關(guān)于檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

高懷勰

摘 要：在如今的檔案管理工作中，檔案信息化將成為今后的發(fā)展趨勢(shì)，并且信息化的檔案在管理層面上更具優(yōu)勢(shì)，不但能夠保證檔案資料的長(zhǎng)久保存，同時(shí)能夠?qū)n案資源進(jìn)行更好地融合與共享。不難看出，檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作極為關(guān)鍵，而縱觀當(dāng)前現(xiàn)狀，其中還存在一定的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理水平提升受到制約。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);管理;對(duì)策

檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)在于對(duì)檔案資料保存方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，從過(guò)去的實(shí)體資料保存轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、信息化保存模式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存的目的，并且能夠讓檔案資源產(chǎn)生更好的融合與共享效果，為檔案資料的查閱、開(kāi)發(fā)、利用提供便利，進(jìn)而提高檔案管理水平?，F(xiàn)如今，大部分的檔案管理部門(mén)都已著手推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作，然而尚處在摸索階段，所以在建設(shè)過(guò)程中會(huì)因?yàn)橹T多因素的影響而導(dǎo)致存在一定問(wèn)題，檔案管理能力也有所降低。所以，文章將主要結(jié)合筆者工作實(shí)踐，對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理提出幾點(diǎn)思考，旨在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)與提高檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作的有效開(kāi)展。

1 檔案信息化建設(shè)的概念與意義

1.1 概念

從廣義層面來(lái)講，檔案信息化是指將經(jīng)濟(jì)、政治、社會(huì)等各個(gè)領(lǐng)域的信息進(jìn)行融合，實(shí)現(xiàn)信息的共享。而立足狹義層面來(lái)講，檔案信息化即是指對(duì)檔案資料的信息化處理。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)有的檔案資料在豐富性、全面性方面更加顯著，所以通過(guò)信息化建設(shè)去實(shí)現(xiàn)檔案保管方式的轉(zhuǎn)變，以數(shù)字化載體去替代過(guò)去的紙質(zhì)化實(shí)體，從而達(dá)到長(zhǎng)期保存的目的，并且在檔案資源共享信息化平臺(tái)中實(shí)現(xiàn)更為便捷的查閱操作。

1.2 意義

其一，檔案信息化建設(shè)能夠降低檔案管理工作難度。如上述所言，檔案信息化將紙質(zhì)化檔案資料轉(zhuǎn)為電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化保管，大大降低了保存管理工作的難度，同時(shí)也減小了環(huán)境對(duì)檔案管理工作帶來(lái)的影響，確保檔案完整性。其二，檔案信息化建設(shè)提高查閱便捷性。大量累積的檔案資料如果采取傳統(tǒng)的檔案管理方式，在后續(xù)的查詢(xún)與借閱中便會(huì)經(jīng)歷漫長(zhǎng)且復(fù)雜的程序，而信息化建設(shè)能夠?yàn)闄n案查閱提供極大便利，從而提高檔案資料的開(kāi)發(fā)利用效率。其三，促使檔案管理途徑發(fā)生本質(zhì)改變。檔案信息化建設(shè)意味著檔案資料會(huì)以電子數(shù)據(jù)的方式保存與呈現(xiàn)，所以對(duì)這一載體的信息進(jìn)行存儲(chǔ)與管理則主要依托網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)去完成，意味著檔案管理途徑發(fā)生本質(zhì)改變。

2 檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

如上所述所言，檔案信息化建設(shè)有著重要的現(xiàn)實(shí)意義，而推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中需要重視主要內(nèi)容的推進(jìn)。具體來(lái)講主要有以下幾個(gè)方面：1）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。保證所建設(shè)的軟件系統(tǒng)能夠與互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)互聯(lián)互通，同時(shí)加大對(duì)檔案資源管理軟件的開(kāi)發(fā)，推出兼容性、適用性更好的系統(tǒng)，從而滿(mǎn)足不同領(lǐng)域的檔案管理工作需求。2）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。其中檔案信息網(wǎng)絡(luò)屬于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)核心，承擔(dān)著檔案資源傳輸與共享的職能，所以在信息化建設(shè)中要做好對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)這一基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作。3）檔案信息資源建設(shè)。一方面，需要構(gòu)建綜合型的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù);另一方面，還應(yīng)建設(shè)檔案全文及多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行規(guī)范化的管理，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)化資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，提高檔案信息資源利用率。4）人才隊(duì)伍建設(shè)。人才是檔案管理工作的實(shí)際執(zhí)行者，所以在檔案信息化建設(shè)中要正視人才的作用，做好人才隊(duì)伍建設(shè)工作且提供技術(shù)、理論等方面的培訓(xùn)，確保在信息化建設(shè)推進(jìn)中保持工作先進(jìn)性。5）安全保障建設(shè)。由于部分檔案信息涉及機(jī)密，一旦泄露可能會(huì)帶來(lái)難以預(yù)估的后果，所以安全保障體系建設(shè)也是檔案信息化建設(shè)中不可缺失的環(huán)節(jié)，具體來(lái)講包含安全管理機(jī)制、檔案信息安全保障框架等方面的建設(shè)。

