檔案信息化建設(shè)存在的問題及對(duì)策

摘 要：信息技術(shù)推動(dòng)檔案管理向信息化發(fā)展，但是在此過程中我們要認(rèn)清影響檔案信息化管理的因素，掃除檔案管理信息化的障礙，以保證檔案信息化管理建設(shè)的順利開展。檔案信息化管理能將實(shí)體的檔案以數(shù)字化形式進(jìn)行保管和留存，實(shí)現(xiàn)檔案的長期管理，方便檔案使用人進(jìn)行查閱，能實(shí)現(xiàn)檔案資源有效共享。

關(guān)鍵詞：檔案管理;檔案信息化;思考

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是檔案工作的重要組成部分，是檔案部門服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)信息化的具體體現(xiàn)。近年來，檔案管理正逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化。把握和守住檔案信息化建設(shè)的一些前沿關(guān)口，對(duì)解決現(xiàn)階段檔案信息化工作存在的一些問題意義重大。

1 檔案信息化建設(shè)的意義

1）強(qiáng)化信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化、多元化。建立統(tǒng)一的檔案信息訪問平臺(tái)后，數(shù)字化的檔案用戶包括黨政、組織、人事、科研等職能部門，可以在OA辦公系統(tǒng)的環(huán)境中從事日常業(yè)務(wù)工作，不但能快速進(jìn)行網(wǎng)上邏輯歸檔，還能通過訪問檔案館的網(wǎng)站快速查找存放于不同型號(hào)服務(wù)器和操作系統(tǒng)中的檔案信息。

2）加強(qiáng)特色檔案資源的挖掘和宣傳。特色檔案包括兩部分：一部分是館藏獨(dú)有的文字類檔案，另一部分是反映本單位重大活動(dòng)的聲像檔案。任何一個(gè)單位的檔案館都以本單位形成的檔案作為主要保管對(duì)象，這些檔案具有自身的特殊價(jià)值，將其挑選出來進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換并形成特色專題數(shù)據(jù)庫是應(yīng)優(yōu)先考慮的。這樣既可滿足本單位的需求，也能宣傳館藏資源，從而確保了數(shù)據(jù)庫的唯一性和共享優(yōu)勢，同時(shí)也提高了數(shù)字化效率，規(guī)避了重復(fù)建設(shè)。

3）加強(qiáng)職能部門管理的規(guī)范化。從管理學(xué)角度來看，數(shù)字檔案館將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來，通過網(wǎng)絡(luò)，專兼職檔案管理人員可以跨越時(shí)間、地點(diǎn)去立卷歸檔，進(jìn)行協(xié)同工作，使得檔案信息的傳遞更加快捷，檔案管理流程得到優(yōu)化，檔案館和各職能部門的協(xié)作得以加強(qiáng)，大大提高了工作效率。

2 檔案信息化建設(shè)存在的問題

1）對(duì)信息資源的運(yùn)用存在錯(cuò)誤觀念。對(duì)信息化資源的運(yùn)用存在錯(cuò)誤觀念也是影響檔案信息化建設(shè)的主要因素，不利于檔案管理水平的提高。傳統(tǒng)的檔案管理觀念認(rèn)為，只要將檔案收集整理好，并入館進(jìn)行保存，便于查閱即可。但是信息化檔案建設(shè)的核心是實(shí)現(xiàn)檔案的共享，主要是在檔案留存的基礎(chǔ)上進(jìn)行資源利用，以實(shí)現(xiàn)檔案的最大價(jià)值。但部分檔案管理人員的觀念還放在檔案的管理上，不注重檔案資源的有效利用，使檔案管理效率低，無法實(shí)現(xiàn)檔案的最大價(jià)值。

2）對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏認(rèn)識(shí)。檔案信息化管理是檔案管理方式的革新，是檔案管理的未來發(fā)展趨勢，有利于檔案長期管理，有利于檔案資源的查詢和共享。但部分檔案管理人員對(duì)檔案信息化管理認(rèn)識(shí)不足，不了解信息化對(duì)檔案管理的重要性。信息技術(shù)對(duì)檔案管理的影響主要體現(xiàn)在：一是利用信息技術(shù)可以提高檔案管理效率，提高檔案管理部門的職能效率;二是檔案管理信息化建設(shè)利于檔案的查詢，在提高管理人員工作效率的基礎(chǔ)上為檔案需求人員提供便利;三是檔案信息化管理有利于檔案的共享，能實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。但是，由于部分檔案管理人員未認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的價(jià)值，阻礙了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，影響了檔案管理效率與便利性。

