shí)現(xiàn)對比確認(rèn)，有效簡化了操作流程。同時，電子合同的傳輸、簽署都可以在線快速完成，異地簽署也不需要進(jìn)行郵寄，整個簽署過程不受時地限制，在雙方做好確認(rèn)工作的情況下僅需短短幾分鐘就可以完成，極大地提高了合同管理的效率。

2.易于存儲管理。傳統(tǒng)紙質(zhì)合同管理模式下，合同文本以紙質(zhì)檔案形式進(jìn)行存儲，對于一些合同簽訂數(shù)量較多的單位，紙質(zhì)合同的存儲就需要占用很大的空間。同時為避免紙質(zhì)合同因蟲蛀、發(fā)霉、受潮、火燒、污損、丟失而影響其使用價值，往往對存儲環(huán)境和管理質(zhì)量還有較高的要求，這些因素增加了合同存儲管理的難度。電子合同本身作為一種數(shù)字化的文件，在存儲上占用物理空間極小，理論上1GB的虛擬空間可以存儲大約52萬張A4紙所能記錄的文件數(shù)據(jù)，是以往一個庫房所存儲的合同文件量，使用電子合同僅需要一個小小的U盤或移動硬盤就能夠輕松儲存，這就極大地節(jié)省了合同文件存儲所需的物理空間。不僅如此，電子合同以虛擬數(shù)據(jù)形式進(jìn)行存儲，本身不受蟲蛀、無損、發(fā)霉等因素的影響，且便于備份，只需要做好存儲設(shè)備的防火、防潮等工作，就可保證合同文件安全。加之電子合同的查找、調(diào)取和傳輸使用也極為方便，相較于紙質(zhì)合同具有著突出的優(yōu)勢。

3.更加節(jié)約環(huán)保。紙質(zhì)合同管理過程中，會產(chǎn)生大量的資源和能源消耗，如合同打印所產(chǎn)生的紙張和油墨消耗，打印機(jī)的電能消耗，合同文件存儲管理場地中各類設(shè)備所需的能耗等，不但給相關(guān)單位增加較大的成本，而且廢棄合同丟棄的紙張還會造成較大的浪費(fèi)和一系列的環(huán)保問題。由于電子合同不需要對合同進(jìn)行打印，因此并不會產(chǎn)生紙張和油墨的消耗，打印機(jī)、傳真機(jī)等設(shè)備運(yùn)行要求也相對更低。同時，電子合同文件存儲過程中不需要過多專業(yè)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，存儲管理對空間和環(huán)境的要求較低，這也能夠降低存儲管理過程中所產(chǎn)生的能耗。加之使用電子合同不會產(chǎn)生紙張等廢棄物，基本不會造成資源浪費(fèi)和環(huán)境污染，在節(jié)能環(huán)保方面具有較為突出的優(yōu)勢。另外，由于電子合同使用中能源資源消耗較少，在實(shí)際合同管理中所需要投入的成本也相對更低，在合同制作成本上僅為傳統(tǒng)紙質(zhì)合同的五分之一，加上存儲和管理方面所節(jié)約的物資和人力資源成本，可以幫助相關(guān)單位降低至少七成的合同管理投入。

二、電子合同在當(dāng)代合同管理中應(yīng)用所面臨的挑戰(zhàn)

