事業(yè)單位檔案信息化管理探析

李恒利

摘 要：時代的發(fā)展，使得信息技術(shù)逐漸滲透到各行各業(yè)，而事業(yè)單位在開展檔案管理中也逐漸朝著信息化改革，這樣的模式不僅可以實現(xiàn)人力物力管理成本的降低，同時也可以提升規(guī)范性，最終推動檔案管理工作的有序?qū)嵤?。因此，了解事業(yè)單位檔案信息化管理的優(yōu)勢，再配合上具體有效的信息化管理措施，這樣就可以推動事業(yè)單位檔案管理工作朝著高效的、穩(wěn)定的信息化方向前進。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案;信息化;管理

在21世紀，人類開啟信息革命新紀元。信息技術(shù)的發(fā)展，使得其融入到每一個人的生活之中，在帶來變化與便利的同時，也進一步加快生活節(jié)奏。目前，在事業(yè)單位的檔案管理中，信息技術(shù)得到使用已經(jīng)成為檔案管理的主流趨勢。但是相比國外，國內(nèi)的事業(yè)單位檔案管理起步相對較晚，其檔案信息化管理技術(shù)成熟度偏低，相應(yīng)的監(jiān)管制度和工作制度不夠完善，這樣就無法保證信息的安全性，所以，還需要針對性的研究，這樣才可以滿足其檔案的信息化管理要求。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理的優(yōu)勢

1.1 提取和利用

傳統(tǒng)檔案，其本身較為復(fù)雜，想要實現(xiàn)快速的提取和利用，是一件相對困難的事，這樣難免會對檔案管理的使用效率帶來影響，并且也會阻礙檔案功能的發(fā)揮。但是信息化的使用，就可以將這一問題解決，并且在海量的檔案之中也可以滿足信息的智能化排列與歸類處理，這樣就可以在鼠標移動與食指點擊下，輕松的完成檔案信息的提取和利用[1]。

1.2 存儲

在信息化的管理過程中，檔案管理從以往人工的錄入逐漸變成電子化錄入，這樣實現(xiàn)了檔案載體的改變，也能夠提高電子檔案占比，也代表檔案管理進入無紙化和電子化的發(fā)展時代。這樣的趨勢，也使得檔案信息的存儲與保管存在革命性的變化，并且在不易丟失與損壞、保證數(shù)據(jù)安全穩(wěn)定、耗費存儲空間等方面都擁有極大的優(yōu)勢。

2 事業(yè)單位檔案信息化管理的有效途徑

在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案信息化管理中，首先需要制定總體的規(guī)劃，然后配合上對應(yīng)信息化建設(shè)的重視度，建立檔案網(wǎng)站，完善對檔案管理資源的安全防護，并且配合上服務(wù)平臺的建立健全，這樣才能夠滿足事業(yè)單位檔案信息化管理的要求。

2.1 制定總體規(guī)劃

開展事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，其本身是一項系統(tǒng)化的工程，其主要涉及單位管理的各個方面，在服務(wù)事業(yè)單位整體發(fā)展戰(zhàn)略的基礎(chǔ)上，制定合理有效的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃，并且基于事業(yè)單位的特點和發(fā)展目標，通過科學(xué)論證和深入調(diào)查，這樣就能夠制定合理有效的檔案管理信息化近期計劃和遠期規(guī)劃，并且與其余管理部門相互協(xié)調(diào)發(fā)展，與信息中心建設(shè)、公文管理等同步實施，這樣就可以匹配單位辦公自動化的發(fā)展需求，最終形成可行的、完整的單位檔案信息建設(shè)規(guī)劃，從而推動檔案管理的信息化建設(shè)。

2.2 提升信息化建設(shè)的重視度

事業(yè)單位還需要推動檔案管理信息化建設(shè)的有效實施，能夠認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。針對檔案信息化管理，能夠推動事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，并且也能夠發(fā)揮良好的輔助作用。第一，事業(yè)單位還需要重視信息化建設(shè)之中軟硬件設(shè)施的基本投入，能夠為檔案管理提供良好的環(huán)境，同時還可以將信息化檔案管理的實際價值和作用完全發(fā)揮出來。第二，事業(yè)單位還需要做好信息化檔案管理的維護與更新，能夠確保信息檔案平臺能夠滿足事業(yè)單位的實際需求，這樣才可以推動檔案信息化的管理發(fā)展。另外，針對平臺本身使用效率低下的問題，事業(yè)單位還應(yīng)該專注于信息管理平臺使用率的提高，能夠明確管理平臺對應(yīng)的價值和功能，注重奠定良好的基礎(chǔ)條件，服務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，這樣也能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理效率和質(zhì)量的全面提高。第三，事業(yè)單位需要注重紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，利用“紙質(zhì)+數(shù)字”的基本模式，就可以實現(xiàn)對檔案的有效管理，最終增強紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化，從而實現(xiàn)無紙化的檔案管理。

