電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用探究

吳嘉倫

摘 要：近些年來(lái)，隨著第三次科技革命的不斷深化，電子信息技術(shù)高速發(fā)展，并在各個(gè)領(lǐng)域得到了大規(guī)模的應(yīng)用。電子信息化管理模式能夠讓檔案管理實(shí)現(xiàn)事半功倍的效果。本文首先分析電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值，然后針對(duì)當(dāng)前的應(yīng)用不足，提出相應(yīng)的優(yōu)化對(duì)策。

關(guān)鍵詞：電子信息化管理模式，檔案管理，應(yīng)用策略

進(jìn)入21世紀(jì)之后，電子信息技術(shù)得到了長(zhǎng)足的發(fā)展。電子信息技術(shù)的存在，不僅在很大程度上改變了人類(lèi)的信息交流模式，同時(shí)也極大地改變了人類(lèi)的生產(chǎn)、工作模式。檔案管理作為一項(xiàng)細(xì)碎繁瑣的任務(wù)，始終占用著各個(gè)企事業(yè)單位大量的工作精力。但是引入電子信息化管理模式，能夠提升工作的效率。本文從電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值分析入手，針對(duì)電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用不足，提出相應(yīng)的優(yōu)化策略。

為了能夠?qū)崿F(xiàn)本文的研究目的，在研究過(guò)程之中本文主要采取文獻(xiàn)綜述法和歸納總結(jié)法。文獻(xiàn)綜述法是借助于互聯(lián)網(wǎng)和圖書(shū)館渠道，對(duì)相關(guān)的學(xué)術(shù)研究資料進(jìn)行搜集整理，然后深入閱讀，以此來(lái)為本文提供更多的理論支撐點(diǎn)。歸納總結(jié)法是通過(guò)對(duì)電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀觀(guān)察，總結(jié)當(dāng)前在該領(lǐng)域的不足，以此為對(duì)策的提出奠定基礎(chǔ)。

1 電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

為了能夠?yàn)殡娮有畔⒒芾砟Ｊ皆跈n案管理中的應(yīng)用提出更為客觀(guān)中肯的建議，下文首先對(duì)電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值進(jìn)行分析厘清。

1）電子信息化管理模式的內(nèi)涵。電子信息化是指：以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)所研究對(duì)象各要素匯總至數(shù)據(jù)庫(kù)，供特定人群生活、工作、學(xué)習(xí)、輔助決策等和人類(lèi)息息相關(guān)的各種行為相結(jié)合的一種技術(shù)，使用該技術(shù)后，可以極大地提高各種行為的效率，為推動(dòng)人類(lèi)社會(huì)進(jìn)步提供極大的技術(shù)支持。

電子信息化是第三次科技革命發(fā)展的產(chǎn)物，隨著第三次科技革命的不斷推進(jìn)，電子信息化技術(shù)得到了快速的發(fā)展，并且得以在各個(gè)領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了滲透，對(duì)于各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的生產(chǎn)力有了較強(qiáng)的提升。電子信息化管理模式就是借助于先進(jìn)的數(shù)字手段，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的一種方式。

2）電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值。近些年來(lái)，隨著電子新信息管理模式的逐漸普及，目前電子信息化管理模式在檔案管理中也得到了較為普遍的應(yīng)用?？傮w上來(lái)看，電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值主要包含以下幾個(gè)方面：

第一，借助于電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用，能夠提升辦公流程的規(guī)范化。傳統(tǒng)的檔案管理往往是依靠人力來(lái)完成的，但是每一個(gè)人都有自己的辦公風(fēng)格。在這種背景下，檔案的管理風(fēng)格和管理模式就會(huì)存在標(biāo)準(zhǔn)不一的情況。而借助于電子信息化管理模式，能夠讓檔案管理變得更為規(guī)范化。這能夠在很大程度上方便未來(lái)的檔案查閱和檔案調(diào)用，提升檔案的利用價(jià)值。

第二，借助于電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用，能夠提升檔案管理工作的準(zhǔn)確性。檔案管理對(duì)于資料的保存以及后期工作的參考，都有著較大的意義、而要想充分提升檔案的應(yīng)用價(jià)值，首先就應(yīng)該確保檔案的完整和準(zhǔn)確。借助于電子信息化管理模式，可以在最大限度上降低人為失誤，從而提升檔案的應(yīng)用價(jià)值。

第三，借助于電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用，能夠提升辦公的效率。在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展背景下，人力成本在不斷提升，而通過(guò)電子信息化管理模式，能夠提升檔案管理的效率，從而降低廣大企事業(yè)用人成本。

2 電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

正是因?yàn)殡娮有畔⒒芾砟Ｊ皆跈n案管理中的應(yīng)用價(jià)值突出，所以越來(lái)越多的企事業(yè)單位也充分發(fā)現(xiàn)了它的價(jià)值，并且在實(shí)踐之中對(duì)其進(jìn)行了應(yīng)用。可從客觀(guān)的角度來(lái)看，目前一些單位對(duì)電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用還存在著諸多方面的不足，這主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1）電子信息化管理模式的應(yīng)用缺乏系統(tǒng)化。電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用，是一個(gè)系統(tǒng)化的過(guò)程，它并非應(yīng)用在檔案管理的某一個(gè)環(huán)節(jié)，而是需要全方位地整合到整個(gè)檔案管理之中，進(jìn)行更為充分地應(yīng)用。但是目前一些單位在應(yīng)用電子信息化管理模式實(shí)現(xiàn)檔案管理時(shí)，往往只是進(jìn)行個(gè)別的應(yīng)用，所以就讓電子信息化管理模式無(wú)法發(fā)揮更大的價(jià)值。

