淺談醫(yī)療系統(tǒng)檔案的信息化建設與開發(fā)利用

摘 要：近年來，國家提出健康中國戰(zhàn)略，不斷提升醫(yī)療系統(tǒng)的現(xiàn)代化管理水平和服務能力，創(chuàng)新服務模式、降低服務成本，滿足人民群眾醫(yī)療衛(wèi)生和健康需求。各級醫(yī)療系統(tǒng)也在陸續(xù)開展信息化建設，不斷發(fā)展“互聯(lián)網+”的醫(yī)療服務模式。作為醫(yī)療系統(tǒng)的檔案管理工作人員，在信息化建設的大背景下，談談如何利用信息化建設提升醫(yī)療系統(tǒng)的檔案管理水平和增強檔案的開發(fā)利用。

關鍵詞：醫(yī)療;信息化;檔案;開發(fā)與利用

隨著科技的不斷進步，計算機處理能力的增強、網絡傳輸應用的普及、5G技術的部署，對繁雜的檔案管理工作實現(xiàn)信息化建設提供了技術支撐，各級醫(yī)療系統(tǒng)在不斷加強醫(yī)院醫(yī)技和病案信息化建設和管理的同時，要把檔案系統(tǒng)的信息化建設納入醫(yī)療系統(tǒng)信息化建設范疇，讓檔案管理為提升醫(yī)療服務水平服務。

1 醫(yī)療系統(tǒng)檔案管理信息化建設的重要性

檔案是對一個特定群體在過去一段時間內實踐活動或行為的記錄，有著重要的歷史價值、人文價值、文化價值和經濟價值，起到社會活動、文化的積淀和傳承的作用，有效的檔案記錄可以真實還原歷史的真憑實據，具有一定的法律效力和憑證作用。科學有效的檔案管理，能追溯歷史、汲取經驗、為現(xiàn)今的發(fā)展決策提供歷史依據。

2 醫(yī)療系統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 制作存放標準不統(tǒng)一

由于我國各級醫(yī)療系統(tǒng)成立時間不等，檔案的制作標準不統(tǒng)一，不完整，大多以紙質檔案形式存在，加上近年來，隨著電子化和信息化技術的發(fā)展，逐步有了電子檔案和聲像檔案，但存儲介質的不統(tǒng)一，導致標準不能完全一致。

2.2 檔案管理標準不統(tǒng)一

各級醫(yī)療系統(tǒng)對檔案管理的標準未能實現(xiàn)統(tǒng)一的標準化管理。受資金和技術條件限制，基層醫(yī)療系統(tǒng)注重醫(yī)技和服務方面的管理，對檔案管理投入較少，標準不高，導致管理的標準化程度不夠，檔案的入檔、借閱、查詢、銷毀，均涉及較多人為因素，沒有較為完整的規(guī)章制度可循。

2.3 管理人才的缺失

多年來，各級基層醫(yī)院對檔案管理方面重視程度不足，檔案管理人員大多是從一線退下來的同事從事檔案管理，甚至有的基層醫(yī)療系統(tǒng)檔案管理沒有專門的部門和機構，由辦公室或其他后勤部門人員兼職管理，未及時安排檔案學科的專業(yè)人才從事檔案管理工作，導致檔案管理的專業(yè)性不強。

3 建立信息化檔案系統(tǒng)的必要性

各級醫(yī)療機構信息化建設的不斷推進，檔案管理的信息化建設工作關系到醫(yī)療機構的整體工作的提升，建立信息化的檔案系統(tǒng)有以下優(yōu)點：

3.1 信息化檔案系統(tǒng)的完整統(tǒng)一性

借助現(xiàn)代化的先進的信息采集手段，對各類檔案進行采集分類，有利于促進檔案系統(tǒng)建設的完整性，各類紙質檔案、電子檔案、聲紋檔案、圖片、視頻、文字檔案，通過現(xiàn)代化的信息采集手段，統(tǒng)一采集后建立檔案數(shù)據庫，有利于提升檔案管理的完整性。而借助信息化手段采集的檔案具有通配性，可以與系統(tǒng)內各級單位和外來協(xié)作單位的檔案進行更充分的交流和共享，保證檔案數(shù)據的統(tǒng)一性。