3 提高檔案信息化建設(shè)的相關(guān)對(duì)策

1）信息化平臺(tái)建設(shè)。實(shí)現(xiàn)文件的全流程管理。構(gòu)建統(tǒng)一的技術(shù)平臺(tái)和應(yīng)用系統(tǒng)，確保標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和技術(shù)實(shí)現(xiàn)的一致性，降低管理成本。并且實(shí)現(xiàn)自定義各檔案門類的各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)（歸檔、移交與接收、保存）的檢測項(xiàng)目、原數(shù)據(jù)的檢測規(guī)則、檢測控制環(huán)節(jié)。各單位之間在查閱權(quán)限和審批權(quán)限體系下，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查檔。根據(jù)發(fā)布級(jí)別的不同可以查看權(quán)限范圍內(nèi)的電子檔案。如申請(qǐng)者所屬權(quán)限與檔案權(quán)限不相符，可發(fā)起對(duì)應(yīng)借閱流程。業(yè)務(wù)平臺(tái)文件歸檔全流程化、模塊化，監(jiān)督審核規(guī)范化，由檔案館管理人員設(shè)置電子文件管理系統(tǒng)的工作審批流程，從而最大限度節(jié)省時(shí)間及人工成本。

2）完善檔案信息化監(jiān)督制度。完善的檔案信息化監(jiān)督制度能夠保障檔案管理信息化過程獲得制約和監(jiān)督，保證其過程是符合法律法規(guī)規(guī)定的范圍內(nèi)。完善監(jiān)督制度能夠調(diào)動(dòng)起檔案管理工作人員的工作積極主動(dòng)性，培養(yǎng)出檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，從而提高檔案資料的信息安全水平。單位一定要充分應(yīng)用內(nèi)外部的監(jiān)督，讓二者良好的結(jié)合、補(bǔ)充以及合作，及時(shí)準(zhǔn)確地掌握好檔案管理信息化中存在的威脅，之后調(diào)整錯(cuò)誤的做法，保證可以建設(shè)出一個(gè)高效安全的檔案管理信息化系統(tǒng)。

3）提高檔案管理人員的信息化素質(zhì)。檔案管理人員的信息化素質(zhì)決定了檔案管理信息化建設(shè)與管理的水平。首先，要聘請(qǐng)具有檔案管理專業(yè)能力的人員進(jìn)行檔案管理工作，使其在完成檔案信息接收、存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上對(duì)檔案格式進(jìn)行修改，并按照檔案信息化管理制度進(jìn)行檔案管理。其次，加強(qiáng)檔案管理人員的技術(shù)技能培訓(xùn)，使其管理與時(shí)俱進(jìn)，在增進(jìn)業(yè)務(wù)技能的基礎(chǔ)上提高服務(wù)質(zhì)量。

4）建立實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站。嚴(yán)格根據(jù)實(shí)際情況，建立實(shí)用的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，這是檔案管理信息化建設(shè)的重要途徑。檔案信息網(wǎng)站具體功能有：利用網(wǎng)頁形式給有關(guān)工作者提供檔案信息服務(wù)，展開網(wǎng)上查詢、整理與下載電子檔案與其它的瀏覽使用服務(wù)。建立實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站作為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的主要手段。所以，為了更好地提高建設(shè)檔案信息化的能力，就要不斷增強(qiáng)對(duì)檔案信息化的建設(shè)能力，加速對(duì)檔案信息資源的共享。這樣一來，才能讓檔案管理工作與新時(shí)期檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的發(fā)展趨勢相吻合，才能夠推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作。另外，還需要主動(dòng)聯(lián)系國內(nèi)外具有較強(qiáng)技術(shù)實(shí)力的軟硬件公司，打造出一整套可以適應(yīng)發(fā)展的檔案管理操作系統(tǒng)，進(jìn)而提高檔案信息更新?lián)Q代的頻率，充分滿足對(duì)數(shù)據(jù)信息有效使用和管理的目的。

4 結(jié)語

在信息化時(shí)代，檔案管理信息化是檔案管理的必然趨勢，能有效提高檔案管理水平，豐富檔案信息資源，保證檔案采集與歸檔的真實(shí)、科學(xué)、專業(yè)，最終提高檔案管理質(zhì)量與水平。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

楊金玲（1975-），大學(xué)，在山東省臨沂市費(fèi)縣交通運(yùn)輸局工作。