電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理與發(fā)展

向江玲

摘 要：伴隨經(jīng)濟(jì)社會(huì)的高速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)日新月異，信息技術(shù)獲得了極大的提升，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)走進(jìn)了千家萬戶，對(duì)人們的生產(chǎn)生活以及工作學(xué)習(xí)等各個(gè)方面產(chǎn)生了巨大影響，同時(shí)，也深刻地影響到社會(huì)各行業(yè)的發(fā)展模式，檔案管理與發(fā)展也不可避免的在其影響范圍之中。下文在分析檔案管理基本概念與內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，探討分析電子檔案與紙質(zhì)檔案存在的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)，并對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案管理與發(fā)展的重要性進(jìn)行深入分析，提出一些意見與建議，希望能為相關(guān)工作人員提供一定的參考作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理;紙質(zhì)檔案;電子檔案;管理與發(fā)展

當(dāng)前，經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展飛快，信息技術(shù)高速發(fā)展以及計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速普及，互聯(lián)網(wǎng)+異軍突起，在社會(huì)當(dāng)中有很多新的，這些深刻影響到社會(huì)當(dāng)中各行業(yè)的生產(chǎn)與發(fā)展。而檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的管理工作內(nèi)容，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮著重要的作用，但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式伴隨當(dāng)前信息化的高速發(fā)展，其存在的一些弊端不斷顯露出來，發(fā)揮電子信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理中的作用，能夠更好的應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作存在的弊端，提升檔案管理效率與質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展。

1 檔案管理工作概述

檔案管理，又有檔案工作之稱，是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。這項(xiàng)工作具有突出的管理性特點(diǎn)，而且還具有服務(wù)性與政治性的特征。其工作內(nèi)容主要涉及檔案收集整理，鑒定檔案價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)以及檔案編輯與研究，檔案利用等，雖然檔案管理的環(huán)節(jié)眾多，但是這些步驟有時(shí)不是必須的，可以依照具體實(shí)際工作需求合理的刪減與調(diào)整，有些檔案管理涉及六個(gè)管理步驟，包括基礎(chǔ)和利用兩大部分。從檔案管理的發(fā)展歷程來看，是有一個(gè)由非獨(dú)立系統(tǒng)到獨(dú)立系統(tǒng)、由簡(jiǎn)單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理、由手工管理到計(jì)算機(jī)管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)的這么一個(gè)過程。

2 電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)分析

2.1 紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)分析

對(duì)于紙質(zhì)檔案，主要是指通過紙張來記錄檔案信息，或者其他能夠被人直觀感受固化在某種物質(zhì)上的檔案信息，而這種檔案信息的媒介是通過字跡來實(shí)現(xiàn)的，信息載體彼此聯(lián)系，除非是遭受特大不可抗力自然災(zāi)害或者人為災(zāi)害發(fā)生時(shí)會(huì)遭受破壞外，紙質(zhì)檔案可以永久地進(jìn)行保存。在檔案管理工作中紙質(zhì)檔案是非常重要的，也是最原始與傳統(tǒng)的方式，在長(zhǎng)久的發(fā)展過程當(dāng)中逐漸傳承下來，其優(yōu)點(diǎn)非常突出，主要體現(xiàn)在真實(shí)性與原始性方面，紙質(zhì)材料在紙質(zhì)檔案中都是第一手重要的資料，原始性非常突出，同時(shí)在整理與添加檔案過程當(dāng)中，紙質(zhì)檔案信息有著明顯的時(shí)間先后順序，而且存在某種邏輯性，有跡可尋，有據(jù)可查，這樣能夠大大降低人為因素進(jìn)行篡改或者偽造，有著極高的真實(shí)性與可信賴性。

但是對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，除了優(yōu)點(diǎn)之外，也存在一些弊端，特別是當(dāng)前伴隨經(jīng)濟(jì)社會(huì)的高速發(fā)展，紙質(zhì)檔案存在的不足被顯露出來，紙質(zhì)檔案涉及很多環(huán)節(jié)，如收集、整理以及查閱等，耗時(shí)耗力非常不便，而且紙質(zhì)檔案保存過程當(dāng)中會(huì)受到很多自然災(zāi)害和人為因素帶來的破壞，如地震、火災(zāi)、風(fēng)化、戰(zhàn)亂等，會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案發(fā)生損壞或者遺失，破壞紙質(zhì)檔案的第一手資料價(jià)值，引發(fā)巨大的損失。