1.網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險所帶來的合法性挑戰(zhàn)。在信息化時代背景下，網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險已經(jīng)從新型風(fēng)險快速發(fā)展為全球性的安全風(fēng)險因素，電子合同的應(yīng)用中也會受到網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險的很大影響。電子合同應(yīng)用的基礎(chǔ)是法律認(rèn)可，即電子合同的合法性，脫離合法性也就意味著電子合同失去法律效力。電子合同合法性的基礎(chǔ)在于合同內(nèi)容的真實(shí)性、一致性，但不法分子利用網(wǎng)絡(luò)黑客技術(shù)可以輕松對合同管理的計算機(jī)系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫進(jìn)行攻擊，從而盜取和截獲電子合同文件，并可以利用技術(shù)手段對文件內(nèi)容進(jìn)行篡改，并消除操作痕跡。同時，由于電子合同并不需要當(dāng)面進(jìn)行合同簽署，在不進(jìn)行嚴(yán)格身份確認(rèn)的情況下，簽署人身份可能被仿冒，并且短時間內(nèi)不易被察覺。這樣的情況下如發(fā)生糾紛，合同簽署當(dāng)事人乃至司法部門可能難以發(fā)現(xiàn)合同中的改動，進(jìn)而無法確定合同內(nèi)容、簽署人身份的真實(shí)性，電子合同文件的合法性也難以保障，這給電子合同的應(yīng)用帶來了挑戰(zhàn)。

2.內(nèi)部認(rèn)可度低與應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)不足的挑戰(zhàn)。當(dāng)前時期，電子合同仍然具有較高的新鮮度，將其引入到單位合同管理工作中還需要得到單位內(nèi)部業(yè)務(wù)人員的認(rèn)可，并在合同簽訂時規(guī)范地進(jìn)行相關(guān)操作。但是，很多單位業(yè)務(wù)人員本身對電子合同的理解程度并不高，對其可靠性、安全性更缺乏認(rèn)同，在實(shí)際合同管理中可能會排斥電子合同，這對電子合同的應(yīng)用進(jìn)一步發(fā)展造成阻礙。同時，一些單位業(yè)務(wù)人員雖然能夠認(rèn)可電子合同，但是在實(shí)際合同管理工作中由于應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)不足，對電子合同擬定、簽署等工作流程不熟悉，并且缺乏識別電子合同風(fēng)險的能力，不能對簽署人身份的真實(shí)性進(jìn)行準(zhǔn)確辨識，進(jìn)而影響到電子合同簽署及管理操作的規(guī)范性，造成較大的風(fēng)險隱患，這也是電子合同在合同管理中應(yīng)用所面臨的重要挑戰(zhàn)。

3.外部接受度低與互信建立問題的挑戰(zhàn)。合同簽署往往要以當(dāng)事人雙方的互信為基礎(chǔ)，這需要雙方共同接受合同簽署方式。電子合同能否順利得到應(yīng)用，與外部接受度有很大關(guān)系。當(dāng)一個單位提出使用電子合同時，如合作方對電子合同的合法性、安全性、可靠性產(chǎn)生顧慮，不能接受，而提出方又無法說服對方，進(jìn)而消除顧慮，就可能導(dǎo)致合同簽署推遲，或更改為紙質(zhì)合同后繼續(xù)完成簽署。同時，電子合同的內(nèi)容篡改不易留下痕跡，合作雙方可能因此而擔(dān)心對方私自篡改合同文本，造成自方的利益損失，或因此面臨法律風(fēng)險導(dǎo)致雙方難以建立起牢固的互信關(guān)系，影響合作的長遠(yuǎn)推進(jìn)。外部接受度低和互信建立困難都可能對電子合同的使用造成限制，使電子合同的應(yīng)用優(yōu)勢難以有效發(fā)揮。

三、結(jié)語

在當(dāng)代合同管理中，電子合同已經(jīng)表現(xiàn)出傳統(tǒng)紙質(zhì)合同所不能比擬的一系列應(yīng)用優(yōu)勢，電子合同在一定范圍內(nèi)取代紙質(zhì)合同，也是符合信息化時代下社會需求的必然結(jié)果。然而，要充分發(fā)揮電子合同的應(yīng)用優(yōu)勢，還必須要重視電子合同應(yīng)用所面臨的各方面現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)，通過技術(shù)創(chuàng)新、人才培養(yǎng)和社會征信體系的完善建設(shè)等措施加以應(yīng)對，為電子合同的應(yīng)用提供良好的空間和環(huán)境。

（作者單位：山西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

責(zé)任編輯：梁 欣