3 影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)因素

3.1 對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識(shí)

檔案管理工作中通過(guò)信息化是對(duì)傳統(tǒng)管理模式的轉(zhuǎn)變，同時(shí)也需要檔案管理服務(wù)理念有所改變，然而部分檔案管理人員對(duì)此并未有正確認(rèn)識(shí)，尤其是不了解信息技術(shù)給檔案管理帶來(lái)的影響以及檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，從而對(duì)檔案管理工作改革形成阻礙，導(dǎo)致檔案管理水平及工作效率有所降低。所以，對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識(shí)是目前制約檔案管理效率提升的關(guān)鍵因素之一。

3.2 對(duì)信息資源的利用存在片面看法

在影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作效率的眾多因素當(dāng)中，對(duì)信息資源利用存在片面看法屬于其中關(guān)鍵一點(diǎn)。在過(guò)去檔案管理傳統(tǒng)工作理念中，檔案管理工作的主要目標(biāo)便是保證檔案資料順利入館且長(zhǎng)期保存下來(lái)，方便今后的查詢(xún)與翻閱。但現(xiàn)代化、信息化的檔案管理工作重心實(shí)際上轉(zhuǎn)移到了如何實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享方面，也即是從存放向開(kāi)放利用的改變，終極目標(biāo)在于服務(wù)大眾，更好地利用檔案信息和提高其利用效率，確保檔案信息價(jià)值的最大化發(fā)揮。然而，部分檔案管理人員的思想觀念較為傳統(tǒng)且片面，僅僅將目光聚焦于檔案保存，而對(duì)開(kāi)發(fā)利用視而不見(jiàn)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理效率難以提升。

3.3 檔案管理信息化水平各有差異

各地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平存在差異，所以檔案部門(mén)在信息化建設(shè)以及管理人員綜合素質(zhì)方面也會(huì)有明顯的不同，進(jìn)而在發(fā)展中體現(xiàn)出了檔案信息化水平的差距逐步拉大，對(duì)檔案管理工作效率形成嚴(yán)重影響。有的檔案部門(mén)很早便已啟用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理工作予以輔助，有著較高的檔案管理信息化水平。也有的檔案部門(mén)目前依舊是單機(jī)操作，資源共享依舊無(wú)法實(shí)現(xiàn)，許多網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案管理效率的提高效果難以發(fā)揮出來(lái)，也就形成了差異化的檔案信息化管理現(xiàn)狀。

3.4 缺乏信息化檔案管理技術(shù)

檔案信息化的不斷滲透以及推廣之中，在當(dāng)前已然成為一項(xiàng)趨勢(shì)以及主流，但是，仍舊有很多對(duì)于檔案信息化沒(méi)有重視的情況，同時(shí)檔案信息化技術(shù)也就應(yīng)用不是很到位，而采用傳統(tǒng)的人工檔案管理方式，正是因?yàn)闄n案管理工作缺乏了信息化技術(shù)的支持，所以不僅增加了檔案數(shù)據(jù)信息遺漏現(xiàn)象發(fā)生的概率，浪費(fèi)了檔案記錄的時(shí)間，而且不利于檔案數(shù)據(jù)信息的保存，嚴(yán)重影響了檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升。

3.5 對(duì)檔案管理信息資源的規(guī)劃不夠長(zhǎng)遠(yuǎn)

當(dāng)前大部分單位非常重視檔案資源的信息化管理工作，但是對(duì)信息化管理的長(zhǎng)期規(guī)劃不足，使得單位檔案信息化建設(shè)只停留在基本層面，沒(méi)有繼續(xù)深入開(kāi)展信息化建設(shè)，無(wú)法滿(mǎn)足檔案信息化建設(shè)的高層次要求。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是如今檔案管理工作改革及發(fā)展的必然趨勢(shì)，所以檔案管理部門(mén)一定要提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視度，尤其要對(duì)檔案工作方式及業(yè)務(wù)處理步驟進(jìn)行改革，做好對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段，促進(jìn)檔案管理向信息化、數(shù)字化、高效化方向發(fā)展。由于檔案信息化建設(shè)與檔案管理涉及眾多方面，所以需要科學(xué)規(guī)劃、有序推進(jìn)、嚴(yán)格監(jiān)督，才能夠以更高的信息化建設(shè)效果去體現(xiàn)檔案資源價(jià)值，為推動(dòng)社會(huì)發(fā)展提供支持。

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