2）電子信息化管理模式的應(yīng)用缺乏分享性。在當(dāng)前的社會(huì)背景下，各個(gè)單位對(duì)于檔案的應(yīng)用頻率在不斷提升，而要想讓檔案得到更為高效的運(yùn)用，就必須強(qiáng)化檔案在單位之間的快速分享。但是當(dāng)前很多單位在電子信息化管理模式的應(yīng)用過(guò)程之中，往往忽視了建立一個(gè)更為完善、流暢的分享體系，這也在一定程度上限制了檔案在公司的流通價(jià)值。

3）電子信息化管理模式的應(yīng)用缺乏個(gè)性化。當(dāng)前，一些企業(yè)在運(yùn)用電子信息化管理模式進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，往往存在著簡(jiǎn)單、粗暴的運(yùn)用情況，尤其是僵化的執(zhí)行模式，讓電子信息化管理模式的應(yīng)用無(wú)法適應(yīng)每一個(gè)企業(yè)的具體的經(jīng)營(yíng)情況，在這種情況下，電子信息化管理模式的應(yīng)用也無(wú)法發(fā)揮正面、積極的價(jià)值。

3 電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用策略

當(dāng)前，一些單位在檔案管理中對(duì)電子信息化管理模式的應(yīng)用，還存在著諸多的不足，這就造成了電子信息化管理模式的價(jià)值發(fā)揮不足。唯有充分正視在實(shí)踐過(guò)程之中所存在的不足，并且采取相應(yīng)的優(yōu)化策略，才能夠?qū)崿F(xiàn)更為理想的應(yīng)用效果。本文認(rèn)為，電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用策略應(yīng)該包含以下幾點(diǎn)內(nèi)容：

1）構(gòu)建更為完善的管理體系。要想讓電子信息化管理模式在檔案管理之中的應(yīng)用發(fā)揮更大的價(jià)值，各個(gè)單位首先應(yīng)該構(gòu)建完善的應(yīng)用體系?？傮w上來(lái)說(shuō)，在電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用過(guò)程之中，需要包含收集、整理、鑒定、儲(chǔ)存、統(tǒng)計(jì)、保存等幾個(gè)步驟。

檔案的收集是指工作人員借助于手動(dòng)錄入的方式或者計(jì)算機(jī)的采集方式，對(duì)相關(guān)的文獻(xiàn)資料進(jìn)行錄入的過(guò)程。整理是指工作人員利用計(jì)算機(jī)軟件，對(duì)相關(guān)奠定數(shù)據(jù)資料進(jìn)行整理歸檔，從而讓檔案變得條理清晰，并且制作出明確的索引，以此方便查閱。鑒定是指在完成檔案的收集整理后，工作人員借助于計(jì)算機(jī)工具對(duì)于檔案資料的真實(shí)性進(jìn)行核實(shí)，以此確保內(nèi)容有效性。保存是指把審核鑒定完成的資料，保存在計(jì)算計(jì)內(nèi)。唯有借助于這一整套管理體系的運(yùn)用才能夠讓電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值實(shí)現(xiàn)最大化。

2）建立完善的檔案分享體系。針對(duì)當(dāng)前一些單位對(duì)于檔案應(yīng)用效率較低的情況，建議各個(gè)單位應(yīng)該著手建立一個(gè)完善的分享體系。目前，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始采取辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，來(lái)實(shí)現(xiàn)信息的分享，這一系統(tǒng)是一個(gè)開(kāi)放性的體系，一方面能夠方便內(nèi)部成員查閱資料，另一方面也能夠方便其他員工隨時(shí)錄入資料。

但是，在建立檔案分享體系的過(guò)程之中，各個(gè)單位還需要加強(qiáng)檔案的保密性。保密性的實(shí)現(xiàn)，需要單位設(shè)計(jì)分層保存方式，并且設(shè)置調(diào)閱的權(quán)限，這既可規(guī)避黑客的信息攻擊，同時(shí)也能夠防止內(nèi)部人員的惡意泄露。

3）根據(jù)企業(yè)情況建立個(gè)性化的管理措施。不同的單位有不同的客觀(guān)情況，同時(shí)也有不同的檔案管理需求。所以，每一個(gè)單位在檔案管理中對(duì)電子信息化管理模式進(jìn)行應(yīng)用的時(shí)候，需要根據(jù)自身的情況，設(shè)定合理的措施。

比如，單位可以根據(jù)自己的情況適當(dāng)?shù)牟少?gòu)管理軟件，或者引進(jìn)有這一方面的人才，從而推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。再如，每一個(gè)企業(yè)都需要根據(jù)自身的實(shí)際情況，設(shè)立相應(yīng)的管理體系，從而堵住實(shí)踐中的管理漏洞，提升檔案管理的安全性。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著科技的快速進(jìn)步，電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值被越來(lái)越多的單位所重視。借助于對(duì)電子信息化管理模式得到運(yùn)用，能夠有效地提升檔案管理的效率。但是，目前一些單位對(duì)于電子信息化管理模式的運(yùn)用還存在著諸多的不足。本文分析了電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值，同時(shí)針對(duì)當(dāng)前實(shí)踐中的不足，提出了相應(yīng)的對(duì)策。希望本文的分析能夠給廣大企業(yè)帶來(lái)一定的參考價(jià)值。