2.2 電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)分析

電子檔案是在國(guó)家相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)下，通過掃描、上傳等相關(guān)技術(shù)手段，有效轉(zhuǎn)化紙質(zhì)檔案信息，使其形成數(shù)字文本或者圖像，再轉(zhuǎn)化紙質(zhì)檔案為數(shù)字化檔案過程當(dāng)中，必須要在國(guó)家相關(guān)規(guī)范程序下嚴(yán)格進(jìn)行，這樣安全備份工作充分做好，同時(shí)，還要充分確保紙質(zhì)檔案和電子檔案信息，二者之間的統(tǒng)一性，才能保證檔案的真實(shí)性與可用性，紙質(zhì)檔案在進(jìn)行數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化過程當(dāng)中，保留了檔案信息的真實(shí)性，同時(shí)，對(duì)檔案管理工作起到了重要的推動(dòng)作用，其效率和質(zhì)量也得到逐步增強(qiáng)，能夠更加便攜化的開展檔案的整理、修改以及檢索等。但是不能過度的將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，這樣，紙質(zhì)檔案原有的真實(shí)性憑據(jù)性和歷史質(zhì)感將會(huì)消失。

但同時(shí)對(duì)于電子檔案而言，也存在一些缺點(diǎn)，與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的真實(shí)性相對(duì)而言，沒有紙質(zhì)檔案更加真實(shí)，有時(shí)難以保證檔案信息的真實(shí)性。電子檔案信息管理過程當(dāng)中是通過信息技術(shù)手段和互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)的技術(shù)，來為各個(gè)地域和人群提供自由查看于翻閱的功能，電子信息管理系統(tǒng)以及信息系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)這些功能的重要前提，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比存在很大的不同，不是在特定場(chǎng)所進(jìn)行保存，開放性比較明顯，這樣一來，增加了信息篡改的發(fā)生概率，同時(shí)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在保存與傳播電子檔案信息過程當(dāng)中，還存在很多黑客攻擊以及盜取檔案信息的不法行為，再加上系統(tǒng)本身存在的不穩(wěn)定性，病毒感染等因素影響，會(huì)對(duì)檔案管理工作造成很大阻礙，影響檔案管理的真實(shí)性與可用性。

3 電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理與發(fā)展

3.1 紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的重要意義

新時(shí)期在進(jìn)行檔案管理工作當(dāng)中，要實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展，不僅要加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的保存，同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子化檔案保存，通過這兩種形式來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的更好管理，同時(shí)，在檔案管理過程當(dāng)中，必須要保證紙質(zhì)檔案與電子檔案信息一致性，彼此相互對(duì)應(yīng)，不論是通過哪種形式，都可以及時(shí)的查閱檔案信息，從而將紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)充分融合，有效降低單一檔案管理形式存在的不足，紙質(zhì)檔案由于能夠長(zhǎng)久地進(jìn)行保存所以其真實(shí)性與原始性非常突出，而電子檔案可以規(guī)范的進(jìn)行保存，檢索查找非常方便，因此，實(shí)現(xiàn)二者的并存發(fā)展，是檔案管理工作今后的重要發(fā)展方向。

雖然當(dāng)前數(shù)字化檔案管理是重要的發(fā)展趨勢(shì)，但是，相關(guān)檔案管理部門在進(jìn)行檔案管理過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案保存給予充分的重視，這是檔案管理最原始的資料，體現(xiàn)的檔案管理的真實(shí)性與可靠性，而且紙質(zhì)檔案能夠長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行保存，遠(yuǎn)比電子檔案的載體如U盤、CD等可保存年限更長(zhǎng)。

3.2 增強(qiáng)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存發(fā)展的建議

首先，要采用“雙套制”管理，兩種檔案形式分別建檔，確保資料真實(shí)客觀。如果不采取有效措施，保證電子檔案和紙質(zhì)檔案的一致性，那么電子檔案將一文不值，這是檔案最基本的真實(shí)性決定的。其次，強(qiáng)化規(guī)章制度約束和責(zé)任落實(shí)，嚴(yán)防可能出現(xiàn)的檔案疏漏、遺失甚至造假。最后，就是做好檔案涉密工作，嚴(yán)防黑客網(wǎng)絡(luò)攻擊造成電子檔案的丟失、被盜等非安全狀態(tài)。要合理確定檔案密級(jí)，加強(qiáng)檔案管理相關(guān)人員的教育培訓(xùn)力度，采取網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加密，根據(jù)工作實(shí)際需求合理設(shè)置相關(guān)管理人員的權(quán)限。

4 結(jié)語

綜上所述，紙質(zhì)檔案和電子檔案各有自己的優(yōu)缺點(diǎn)，要想高質(zhì)量做好新形勢(shì)下的檔案管理工作，必須將二者結(jié)合起來，充分發(fā)揮它們各自的優(yōu)點(diǎn)，規(guī)避各自的缺點(diǎn)，互為依托、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、形成強(qiáng)大合力，共同推動(dòng)檔案管理工作再上新臺(tái)階。

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