3.2 信息化檔案系統(tǒng)的便捷性

檔案系統(tǒng)的信息化管理，可以實現(xiàn)檔案系統(tǒng)的有效存儲、分類和檢索，根據目錄可以按時間段、按存放類型、按專業(yè)要求進行分類。信息化以后，檔案的存儲采用數(shù)字技術，可有效建立檔案的備份，確保檔案管理的安全性?？梢园凑展ぷ鲗嶋H，進行分級管理和權限閱覽，隨著科技的不斷進步，檔案的借閱從二維空間向多維空間擴展，可以實現(xiàn)遠程調閱、手機端調閱，對檔案的存儲、管理、檢索、審閱、借閱提供更加便捷的條件。

3.3 信息化檔案系統(tǒng)的安全性

檔案管理系統(tǒng)的安全性不言而喻，檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)信息化建設后，保存條件采用統(tǒng)一的數(shù)字格式保管，可實現(xiàn)本地備份、遠程備份、數(shù)據中轉和遠程管理，極大的簡化了保管難度，相對也節(jié)約了保管成本。對檔案的備份和管理，可以實現(xiàn)分級權限管理，明確區(qū)分管理員的職責和權限，對檔案的增補、刪減、銷毀有明確的記錄和可追溯性，減少了人為失誤造成的檔案缺失或遺漏。對涉密檔案可通過軟件加密、權限審批、加密秘鑰等方法實現(xiàn)檔案的加密和解密，確保檔案系統(tǒng)的安全可靠性。

4 信息化檔案系統(tǒng)的開發(fā)和利用

傳統(tǒng)觀念中，檔案系統(tǒng)只是一個可追溯的記錄性工作，對檔案系統(tǒng)的開發(fā)和利用觀念淡薄，隨著市場經濟的不斷推進，加強檔案的開發(fā)和利用工作，讓沉睡的檔案為經營服務，是應對市場競爭的必要手段。

4.1 檔案的文化價值

檔案是原始的記錄和憑證，完整的檔案會記錄一個經營機構的發(fā)展歷程和管理理念，是一個積淀和升華的過程。有效的梳理和開發(fā)檔案的文化價值，有助于了解創(chuàng)業(yè)史和發(fā)展史，一個成功的經營機構一定有著深厚的歷史積淀和文化傳承，這些事實都依賴于檔案的記載和發(fā)掘，能有效提升經營團隊的向心力、凝聚力，實現(xiàn)文化傳承和經驗積累。

4.2 檔案的經濟價值

醫(yī)療機構改革以后，靠服務和技能贏得市場、贏得客戶，檔案管理在市場經濟中的地位凸顯，它能有效記錄過去的投入產出比、工作重點、各類經營事件，通過有效的分析匯總，為決策者提供未來的決策依據和工作重點，為經濟建設服務。

4.3 檔案的社會價值

由于檔案的歷史記錄屬性，天然形成檔案的宣傳性和教育性，醫(yī)療機構可以將各時期的檔案進行分類整理，完整呈現(xiàn)出醫(yī)療機構在推動生產力發(fā)展、服務社會民生方面作出的貢獻，提升價值觀念，增強使命感，提升社會形象。

在科技突飛猛進的當今時代，社會經濟也在飛速發(fā)展，加強檔案管理的信息化建設，是緊跟時代步伐的重要舉措，準確有效的記錄時代變遷和社會發(fā)展，為經濟建設服務的同時，充分發(fā)揮檔案的價值作用，做好檔案管理工作，任重而道遠。

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作者簡介

曹婧（1989-），漢，山西省忻州市人民醫(yī)院，本科，檔案管理助理館員。