2.3 建立檔案網(wǎng)站，實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化傳遞

事業(yè)單位需要建立單位自身的檔案信息網(wǎng)站和站點，能夠基于網(wǎng)頁形式，提供對應(yīng)的檔案信息與服務(wù)，并且進行檔案信息網(wǎng)上的查找與咨詢，基于電子文件實時歸檔和直接提供使用;檔案網(wǎng)站和本單位內(nèi)部OA網(wǎng)聯(lián)通，實現(xiàn)單位內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理的互通，信息共享。直接將檔案管理納入管理信息系統(tǒng)中去，實現(xiàn)一體化系統(tǒng)的構(gòu)建，并且統(tǒng)籌考慮各個部門信息，實現(xiàn)資源共享，這樣就可以滿足檔案管理系統(tǒng)效益和綜合效益的提升。通過互聯(lián)網(wǎng)加入地區(qū)或者是全國檔案網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)全國或者是地區(qū)檔案信息網(wǎng)上的互通交流，真正實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化與信息化管理。通過信息檔案網(wǎng)站的建設(shè)，選擇對應(yīng)的設(shè)備，實施標準化設(shè)備的利用，在配合上主流產(chǎn)品與先進軟件，做好對應(yīng)的更新與升級處理，這樣就能夠確保網(wǎng)站信息傳遞的快捷性和運行效率性[2]。

2.4 注重檔案信息資源的安全防護

事業(yè)單位檔案信息化管理具有效率高、耗時短、準確率高的優(yōu)勢。但是在實際建設(shè)過程中，無論是單位領(lǐng)導(dǎo)，還是管理人員，都很容易忽視其安全性的問題，這樣難免會對檔案管理信息化建設(shè)帶來影響。因此，在實際建設(shè)環(huán)節(jié)，首先就需要注重管理人員安全意識的強化，能夠做好檔案資源的安全鑒定，能夠明確安全密保程度和開放范圍，這樣才有利于檔案安全管理有效性的提高。針對存儲檔案資源的計算機，還需要定期進行殺毒，基于實際情況分析，配備防火墻與殺毒軟件，并且落實對應(yīng)硬件設(shè)備的維護與升級。在信息化檔案建設(shè)中，基于《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》的具體分析，合理利用數(shù)據(jù)備份、防火墻、數(shù)據(jù)恢復(fù)等功能，就可以滿足檔案安全管理的要求。在這一基礎(chǔ)上，還需要注意，單純依靠安全軟件來實施檔案資源的保護，是無法確保檔案資源的絕對安全。所以，基于事業(yè)單位的真實情況，就需要注重檔案管理安全體系的建立，能夠基于安全問題和對應(yīng)風(fēng)險的有效識別、處理、監(jiān)控，最終滿足檔案資源的安全管理。

2.5 建立檔案網(wǎng)站服務(wù)平臺

事業(yè)單位所承擔(dān)的是社會服務(wù)的管理職能，其掌握了關(guān)乎國計民生的相關(guān)信息，在政策允許之下，就需要做好檔案信息網(wǎng)站和網(wǎng)絡(luò)的利用，從而建立檔案信息網(wǎng)站的服務(wù)平臺，通過檔案信息來服務(wù)社會，并且與咨政網(wǎng)、民生網(wǎng)并網(wǎng)，實現(xiàn)信息互補、實現(xiàn)彼此的互通，這樣才能夠為公民提供民生信息、社會自信、個人信息等對應(yīng)的信息化服務(wù)。并且與相關(guān)業(yè)務(wù)單位相互聯(lián)網(wǎng)，滿足業(yè)務(wù)信息的互通和互補，這樣就可以實現(xiàn)業(yè)務(wù)信息的建立健全，最終為檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)條件[3]。

3 結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位檔案管理與信息技術(shù)的相互結(jié)合，能夠在一定程度上能夠滿足事業(yè)單位辦公模式的優(yōu)化，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理辦公環(huán)境的改善，從而減輕檔案管理工作人員的工作負擔(dān)，提升實際的檔案管理效率，因此，信息化管理是值得推廣與普及的。隨著人工智能時代和大數(shù)據(jù)時代的來臨，新興信息化技術(shù)應(yīng)用逐漸廣泛，事業(yè)單位就應(yīng)該把握好時代的契機，能夠合理使用各種信息技術(shù)，這樣才能夠更好的適應(yīng)社會發(fā)展，更好的服務(wù)廣大群眾。

參考文獻

[1]于海騰.信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用[J].電子技術(shù)與軟件工程，2019（23）：251-252

[2]劉洪宇.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新探討[J].中外企業(yè)家，2019（36）：106.

[3]許波，譚思亮，王晉榮.基于信息技術(shù)支持的事業(yè)單位檔案信息化管理探析[J].科技與創(chuàng)新，2019（22）：114-115.